← На главную

Проанализируем ситуацию, которая часто возникает при переходе на новые форматы ЭДО: контрагент отправляет по оператору электронного документооборота документ, который в печатном представлении и по названию выглядит как «Акт приёма-передачи» (или «Акт выполненных работ»), но технически сформирован в XML по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (то есть по формату УПД версии 5.03).

Разберем по шагам: корректно ли это юридически, что изменилось с 01.01.2026, и как действовать в 1С, чтобы не получать ошибки и не спорить с контрагентами.

1) Что именно поменялось с 01.01.2026: важен не «ярлык документа», а допустимый формат обмена через оператора ЭДО

С 2026 года ключевое изменение для формализованного ЭДО — не в том, что «акты больше нельзя оформлять вообще», а в том, что через операторов ЭДО прекращается обмен некоторыми старыми формализованными XML-форматами накладных и актов. ФНС разъясняла бизнесу, что вместо прежних формализованных форматов можно использовать универсальный передаточный документ (УПД) версии 5.03, который многофункционален: он способен закрывать и отгрузку, и работы/услуги, и при необходимости включать счет-фактуру.

Отсюда и «парадокс», который мы наблюдаем на практике: контрагент продолжает говорить «мы вам акт отправили», но на техническом уровне отправляет УПД 5.03 (и это правильно для формализованного обмена в новых условиях).

Сделаем промежуточный вывод: если документ сформирован как УПД 5.03 и передан формализованно через ЭДО, это как раз и есть ожидаемый и допустимый путь на 2026 год, даже если в визуализации или в поле «наименование» он называется «Акт».

2) Корректен ли «Акт», составленный в формате 970: разделим два понятия — «вид документа» и «формат XML»

Давайте аккуратно разделим термины, потому что из-за этого и возникает путаница:

1. «Акт» — это привычное для бухгалтерии название первичного документа (акт оказанных услуг, акт выполненных работ, акт приёма-передачи и т. п.). Это «вид» документа в хозяйственном смысле.
2. «Формат 970 / УПД 5.03» — это технический XML-формат для формализованного ЭДО, утвержденный приказом ФНС. Это «как упакован документ» для передачи через оператора, проверки структуры и автоматической обработки.

Теперь посмотрим на практическую ситуацию из переписки: контрагент отправляет «акт», но формирует его по формату УПД 5.03. Это означает, что:

1. В ЭДО гуляет формализованный XML, который соответствует утвержденному формату УПД.
2. Внутри такого XML предусмотрено описание хозяйственной операции (передача результатов работ/оказание услуг/передача имущества) и обязательные реквизиты первичного документа.
3. Визуальная печатная форма (то, как документ показывается пользователю) может быть оформлена как «Акт», а не как «УПД» — это вопрос представления, а не валидности XML.

Вывод: документ «по сути акт», но «по формату УПД 5.03», может быть корректным, если он содержит обязательные реквизиты первички и корректно подписан ЭП в рамках ЭДО.

3) Почему «назвать документ актом» не ломает формат: требования к первичке и логика УПД

Разберем подробнее, почему само слово «Акт» в названии не является проблемой.

Первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты (классический набор: наименование, дата, содержание факта хозяйственной жизни, измерители, должности и подписи ответственных лиц и т. д.). Законодательство про бухгалтерский учет (в логике требований к первичным документам) не «привязывает» нас к строго фиксированному названию вроде «ТОРГ-12» или «Акт». Важно, чтобы:

1. Документ подтверждал конкретный факт хозяйственной жизни (выполнение работ, оказание услуг, передача имущества и т. п.).
2. Были заполнены обязательные реквизиты.
3. Документ был подписан уполномоченными лицами (в ЭДО — квалифицированной или иной ЭП по правилам вашего оператора и регламентов).

УПД в этом смысле — «контейнер», который может выступать:

1. Либо как документ «первичка + счет-фактура» (часто говорят «УПД со статусом 1»).
2. Либо как документ «только первичка» (часто говорят «УПД со статусом 2»).

Если операция — это именно закрытие работ/услуг/передачи без счета-фактуры в составе, то логично использовать вариант «только первичка». При этом визуально документ может показываться как акт, потому что бухгалтеру так понятнее и привычнее.

