Проанализируем ситуацию из обсуждения: ИП на АУСН с объектом «доходы минус расходы» ведет розничный магазин и закупает мясо у населения для перепродажи. Расчеты с физлицами идут наличными, кассового чека от продавца нет (у физлица нет ККТ), есть ветеринарные/санитарные документы на мясо. Возникает вопрос: можно ли принять закупку в расходы и какими документами подтвердить, например, «товарным чеком».
Разберем по шагам и сразу отделим две разные проблемы, которые здесь переплетаются:
Дальше посмотрим на возможные решения и выберем безопасный вариант, чтобы одновременно сохранить режим (если это критично) и научиться подтверждать расходы так, чтобы они попадали в налоговую базу.
Начнем с ключевого ограничения, которое в обсуждении на форуме прозвучало правильно и на которое часто не обращают внимания: на АУСН нельзя применять режим тем, кто выплачивает доходы физическим лицам наличными.
В законе об АУСН прямо указано, что не вправе применять специальный налоговый режим организации и ИП, которые осуществляют выплату доходов физическим лицам в наличной форме (подп. 31 ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ).
Теперь разберем, почему это касается именно закупки мяса «у населения»:
Когда вы покупаете товар у физлица, вы передаете ему деньги.
Для физлица это доход от реализации имущества/продукции (пусть даже в быту это звучит как «мы же не платим за работу»).
Закон формулирует запрет широко: «выплата доходов физическим лицам в наличной форме», без оговорки «только работникам».
Вывод по шагу 1: если вы продолжаете закупать у физлиц и рассчитываетесь наличными, то вы попадаете в риск утраты права на АУСН. Даже если товар реальный, есть санитарные документы, и вы не покупаете «услугу», а именно «товар».
Дальше действуем прагматично: либо меняем процесс расчетов так, чтобы запрет не нарушался, либо признаем, что схема закупок «за наличные у населения» и АУСН плохо совместимы, и заранее планируем переход на другой режим.
Если цель — остаться на АУСН, то первое, что нужно сделать — убрать наличные выплаты физлицам из закупочного процесса. По смыслу ограничения подп. 31 ч. 2 ст. 3 № 17-ФЗ критичен именно наличный формат выплаты.
Разберем по шагам, как перестроить процесс закупки мяса у населения с точки зрения учета и документов.
Шаг 1. Заключаем простой договор купли-продажи (или закупочный акт как первичный документ)
Нам нужно, чтобы у нас были первичные документы, подтверждающие:
кто именно продал товар (идентификация физлица);
какой товар куплен (наименование, количество, цена, сумма);
когда и на каких условиях куплен;
что право собственности перешло (товар принят);
что оплата произведена безналично (и связана именно с этим товаром).
Для этого на практике обычно используют один из двух документов (можно и оба):
Договор купли-продажи с физлицом (короткий, на 1–2 страницы).
Закупочный акт (акт закупки у физлица) — как первичный документ, где фиксируются товар, цена, сумма и данные продавца.
Важно: «серый бланк товарного чека» сам по себе — слабое доказательство, если он не содержит полноценной идентификации стороны, состава товара и подписи продавца. Нам нужен документ, который реально выполняет функцию первички: реквизиты сторон, содержание операции, измерители, суммы, дата и подписи.
Шаг 2. Собираем обязательные данные физлица
Чтобы закупка выглядела юридически и бухгалтерски «чистой», в договоре/акте закупки фиксируем:
ФИО физлица полностью;
паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан) или иной документ идентификации;
адрес регистрации (или проживания — по вашей практике, лучше регистрации);
при наличии — ИНН (не всегда обязателен, но помогает в сверках и снижает вопросы);
контактный телефон (не обязателен, но полезен).
Шаг 3. Подтверждаем качество и легальность товара профильными документами
Санитарно-эпидемиологическая справка/заключение (или документ ветслужбы) не заменяет первичку по покупке, но отлично дополняет пакет документов как подтверждение, что товар вообще мог быть введен в оборот. Поэтому:
подшиваем ветеринарные сопроводительные документы/справки, результаты осмотра, заключения;
в акте закупки делаем ссылку: «качество подтверждено документом №…, от …» (без попытки превратить это в «основание расходов», это именно подтверждение характеристик товара).
