Разберем ситуацию на понятном примере и одновременно соберем рабочий алгоритм, который можно применять в учете и в 1С. Исходные данные такие: арендодатель на ОСН получил обеспечительный депозит в 2023 году (10 000 000 руб.), в договоре предусмотрено, что депозит будет зачтен в 2028 году при окончании договора (по сути — пойдет в счет арендной платы/последнего периода или иных платежей по договору). С 01.01.2026 базовая ставка НДС стала 22%, а со всеми арендаторами подписаны допсоглашения об увеличении стоимости аренды из-за изменения ставки.
Ключевой вопрос автора: надо ли в январе 2026 “обнулить” депозит под 20% (принять к вычету НДС 20/120), а затем снова начислить НДС как с аванса уже по ставке 22%?
Чтобы не допустить ошибок, сначала проанализируем правовую и налоговую природу обеспечительного платежа, а затем разберем два возможных сценария учета и отдельно — как это корректно провести в 1С.
Начнем с главного: для НДС решает не название платежа (“обеспечительный депозит”, “гарантийный платеж”, “обеспечение”), а его функция по договору.
Вариант А (платежная функция): договором прямо предусмотрено, что обеспечительный платеж будет зачтен в счет оплаты услуг аренды (например, в счет последнего месяца аренды, в счет арендной платы за конкретный период, в счет финального расчета по договору). В этой ситуации контролирующие органы обычно квалифицируют платеж как предоплату (аванс) по будущим услугам. Значит, арендодатель определяет налоговую базу по НДС на дату получения денег и выставляет счет-фактуру на аванс — есть готовая печать счетов-фактур с поддержкой ставки НДС 22%.
Вариант Б (чисто обеспечительная функция): платеж по договору подлежит возврату, а зачесть его можно лишь при наступлении определенных событий (штрафы, пени, возмещение ущерба, компенсации) или он возвращается при отсутствии нарушений. В таком варианте платеж не является оплатой за услуги аренды сам по себе. Тогда НДС при получении не возникает (до момента зачета в оплату или до момента возникновения обязанности/реализации, в зависимости от ситуации и условий договора).
Мы видим, что у автора прямо сказано: “эта сумма зачтется в 2028г при окончании договора”. Это похоже на Вариант А (платежная функция), то есть на “аванс, который живет много лет”. Но мы все равно зафиксируем: правильное решение зависит от формулировок договора и допсоглашений. Поэтому дальше рассмотрим оба варианта — и вы выберете тот, который совпадает с вашим договором.
Теперь разберем общий принцип: ставку НДС по реализации услуг применяем на дату определения налоговой базы по реализации (для аренды — обычно по дате оказания услуг, которая определяется как последний день периода оказания, если услуги длящиеся и акты оформляются периодически).
При этом по авансам действует отдельное правило: если аванс получен ранее, то НДС с аванса исчисляется по ставке, действующей на дату получения аванса (в вашем случае в 2023 — расчетная ставка 20/120), а при последующей реализации (в 2026 и далее — уже 22%) НДС по реализации исчисляется по новой ставке. Одновременно у продавца (арендодателя) появляется право на вычет НДС, ранее исчисленного с аванса — но вычет делается в периоде реализации (зачета аванса), а не “просто потому что ставка поменялась”.
Это очень важная мысль: смена ставки сама по себе не является основанием “пересчитать” уже исчисленный НДС по авансу. Пересчет возникает только тогда, когда меняется сумма обязательства (цена/стоимость/сумма аванса) или когда происходит отгрузка/оказание услуг в счет аванса.
Поэтому ответ на вопрос “надо ли в январе 2026 принять к вычету и снова начислить” в типовой ситуации будет: нет, не надо. Но чтобы это было не просто “нет”, а понятный алгоритм, разберем все по шагам и покажем, когда “да” тоже возможно.
Рассмотрим подробнее самый частый кейс по коммерческой аренде: обеспечительный депозит заранее согласован как сумма, которая точно пойдет в счет арендной платы (например, в счет последнего месяца аренды при окончании договора). Это означает, что в 2023 году депозит — это фактически аванс за услуги аренды будущих периодов.