Ключевой момент для спокойствия: формат УПД 5.03 допускает использование для актов и накладных в рамках формализованного ЭДО, поэтому «актоподобная» визуализация поверх XML УПД 5.03 — распространенная практика операторов ЭДО и учетных систем.

4) Где может быть реальный риск: не «название», а неправильный статус/назначение и заполнение реквизитов

Чтобы решать проблему профессионально, проверим не заголовок, а «суть» документа. Риски возникают обычно в четырех сценариях — разберем их и сразу дадим практические действия.

Сценарий А: вам нужен документ только как первичка, а контрагент прислал УПД со счетом-фактурой внутри (или наоборот)

Если вы на ОСНО и принимаете НДС к вычету, вам важно, чтобы счет-фактура был корректен и был сформирован в допустимом формате. Если же операция не предполагает выставление счета-фактуры (например, контрагент на УСН без НДС или счет-фактура идет отдельным документом по вашей договоренности), тогда корректнее использовать «только первичку».

Что делаем:

1. Согласуем с контрагентом, какой вариант документа нужен по договору и по налоговой логике: «первичка + счет-фактура» или «только первичка».
2. В 1С настраиваем отправку именно того вида электронного документа, который соответствует договоренности (ниже разберем настройки).
3. При получении проверяем, что документ корректно распознан и проведен по нужному сценарию (например, лег в «Поступление (акты, накладные)» / «Поступление услуг» и, при необходимости, сформировал записи НДС).

Сценарий B: документ по формату УПД 5.03, но заполнен как попало (нет содержания операции, нет измерителей, нет корректных подписантов)

В ЭДО можно «технически» отправить многое, но учет и проверка строятся на реквизитах. Если в документе не отражен предмет работ/услуг, нет суммы/ставки/основания, отсутствуют данные подписантов или полномочий, то проблема уже не в формате 970, а в качестве первички.

Что делаем:

1. Проверяем состав реквизитов первичного документа (наименование операции, период/дата, стоимость, стороны, основание, подписи).
2. Если в документе «пусто» — отправляем корректировочный запрос контрагенту и фиксируем переписку (внутри ЭДО или официально).
3. Согласуем шаблон заполнения: например, чтобы в табличной части были наименования работ/услуг, единицы измерения и количественные показатели там, где это уместно.

Сценарий C: контрагент присылает «акт» неформализованно (PDF/произвольный файл) и вы переживаете, что «так нельзя»

После изменений по формализованным XML-форматам многие компании оставляют для части операций неформализованный электронный документ (например, PDF), подписанный ЭП. Это не «плохой» вариант сам по себе, просто он хуже автоматизируется: меньше проверок структуры, больше ручной контроль, часто сложнее сопоставлять строки с номенклатурой и проводить без ручных корректировок.

Что делаем:

1. Если вам важна автоматизация и «формализованность» — переводим контрагента на УПД 5.03 (как на единый формализованный контейнер для актов/накладных).
2. Если автоматизация вторична — принимаем неформализованный файл, но усиливаем контроль реквизитов первички и корректности подписей.

Сценарий D: учетная система не поддерживает УПД 5.03 и «ругается» на входящий документ

Это типичная техническая причина конфликтов: контрагент прав (прислал по актуальному формату), оператор прав (передал корректный XML), а ваша 1С «не понимает» новую версию и показывает ошибку загрузки/разбора формата.

Что делаем: обновляем конфигурацию/модули ЭДО и включаем поддержку нужного формата (ниже — пошагово).

5) Практическое решение 1: Принимайте «Акт», если технически это УПД 5.03 и он корректно подписан

Теперь соберем «правильную позицию», которую можно применять в работе, в переписке с контрагентами и внутри учетной политики.

Если контрагент отправил вам документ, который:

1. Передан через оператора ЭДО как формализованный XML,
2. Соответствует формату УПД версии 5.03 (приказ ФНС № ЕД-7-26/970@),
3. Содержит все обязательные реквизиты первичного документа,
4. Подписан корректной ЭП уполномоченных лиц,

— тогда мы принимаем его как корректный первичный документ, даже если в визуализации он называется «Акт приёма-передачи».

Почему это работает на практике:

1. ФНС прямо указывала, что акты и накладные можно создавать с использованием формата УПД 5.03.
2. УПД 5.03 как раз и задуман как универсальная конструкция, позволяющая закрывать разные типы операций единым форматом в ЭДО.
3. В учете важны реквизиты и корректность подписей, а не то, какое слово выводится в заголовке печатной формы.

