При работе с отчетом «Анализ счета» в 1С:Бухгалтерия 3.0 пользователи могут столкнуться с ситуацией, когда при группировке по месяцам, а также по определенным аналитическим разрезам (субконто), например, «Вид начислений оплаты труда» для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», конечное сальдо не выводится или отображается некорректно. Поле для сальдо присутствует в отчете, но остается пустым. Давайте рассмотрим, почему это происходит и как правильно настроить отчеты для получения нужной информации.
Основная причина, по которой конечное сальдо может не отображаться при детализации по определенным аналитическим разрезам в отчетах 1С, кроется в архитектуре системы учета. В 1С существуют два основных типа субконто по отношению к сальдо: сальдовые и оборотные.
Сальдовые субконто: Это аналитические разрезы, по которым система хранит и вычисляет начальное и конечное сальдо, а также обороты. Примером такого субконто является «Контрагенты» для счета 60 или «Работники организаций» для счета 70. По ним мы всегда можем увидеть остаток задолженности или переплаты.
Оборотные субконто: В отличие от сальдовых, оборотные субконто предназначены исключительно для хранения и отображения информации об оборотах (движениях) за определенный период. По ним принципиально не хранится и не рассчитывается начальное и конечное сальдо. Система фиксирует только дебетовые и кредитовые движения, но не поддерживает остатки в разрезе этих субконто.
Если мы пытаемся сформировать отчет, группируя его по оборотному субконто и ожидая увидеть конечное сальдо, то поле для сальдо будет пустым, поскольку таких данных в регистрах бухгалтерии просто нет.
Рассмотрим непосредственно счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», который является активно-пассивным. По кредиту этого счета отражаются начисления (заработная плата, премии, отпускные, пособия), а по дебету — выплаты и удержания (НДФЛ, алименты). Конечное кредитовое сальдо по счету 70 на конец месяца обычно означает задолженность организации перед сотрудниками (например, когда начисление произошло в конце месяца, а выплата — в начале следующего), а дебетовое сальдо может возникнуть в случае переплаты сотруднику.
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 для счета 70 предусмотрено несколько субконто. Одним из них является «Вид начислений оплаты труда». Важно понимать, что это субконто является оборотным.
Назначение субконто «Вид начислений оплаты труда» в первую очередь связано с корректным формированием налогового учета, в частности, с учетом расходов по оплате труда для плательщиков налога на прибыль согласно статье 255 Налогового кодекса РФ. Оно позволяет детализировать, какие именно виды начислений были произведены, что важно для определения принимаемых и непринимаемых расходов. Заполнение этого субконто обычно происходит автоматически при настройке в справочнике «Начисления организации».
Таким образом, если вы формируете отчет «Анализ счета» или «Оборотно-сальдовую ведомость» и в настройках отчета добавляете группировку по Вид начислений оплаты труда, конечное сальдо в этом разрезе отображаться не будет. Система покажет только обороты по каждому виду начислений за выбранный период, но не остаток задолженности по конкретному виду начисления.
Для счета 70 сальдо (то есть задолженность или переплата) всегда анализируется в разрезе сотрудников. Субконто «Работники организаций» на счете 70 не является оборотным. Это означает, что по каждому сотруднику система корректно хранит и отображает начальное и конечное сальдо, а также обороты.
Чтобы увидеть конечное сальдо по счету 70, вам необходимо:
Сформировать отчет «Анализ счета» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» для счета 70.
В настройках отчета (кнопка «Настройки» или «Показать настройки») убедиться, что в разделе «Группировка» или «Субконто» включено поле «Работники организаций» (или аналогичное, если у вас нестандартная конфигурация). При этом необходимо убрать группировку по «Вид начислений оплаты труда», если она была добавлена, чтобы избежать пустого сальдо.
В таком отчете вы увидите по каждому сотруднику начальное сальдо, обороты за период (начисления и выплаты) и конечное сальдо, которое покажет текущую задолженность организации перед сотрудником или его задолженность перед организацией.
Если после выполнения вышеуказанных шагов вы все еще не видите корректное сальдо по сотрудникам или оно отображается некорректно, мы рекомендуем выполнить следующие проверки и действия:
Перейдите в раздел «Администрирование» → «Параметры учета» → «Настройка плана счетов». На вкладке «Учет расчетов с персоналом» убедитесь, что установлена настройка «По каждому работнику». Если была установлена опция «Сводно по всем сотрудникам», то сальдо по отдельным сотрудникам не будет формироваться. После изменения этой настройки может потребоваться перепроведение документов по начислению заработной платы, чтобы данные корректно отразились в отчетах.
Попробуйте сформировать отчет «Анализ счета» или «Оборотно-сальдовую ведомость по счету 70» за один конечный календарный день спорных периодов. Это позволит точечно проверить наличие движений и сальдо на конкретную дату и выявить, где именно возникают расхождения.
Хотя в случае с оборотным субконто это не является решением, но при общих проблемах с отображением сальдо или оборотов в отчетах иногда помогает пересчет итогов информационной базы. Эту операцию лучше выполнять после создания резервной копии и, при возможности, в нерабочее время, так как она может занять продолжительное время.
Внимательно просмотрите документы, формирующие движения по счету 70, на предмет наличия пустой аналитики (субконто). Иногда в отчетах может отображаться строка с пустым значением аналитики (обозначается как ""). Если такая пустая группировка присутствует и именно по ней вы не видите сальдо, возможно, она соответствует оборотному субконто или данные были внесены некорректно. Попробуйте убрать эту пустую группировку из настроек отчета.
Мы рекомендуем проверить, сколько было начислено и сколько выплачено за каждый период. Если вы увидели, что конечное сальдо во всех месяцах стало равно итоговому конечному сальдо после изменения настроек, это может указывать на то, что начисления и выплаты в каждом месяце были идентичными, и остаток не изменялся. Для счета 70 типично, что начисление происходит в конце месяца, а выплата – в начале следующего, что формирует кредитовое сальдо на конец месяца.
Проблема с отсутствием конечного сальдо в отчете «Анализ счета» по счету 70 при группировке по «Вид начислений оплаты труда» является типичным проявлением работы с оборотными субконто в 1С. Важно понимать разницу между сальдовыми и оборотными субконто и правильно настраивать отчеты, чтобы получать корректную информацию о задолженностях и переплатах. Для счета 70 всегда анализируйте сальдо в разрезе «Работников организаций», так как именно по ним система хранит остатки.