Разберем ситуацию: организация хочет отправить контрагенту через ЭДО не старый электронный акт, а комплект из двух документов — счет-фактуру и УПД со статусом 2. Такой вопрос стал особенно актуален после отмены старых форматов электронных актов и товарных накладных, которые раньше применялись в ЭДО по приказам ФНС № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@.
Ответ: да, такой комплект документов можно использовать, если УПД со статусом 2 оформляется именно как первичный учетный документ, то есть как замена акта выполненных работ, акта оказанных услуг или товарной накладной, а счет-фактура выставляется отдельно для целей НДС.
Проанализируем ситуацию подробно и разберем, когда такой вариант корректен, чем он отличается от УПД со статусом 1, что учитывать в 1С и какие ошибки чаще всего возникают при отправке документов через ЭДО.
С 1 января 2026 года через операторов электронного документооборота нельзя использовать старые формализованные электронные форматы:
электронную товарную накладную, которая была утверждена приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@;
электронный акт выполненных работ или оказанных услуг, который был утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
Выясним причину. Эти приказы утратили силу, поэтому формализованный обмен именно в старых XML-форматах акта и товарной накладной больше не применяется. Вместо них для структурированного ЭДО используется актуальный формат универсального передаточного документа — УПД формата 5.03.
При этом важно не сделать неправильный вывод. Отмена старых электронных форматов не означает, что вообще нельзя оформлять акт или накладную как первичный документ. Бумажные формы актов и накладных не отменены. Также сохраняется возможность обмениваться неформализованными электронными первичными документами, например подписанными файлами PDF, если такой порядок согласован сторонами. Но если мы говорим именно о формализованном ЭДО через оператора, то для акта или накладной теперь нужно использовать формат УПД 5.03.
Поэтому в рассматриваемой ситуации логика такая: старый электронный акт по приказу № 552 уже не отправляем, а вместо него формируем УПД в функции первичного документа. Если НДС нужно оформить отдельным документом, дополнительно отправляем электронный счет-фактуру.
Рассмотрим подробнее статус УПД. В бухгалтерской практике обычно говорят о двух статусах универсального передаточного документа:
Статус 1 — УПД одновременно выполняет две функции: первичный учетный документ и счет-фактура. Такой документ может заменить комплект «акт или накладная + счет-фактура».
Статус 2 — УПД выполняет только функцию первичного учетного документа. Он подтверждает факт хозяйственной жизни: передачу товаров, выполнение работ, оказание услуг, передачу имущественных прав. Сам по себе такой УПД не является счетом-фактурой.
Именно поэтому УПД со статусом 2 можно использовать вместо акта. Он закрывает первичную часть операции: подтверждает, что работы выполнены, услуги оказаны или товары переданы. Но если продавец является плательщиком НДС и обязан выставить счет-фактуру, то одного УПД со статусом 2 недостаточно для целей НДС. В этом случае счет-фактуру нужно оформить отдельно.
Посмотрим на практический вывод: комплект «УПД статус 2 + счет-фактура» по смыслу равен привычному комплекту «акт + счет-фактура». Только вместо старого электронного акта используется УПД как первичный документ.
Да, отправьте такой комплект, если ваша учетная схема предполагает раздельное оформление первички и счета-фактуры. В этом случае:
УПД со статусом 2 заменяет акт выполненных работ, акт оказанных услуг или товарную накладную.
Счет-фактура оформляет НДС и служит основанием для налоговых записей по НДС, в том числе для вычета у покупателя при выполнении остальных условий НК РФ.
Разберем по шагам, как это выглядит на практике.
Сначала оформите документ реализации: работы, услуги или товары. На основании этого документа сформируйте электронный УПД как первичный документ. В визуальном представлении он будет восприниматься как УПД со статусом 2, а по сути — как электронная замена акта или накладной.
Затем сформируйте отдельный счет-фактуру. Он должен быть связан с той же хозяйственной операцией: тем же контрагентом, договором, суммой, ставкой НДС и основанием реализации.
Отправьте оба документа через ЭДО. УПД со статусом 2 направьте как первичный документ на подписание или согласование контрагентом. Счет-фактуру направьте как отдельный налоговый документ.