Тогда действуем так.
Если в 2023 году вы получили 10 000 000 руб. и выставили авансовый счет-фактуру, то НДС с аванса вы посчитали по расчетной ставке 20/120.
Посмотрим на расчет:
НДС с аванса (20/120) = 10 000 000 × 20 / 120 = 1 666 666,67 руб.
База (без НДС) = 10 000 000 − 1 666 666,67 = 8 333 333,33 руб.
Этот НДС вы отразили в книге продаж за 2023 год, уплатили в бюджет и закрыли период. Ставка изменилась с 01.01.2026, но это не повод “переписать прошлое”. В январе 2026 мы не делаем вычет НДС с аванса только из-за смены ставки, потому что вычет с аванса у продавца появляется при реализации (оказании услуг) в счет этого аванса.
Вывод: в январе 2026 депозит не трогаем, если его условия не менялись и деньги не возвращались/не переоформлялись.
В 2028 году, когда вы зачтете обеспечительный депозит в счет аренды (или финального арендного периода), у вас будет реализация услуг аренды. На дату реализации вы примените ставку НДС, которая будет действовать на тот момент (в нашей постановке задачи — 22%).
Дальше одновременно происходят два движения по НДС:
Вы начисляете НДС по реализации аренды по ставке 22% (как по обычной аренде).
Вы принимаете к вычету НДС, который ранее начислили с аванса (тот самый НДС 20/120), в пределах зачтенного аванса.
И вот здесь появляется практический “эффект ставки”: НДС по реализации будет больше, чем ранее начисленный НДС с аванса. Разницу нужно либо получить от арендатора дополнительной оплатой, либо признать, что она “съедает” вашу маржу (если договором предусмотрена твердая “сумма с НДС” без доплат и без механизма корректировки цены).
Рассмотрим на числовом примере — так проще увидеть логику.
Пример 1 (депозит фиксирован как сумма оплаты “включая НДС”):
Допустим, в 2028 вы зачитываете депозит 10 000 000 руб. в счет аренды последнего периода. Если мы трактуем, что 10 000 000 — это “сумма оплаты” за услуги периода (как если бы это была обычная оплата аренды), то НДС по реализации при ставке 22% считается как 22/122 от суммы, включающей НДС:
НДС по реализации (22/122) = 10 000 000 × 22 / 122 = 1 803 278,69 руб.
Но у вас есть вычет НДС с аванса (из 2023):
Вычет НДС с аванса = 1 666 666,67 руб.
Разница к доплате в бюджет = 1 803 278,69 − 1 666 666,67 = 136 612,02 руб.
Если договор/допсоглашения позволяют переложить эту разницу на арендатора (как “доплата НДС при изменении ставки”), арендатор доплачивает так, чтобы “чистая стоимость” аренды не менялась. Если нет — разница становится вашей дополнительной налоговой нагрузкой.
Пример 2 (вы зафиксировали в договоре “стоимость без НДС”):
Это более управляемый вариант: цена аренды фиксируется “без НДС”, а НДС предъявляется сверх цены по ставке, действующей на дату оказания услуг. Тогда депозит, полученный в 2023, разумно интерпретировать не как “оплату конкретного месяца по фиксированной сумме”, а как “аванс, который уменьшит задолженность на определенную сумму”. В 2028 вы выставляете реализацию по цене без НДС и начисляете НДС 22% сверх, а зачет депозита идет в оплату. В этом варианте доплата арендатора обычно неизбежна и понятна: при более высокой ставке НДС общая сумма “к оплате” выше.
Вывод: “проблема ставки” решается не пересчетом старого авансового НДС в 2026, а правильной организацией расчетов и документов в момент реализации/зачета (в 2028) и, при необходимости, корректировкой суммы обеспечения/оплаты по договору.
Теперь вернемся к вопросу из переписки: “вам доплачивают депозит с учетом новой ставки?”. Это ровно то, что нужно уточнить, потому что именно это определяет, возникнут ли какие-то документы в 2026 году.