6) Практическое решение 2: Если вы хотите «именно акт», используйте УПД 5.03 как первичку (статус 2) и называйте визуализацию «Акт»

Посмотрим на пример типичного запроса: «Можно ли оформить документ в формате УПД 5.03, но назвать его “Акт приёма-передачи”?»

Разберем по шагам, как это обычно реализуется у операторов ЭДО и в учетных системах:

1. В XML формируется документ по формату УПД 5.03.
2. Внутри указывается назначение документа (часто в терминах «статуса»): «только первичка» или «первичка + счет-фактура».
3. Оператор ЭДО и/или учетная система строит визуальную форму. Там вы можете увидеть слово «Акт», потому что система «понимает» — это закрытие услуг/работ, и показывает привычную форму.

Что важно зафиксировать: в таком сценарии документ соответствует формату приказа № ЕД-7-26/970@ не по «названию печатной формы», а по структуре XML. То есть формально это «УПД 5.03», а по бизнес-смыслу — «акт».

С учетной точки зрения это нормальная практика: мы получаем универсальный формализованный документ, который закрывает нужную нам операцию и проходит проверки формата у оператора ЭДО.

7) Практическое решение 3: Если контрагент упирается и шлет старые форматы актов — переводите на УПД 5.03 или уходите в неформализованный обмен

Иногда проблема обратная: контрагент продолжает формировать «старый формализованный акт» (по прежним приказам и форматам), а вы понимаете, что в 2026 году через оператора такие документы могут не проходить или будут блокироваться/не поддерживаться.

Разберем два рабочих пути:

Вариант 1 (рекомендуемый для автоматизации): согласуем с контрагентом, что «акты» и «накладные» будем оформлять через УПД 5.03 (формализованно).

Вариант 2 (когда формализованность не нужна): согласуем обмен неформализованными документами (например, PDF) через ЭДО, но обязательно обеспечиваем корректные подписи и реквизиты первички. Этот вариант часто используют для нестандартных актов, отчетов агента, актов сверки и прочих документов, которые не требуется формализовывать в XML.

При выборе варианта 2 важно помнить: неформализованный документ хуже интегрируется в учет, поэтому усиливаем внутренние регламенты — кто проверяет реквизиты, кто сверяет суммы, кто отвечает за хранение и доступность для контроля.

8) Что делать в 1С: настраиваем ЭДО так, чтобы «Акт» уходил и приходил как УПД 5.03

Теперь перейдем к самой прикладной части: как организовать работу в 1С, чтобы с 2026 года вы спокойно обменивались документами и не ловили ошибки формата.

Сразу договоримся о подходе: мы не ищем кнопку “Сделать акт по 970”. Мы настраиваем, чтобы операции «реализация/поступление услуг (акты)» обменивались через ЭДО в виде УПД 5.03. То есть «акт» на уровне бизнеса, но «УПД 5.03» на уровне формата XML.

8.1) Проверьте обновления и поддержку формата УПД 5.03

Начнем с базового: если конфигурация или модуль ЭДО не обновлены, 1С может не распознать входящий УПД 5.03 и выдать ошибку. Поэтому сначала делаем техническую проверку:

1. Обновляем конфигурацию 1С до актуального релиза, где поддержан формат УПД 5.03.
2. Обновляем компоненты/расширения, связанные с ЭДО (в зависимости от используемого решения: встроенный обмен, 1С-ЭДО, интеграция с оператором).
3. Проверяем, что входящие документы формата УПД 5.03 успешно открываются и создаются на их основании документы учета (поступление, реализация, счет-фактура при необходимости).

Подсказка для диагностики: если входящий документ «не открывается», «не распознается» или «не поддерживается версия формата», то это почти всегда симптом устаревшей версии конфигурации/модуля ЭДО.

8.2) Настройте форматы отправки электронных документов для операций “актов”

Дальше разберем по шагам настройку отправки. Логика в 1С обычно такая: для каждого типа хозяйственной операции/документа учета задается, в каком электронном формате он будет уходить контрагенту.

Что нам нужно: для операций реализации/поступления услуг, где раньше уходил “акт” отдельным формализованным форматом, теперь должен уходить УПД 5.03.

