При работе в 1С:Управление торговлей 11.4 (УТ 11.4) многие пользователи сталкиваются с затруднениями при оформлении возвратов товаров от покупателей через Рабочее место кассира (РМК), если момент возврата не совпадает с днем или сменой продажи. Типичная ситуация: товар был продан сегодня, а покупатель возвращает его завтра, когда кассовая смена уже закрыта и оформлен «Отчет о розничных продажах». Попытка оформить такой возврат непосредственно через РМК приводит к тому, что в формируемом «Отчете о розничных продажах» нового дня появляются отрицательные остатки по возвращенным позициям, и система блокирует проведение отчета с ошибкой о недостатке товара. Давайте рассмотрим эту проблему подробнее, выясним ее причины и разберем доступные способы решения.
Чтобы понять корень проблемы, необходимо углубиться в логику работы 1С:УТ 11.4 с розничными продажами и возвратами:
Движения по Чекам ККМ: Документ Чек ККМ, будь то продажа или возврат, в первую очередь, делает движения по регистрам склада. Эти движения можно рассматривать как оперативные и предварительные.
Движения по Отчету о розничных продажах (ОоРП): Когда кассовая смена закрывается, все сформированные в ней Чеки ККМ (как на продажу, так и на возврат) агрегируются в единый документ Отчет о розничных продажах (ОоРП). Именно ОоРП создает окончательные движения по складу и организации, формирует себестоимость проданных товаров и отражает финансовые результаты смены. После проведения ОоРП, движения по отдельным Чекам ККМ архивируются и очищаются, чтобы избежать дублирования и обеспечить корректность учета.
Конфликт при возврате не "день в день": Если товар был продан в одну смену, то соответствующий Чек ККМ уже вошел в ОоРП этой смены, и все движения по нему финализированы. Когда на следующий день покупатель возвращает товар через РМК, формируется новый Чек ККМ на возврат в новой кассовой смене. Этот новый чек пытается "вернуть" товар, который уже был окончательно списан по ОоРП предыдущей смены. При попытке сформировать новый ОоРП, система видит, что возвращается товар, которого "нет" на складе по данным уже проведенного ОоРП, что и приводит к появлению отрицательных остатков и блокировке проведения отчета. Система не может просто "отменить" движения предыдущего отчета задним числом.
Таким образом, проблема не в самом РМК или возможности создать чек возврата, а в том, как эти чеки взаимодействуют с механизмом формирования и проведения Отчетов о розничных продажах, особенно когда речь идет о разных кассовых сменах.
Для корректного и полного отражения возвратов товаров от розничных покупателей, особенно если они происходят не "день в день", фирма 1С рекомендует использовать документ "Возврат товаров от клиента". Этот способ является официальным, обеспечивает правильный учет себестоимости и не вызывает проблем с отрицательными остатками.
Рассмотрим пошагово, как правильно оформить такой возврат:
Создание документа "Возврат товаров от клиента":
Откройте раздел "Продажи" (или "Продажи" - "Возвраты").
Найдите и создайте новый документ Возврат товаров от клиента.
В поле "Вид операции" обязательно выберите значение "Возврат от розничного покупателя". Это ключевой момент, который указывает системе на то, что возврат происходит от физического лица, а не от оптового контрагента.
Указание клиента и исходной продажи:
В поле "Клиент" укажите предопределенный элемент справочника Партнеры, обычно это "Розничный покупатель". При необходимости, если вы ведете более детальный учет, можно создать нового клиента для конкретного физического лица, если это требуется по внутренним правилам или для работы с системой лояльности.
Очень удобно указать в документе ссылку на исходный Чек ККМ, по которому товар был продан. Для этого есть соответствующая кнопка или поле. Если вы укажете исходный чек, система автоматически заполнит закладку "Товары" всеми позициями, проданными по этому чеку, что значительно упрощает работу. Вам останется только скорректировать количество, если возврат частичный.
Отражение возврата денежных средств:
Для наличных расчетов: На основании документа Возврат товаров от клиента создайте Расходный кассовый ордер (РКО) с видом операции "Возврат оплаты клиенту". В нем будет указана сумма, подлежащая возврату. Важно: для выравнивания остатков в кассе ККМ, из которой фактически будут выданы наличные, часто одновременно оформляют Приходный кассовый ордер с видом "Поступление из другой кассы" без пробития чека. Это позволяет корректно отразить движение денег из операционной кассы.