Рассмотрим варианты.
Вариант 1: депозит не увеличивают, сумма остается 10 000 000 руб.
Тогда в 2026 никаких движений по депозиту и по НДС с депозита не делаем. Просто живем дальше. В 2028 при зачете депозита в счет аренды оформляем реализацию по действующей ставке, а НДС с аванса (старый) принимаем к вычету в момент зачета.
Вариант 2: депозит увеличивают (арендатор доплачивает “2% разницы” или увеличенную сумму обеспечения).
Если вы подписали допсоглашение, по которому обеспечительный депозит увеличивается (например, становится 10 166 666,67 или иная сумма, чтобы сохранить “стоимость без НДС” или покрыть будущий платеж при ставке 22%), то это уже изменение суммы аванса/обеспечения. Тогда в 2026 при получении доплаты вы:
принимаете дополнительную сумму денег;
исчисляете НДС с этой доплаты по расчетной ставке, действующей на дату получения доплаты (уже 22/122);
выставляете счет-фактуру на аванс на сумму доплаты (или оформляете корректировку аванса — зависит от вашей учетной политики и документооборота, но смысл один: налоговая база увеличилась).
Обратите внимание: мы начисляем НДС только с доплаты. Старый НДС с аванса (20/120) не пересчитываем и не “перепроводим”.
Вариант 3: вы переоформляете депозит (возврат старого + получение нового)
Иногда компании пытаются “перезаключить” обеспечение: вернуть старый депозит и тут же взять новый, уже под новую ставку. В реальности это почти всегда избыточно и создает лишние риски (движение денег, вопросы к экономическому смыслу, ошибки в книге продаж/покупок). Делать так имеет смысл только если по договору меняется сама сущность платежа или есть особые причины (например, нужно полностью заменить обеспечение по новым условиям договора и реально провести возврат и новое поступление). Тогда да, при новом поступлении вы исчисляете НДС по правилам на дату нового поступления (если это аванс), но это уже новая операция, а не “пересчет” старой.
Если депозит в 2023 был квалифицирован как аванс и с него исчислен НДС 20/120, то в январе 2026 не нужно принимать этот НДС к вычету и заново начислять НДС 22/122 с той же суммы.
Вычет НДС с аванса арендодатель делает в момент оказания услуг (зачета аванса), то есть в 2028 (или в том периоде, когда реально зачтете депозит в оплату аренды). А ставка 22% начнет влиять на налоговую нагрузку при реализации услуг после 01.01.2026 и при получении доплат к авансам/обеспечениям.
Теперь рассмотрим ситуацию, которая встречается не реже: депозит является возвратным обеспечением, а в счет оплаты аренды он “может быть” зачтен только при определенных условиях (например, при задолженности или при ущербе). В таком варианте у вас, как у арендодателя, обычно нет объекта для начисления НДС на дату получения, потому что нет оплаты услуг — есть обеспечение исполнения обязательств.
Тогда правильный подход будет такой:
при получении депозита НДС не начисляем и счет-фактуру на аванс не выставляем;
депозит учитываем как обязательство вернуть (или как отдельный вид расчетов по обеспечению) до момента, пока не станет ясно, что он идет в оплату;
если депозит (или его часть) в будущем будет зачтен в счет аренды — вот тогда появится реализация (оказание услуг) и НДС по обычным правилам (по ставке на дату оказания услуг);
если депозит возвращаем — НДС не возникает.
Но в вопросе автора указано, что депозит “взят со ставкой НДС 20%”, то есть, вероятно, счет-фактура на аванс уже был выставлен, и НДС в бюджет уже уплачен.