Главное правило: не пытайтесь принять НДС к вычету только по УПД со статусом 2. Для НДС в такой схеме нужен отдельный счет-фактура. УПД со статусом 2 подтверждает расходы, факт оказания услуг или выполнения работ, но не заменяет счет-фактуру.
Теперь рассмотрим альтернативное решение. Во многих случаях проще не отправлять два документа, а оформить один УПД со статусом 1. Такой документ объединяет первичный учетный документ и счет-фактуру.
Используйте УПД со статусом 1, если:
продавец является плательщиком НДС;
по операции нужно выставить счет-фактуру;
контрагент готов принимать один универсальный документ вместо двух отдельных документов;
в настройках ЭДО с контрагентом согласован обмен УПД, включающим счет-фактуру;
в учетной системе удобно вести одну цепочку электронного документа вместо двух.
При таком варианте один документ выполняет сразу две функции. Это удобно, потому что уменьшается количество электронных документов, проще отслеживать подписание, меньше риск расхождений между актом и счетом-фактурой.
Но если по внутренним правилам компании, требованиям контрагента или настройкам ЭДО нужно отправлять первичку и счет-фактуру отдельно, используйте схему «УПД статус 2 + отдельный счет-фактура». Она допустима, если документы оформлены корректно.
Разберем подробнее, в каких операциях УПД со статусом 2 может заменить акт. Такой вариант подходит для оформления:
оказанных услуг;
выполненных работ;
передачи товаров;
передачи имущественных прав;
иных хозяйственных операций, по которым требуется первичный учетный документ.
Например, если организация оказывает услуги по сопровождению 1С, раньше она могла отправлять через ЭДО акт оказанных услуг и отдельный счет-фактуру. После отмены старого формализованного электронного акта вместо него можно отправлять УПД со статусом 2. Тогда комплект будет выглядеть так:
УПД со статусом 2 — подтверждает, что услуги оказаны;
счет-фактура — отражает НДС.
Для покупателя такой комплект закрывает две задачи: первичный документ подтверждает расходы и факт оказания услуг, а счет-фактура используется для учета НДС.
Посмотрим на различия. Это важно, потому что внешне в 1С и у оператора ЭДО документы могут отображаться похоже, но их юридическая и налоговая функция различается.
УПД статус 1 — один документ. Он одновременно является первичным документом и счетом-фактурой. Отдельный счет-фактура в этой схеме не нужен.
УПД статус 2 — только первичный документ. Он заменяет акт или накладную. Для НДС нужен отдельный счет-фактура.
Счет-фактура отдельно — самостоятельный документ для НДС. Он не заменяет акт, накладную или иной первичный документ.
Проанализируем типовую ошибку. Если продавец отправил УПД со статусом 2 и не отправил счет-фактуру, а операция облагается НДС, покупатель не должен считать такой УПД полноценным основанием для вычета НДС. Нужно запросить отдельный счет-фактуру или попросить продавца выставить УПД со статусом 1, если стороны хотят объединить документы.
Другая ошибка — отправить УПД со статусом 1 и дополнительно отдельный счет-фактуру на ту же операцию. Так делать не следует, если отдельный счет-фактура полностью дублирует налоговую часть УПД. В этом случае возникает риск задвоения документов и путаницы в книге продаж и книге покупок.
Разберем выбор схемы на простых примерах.
Пример 1. Организация на ОСНО оказывает услуги с НДС. Можно оформить один УПД со статусом 1. Тогда он заменит и акт, и счет-фактуру. Это самый компактный вариант.
Пример 2. Контрагент просит получать счет-фактуру отдельно. В этом случае оформите УПД со статусом 2 вместо акта и отдельно отправьте счет-фактуру. Такой комплект допустим.
Пример 3. Организация на УСН не выставляет НДС. Если счет-фактура не требуется, можно использовать УПД со статусом 2 как первичный документ. Отдельный счет-фактура не нужен, если нет обязанности его выставлять.
Пример 4. Стороны раньше обменивались бумажными актами и электронными счетами-фактурами. Можно продолжать работать по аналогичной логике: первичный документ оформлять на бумаге или в неформализованном электронном виде, а счет-фактуру отправлять электронно. Но если хотите именно формализованный электронный первичный документ через оператора ЭДО, используйте УПД 5.03.