Для безналичных расчетов (оплата картой): На основании документа Возврат товаров от клиента создайте Эквайринговую операцию с видом "Возврат оплаты клиенту". Эта операция отразит возврат денег на банковскую карту покупателя через эквайринговый терминал. Не забудьте выполнить саму операцию возврата на терминале.
Преимущества типового подхода:
Корректность учета: Документ Возврат товаров от клиента правильно формирует движения по всем необходимым регистрам (склад, взаиморасчеты, себестоимость) и не конфликтует с уже проведенными ОоРП. Он позволяет учитывать возврат как отдельную операцию, не нарушая целостности данных.
Гибкость: Позволяет оформить как полный, так и частичный возврат товара. Также дает возможность вернуть деньги способом, отличным от исходной оплаты (например, если оплата была картой, а возврат наличными, если это предусмотрено политикой магазина и законом).
Прозрачность: Обеспечивает четкое разделение операций продажи и возврата в учете.
Многие продавцы и кассиры считают использование документа Возврат товаров от клиента неудобным, поскольку это требует выхода из РМК и выполнения дополнительных "лишних телодвижений". Однако, такой порядок имеет под собой веские основания:
Юридическая и экономическая суть: С точки зрения Гражданского кодекса, возврат товара, особенно спустя некоторое время после продажи, может быть интерпретирован как "покупка" вами товара у бывшего покупателя. Это уже не просто отмена сделки, а новая операция.
Требования к экспертизе: При возврате товара (особенно бракованного или бывшего в употреблении) часто требуется хотя бы минимальная экспертиза. Кассир, работающий в РМК, обычно не обучен и не имеет времени для проведения такой экспертизы. Документ "Возврат товаров от клиента" подразумевает более глубокую проработку операции, возможно, с привлечением ответственного лица.
Сложность учета себестоимости: Автоматическое сторнирование продажи из прошлой смены значительно усложнило бы расчет себестоимости и формирование движений по бухгалтерским регистрам, создавая риск ошибок и несоответствий.
Таким образом, хотя это и может казаться менее удобным, такой порядок призван обеспечить корректность и юридическую чистоту всех операций учета.
Важно отметить, что в 1С:УТ 11.4 интерфейс РМК действительно предоставляет возможности для оформления возвратов товаров, проданных не только в текущую, но и в предыдущие кассовые смены. На форме РМК вы найдете кнопки или опции для выбора даты продажи, такие как "Сегодня", "Вчера" или "Выбрать дату продажи". Это создает иллюзию простоты и универсальности.
Однако, как мы уже выяснили, несмотря на наличие такого функционала в интерфейсе, пробитие Чека ККМ на возврат "не день в день" по-прежнему приводит к формированию отрицательных остатков в Отчете о розничных продажах и его невозможности проведения. Программа позволяет сформировать чек, но в дальнейшем это создает проблему с отчетностью.
С точки зрения Федерального закона №54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники", нет понятия "отмена продажи" как таковой. Есть четкие фискальные признаки расчетов: "Приход", "Возврат прихода", "Расход" и "Возврат расхода". При возврате денежных средств покупателю в фискальном чеке всегда указывается признак расчета "Возврат прихода", и это не зависит от того, был ли возврат осуществлен в день продажи или позже. Единственное различие может быть в контексте эквайринга: отмену операции по карте можно сделать в рамках одной смены без комиссии, тогда как возврат средств обычно облагается комиссией.
Хотя типовой и рекомендуемый путь — это документ Возврат товаров от клиента, пользователи часто ищут способы упростить процесс или обойти возникающие проблемы. Рассмотрим некоторые из них:
Некоторые пользователи сообщают, что если временно отключить контроль остатков товаров в настройках системы, то Отчет о розничных продажах с отрицательными позициями может быть проведен. При этом, по их данным, себестоимость в дальнейшем рассчитывается корректно. Однако, мы категорически не рекомендуем использовать этот метод на постоянной основе:
Риск некорректного учета: Отключение контроля остатков скрывает реальные проблемы с учетом и может привести к дальнейшим расхождениям в данных о товарах на складе и в финансовых отчетах.
Маскировка проблем: Вместо решения проблемы по существу, этот метод лишь позволяет провести документ, игнорируя предупреждения системы, что может иметь негативные последствия для инвентаризации и управленческого учета.
Система 1С:УТ 11.4 предоставляет механизмы для работы с розничными возвратами:
После проведения Отчета о розничных продажах, данные о возвратах, оформленных по чекам предыдущих кассовых смен, а также сторнирующие части чеков коррекции, могут переноситься в специализированный документ "Отчет о розничных возвратах" (ОРВ). Этот документ предназначен для обособленного учета таких операций.