Если вы понимаете, что по договору депозит на самом деле возвратный и не должен был облагаться НДС при получении, то дальше есть два практических пути:
Путь 2.1. Оставляем как есть (консервативно, но без исправлений прошлого)
Иногда компании не исправляют прошлые периоды, если риск/затраты на уточненки выше, чем экономический эффект, а налог уже уплачен. Тогда вы продолжаете жить с тем, что НДС с “аванса” заплачен, а в момент, когда депозит будет зачтен (если будет) — вы примете ранее исчисленный НДС к вычету в порядке вычета по авансам. Минус в том, что вы “раньше времени” заплатили НДС, но формально вы сохраняете непротиворечивый документооборот.
Путь 2.2. Исправляем квалификацию (если есть основания и вы готовы к уточненкам)
Если вы хотите привести учет к сути договора, то логика такая: раз платеж не был авансом, то счет-фактура на аванс была выставлена ошибочно. Тогда потребуется корректировка: отмена/исправление счет-фактуры, уточнение декларации за 2023 год (и возможно за последующие периоды, если были движения по вычетам/зачетам), корректные проводки. Это требует аккуратного анализа: когда выставили счет-фактуру, когда попало в книгу продаж, не было ли частичных зачетов, как оформлены допсоглашения. Важно действовать документально и согласованно с арендатором.
Поскольку автор спрашивает именно про “20% → 22%” и про действия в январе 2026, мы дальше сфокусируемся на типовом и наиболее вероятном варианте: депозит признан авансом и будет зачтен в счет аренды.
Теперь “приземлим” решение на практику 1С. Сразу оговорим: конкретные команды могут немного отличаться в зависимости от вашей конфигурации и релиза, но общий смысл и объекты 1С будут одинаковыми. Также заранее учтем технический момент: ставка 22% доступна в актуальных релизах, и во многих конфигурациях она становится доступной при рабочей дате 2026 года.
Мы разберем учет по трем моментам:
как учесть получение обеспечительного депозита в 2023, если он трактуется как аванс (НДС 20/120);
что (не) делать в январе 2026 при смене ставки;
как провести зачет депозита в 2028 и корректно отработать НДС (22% по реализации и вычет старого авансового НДС).
В 1С нам важно, чтобы сумма попала:
в расчеты с контрагентом как аванс (чтобы потом был автоматический зачет);
в НДС как “НДС с авансов полученных” (чтобы сформировалась книга продаж по авансам);
в счет-фактуру выданную на аванс (чтобы документально подтвердить начисление НДС).
В типовой логике 1С:Бухгалтерии это делается связкой:
Документ.ПоступлениеНаРасчетныйСчет (вид операции “Оплата от покупателя” / “Поступление от покупателя” — формулировки зависят от интерфейса);
автоматическое создание Документ.СчетФактураВыданный “на аванс” (или ручное создание, если у вас отключено автосоздание);
регламентные операции по НДС, которые формируют книгу продаж.
Практический совет: чтобы обеспечить корректный зачет в будущем, удобно вести обеспечительный платеж на том же договоре и тех же расчетных счетах, где вы ведете аренду, но с отдельным условием расчетов “авансы”. Если у вас принято вести обеспечительные платежи на 76.09 как “прочие расчеты”, это тоже возможно, но тогда нужно внимательно настраивать, чтобы 1С понимала, что это именно аванс по облагаемой операции (иначе автоматизация НДС будет “ломаться”, и придется делать больше ручных операций) — для решения проблемы подойдёт обработка для исправления аналитики на счете 76.09. В рамках нашей задачи мы рассматриваем именно случай, когда депозит — это платежная функция (аванс), поэтому логичнее вести его как аванс покупателя (обычно через 62.02 или соответствующую аналитику по авансам).
Контрольная проверка: после проведения поступления и счета-фактуры убедимся, что в отчете по НДС отражен начисленный НДС с аванса по расчетной ставке 20/120.
Теперь самое важное: в январе 2026 мы не создаем искусственных документов, которые делают “вычет 20%” и “начисление 22%” по одной и той же сумме депозита, если не было реального изменения суммы обязательств или возврата/повторного получения денег.
Почему так?
у арендодателя вычет НДС с аванса — это вычет “при реализации в счет аванса”, а не “по факту смены ставки”;
если вы сделаете вычет в январе 2026 без реализации, это будет выглядеть как необоснованный вычет;
если вы заново начислите НДС по 22% “с того же аванса”, вы фактически создадите двойное налогообложение без экономического основания.