Пример 5. В 1С настроена отправка реализации и счета-фактуры раздельно. Тогда проверьте, что реализация уходит как УПД со статусом 2, а счет-фактура — как отдельный электронный счет-фактура. Если вместо этого 1С формирует УПД со статусом 1, настройка может быть другой: счет-фактура и первичный документ объединяются в один электронный документ.
Теперь посмотрим, что важно проверить в 1С. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но общий порядок одинаковый.
Проверьте, что конфигурация 1С и модуль ЭДО обновлены. Для работы с актуальными электронными форматами нужен поддерживаемый релиз 1С и актуальная версия модуля ЭДО.
Откройте настройки ЭДО с конкретным контрагентом. Обычно это делается через разделы Администрирование, Обмен электронными документами, Настройки ЭДО, Настройки отправки документов.
Проверьте формат отправки первичных документов. Для формализованного обмена актами и накладными после отмены старых форматов должен применяться УПД формата 5.03.
Проверьте настройку объединения счета-фактуры и первичного документа. Если включена настройка по смыслу «счет-фактура и первичный документ в одном документе», программа обычно формирует УПД со статусом 1. Если документы должны уходить раздельно, такую настройку нужно проверить и настроить под схему обмена с контрагентом.
Создайте документ реализации. В типовой 1С это может быть документ Реализация товаров и услуг, Реализация актов, накладных, УПД или аналогичный документ конкретной конфигурации.
Создайте счет-фактуру на основании реализации, если операция облагается НДС и требуется отдельный счет-фактура. В типовой логике это документ Счет-фактура выданный.
В обработке Текущие дела ЭДО проверьте, какие электронные документы сформированы к отправке: отдельно первичный документ и отдельно счет-фактура либо один объединенный УПД.
Особенно внимательно проверьте статус и функцию электронного документа. В интерфейсе может отображаться привычный статус УПД, а в самом XML-документе используется функция электронного документа. Для первичного документа без счета-фактуры должна быть выбрана функция передаточного документа, а для объединенного УПД — функция счета-фактуры и передаточного документа.
Разберем типовую картину на уровне объектов 1С. В разных конфигурациях метаданные могут называться иначе, но обычно в процессе участвуют следующие документы и механизмы:
РеализацияТоваровУслуг — документ, которым отражают продажу товаров, выполнение работ или оказание услуг.
СчетФактураВыданный — документ, которым оформляют счет-фактуру продавца.
Контрагенты — справочник, в карточке которого часто доступны настройки ЭДО с конкретным покупателем или заказчиком.
ДоговорыКонтрагентов — справочник или связанный объект, где могут учитываться условия расчетов и документооборота.
ТекущиеДелаЭДО — рабочее место, через которое пользователь видит документы к отправке, входящие документы, приглашения, статусы подписания и ошибки обмена.
НастройкиЭДО — настройки обмена с контрагентом, где выбирают оператора, организацию, контрагента, вид электронных документов и форматы обмена.
Если вы работаете в типовой 1С:Бухгалтерии, сначала оформите реализацию, затем проверьте счет-фактуру и только после этого переходите к отправке через ЭДО. Не начинайте исправлять XML вручную: корректнее изменить настройки обмена, обновить релиз или переформировать электронный документ из учетного документа.
Рассмотрим подробнее порядок действий, если нужно отправлять именно два документа.
Откройте карточку контрагента и перейдите в настройки ЭДО. Проверьте, что с контрагентом действует соглашение об электронном обмене и есть корректная настройка отправки документов.
Откройте настройки отправки по виду документа реализации. Убедитесь, что для первичного документа используется актуальный формат УПД, а не старый формат электронного акта или товарной накладной.
Проверьте настройку объединения первичного документа и счета-фактуры. Если нужен УПД со статусом 2 и отдельный счет-фактура, не объединяйте их в один электронный УПД со статусом 1.
Создайте документ реализации и заполните номенклатуру, количество, цену, сумму, ставку НДС, договор и счет учета.
Создайте отдельный счет-фактуру на основании реализации. Проверьте номер, дату, ставку и сумму НДС.
Перейдите в Текущие дела ЭДО и сформируйте электронные документы к отправке.
Перед подписанием откройте представление документа и убедитесь, что первичный документ не сформирован как счет-фактура. Он должен выполнять функцию акта или накладной.
Подпишите и отправьте документы. УПД со статусом 2 должен пройти маршрут первичного документа, а счет-фактура — маршрут электронного счета-фактуры.
