Проанализируем ситуацию: сотрудник принес кассовый чек (например, от Почты России) датой 2026 года, в котором указана ставка НДС 20% и сумма НДС рассчитана как при 20%. При этом с 01.01.2026 основная ставка НДС изменилась на 22% (а расчетная — на 22/122). Возникает практический вопрос: нужно ли “пересчитывать” НДС до 22% при проведении авансового отчета или отражать документ как есть.
Разберем по шагам, почему в 2026 году вы можете увидеть “20%” в чеке, какие варианты решений безопасны для учета, и как правильно оформить авансовый отчет в 1С, чтобы не ломать НДС-учет и регистры.
Прежде чем что-то “исправлять” в учете, важно понять логику законодательства и переходных правил по ставкам.
С 1 января 2026 года основная ставка НДС повышена до 22%, а расчетная ставка для случаев “НДС в составе цены” — до 22/122. При этом для переходных операций действует принцип: ставка определяется по дате возникновения налоговой базы (как правило, по наиболее ранней из дат: отгрузка/оказание услуг или получение оплаты/аванса).
Отсюда появляется ключевой момент: чек в 2026 году может содержать ставку 20%, если он отражает расчет, который по правилам должен облагаться “старой” ставкой 20% (например, если фактическое оказание услуги/отгрузка было в 2025 году, а в 2026 оформляется корректировка, возврат или “закрытие” переходной операции). В разъяснениях налоговых органов по формированию кассовых чеков при переходе на новую ставку прямо встречается ситуация, когда в 2026 году в чеке коррекции/возврата/исправления нужно указывать ставку, действовавшую на дату первоначального расчета, то есть 20% (20/120) для расчетов 2025 года.
Теперь сопоставим это с практикой: крупные поставщики услуг (включая логистику) нередко “догоняют” операции, проводят исправления, печатают чеки коррекции, оформляют возвраты, а также могут иметь смешанные сценарии с предоплатами/постоплатами. Поэтому первый шаг — не пытаться автоматически считать, что “20% в 2026 = ошибка”. Давайте действовать методично.
Зафиксируем главное правило, которым будем руководствоваться дальше:
В бухгалтерском и налоговом учете по подотчетным суммам мы отражаем данные первичного документа так, как они указаны в документе (кассовый чек, БСО, акт, счет-фактура и т.д.).
Это означает, что если в чеке указано 20% и сумма НДС посчитана как при 20%, то в документе Документ.АвансовыйОтчет мы отражаем НДС 20% и сумму НДС из чека. Мы не “дотягиваем” НДС до 22% искусственным пересчетом, потому что:
Мы не имеем права изменять реквизиты первичного документа “по ощущениям”, даже если знаем, что с 2026 ставка стала 22%.
Пересчет приведет к расхождениям между учетными регистрами и первичкой: сумма НДС и ставка в учете не совпадут с чеком.
НДС к вычету (если вы его заявляете) должен подтверждаться документами. Если вы “пересчитаете” до 22%, у вас не будет подтверждающего документа на эту сумму.
Итак, наш общий ориентир: проводим авансовый отчет по ставке и сумме из чека. А дальше — уточняем, нужно ли что-то дополнительно сделать из-за того, что чек “выглядит как не тот процент”.
Рассмотрим подробнее наиболее “правильный” и часто встречающийся вариант: в 2026 году вы получили чек со ставкой 20%, потому что операция по правилам относится к 2025 году или является продолжением/корректировкой расчета 2025 года.
Какие сценарии сюда обычно попадают:
Возврат в 2026 году по покупке/оплате 2025 года (возврат товара, отмена услуги, сторно/возврат денег).
Чек коррекции в 2026 году по расчету, который был произведен в 2025 году, где по правилам в корректирующем чеке сохраняется ставка первоначального расчета.
Исправление ошибки в чеке (когда формируются корректирующие документы на операции 2025 года).
Переходные расчеты (например, аванс/предоплата, зачеты), где ставка на конкретный элемент операции определяется датой налоговой базы.
Что делаем в 1С, чтобы учет был аккуратным:
Проводим авансовый отчет по данным чека. В табличной части авансового отчета выбираем ставку НДС 20% и вводим сумму НДС строго как в чеке.
Фиксируем обоснование “почему 20%” в поле комментария документа или в прикрепленном описании (если у вас так принято). Важно создать внутреннюю связку: “чек 2026, ставка 20% — потому что операция относится к расчету 2025/коррекция/возврат”.
Проверяем, не требуется ли отдельный документ по корректировке взаиморасчетов. Например, если это возврат подотчетнику или сторно услуги — иногда удобнее отразить возврат/корректировку отдельным документом, а авансовый отчет использовать как “пакет первички”.
Ключевой контроль: после проведения документа проверяем, что НДС (если он принимается к вычету) лег в регистры корректно и не образовал “странных” разниц по ставкам.
С точки зрения логики перехода ставки это выглядит так: в 2026 ставка 22% применяется к операциям, налоговая база по которым возникла в 2026, но для исправлений/возвратов/коррекций по 2025 ставка первоначального расчета сохраняется. Поэтому “20% в 2026” в таких случаях — не ошибка учета, а следование правилам.