Шаг 4. Оплачиваем физлицу безналично и правильно отражаем платеж
Чтобы не нарушать подп. 31 ч. 2 ст. 3 № 17-ФЗ, не выдаем наличные. Платим:
переводом на банковский счет физлица (по реквизитам);
или переводом на карту физлица (если банк корректно проводит такой платеж и вы можете доказать получателя и назначение);
или через СБП как перевод физлицу (если банковские документы однозначно идентифицируют получателя и назначение).
При этом в назначении платежа пишем так, чтобы у налогового учета не было сомнений, что это именно расход на закупку товара, например: «Оплата по акту закупки №… от … за мясо (говядина/свинина), количество … кг». Формулировка должна связывать платеж с конкретным первичным документом.
Шаг 5. Учитываем специфику АУСН: расходы берутся из данных банка и/или ККТ
На АУСН учет максимально «автоматизирован»: доходы и расходы для объекта «доходы минус расходы» отражаются в личном кабинете на основе данных уполномоченного банка, ККТ и сведений, которые вы при необходимости дополняете/исправляете.
Это означает практический момент: нам важно, чтобы расход “прочитался” системой как расход, а не как «неналоговая база» или нераспознанная операция. Внутреннюю логику разметки операций часто поддерживают банки/ЛК АУСН, и вы должны контролировать, чтобы платеж был отнесен к расходам корректно (обычно это делается категоризацией/признаком операции в личном кабинете или по правилам уполномоченного банка).
Итог решения 1: остаемся на АУСН, если закупки у населения переводим в безнал, оформляем договор/акт закупки, подшиваем санитарно-ветеринарные документы как подтверждение качества, и следим, чтобы операция отражалась как расход в контуре АУСН.
Теперь разберем вторую часть вопроса: даже если бы запрета на наличные выплаты физлицам не было, остается проблема признания расходов при оплате наличными на АУСН.
В законе об АУСН есть прямое ограничение: расходы, осуществленные в наличной форме, не учитываются, за исключением расходов, фиксация которых проведена через ККТ, зарегистрированную по правилам законодательства о ККТ (п. 26 ч. 4 ст. 6 Федерального закона № 17-ФЗ).
То есть логика такая: АУСН «любит» либо безнал (банк передал данные), либо наличные, но только те, которые зафиксированы через кассу.
Поэтому «товарный чек», «серый бланк», «расписка» и даже «кассовый чек продавца» — сами по себе не дают автоматического признания расхода на АУСН, если ваша наличная операция не прошла так, как требует режим.
Налоговые органы отдельно разъясняли (на примере покупок за наличные), что нельзя учесть расход только на основании чека продавца. Для признания наличного расхода на АУСН нужно выполнить одно из условий:
сформировать кассовый чек с признаком «Расход» на своей ККТ;
или перечислить деньги сотруднику в подотчет с расчетного счета с признаком «Расход», а затем утвердить авансовый отчет (то есть «подотчет» должен быть выдан безналом).
Эта позиция отражалась в разъяснениях, которые пересказывались в профильных материалах: одного чека продавца недостаточно, нужно «закрыть» расход с вашей стороны либо чеком «Расход», либо корректно оформленным безналичным подотчетом.
Вывод по решению 2: «товарный чек» без кассовой фиксации вашей наличной выдачи денег не решает задачу АУСН-расхода. Даже если документально вы подтверждаете покупку, режим требует специфического способа попадания операции в учет.
Иногда бизнес говорит: «нам критично покупать именно за наличные, иначе население не сдаст мясо». Тогда появляется соблазн: «давайте пробьем чек расхода по своей кассе, оформим акт закупки — и включим в расходы».
