В практике работы розничных магазинов на базе 1С:Управление торговлей 11.4 часто возникает ситуация, когда кассир ошибочно оформляет возврат товара, проданного в другую смену, через документ Чек ККМ на возврат. С точки зрения программы это методологическая ошибка, которая ведет к «зависанию» остатков, невозможности провести Отчет о розничных продажах и расхождениям в денежных средствах. В этой статье мы подробно разберем, почему это происходит и как правильно выйти из ситуации, сохранив чистоту учета.
Давайте проанализируем внутреннюю логику программы. Документ Чек ККМ (и на продажу, и на возврат) предназначен для работы в рамках одной открытой кассовой смены. Когда мы делаем возврат «день в день», программа просто сторнирует текущую выручку. Однако, если смена, в которой была совершена продажа, уже закрыта, данные о ней перешли в документ Отчет о розничных продажах (ОРП). В этом случае товар уже официально списан со склада и зафиксирован в финансовом результате.
Если мы пытаемся пробить Чек ККМ на возврат в новой смене по старой продаже, возникают следующие проблемы:
Отчет о розничных продажах с отрицательным количеством. Система увидит это как попытку «минусовой» продажи. Если на складе нет в наличии такого же товара, ОРП просто не проведется по причине «Недостаточно товара на складе».Товары к оформлению отчетов о розничных продажах блокируются, так как возвратный чек пытается «вернуть» то, чего в текущей смене еще не продавали.Разберем ситуацию, когда фискальный чек на кассе уже пробит (клиент получил деньги и чек). Удалить его из фискального накопителя нельзя, данные уже ушли в ОФД. Наша задача — сделать так, чтобы этот чек перестал «ломать» складской учет в 1С.
Посмотрим на статус документа Чек ККМ. Если смена еще не закрыта, мы можем попробовать пометить его на удаление в базе 1С. Но чаще проблема обнаруживается именно при попытке закрыть смену. Если Отчет о розничных продажах не проводится из-за этого возврата, выполним следующие действия:
Отчет о розничных продажах (созданный при закрытии смены).Отчет о розничных продажах и успешно закрыть смену по остальным позициям.Важно понимать: удаляя строку из ОРП, мы убираем только движения в 1С. Реальный факт возврата денег через кассу (по фискальным данным) уже зафиксирован, и мы разберемся с этим на этапе корректировки кассы.
Теперь нам нужно официально вернуть товар на склад, чтобы он появился в остатках и по нему рассчиталась себестоимость. Для возвратов прошлых периодов в УТ 11.4 используется «офисная» схема.
Рассмотрим порядок действий:
Чек ККМ (или ОРП), которым товар был продан изначально. Если найти его сложно, можно заполнить товарную часть вручную через кнопку Добавить.После проведения этого документа товар вернется в регистр Товары на складах и восстановится в регистре Выручка и себестоимость продаж. Складской учет теперь в порядке.
Самый тонкий момент — деньги. Мы уже выдали деньги клиенту через Чек ККМ, но в управленческом учете (в разрезе взаиморасчетов) этот возврат еще не отражен. Кроме того, нам нужно, чтобы остаток в денежном ящике ККМ совпал с остатком в программе.
Важное правило: На основании созданного Возврата товаров от клиента необходимо создать документ Расходный кассовый ордер (РКО) с видом операции Возврат оплаты клиенту.
При этом строго соблюдайте следующие настройки в РКО:
Теперь проанализируем ситуацию с остатками наличности. После ошибочного Чека ККМ в денежном ящике кассы (в программе) стало меньше денег на сумму возврата. А в основной кассе предприятия (после создания РКО) тоже стало меньше денег на ту же сумму. Получилось двойное списание денег в программе, хотя физически деньги ушли один раз.
Чтобы выровнять баланс, выполним «виртуальную» переброску:
Выемку денежных средств из кассы ККМ на сумму ошибочного возврата. Это обнулит «минус» или просто скорректирует остаток в кассе ККМ.Приходный кассовый ордер в основную кассу предприятия с видом операции Поступление из другой кассы. В качестве источника укажем ту самую выемку.Таким образом, мы переместили деньги из одной кассы в другую внутри программы, компенсировав расход по РКО. Теперь остатки в 1С сойдутся с реальным наличием купюр в кассе.
Мы выяснили причину ошибки: использование кассового модуля для операций, требующих полноценного складского учета. Подведем итог алгоритма:
Отчета о розничных продажах текущего дня.Возврат товаров от клиента (без чека).Расходный кассовый ордер (без чека).Чтобы избежать подобных ситуаций в будущем, рекомендуем провести инструктаж для персонала: возвраты товаров, приобретенных не в текущую смену, всегда должны оформляться через менеджера или старшего кассира в интерфейсе «офисных» документов, а не через рабочее место кассира (РМК). Это обеспечит правильное списание себестоимости и отсутствие проблем при закрытии смены.