Вместо этого в январе 2026 мы делаем только то, что действительно нужно для дальнейшей работы:
обновляем конфигурацию/релиз, чтобы ставка 22% корректно поддерживалась (и чтобы документы 2026 года считали НДС верно);
проверяем, что в справочниках/договорах/настройках ставок НДС нет “залипаний” старой ставки там, где с 2026 должны быть новые правила;
если подписаны допсоглашения об увеличении стоимости аренды — отражаем изменение условий в учетных данных договора (а не “пересчет аванса прошлого периода”).
В ряде конфигураций 1С для массовой замены ставок используется рабочее место “Замена ставок НДС” и/или регламентное задание замены ставок в справочниках. Смысл здесь простой: обеспечить, чтобы новые документы 2026+ автоматически подставляли 22%.
Важно: замена ставки в справочниках не означает, что вы меняете ставку в “исторических” документах 2023 года. Мы сохраняем прошлые документы как есть, а новые оформляем по новым правилам.
Теперь рассмотрим частный, но очень практичный случай: по допсоглашению обеспечительный депозит увеличили, и арендатор доплачивает часть суммы уже в 2026 году.
Тогда действуем по шагам:
оформляем поступление денег документом Документ.ПоступлениеНаРасчетныйСчет с видом операции поступления от покупателя (по тому же договору/расчетам, где учитывается депозит);
создаем (или проверяем автосоздание) Документ.СчетФактураВыданный “на аванс” на сумму доплаты;
убеждаемся, что НДС рассчитался по ставке, действующей на дату поступления (в 2026 — расчетная ставка 22/122).
То есть при доплате мы не “пересчитываем 10 000 000”, а начисляем НДС только с разницы.
Теперь разберем самый важный момент, где часто ошибаются: “как сделать, чтобы в 2028 все правильно село в книги продаж/покупок (в части вычета аванса)”.
В 2028 вы оказываетe услуги аренды (или оформляете финальный период/закрытие). Обычный путь:
оформляем реализацию аренды документом Документ.РеализацияТоваровУслуг (или аналогичным документом реализации услуг);
ставка НДС в документе реализации — 22%;
взаиморасчеты настраиваем так, чтобы реализация “съела” аванс (депозит) — то есть произошел зачет аванса (полный или частичный).
Дальше система должна сформировать два эффекта по НДС:
начисление НДС по реализации (22%);
вычет НДС с аванса (тот, что ранее был начислен по 20/120) в пределах суммы зачета.
В 1С это обычно обеспечивается регламентными операциями НДС. Практически мы делаем так:
после проведения реализации выполняем регламентные операции по НДС за период (в зависимости от интерфейса — через “Операции” / “Закрытие месяца” / “Регламентные операции НДС”);
проверяем формирование книги продаж и книги покупок;
убеждаемся, что сформированы записи по вычету авансового НДС (у продавца вычет отражается через книгу покупок по авансам, потому что вычет — это “минус к НДС”).
Если автоматический зачет аванса по какой-то причине не срабатывает (например, депозит велся на 76.09 как “прочие расчеты”), тогда применяем ручную “связку” расчетов через корректировку долга/взаимозачет, чтобы система увидела, что конкретная сумма аванса пошла в оплату конкретной реализации. В типовых сценариях для этого используют документ корректировки взаиморасчетов (в зависимости от версии — это может быть “Корректировка долга” или аналог). Важно, чтобы в результате корректировки в учете взаиморасчетов появился факт зачета аванса в счет реализации.
Контроль: на этом этапе обязательно сверяем:
ОСВ по счетам расчетов (авансы должны уменьшиться);
книгу продаж (НДС по реализации 22%);
книгу покупок (вычет НДС с аванса 20/120 в соответствующей сумме);
итоговую сумму НДС к уплате (должна отражать разницу между НДС по реализации 22% и ранее исчисленным НДС по авансу).
