Разберем ситуацию, когда организация применяет автоматизированную упрощенную систему налогообложения, работает с плательщиком налога на профессиональный доход и хочет оплатить его услуги наличными. Вопрос возникает из-за формулировки пункта 31 части 2 статьи 3 Федерального закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ: не вправе применять АУСН организации и индивидуальные предприниматели, которые осуществляют выплату доходов физическим лицам в наличной форме.
Ключевой вывод: если исполнитель является плательщиком НПД, но не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, для целей этого ограничения он остается физическим лицом. Поэтому организации на АУСН безопаснее не платить такому самозанятому наличными. Оплачивайте услуги безналично: на банковский счет, карту или иным безналичным способом, чтобы не создавать риск утраты права на АУСН.
Посмотрим на логику вопроса. Самозанятый после получения наличных может сформировать чек в приложении «Мой налог». В чеке будет видно, что доход получен именно плательщиком НПД, а не обычным физическим лицом без специального налогового статуса. На первый взгляд кажется, что такой чек должен подтверждать безопасный характер выплаты.
Но рассмотрим подробнее: чек НПД подтверждает не то, что получатель перестал быть физическим лицом, а то, что физическое лицо применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход». Сам статус НПД не превращает гражданина в организацию и не делает его индивидуальным предпринимателем, если он отдельно не зарегистрирован в качестве ИП.
Поэтому чек из приложения «Мой налог» решает другую задачу. Он нужен, чтобы подтвердить расчет с плательщиком НПД, подтвердить факт получения дохода самозанятым и обосновать расходы заказчика, если расходы в принципе учитываются в налоговой базе. Но чек не отменяет специальное ограничение АУСН о выплате доходов физическим лицам наличными.
Важно: для АУСН проблема возникает не из-за отсутствия чека, а из-за самой формы выплаты. Если организация на АУСН передает деньги наличными физическому лицу, даже если это физическое лицо зарегистрировано как плательщик НПД, появляется риск нарушения пункта 31 части 2 статьи 3 Закона № 17-ФЗ.
Разберем по шагам, кто такой плательщик НПД. Налог на профессиональный доход могут применять физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели. Значит, внутри режима НПД есть две разные категории исполнителей:
Самозанятый без статуса ИП. Это обычное физическое лицо, которое зарегистрировалось плательщиком НПД. Оно не становится предпринимателем только из-за регистрации в приложении «Мой налог».
ИП на НПД. Это индивидуальный предприниматель, который перешел на налог на профессиональный доход. Он сохраняет статус ИП, но применяет специальный налоговый режим НПД.
Теперь посмотрим на формулировку ограничения по АУСН. Закон говорит именно о выплате доходов физическим лицам в наличной форме. Если исполнитель — самозанятый без ИП, то он прямо попадает в категорию физических лиц. Следовательно, наличная оплата его услуг для организации на АУСН является рискованной.
При этом не имеет значения, является ли такой самозанятый сотрудником организации. В рассматриваемой ситуации он не сотрудник, а исполнитель по гражданско-правовому договору. Но ограничение сформулировано шире: оно говорит не только о зарплате, а о выплате доходов физическим лицам в наличной форме. Вознаграждение по договору оказания услуг, выполнения работ или иному гражданско-правовому договору тоже является доходом физического лица.
Отдельно рассмотрим самозанятого, который зарегистрирован как индивидуальный предприниматель. Формально ИП тоже является физическим лицом. Но для гражданско-правовых отношений законодательство выделяет предпринимательский статус: гражданин, зарегистрированный в качестве ИП, участвует в предпринимательском обороте по правилам, которые во многом применяются к коммерческим организациям.
Именно поэтому на практике расчеты с ИП обычно рассматривают иначе, чем расчеты с обычными физическими лицами. Если договор заключен с индивидуальным предпринимателем, реквизиты указаны как реквизиты ИП, оплата производится именно предпринимателю за предпринимательскую деятельность, риск по пункту 31 части 2 статьи 3 Закона № 17-ФЗ ниже, чем при наличной выплате самозанятому без ИП.
Но здесь важно не упростить ситуацию слишком сильно. Для АУСН действует специальный налоговый запрет, а его формулировка достаточно жесткая. Поэтому даже при работе с ИП на НПД безопаснее выбирать безналичный расчет, особенно если сумма существенная или операция повторяется регулярно.