Теперь разберем второй сценарий: услуга реально оказана/оплачена в 2026 году и должна облагаться по 22%, но поставщик (контрагент) пробил чек со ставкой 20% (и НДС посчитал как 20%). Такое возможно, если у контрагента не обновлена касса/учет, неверно настроены ставки, сбой интеграции и т.д.
Тут важно разделить две задачи:
Задача учета подотчетника: нам нужно закрыть авансовый отчет по фактическому документу, который принес сотрудник.
Задача НДС-рисков: нам нужно понять, можем ли мы безопасно принять НДС к вычету и не возникнет ли вопросов при проверке (или при сверке с контрагентом).
Действуем по шагам.
В авансовом отчете отражаем чек как есть: ставка 20%, сумма НДС из чека. Мы не пересчитываем до 22%, потому что это будет “НДС без первички”.
Определяем, заявляем ли мы НДС к вычету по этому чеку. Если по вашей учетной политике и по виду расходов вы принимаете НДС к вычету на основании чека (или БСО) — оцениваем риск того, что документ содержит “устаревшую” ставку.
Параллельно инициируем запрос контрагенту: просим оформить корректный документ (как минимум чек коррекции/исправления, а если требуется — доп. первичку). Здесь мы не вставляем ссылок и не цитируем внешние материалы, но логика следующая: если поставщик ошибся в ставке и сумме налога, корректность должен обеспечивать поставщик, а не покупатель.
Фиксируем служебную переписку/основание (внутренним документом): “получен чек со ставкой 20% в 2026, направлен запрос контрагенту о корректировке”. Это помогает при аудитах и внутреннем контроле.
Что важно: даже если контрагент “ошибся”, бухгалтеру покупателя обычно нельзя “нарисовать” у себя в учете правильную ставку 22% вместо 20%. Мы можем:
либо учесть расходы и НДС строго по документу (как есть);
либо дождаться корректного документа и уже по нему отразить/уточнить НДС.
В рамках авансового отчета это означает: проводим по чеку, а корректировку (если она придет) отражаем отдельными документами и “доводим” учет до правильного состояния.
Иногда вопрос про “20% или 22%” возникает не из-за вычета НДС, а просто потому, что бухгалтер видит несоответствие “новому году”. Если ваша организация:
не является плательщиком НДС,
или конкретные расходы не участвуют в НДС-вычетах,
или вы ведете учет так, что НДС включается в стоимость и не принимается к вычету,
то практическая задача упрощается: нам нужно правильно списать расходы и закрыть подотчет.
Тогда действуем так:
Проводим авансовый отчет по суммам из чека, не пересчитывая НДС.
Следим, чтобы общая сумма документа совпала с чеком (это базовая проверка).
Если НДС включается в стоимость, обеспечиваем единый подход: не “выделяем” налог вручную иначе, чем в документе.
Даже если НДС к вычету не нужен, мы все равно соблюдаем принцип первички: ставка и сумма НДС — как в документе. Так мы не создаем искусственных расхождений и не усложняем последующие сверки.
Теперь перейдем к практике 1С. Рассмотрим типовой подход для 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0) и близких конфигураций, где используется документ Документ.АвансовыйОтчет.
Цель: закрыть подотчет, правильно отразить расходы, и не сломать НДС-учет, если НДС принимается к вычету.
Создайте документ Документ.АвансовыйОтчет.
Укажите организацию, подотчетное лицо, дату авансового отчета.
Заполните сведения о выданном авансе/расходах (в зависимости от ваших процессов: через кассу, банк, выдачу подотчетнику).
Контроль: дата авансового отчета обычно совпадает с датой сдачи отчета сотрудником, а дата чека — с датой расчета у поставщика. Это разные даты, и это нормально.
Далее заполняем табличную часть, куда вы отражаете приобретенные услуги/товары/прочие расходы.
Добавьте строку с расходом (например, “почтовые услуги”).
Укажите сумму расхода.
Укажите ставку НДС 20%, если именно она указана в чеке.
Укажите сумму НДС строго по чеку, если программа требует ввода суммы отдельно (в зависимости от режима “НДС включен/выделяется”).
Важно: не выбирайте 22% “потому что 2026”. Мы исходим из того, что документ подтверждает именно те реквизиты, которые в нем напечатаны.
В 1С ставка НДС обычно выбирается из предопределенных значений/справочника ставок. Для учета нам критично, чтобы строка документа корректно попала в регистры НДС (если они используются). Поэтому мы добиваемся простого результата: ставка и сумма налога в 1С совпадают с чеком.
Теперь посмотрим на развилку, от которой зависит дальнейшая логика.
Вариант А: НДС принимается к вычету
Тогда проверяем, что ваш документ и настройки позволяют отразить входной НДС. Обычно это означает, что при проведении авансового отчета формируются движения по регистрам входного НДС и далее попадают в книгу покупок (при выполнении условий вычета).
Что делаем:
Проверяем, что в строке авансового отчета задана ставка НДС 20% и введена сумма НДС из чека.
Проверяем заполнение реквизитов поставщика (если они используются в вашей схеме) и корректность вида операции (услуги/прочие/товары).