Если после изменения настроек 1С все равно формирует не тот вариант, переформируйте электронный документ. Иногда уже созданный электронный документ сохраняет старые параметры, поэтому нужно удалить черновик электронного документа и сформировать его заново из учетного документа.
Рассмотрим распространенную проблему. Вы отправляете комплект «УПД статус 2 + счет-фактура», а контрагент отвечает, что ему нужен акт. В такой ситуации объясните контрагенту, что для формализованного ЭДО вместо старого электронного акта теперь применяется УПД формата 5.03 в функции первичного документа.
Разберите с контрагентом три возможных варианта:
Вариант 1: принимать УПД со статусом 2 вместо акта. Это основной вариант, если стороны хотят продолжать формализованный ЭДО и при этом оформлять счет-фактуру отдельно.
Вариант 2: перейти на УПД со статусом 1. Это удобно, если обе стороны готовы получать один документ вместо комплекта «акт + счет-фактура».
Вариант 3: использовать неформализованный электронный акт. Такой вариант возможен, если он согласован сторонами и документы подписываются электронной подписью, но он менее удобен для автоматической обработки, чем формализованный УПД.
Не отправляйте старый формализованный электронный акт по отмененному формату, если обмен идет через оператора ЭДО после 1 января 2026 года. Это может привести к отказу в приеме документа оператором или к проблемам с последующим учетом.
Теперь посмотрим на контрольные точки. При раздельной схеме важно убедиться, что одна и та же операция не отражается дважды.
Сверьте сумму реализации в УПД со статусом 2 и в счете-фактуре. Суммы должны соответствовать одной хозяйственной операции.
Проверьте ставку НДС в счете-фактуре. Она должна соответствовать реализации.
Проверьте, что УПД со статусом 2 не попал в книгу продаж как счет-фактура. Для книги продаж должен использоваться отдельный счет-фактура.
Проверьте, что у покупателя НДС к вычету принимается по счету-фактуре, а расходы подтверждаются УПД со статусом 2.
Проверьте, что в ЭДО нет второго УПД со статусом 1 на ту же операцию. Если есть УПД со статусом 1, отдельный счет-фактура обычно уже не нужен.
Если в 1С в списке к отправке отображаются два документа — реализация и счет-фактура, это само по себе не всегда ошибка. Важно проверить, сколько XML-файлов и с какой функцией фактически формируется для ЭДО. При объединенной схеме программа может показывать связанные учетные документы, но отправлять один электронный УПД. При раздельной схеме должны уйти два электронных документа: первичный документ и счет-фактура.
Разберем сроки. Первичный учетный документ нужно оформлять при совершении факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания. Поэтому УПД со статусом 2 как замена акта должен быть датирован логично: датой оказания услуг, выполнения работ, передачи товаров или датой приемки, если это следует из договора и учетной политики.
Счет-фактуру по общему правилу выставляют в срок, установленный для счетов-фактур по НДС. Поэтому при раздельной схеме следите за двумя датами:
датой первичного документа, который подтверждает факт операции;
датой счета-фактуры, который оформляет налоговую часть операции.
Если дата акта и дата счета-фактуры раньше всегда совпадали, можно сохранить такую практику, если она соответствует фактической операции и требованиям НК РФ. Но не смешивайте функции документов: дата УПД со статусом 2 относится к первичке, а дата счета-фактуры — к НДС.
Рассмотрим организационные настройки. Чтобы избежать споров с контрагентами и проверяющими, закрепите порядок документооборота во внутренних документах и соглашениях.
В учетной политике или регламенте ЭДО можно указать, что организация применяет:
УПД со статусом 1 для операций, где первичный документ и счет-фактура объединяются;
УПД со статусом 2 для оформления первичных документов без функции счета-фактуры;
отдельный электронный счет-фактуру, если НДС оформляется отдельно от первичного документа;
неформализованные электронные документы или бумажные документы в случаях, когда это согласовано сторонами и не противоречит законодательству.
В соглашении об ЭДО с контрагентом или в дополнительном соглашении к договору полезно прописать, что УПД со статусом 2 признается сторонами первичным документом, заменяющим акт выполненных работ, акт оказанных услуг или товарную накладную. Также укажите, что счет-фактура может направляться отдельным электронным документом.