Практический подход: если контрагент — самозанятый без ИП, не платите наличными. Если контрагент — ИП на НПД, наличный расчет менее рискован, но все равно проверьте лимит наличных расчетов между организацией и ИП, корректность договора, назначение платежа и документы. Самый безопасный вариант для АУСН — безналичная оплата в обоих случаях.
Рассмотрим смысл ограничения. АУСН построена на автоматизированном обмене данными между налогоплательщиком, банком, налоговой инспекцией, онлайн-кассами и другими источниками данных. Чем больше операций проходит безналично и через контролируемые каналы, тем проще налоговому органу автоматически рассчитывать налоговую базу.
Поэтому в Законе № 17-ФЗ установлены специальные условия применения режима. Одно из них — запрет на выплату доходов физическим лицам наличными. Нарушение этого условия может привести к утрате права на АУСН с начала календарного месяца, в котором допущено несоответствие требованиям.
Проанализируем на примере. Организация применяет АУСН с объектом «доходы минус расходы». Она заключила договор с дизайнером, который зарегистрирован как плательщик НПД, но не является ИП. После выполнения работы организация выдала дизайнеру 30 000 рублей наличными из кассы. Дизайнер сразу сформировал чек в приложении «Мой налог» и передал его организации.
В этой ситуации чек подтверждает, что дизайнер применяет НПД и отразил доход. Но организация все равно выплатила доход физическому лицу в наличной форме. Значит, возникает риск нарушения ограничения по АУСН. Безопаснее было перечислить 30 000 рублей безналично и сохранить чек НПД вместе с договором и актом.
Разберем практический порядок работы с самозанятыми, чтобы снизить налоговые риски.
Сначала определите статус исполнителя. Уточните, является ли исполнитель обычным физическим лицом на НПД или индивидуальным предпринимателем на НПД. Не ограничивайтесь устным ответом. Проверьте ИНН и актуальный статус на дату договора, дату оплаты и дату закрывающего документа.
Заключите договор с правильным статусом стороны. Если исполнитель не ИП, указывайте его как физическое лицо — плательщика НПД. Если исполнитель ИП, указывайте его как индивидуального предпринимателя, применяющего НПД. Не смешивайте эти статусы в одном договоре.
Выбирайте безналичный расчет. Для самозанятого без ИП это основной безопасный вариант при АУСН. Перечисляйте оплату на банковский счет или карту исполнителя. В назначении платежа указывайте, за какие работы или услуги перечисляется вознаграждение, номер и дату договора, а также статус НПД.
Получайте чек НПД. Чек должен быть сформирован самозанятым в приложении «Мой налог» или через другой разрешенный инструмент. При оплате наличными и электронными средствами платежа чек формируется в момент расчета, при иных безналичных расчетах — в установленный законом срок.
Сохраняйте комплект документов. Храните договор, акт выполненных работ или оказанных услуг, чек НПД, платежное поручение или иной документ оплаты, а также подтверждение проверки статуса самозанятого.
Контролируйте повторяющиеся выплаты. Если один и тот же самозанятый регулярно оказывает услуги, проверяйте, не появились ли признаки трудовых отношений: подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, постоянное рабочее место, фиксированный график, ежемесячная одинаковая оплата без конкретного результата работ.
В вопросе отдельно указано, что плательщики НПД не являются сотрудниками организации. Это действительно важно для рисков переквалификации отношений в трудовые. Но для запрета по АУСН этого недостаточно.
Ограничение по АУСН сформулировано не как запрет «выплачивать зарплату наличными», а как запрет «осуществлять выплату доходов физическим лицам в наличной форме». Поэтому под него могут попасть не только зарплата и иные выплаты работникам, но и вознаграждения физическим лицам по договорам гражданско-правового характера.
Рассмотрим подробнее. Если организация выдает наличные работнику, это очевидно доход физического лица. Если организация выдает наличные физическому лицу по договору подряда, это тоже доход физического лица. Если организация выдает наличные самозанятому без ИП за услуги, это также доход физического лица, хотя НДФЛ и страховые взносы при корректном НПД не возникают.
Вывод: отсутствие трудовых отношений не исключает применение ограничения. Для АУСН важны два признака: получатель является физическим лицом, а выплата произведена наличными.