После проведения документа проверяем, что НДС не “пропал” и не задвоился.
Вариант Б: НДС включаем в стоимость
Тогда наша задача — корректно учесть сумму расходов “с налогом” и не пытаться выделить НДС для вычета. В этом случае ставка НДС может быть заполнена “для справки”, но важно, чтобы сумма расходов совпала с чеком, а бухгалтерские проводки соответствовали вашей учетной политике.
Что делаем:
Убедимся, что итоговая сумма расхода соответствует сумме оплаты по чеку.
Убедимся, что НДС не попал в регистры к вычету, если это не предусмотрено.
Ключевой вывод: в обоих вариантах мы не “перекрашиваем” ставку в 22% вручную, пока у нас на руках чек со ставкой 20%.
Теперь разберем практический кейс: мы провели авансовый отчет по чеку 20%, а потом поставщик прислал исправление (чек коррекции/исправленный документ), где ставка и сумма НДС уже 22% (или корректная по правилам переходного периода).
Как действовать правильно:
Не перепроводим “задним числом” первичку без основания. У нас должен быть новый документ/исправление.
Отражаем корректировку отдельным документом в учетной системе в соответствии с тем, что прислал поставщик (корректировка, сторно, новый документ поступления и т.д.).
Сверяем итог: сумма расходов, сумма НДС к вычету (если применяется), взаиморасчеты — должны прийти к правильному состоянию.
Логика проста: авансовый отчет закрывает подотчет и фиксирует факт расходов сотрудника, а “исправление ставки НДС” — это уже работа с документами поставщика и корректировками в НДС-учете.
Чтобы завершить задачу правильно, давайте добавим обязательные проверки. Это особенно важно, если вы на ОСНО и заявляете НДС к вычету.
Проверим итоговые суммы авансового отчета: сумма расходов, сумма НДС (если выделяется), остаток/перерасход по подотчетнику. Итоги должны сходиться с фактическими платежами и чеком.
Проверим проводки документа: расходы должны уйти на нужные счета учета (в зависимости от вида затрат), а расчеты с подотчетником — корректно закрыться.
Проверим НДС-регистры (если применимо): входной НДС должен отразиться так, как позволяет ваша схема учета (к вычету или в стоимость).
Проверим книгу покупок/отчетность по НДС (если вычет заявляется): позиция должна отражаться документально подтвержденной суммой, без “самодельного” пересчета ставки.
Если при этих проверках вы видите, что НДС “попал” не туда (например, вы планировали включить в стоимость, а он идет к вычету) — корректируем настройки учета НДС именно в документе и в учетной политике, а не “пересчетом ставки”.
Соберем типовые ошибки, которые встречаются, когда бухгалтер пытается “выровнять” ставку до 22% в 2026 году.
Не пересчитываем сумму НДС вручную (например, не пытаемся выделить НДС по формуле 22/122 из общей суммы, если в чеке выделен НДС 20%). Это ломает соответствие первичке.
Не меняем ставку НДС в авансовом отчете на 22%, если в чеке 20%. Иначе у нас возникает НДС “без документа”.
Не “подгоняем” итоговую сумму расходов ради красивой ставки. Итог документа должен совпасть с оплатой и первичкой.
Не игнорируем возможность переходного сценария. Сначала выясняем, не относится ли чек к расчету 2025 года (коррекция/возврат/исправление), где 20% в 2026 может быть нормой.
Главная идея: учет должен отражать реальный документ. Если документ неверный — исправляет его поставщик, а мы уже отражаем исправление на основании полученной корректировки.
Давайте составим короткий алгоритм, который можно применять каждый раз, когда вы видите “20% в 2026”.
Смотрим на экономический смысл операции: это новая покупка/услуга 2026 года или возврат/коррекция/переходная история из 2025?
Если это переходная операция — проводим по чеку (20%) и фиксируем основание (переходный сценарий).
Если это новая операция 2026 года — проводим по чеку (20%), но инициируем получение корректного документа от поставщика, чтобы при необходимости корректно заявить НДС.
Если НДС к вычету не нужен — проводим по чеку и закрываем подотчет, обеспечивая совпадение сумм и корректность проводок.
Таким образом, мы всегда начинаем с корректного отражения первички, а вопросы “почему ставка не та” решаем через квалификацию операции (переходная/ошибка) и документооборот с поставщиком.
Подведем итог в прикладной форме:
Авансовый отчет проводите по ставке и сумме НДС из кассового чека.
Если в чеке 20% — отражаем 20%. Если операция переходная (2025–2026) — это может быть правильным по правилам формирования чеков и определения ставки на дату первоначального расчета. Если это ошибка поставщика в 2026 — проводим по документу, но добиваемся корректировки от контрагента и отражаем исправление отдельными учетными документами.
Важно: не “исправляем” ставку в 1С вручную без первичного документа, потому что это создает неподтвержденный НДС и расхождения с первичкой.
Информация на странице носит справочный характер и не заменяет анализ конкретной ситуации с учетом ваших договоров, даты налоговой базы, условий вычета и актуальных разъяснений контролирующих органов.