Давайте честно разберем этот путь:
С точки зрения признания наличного расхода на АУСН, пробитие чека с признаком «Расход» на вашей ККТ действительно является одним из способов сделать расход учитываемым (по подходу, который описывают разъяснения налоговых органов и который коррелирует с ограничением п. 26 ч. 4 ст. 6 № 17-ФЗ).
Но с точки зрения права применять АУСН остается ключевой барьер: вы все равно выдаете деньги физлицу наличными. А это подпадает под подп. 31 ч. 2 ст. 3 № 17-ФЗ как «выплата доходов физическим лицам в наличной форме».
То есть технически вы можете «настроить» фиксацию расхода, но режим АУСН при этом может стать неприменимым из-за самого факта наличной выплаты физлицу.
Итог решения 3: пробитие чека «Расход» и оформление закупочного акта помогает с подтверждением расхода как операции, но не убирает риск утраты права на АУСН из-за наличных выплат физлицам.
Если вы понимаете, что закупки у физлиц за наличные — это основа модели, то правильнее не «натягивать» это на АУСН, а рассмотреть переход на другой режим, где подтверждение расходов устроено привычнее и нет запрета на наличные выплаты поставщикам-физлицам.
Здесь мы действуем так:
фиксируем, что при текущей модели расчетов подп. 31 ч. 2 ст. 3 № 17-ФЗ создает риск утраты права на АУСН;
оцениваем альтернативы (обычно рассматривают УСН «доходы минус расходы», патент для розницы/общепита по условиям региона, иногда ОСН — в зависимости от оборотов и цепочки поставок);
перестраиваем документирование закупки у населения под выбранный режим: закупочный акт, ведомости, расписки, учет движения товара, ветеринарные документы.
На практике это часто оказывается дешевле по рискам, чем попытка «доказать» расход на АУСН при схеме, которая прямо конфликтует с условиями применения режима.
Чтобы не тратить время на «ложные опоры», зафиксируем:
Санитарная/ветеринарная справка подтверждает качество/допуск товара, но не подтверждает факт покупки и оплаты как расхода на АУСН.
Товарный чек от физлица без полноценной первички (данных продавца, состава товара, подписи, даты) и без соблюдения правил АУСН по наличным расходам не гарантирует признание расходов.
Даже кассовый чек продавца (если бы он был) не является достаточным основанием для включения наличного расхода на АУСН без «закрывающего» действия с вашей стороны (чек «Расход»/подотчет по правилам АУСН), согласно позиции, которую пересказывают в разъяснениях.
Соберем понятный чек-лист, который можно внедрить как регламент закупщика/кассира.
Вариант А (правильный для сохранения АУСН): безналичная оплата физлицу
Составляем закупочный акт или договор купли-продажи с физлицом.
В акте фиксируем: наименование мяса, категорию/часть (если нужно), количество (кг), цену за кг, сумму, дату, место приемки.
Берем подпись физлица о передаче товара и согласии с суммой.
Подшиваем ветеринарные/санитарные документы как подтверждение качества партии.
Платим физлицу безналично, в назначении платежа указываем реквизиты акта/договора и предмет закупки.
Контролируем в личном кабинете АУСН/банке, что операция отнесена к расходам корректно.
Вариант Б (технически про фиксацию наличного расхода, но с риском по праву на АУСН): наличная выдача и чек «Расход»
Оформляем закупочный акт/договор как в варианте А.
Фиксируем выдачу денег через ККТ как чек с признаком «Расход» (по логике признания наличных расходов на АУСН, где наличные учитываются только при фиксации через ККТ).
Но параллельно признаем: наличная выплата физлицу создает риск несоответствия условиям применения АУСН (подп. 31 ч. 2 ст. 3 № 17-ФЗ).
Теперь посмотрим на учетную сторону в 1С. Сразу договоримся: конкретные названия объектов в 1С зависят от конфигурации (например, «1С:Бухгалтерия», «1С:Розница», «1С:УНФ») и версии, но общий подход одинаков. Разберем универсально, чтобы вы могли адаптировать под вашу базу.
