← На главную

Часто в практике бухгалтера и кадровика возникает ситуация, когда новый сотрудник принимается в организацию после длительного перерыва в стаже или с прежнего места работы, где он по каким-то причинам не успел подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажный или электронный вариант). При попытке отразить эти данные в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) пользователи часто сталкиваются с тем, что сведения не попадают в отчет СЗВ-ТД (или актуальный ныне ЕФС-1). Рассмотрим подробно, почему это происходит и как правильно исправить ситуацию, не нарушив учет в закрытых периодах.

Анализируем причину проблемы

Разберем типичную ошибку: при оформлении документа Прием на работу пользователь заполняет раздел «Трудовая книжка», указывая способ ведения, якобы выбранный на прежнем месте работы. Логика пользователя понятна — нужно зафиксировать статус. Однако с точки зрения программы и СФР (ранее ПФР), поля «Способ ведения трудовой книжки, выбранный на прежнем месте работы» носят исключительно информационный характер.

Проанализируем механику работы конфигурации: эти поля в «Приеме на работу» не делают записей в регистры мероприятий трудовой деятельности, которые считываются отчетом ЕФС-1. Программа считает, что если выбор сделан «на прежнем месте», то ваша организация за него отчитываться не должна. Следовательно, в файл выгрузки эти данные не попадают. Если же СФР присылает уведомление, что сведений нет, значит, ваша организация — первая, кто должен принять это заявление у сотрудника и подать его в фонд.

Шаг 1. Корректировка документа «Прием на работу»

Выясним, как правильно очистить данные, если прием был совершен в прошлом периоде (например, в 2021 году). Прямое редактирование и перепроведение старого документа может привести к нежелательным записям в механизме перерасчетов зарплаты. Чтобы избежать этого, выполним следующие действия:

1. Откроем документ Прием на работу.
2. В разделе «Трудовая книжка» снимем галочку о том, что заявление о способе ведения было подано на прежнем месте. Поля должны стать пустыми.
3. Если документ находится в закрытом периоде и вы опасаетесь его перепроводить, воспользуемся обработкой Групповое изменение реквизитов.

Рассмотрим подробнее использование обработки Групповое изменение реквизитов для безопасной правки:

• Перейдем в раздел Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных.
• Выберем объект Прием на работу и настроим отбор по конкретному сотруднику.
• Найдем реквизиты Способ ведения трудовой книжки и Дата заявления о способе ведения трудовой книжки.
• Установим их в значение «Пусто».
• В дополнительных настройках (кнопка «Дополнительно») установим флаг «Записывать объекты без проведения». Это позволит изменить данные в базе, не вызывая цепочку пересчетов зарплаты и не нарушая последовательность документов.

Шаг 2. Оформление заявления о выборе способа ведения ТД

После того как мы «объяснили» программе, что на прежнем месте работы выбор сделан не был, нам необходимо зафиксировать этот выбор в текущей организации. Посмотрим на алгоритм создания необходимого документа:

1. Перейдем в раздел Кадры — Электронные трудовые книжки (или «Отчетность, справки»).
2. Нажмем кнопку «Создать» и выберем документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
3. В документе выберем сотрудника и укажем выбранный им вариант: «Ведение бумажной трудовой книжки» или «Сведения о трудовой деятельности в электронном виде».
4. Дата документа должна соответствовать дате, когда сотрудник фактически подписал это заявление сейчас, либо дате приема (если вы исправляете ситуацию задним числом).

Именно этот документ делает запись в регистр сведений Заявления о ведении трудовых книжек, откуда данные напрямую подтягиваются в отчетность.

Шаг 3. Формирование отчетности СЗВ-ТД (ЕФС-1)

Теперь проанализируем процесс формирования отчета. Создадим новый документ СЗВ-ТД (или подраздел 1.1 формы ЕФС-1):

1. Нажмем кнопку «Заполнить».
2. Проверим строку по нашему сотруднику. В колонке «Мероприятия» должно появиться событие с типом «Заявление».
3. Если вы подаете только заявление, а сам прием уже был подан и принят ранее, в отчете должна отразиться только дата подачи заявления в соответствующем поле шапки или отдельной строкой (зависит от версии формы).

Технические нюансы и проверка регистров

Если данные все равно не подтягиваются, рекомендуется проверить техническое состояние записей в базе. Для этого можно воспользоваться переходом по ссылке (через «Сервис и настройки» — «Функции для технического специалиста»):

Проанализируем содержимое регистра: e1cib/list/РегистрСведений.ЗаявленияОВеденииТрудовыхКнижек.

В этом регистре должна присутствовать запись по вашему сотруднику с актуальной датой и правильно указанным видом заявления. Если там остались записи от некорректно заполненного «Приема на работу» или ручных правок через «Регистрацию трудовой деятельности», их следует удалить или скорректировать.

Что делать с появившимися перерасчетами?

Если вы все же перепровели старый документ Прием на работу и программа «увидела» изменения, могут возникнуть записи в сервисе перерасчетов. Разберем, как с ними поступить:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты.
2. Если в списке появился наш сотрудник с пометкой о необходимости пересчитать зарплату за прошлые годы, выделим эти строки.
3. Нажмем кнопку «Отменить» (или «Удалить из списка»).

Поскольку мы меняли только реквизиты, связанные с трудовой книжкой, они никак не влияют на расчетную часть (начисления, удержания, налоги). Удаление записи из списка перерасчетов — безопасная процедура, подтверждающая, что расчеты остаются верными.

Важный итог: Всегда помните, что данные о выборе способа ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП 3.1 подаются только специализированным документом Заявление. Поля в приеме на работу — это «память» программы о том, что было ДО вас, а не команда к действию для формирования отчетности.