Чек НПД обязательно включайте в документооборот, но правильно понимайте его назначение. Рассмотрим, что он подтверждает:
исполнитель сформировал сведения о расчете в рамках режима НПД;
доход отражен в системе налога на профессиональный доход;
заказчик может подтвердить оплату самозанятому;
в чеке должны быть данные заказчика, включая наименование и ИНН организации, если покупателем является юридическое лицо;
чек помогает подтвердить расходы, если выбранный налоговый режим и объект налогообложения позволяют учитывать такие расходы.
Но чек не подтверждает, что наличная выплата разрешена организации на АУСН. Это разные вопросы. Один вопрос — правильно ли самозанятый отразил доход по НПД. Другой вопрос — не нарушила ли организация собственные условия применения АУСН, когда выдала деньги наличными физическому лицу.
Поэтому не стройте защиту только на наличии чека. Чек нужен, но для сохранения права на АУСН дополнительно соблюдайте запрет на наличные выплаты физическим лицам.
Посмотрим на несколько практических сценариев.
Ситуация 1. Организация на АУСН платит самозанятому без ИП наличными.
Это рискованный вариант. Исполнитель является физическим лицом, а выплата произведена наличными. Даже если чек НПД сформирован корректно, организация может столкнуться с претензией по пункту 31 части 2 статьи 3 Закона № 17-ФЗ. Такой вариант не рекомендуем использовать.
Ситуация 2. Организация на АУСН платит самозанятому без ИП безналично.
Это основной безопасный вариант. Исполнитель остается физическим лицом, но выплата не производится наличными. Организация сохраняет платежные документы, чек НПД, договор и акт. Такой порядок лучше соответствует логике АУСН.
Ситуация 3. Организация на АУСН платит ИП на НПД наличными.
Этот вариант требует отдельной осторожности. ИП участвует в предпринимательском обороте как предприниматель, поэтому риск применения запрета ниже, чем при выплате обычному физическому лицу. Но наличные расчеты между организацией и ИП ограничены правилами кассовых расчетов, в том числе лимитом по одному договору. Кроме того, для АУСН все равно безопаснее проводить оплату через банк.
Ситуация 4. Организация на АУСН платит ИП на НПД безналично.
Это наиболее аккуратный вариант для работы с ИП на НПД. В документах фиксируйте предпринимательский статус исполнителя, ИНН, ОГРНИП, применяемый режим НПД, предмет договора и порядок передачи чека.
Разберем по шагам, как действовать, если организация на АУСН уже выдала наличные самозанятому без статуса ИП.
Соберите документы по операции. Найдите договор, акт, расходный кассовый ордер, чек НПД, подтверждение статуса самозанятого на дату расчета и внутренние документы по выдаче денег.
Определите дату нарушения. Для АУСН важно установить месяц, в котором была произведена наличная выплата физическому лицу. Именно с начала этого месяца может возникнуть утрата права на применение режима.
Оцените риск утраты права на АУСН. Сопоставьте операцию с пунктом 31 части 2 статьи 3 Закона № 17-ФЗ. Если получатель не ИП, риск высокий.
Проверьте обязанность уведомления налогового органа. При нарушении условий применения АУСН налогоплательщик должен уведомить налоговый орган об утрате права на спецрежим в установленный срок.
Рассчитайте последствия перехода на другой режим. Если право на АУСН утрачено, нужно определить режим, на который организация считается перешедшей, и пересчитать налоговые обязательства с даты утраты права.
Измените внутренний порядок расчетов. Запретите наличные выплаты физическим лицам в учетной политике, регламенте платежей или внутренней инструкции для бухгалтерии и руководителей подразделений.
Если сумма небольшая, это не означает, что риска нет. В пункте 31 части 2 статьи 3 Закона № 17-ФЗ нет минимального порога наличной выплаты физическому лицу. Поэтому даже небольшую выплату анализируйте внимательно.
Рассмотрим, как организовать учетную дисциплину в 1С. Конкретный состав документов и реквизитов зависит от конфигурации и версии программы, но общий подход для типовой 1С:Бухгалтерия 8 будет таким.
Заведите самозанятого в справочнике Контрагенты. Укажите ФИО, ИНН и корректный вид контрагента. Если исполнитель является ИП, заполните реквизиты предпринимателя, включая ОГРНИП. Если он не ИП, не оформляйте его как предпринимателя только ради удобства учета.