Если все же возникли отрицательные остатки, в 1С:УТ предусмотрен "Помощник по исправлению отрицательных товаров организаций". Этот инструмент помогает найти и исправить ошибки, связанные с некорректным отражением остатков. Во многих случаях проблемы с остатками могут быть вызваны также дублями номенклатуры или ключей аналитики, которые помощник может помочь выявить.
Некоторые пользователи отмечают, что в их типовой конфигурации УТ 11.4 Отчеты о розничных продажах проводятся с такими возвратами без ошибок, за исключением частичного возврата по карте. Это может быть связано с:
Минорными версиями и обновлениями: Различия в патчах и минорных версиях конфигурации могут влиять на поведение системы.
Специфическими настройками: Настройки учета запасов, финансового учета или контроля остатков могут быть адаптированы таким образом, что проблема не проявляется.
Наличием доработок: Возможно, в таких случаях уже были реализованы небольшие доработки или расширения, которые устраняют проблему с отрицательными остатками.
Если в вашей системе проблема проявляется, значит, текущая конфигурация не предусматривает такого "бесшовного" варианта.
Если для вас критически важна простота и удобство оформления возвратов не "день в день" непосредственно через РМК, и текущий функционал УТ 11.4 вызывает слишком много неудобств, можно рассмотреть переход на конфигурацию 1С:Розница 2.3. В этой конфигурации функционал РМК для возвратов более развит и часто позволяет осуществлять такие операции, например, указывая обезличенного "Розничного покупателя" без выхода из РМК.
Однако, переход на другую конфигурацию — это серьезное решение, которое требует анализа всех бизнес-процессов и потенциальных затрат на внедрение и обучение.
Если ни один из типовых или полу-типовых подходов не устраивает, и переход на другую конфигурацию невозможен, единственным путем остается разработка собственного расширения или доработки для 1С:УТ 11.4. Такое расширение могло бы:
Автоматизировать создание документа Возврат товаров от клиента на основании данных из Чека ККМ на возврат, оформленного в РМК.
Корректировать движения или создавать необходимые сторно-записи в фоновом режиме, чтобы избежать появления отрицательных остатков.
Решать специфические проблемы, например, с частичным возвратом по чеку платежной картой из РМК, для которых уже существуют готовые расширения.
Разработка требует привлечения программистов 1С и тщательного тестирования, но позволяет максимально адаптировать систему под свои нужды.
Отдельного внимания заслуживает возврат маркированных товаров. Согласно требованиям, даже если код маркировки поврежден или отсутствует, пробитие чека на возврат (или оформление документа Возврат товаров от клиента) все равно возможно. Однако, для последующего ввода такого товара обратно в оборот может потребоваться процедура перемаркировки, если код был безвозвратно утерян или испорчен.
Сведения о возврате маркированного товара в оборот в ГИС МТ (например, "Честный ЗНАК") могут быть поданы двумя основными способами:
Через ККТ (онлайн-кассу): При пробитии чека на возврат, данные через Оператора Фискальных Данных (ОФД) автоматически передаются в ГИС МТ, информируя систему о возврате товара.
Вручную через личный кабинет ГИС МТ: В некоторых случаях (например, при специфических сценариях возврата) может потребоваться ручная подача сведений о возврате товара в оборот через личный кабинет участника оборота товаров в ГИС МТ.
Важно помнить, что корректность работы с маркированными товарами при возврате критична для соблюдения законодательства и избежания штрафов.
Проблема оформления возвратов от покупателя через РМК в 1С:УТ 11.4, когда возврат происходит в другую кассовую смену, является распространенной и имеет логичное объяснение в механизмах учета 1С. Хотя интерфейс РМК и предлагает функционал для таких операций, его использование напрямую приводит к ошибкам в Отчете о розничных продажах.
Мы выяснили, что типовым и наиболее корректным решением является использование документа "Возврат товаров от клиента", который, несмотря на кажущуюся "неудобность", обеспечивает правильный бухгалтерский и управленческий учет. Если же это решение категорически не подходит из-за специфики работы, можно рассмотреть переход на 1С:Розница 2.3 или разработку собственного расширения. Использование обходных путей, таких как отключение контроля остатков, не рекомендуется из-за потенциальных рисков.
Всегда помните, что некорректное оформление возвратов может привести не только к проблемам с внутренним учетом и себестоимостью, но и к нарушениям в бухгалтерской и налоговой отчетности. Поэтому глубокое понимание логики работы системы и следование рекомендованным методам является ключом к бесперебойной работе.