Разберем общий алгоритм (названия пунктов меню могут немного отличаться в разных конфигурациях, но смысл одинаков):

1. Откройте настройки ЭДО организации и учетных записей операторов.
2. Перейдите к настройкам отправки документов контрагентам (часто это список правил/соответствий «вид документа учета → формат электронного документа»).
3. Найдите строки, соответствующие операциям услуг/работ (реализация услуг, поступление услуг, акты выполнения работ).
4. Выберите электронный формат УПД 5.03 для этих операций.

Внутри 1С мы обычно работаем с сущностями вроде НастройкиЭДО (как общий термин), учетными записями ЭДО, правилами отправки и соответствиями видов документов. Конкретные формы интерфейса зависят от конфигурации, но идея одна: привязать “актовые” операции к формату УПД 5.03.

8.3) Согласуйте с контрагентом сценарий “статус 1” или “статус 2”

Чтобы не получить путаницу с НДС, заранее фиксируем, что мы хотим получить:

1. Если нужен УПД как первичка + счет-фактура (закрываем реализацию с НДС одним документом) — используем соответствующий сценарий формирования.
2. Если нужен документ только как первичка (акт/передача без счета-фактуры внутри) — используем сценарий «только первичка» и отдельно оформляем счет-фактуру (если он вообще нужен).

На практике это проявляется так: один и тот же «контейнер» УПД может закрывать разные бизнес-сценарии. Поэтому мы не спорим про название «акт/УПД», а договариваемся про юридическое содержание: нужен ли счет-фактура в составе и какие реквизиты должны быть заполнены.

8.4) Проверяйте входящие документы: что контролируем при приемке “акта в формате УПД 5.03”

Чтобы окончательно снять тревоги, построим чек-лист приемки. Когда к вам приходит «акт», сформированный как УПД 5.03, проверяйте не заголовок, а контрольные точки:

1. Корректность сторон: организация и контрагент, ИНН/КПП (если применимо), договор/основание.
2. Содержание операции: что именно передано/оказано/выполнено, за какой период, по какому объекту.
3. Суммы: итог, ставки, НДС (если применимо), корректность округлений.
4. Подписи: обе стороны подписали, подписанты соответствуют полномочиям.
5. Отражение в учете 1С: документ корректно создался/провелся и попал в регистры; при необходимости сформировались записи по НДС.

Если все пять пунктов выполняются, то документ можно считать рабочим и безопасным для учета.

9) Как корректно отвечать контрагентам и внутренним службам: готовая позиция без лишних споров

Часто проблема не техническая, а коммуникационная: бухгалтерия говорит «нам нужен акт», ИТ говорит «нужен УПД», контрагент говорит «у нас акт». Чтобы быстро выровнять терминологию, используем простую формулировку:

«В 2026 году в формализованном ЭДО подтверждение работ/услуг/передачи можно оформлять в XML по формату УПД 5.03. Визуально документ может называться актом, но технически он сформирован как УПД 5.03, и это допустимо. Для нас важно, чтобы были заполнены реквизиты первички и документ был корректно подписан».

Эта позиция помогает и с контрагентами, и с аудиторами, и внутри компании: мы показываем, что понимаем различие между «бизнес-названием» и «техническим форматом обмена».

10) Итог: краткая схема выбора решения

Чтобы закрепить результат, соберем итоговую схему действий.

1. Если вы хотите формализованный ЭДО по работам/услугам/передаче в 2026 году — используйте УПД 5.03. Даже если документ называют «актом», по формату он будет УПД, и это нормально.
2. Если вы получили “Акт”, но он сформирован как УПД 5.03 — принимайте, при условии корректных реквизитов и подписей. Название в визуализации не является критерием валидности формата.
3. Если ваша 1С не принимает УПД 5.03 — обновляйте конфигурацию/модуль ЭДО и настройте правила отправки/приемки так, чтобы “актовые” операции шли как УПД 5.03.
4. Если контрагент не готов к формализованному УПД — используйте неформализованный обмен (например, PDF с ЭП), но усиливайте контроль реквизитов первички и хранения.

Главная мысль: в 2026 году мы не спорим о слове «Акт» в названии. Мы проверяем, что документ сформирован по актуальному формату (УПД 5.03), отражает правильный факт хозяйственной жизни, заполнен по реквизитам и корректно подписан.

Информация носит справочный характер и не заменяет анализ вашей конкретной ситуации с учетом договора, учетной политики и позиции контролирующих органов по вашему кейсу.