Проверьте договор в справочнике Договоры контрагентов. В договоре укажите, что исполнитель применяет НПД. Если в конфигурации доступен признак налогового режима контрагента, используйте его. Это поможет контролировать получение чека и статус исполнителя.
Используйте сервис 1С:Статус самозанятого, если он доступен. Такой сервис помогает проверять регистрацию физического лица в качестве плательщика НПД при вводе договора, формировании платежного поручения и оформлении закрывающих документов. Проверяйте статус не один раз при заключении договора, а на ключевые даты сделки.
Отражайте услуги документом Поступление. Для актов и услуг используйте документ Поступление (акты, накладные, УПД) или аналогичный документ вашей конфигурации. В строках документа указывайте содержание услуги, счет затрат и аналитику.
Отмечайте получение чека НПД. Если в форме документа есть реквизит Чек НПД получен, устанавливайте его только после фактического получения чека. Прикрепляйте файл чека или сохраняйте ссылку на чек в карточке документа, если программа позволяет это сделать.
Оплату оформляйте безналичным документом. Используйте Списание с расчетного счета или документ загрузки банковской выписки. Не используйте Выдача наличных для расчетов с самозанятым без ИП, если организация применяет АУСН.
Настройте внутренний контроль перед оплатой. Перед проведением платежа проверяйте три условия: статус НПД действителен на дату оплаты, исполнитель не является бывшим работником в запрещенном периоде, форма оплаты безналичная.
Важно: в 1С можно корректно собрать документы, проверить статус самозанятого и зафиксировать чек, но программа не должна заменять правовой контроль. Если пользователь вручную оформит выдачу наличных физическому лицу, сама операция может быть отражена технически, но налоговый риск по АУСН сохранится.
Рассмотрим пример формулировки для договора. Код 1С здесь не нужен, потому что задача юридическая и учетная, а не программная.
Пример условия: «Оплата услуг Исполнителя производится Заказчиком в безналичном порядке путем перечисления денежных средств на банковский счет или банковскую карту Исполнителя. Исполнитель подтверждает, что на дату заключения договора применяет специальный налоговый режим “Налог на профессиональный доход”, обязуется сформировать чек в приложении “Мой налог” и передать его Заказчику в порядке и сроки, установленные законодательством».
Для организации на АУСН добавьте внутреннее правило: по договорам с физическими лицами — плательщиками НПД наличная форма оплаты не применяется. Так бухгалтерии будет проще отклонять заявки на выдачу денег из кассы.
Разберем комплект документов, который целесообразно собрать до оплаты и после оказания услуг.
ИНН исполнителя. Он нужен для проверки статуса НПД и корректного отражения в документах.
Подтверждение статуса НПД. Проверьте статус по ИНН на дату заключения договора и на дату оплаты. Если используете 1С-сервис, сохраните результат проверки в информационной базе или в рабочем архиве.
Договор. Укажите предмет, стоимость, порядок оплаты, обязанность сформировать чек, ответственность за непередачу или аннулирование чека.
Акт оказанных услуг или выполненных работ. Акт помогает подтвердить экономическое содержание операции, период оказания услуг и результат.
Чек НПД. Проверьте, что в чеке указаны правильные данные заказчика, ИНН организации, сумма, дата, наименование услуги и статус расчета.
Платежный документ. Для АУСН сохраняйте безналичное подтверждение оплаты: платежное поручение, банковскую выписку или документ Списание с расчетного счета в 1С.
Если самозанятый аннулировал чек, запросите новый корректный чек или урегулируйте расчеты. Для налогового учета отсутствие действительного чека создает отдельный риск, даже если оплата была безналичной.
Иногда бухгалтер хочет технически обойти проблему и завести самозанятого без ИП как предпринимателя в справочнике Контрагенты. Так делать не следует. Разберем причину.
Если у физического лица нет регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, у него нет ОГРНИП. Договор с ним заключается как с физическим лицом — плательщиком НПД. Искусственное указание предпринимательского статуса в 1С не изменит его правовой статус и может исказить учетные данные.
Правильный подход: отражайте контрагента так, как он зарегистрирован фактически. Если это физическое лицо на НПД — ведите его как физическое лицо на НПД и платите безналично. Если это ИП на НПД — ведите его как ИП, проверяйте ОГРНИП и статус НПД, а оплату все равно предпочтительно проводите через банк.