Такая формулировка помогает снять типовой спор: контрагент ожидает документ с названием «Акт», а получает УПД. Объясните, что важнее не название печатной формы, а функция документа, его реквизиты, формат и подписи сторон.
Проанализируем реквизиты. УПД со статусом 2 как первичный документ должен содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа. Проверьте, чтобы были заполнены:
наименование документа;
дата составления документа;
наименование продавца и покупателя, исполнителя и заказчика;
содержание факта хозяйственной жизни: какие работы выполнены, какие услуги оказаны, какие товары переданы;
натуральные и денежные измерители операции, если они применимы;
должности и данные лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;
электронные подписи уполномоченных лиц.
Если УПД используется вместо акта услуг, уделите внимание содержанию услуги. Не ограничивайтесь слишком общими формулировками, если из договора не ясно, что именно оказано. Например, вместо общей строки «Услуги» лучше указать «Услуги по сопровождению программного продукта за июнь 2026 года» или «Консультационные услуги по договору № ... за период ...».
Если УПД используется вместо акта выполненных работ, проверьте, что из документа можно понять объем и результат работ. Если по договору предусмотрены этапы, укажите этап или период.
Разберем частые ошибки и сразу определим, как их избежать.
Ошибка: считать УПД со статусом 2 счетом-фактурой. Не делайте так. УПД со статусом 2 — это только первичный документ. Для НДС нужен отдельный счет-фактура или УПД со статусом 1.
Ошибка: отправлять старый электронный акт в отмененном формате. После 1 января 2026 года для формализованного обмена через оператора используйте УПД 5.03 или иной действующий утвержденный формат, если он подходит для конкретного вида документа.
Ошибка: одновременно отправлять УПД со статусом 1 и отдельный счет-фактуру на ту же операцию. Проверьте настройки, чтобы не задвоить налоговый документ.
Ошибка: не согласовать формат с контрагентом. Перед массовой отправкой проверьте настройки ЭДО с ключевыми покупателями и заказчиками.
Ошибка: оставить старые настройки 1С. Обновите программу, модуль ЭДО и настройки форматов документов.
Ошибка: подписать только счет-фактуру и забыть про первичку. УПД со статусом 2 должен пройти маршрут подписания или приемки как первичный документ.
Ошибка: формировать документ с некорректной функцией XML. Проверяйте не только название документа на экране, но и его назначение в ЭДО.
Используйте простую формулировку для переписки с контрагентом:
«С 2026 года для формализованного обмена первичными документами через ЭДО вместо старого электронного акта применяем УПД формата 5.03. УПД со статусом 2 направляется только как первичный документ и заменяет акт оказанных услуг. Счет-фактуру направляем отдельным электронным документом. Просим принимать комплект “УПД статус 2 + счет-фактура” как эквивалент прежнего комплекта “акт + счет-фактура”.»
Такая формулировка помогает быстро снять вопрос у бухгалтерии покупателя. В ней сразу указано, что УПД со статусом 2 не заменяет счет-фактуру, а используется только вместо акта.
Подведем итог и зафиксируем правильный порядок действий.
Да, отправляйте по ЭДО комплект «УПД со статусом 2 + счет-фактура», если нужно заменить акт первичным электронным документом и отдельно оформить НДС.
Не используйте старый формализованный электронный акт по отмененному формату приказа ФНС № ММВ-7-10/552@ после 1 января 2026 года.
Используйте УПД формата 5.03 как актуальный формат формализованного первичного документа в ЭДО.
Помните о функции статуса 2: такой УПД заменяет акт или накладную, но не является счетом-фактурой.
Для НДС отправляйте отдельный счет-фактуру, если не используете УПД со статусом 1.
Проверьте настройки 1С: формат УПД, настройки ЭДО с контрагентом, объединение или раздельную отправку первички и счета-фактуры.
Согласуйте порядок с контрагентом, чтобы он понимал, что УПД со статусом 2 заменяет акт в формализованном ЭДО.
Таким образом, в рассматриваемом вопросе правильное решение следующее: если вместо акта отправляется УПД со статусом 2, а счет-фактура идет отдельным документом, комплект можно применять. Это корректная замена прежнего комплекта «акт + счет-фактура» при условии, что электронные документы сформированы в актуальном формате, подписаны уполномоченными лицами и правильно отражены в учете.
Информация носит справочный характер