Шаг 1. Заводим контрагента-физлицо
В справочнике контрагентов создаем карточку поставщика как физическое лицо и заполняем идентификационные данные. Важно, чтобы в печатных формах закупочного акта были ФИО и реквизиты документа, удостоверяющего личность.
Шаг 2. Оформляем поступление товара
Создаем документ поступления товаров от поставщика-физлица (поступление/приходная накладная/акт закупки — в зависимости от конфигурации). Ключевые моменты:
указываем номенклатуру «мясо …», единицу измерения (кг), количество, цену и сумму;
в реквизитах документа фиксируем номер и дату закупочного акта/договора (или используем печатную форму из документа);
при необходимости указываем склад приемки и партионный учет (если ведете).
Шаг 3. Оформляем оплату
Дальше ветвление по выбранному решению:
Если сохраняем АУСН — оформляем безналичную оплату физлицу: списание с расчетного счета/платежное поручение исходящее, с назначением платежа, привязанным к акту закупки.
Если работаете наличными (и вы осознанно принимаете риски по АУСН) — оформляем выдачу наличных по кассе и дополнительно решаем вопрос с фиксацией «расхода» через ККТ, если пытаемся делать расход «учитываемым» в логике АУСН.
Шаг 4. Контролируем попадание в расходы на АУСН
На АУСН важно не только «провести документ в 1С», но и обеспечить, чтобы расход отразился по правилам режима (по данным банка/ККТ и корректной классификации операции). Поэтому:
сверяем платежи по уполномоченному банку и личному кабинету АУСН;
проверяем, что операция отнесена к расходам, а не к «неналоговой базе»;
храним комплект первичных документов (акт/договор, подтверждение приемки, подтверждение качества, банковский документ оплаты).
Такой подход помогает выдержать одновременно требования документальной подтвержденности и «технические» требования АУСН к источнику данных о расходе.
Вопрос: «Мы же не платим за работу, почему это считается выплатой дохода физлицу?»
Потому что физлицо получает деньги от вас. Для него это экономическая выгода (доход) от передачи вам товара. Закон об АУСН формулирует запрет широко: любые выплаты доходов физлицам наличными — основание не применять режим.
Вопрос: «Если оформить товарный чек, этого хватит?»
Для АУСН ключевое — не «наличие бумажки», а соблюдение условий режима: наличные расходы в принципе ограничены и учитываются только при фиксации через ККТ, а сама наличная выплата физлицу противоречит условию применения режима. Поэтому один «товарный чек» не закрывает ни одну из двух проблем.
Вопрос: «А если физлицо не хочет безнал, можно ли выдавать под отчет сотруднику?»
Подотчет в логике разъяснений для АУСН работает как инструмент признания расхода, если подотчет выдан безналом с расчетного счета и затем утвержден авансовый отчет. Но это не превращает наличную выплату физлицу в допустимую с точки зрения подп. 31 ч. 2 ст. 3 № 17-ФЗ, если в итоге физлицо получает наличные. На практике это не снимает главный риск по праву применения режима.
Соберем финальный план действий, чтобы вы могли «приземлить» решение в магазине без лишней теории.
Примем ключевое решение: либо сохраняем АУСН и переводим закупки у населения в безнал, либо сохраняем закупки за наличные и планируем смену режима.
Если сохраняем АУСН, убираем наличные выплаты физлицам, оформляем договор/акт закупки, подшиваем документы качества, платим на счет/карту физлица и контролируем отражение расхода через банк/ЛК.
Не пытаемся «закрыть вопрос» только товарным чеком: на АУСН наличные расходы ограничены и требуют фиксации через ККТ, а наличные выплаты физлицам конфликтуют с условиями режима.
В 1С отражаем закупку стандартно: контрагент-физлицо, поступление товара, оплата (предпочтительно безнал), хранение комплекта первички и контроль классификации операции в контуре АУСН.
Информация носит справочный характер и не заменяет индивидуальную консультацию с учетом вашей конфигурации 1С, условий региона проведения эксперимента АУСН и конкретной схемы закупок.