Важно не смешивать два разных правила.
Первое правило — ограничение АУСН. Оно касается налогового права на применение спецрежима. Для организации на АУСН опасна сама выплата дохода физическому лицу наличными. Вопрос не в размере лимита, а в факте наличной выплаты физлицу.
Второе правило — лимит наличных расчетов между организациями и ИП. Оно относится к кассовой дисциплине. Между юридическими лицами, между организацией и ИП, а также между ИП действует предельный размер наличных расчетов по одному договору. Это отдельное ограничение, которое нужно соблюдать, если расчет наличными вообще допустим.
Поэтому не делайте вывод: «если сумма меньше лимита наличных расчетов, значит на АУСН можно платить наличными самозанятому». Для самозанятого без ИП проблема не в лимите, а в запрете АУСН на наличную выплату дохода физическому лицу.
Пример 1. Услуги копирайтера.
Организация на АУСН заказала текст у самозанятого копирайтера. Копирайтер не является ИП. Стоимость услуги — 8 000 рублей. Руководитель предлагает выдать сумму из кассы, потому что сумма небольшая. Разберем ситуацию: получатель — физическое лицо, форма выплаты — наличная, выплата является доходом. Значит, для АУСН это риск. Правильное решение — перечислите 8 000 рублей безналично и получите чек НПД.
Пример 2. Ремонт оборудования.
Организация на АУСН привлекла мастера, который зарегистрирован как самозанятый без ИП. Мастер выполнил ремонт и сразу готов сформировать чек в «Мой налог». Наличная оплата все равно рискованна. Заключите договор или оформите иной допустимый документ, подпишите акт, перечислите оплату безналично, получите чек.
Пример 3. Услуги ИП на НПД.
Организация заключила договор с индивидуальным предпринимателем, который применяет НПД. В договоре указаны ИНН и ОГРНИП. Несмотря на то что расчеты с ИП отличаются от расчетов с физическим лицом без ИП, для АУСН безопаснее провести оплату безналично. Если все же рассматриваете наличную оплату, отдельно проверьте лимит наличных расчетов, кассовые документы и позицию по применению пункта 31 части 2 статьи 3 Закона № 17-ФЗ.
Пример 4. Самозанятый выдал чек после наличной оплаты.
Организация уже выдала наличные физическому лицу на НПД, а самозанятый передал чек. Чек нужен для подтверждения операции, но он не устраняет факт наличной выплаты физическому лицу. Проанализируйте месяц выплаты, оцените риск утраты права на АУСН и скорректируйте порядок расчетов на будущее.
Сформулируем практическое решение.
Если самозанятый не является ИП, организация на АУСН не должна оплачивать его услуги наличными. Такой исполнитель остается физическим лицом, а пункт 31 части 2 статьи 3 Закона № 17-ФЗ запрещает налогоплательщикам АУСН осуществлять выплату доходов физическим лицам в наличной форме.
Чек из приложения «Мой налог» обязателен, но он не отменяет запрет. Чек подтверждает статус и доход самозанятого, помогает заказчику подтвердить расходы, но не меняет форму выплаты и не превращает физическое лицо в ИП.
Самый безопасный порядок для АУСН — безналичная оплата всем самозанятым. Применяйте это правило независимо от того, является исполнитель ИП или нет. Такой подход проще контролировать в 1С, легче подтвердить документально и безопаснее при налоговой проверке.
В 1С контролируйте статус и документы. Используйте справочник Контрагенты, договоры, документ Поступление (акты, накладные, УПД), документ Списание с расчетного счета, признак Чек НПД получен и сервис 1С:Статус самозанятого, если он доступен в вашей конфигурации.
Рассмотрим итоговое правило, которое можно закрепить во внутренней инструкции бухгалтерии:
Организация на АУСН оплачивает услуги самозанятых физических лиц только безналично. До оплаты проверяем статус НПД по ИНН, после оплаты получаем чек НПД, закрывающие документы отражаем в 1С, чек прикрепляем к документу поступления. Наличные выплаты самозанятым без статуса ИП не производим, даже если исполнитель готов сразу сформировать чек в приложении «Мой налог».
Такой порядок устраняет главный риск: выплату дохода физическому лицу в наличной форме. Одновременно он сохраняет нормальный комплект документов по расчетам с самозанятым и помогает корректно вести учет в 1С.
Информация носит справочный характер