Чтобы было удобно применять в работе, соберем “дерево решений”.
в январе 2026 депозит не перепроводим, НДС не пересчитываем;
в 2026 приводим справочники/настройки к ставке 22% для новых документов;
в 2028 при зачете оформляем реализацию с НДС 22% и принимаем к вычету ранее исчисленный НДС с аванса (20/120) в пределах зачета.
старый аванс 2023 не пересчитываем;
на сумму доплаты 2026 начисляем НДС 22/122 и выставляем счет-фактуру на аванс на доплату;
в 2028 действуем как обычно: реализация 22% и вычет авансового НДС (20/120 + 22/122 по доплатам) в части зачета.
если НДС в 2023 не начисляли — в 2026 ничего не делаем;
если НДС в 2023 начислили по ошибке — выбираем: либо оставляем как есть (консервативно), либо исправляем прошлые периоды документально (это отдельный проект с анализом договора, счет-фактур и деклараций);
когда депозит будет зачтен в оплату аренды — начисляем НДС по ставке на дату оказания услуг (в нашей задаче — 22%).
Посмотрим на типовые ошибки, которые как раз и подталкивают к идее “в январе 2026 сделать вычет и заново начислить”.
Ставка меняется законом и применяется к реализации по дате оказания услуг. Но НДС с уже полученного аванса не “переоценивается” от того, что ставка стала другой. Переоценивается только тогда, когда вы изменили сумму аванса (получили доплату/вернули часть/изменили цену так, что аванс должен быть другим).
У продавца вычет “авансового” НДС — это не свободная операция. Он возникает при зачете аванса в счет реализации. Если вы в 2026 “примете к вычету” НДС с депозита, который фактически продолжает висеть как аванс до 2028, вы создадите необоснованный вычет.
Если вы в 2026 начислите НДС 22/122 с тех же 10 000 000 руб., вы фактически повторно обложите одну и ту же сумму, не имея для этого основания (ни новой оплаты, ни реализации). Это почти гарантированно приведет к перекосам в НДС-учете и к необходимости исправлений.
Если депозит ведется на 76.09 и не связан в 1С с механизмом авансов/НДС по авансам, система может не сформировать корректно зачет и вычет. Тогда приходится либо изначально вести депозит как аванс по договору аренды, либо заранее продумать, как вы будете делать зачет (корректировки взаиморасчетов) и какие регистры НДС должны “увидеть” связь аванса и реализации.
Чтобы закрыть вопрос “что делать в январе 2026”, составим чеклист контроля.
Проверим договор и допсоглашения: депозит точно идет в оплату аренды (аванс) или он возвратный (обеспечение)?
Проверим документооборот 2023: был ли выставлен счет-фактура на аванс и начислен ли НДС с депозита?
Уточним у арендатора: будет ли доплата депозита из-за ставки 22% (или депозит остается фиксированным)?
Настроим 1С на корректную работу со ставкой 22%: обновим релиз, убедимся, что новые документы 2026 создаются с корректной ставкой.
Не делаем искусственных “пересчетов” в 2026: не вводим вычет/начисление по одной и той же сумме без экономического события.
Планируем 2028: заранее понимаем, как будет оформлен зачет депозита и как система сформирует вычет НДС с аванса.
Если обеспечительный депозит в 2023 году был оформлен как аванс (платежная функция, будет зачтен в счет аренды), то:
в январе 2026 не нужно принимать НДС 20/120 к вычету и заново начислять НДС 22/122 с этой же суммы;
в 2026 по депозиту возникает НДС только если вы получили доплату (увеличили сумму депозита по допсоглашению);
в 2028 при зачете депозита вы начисляете НДС по реализации аренды по ставке, действующей на дату оказания услуг (22%), и принимаете к вычету ранее исчисленный НДС с аванса (20/120) в пределах зачета.
Если же депозит возвратный и не является авансом, то НДС при получении в принципе не должен был возникать, а действия зависят от того, начисляли ли вы НДС ранее и хотите ли исправлять прошлые периоды.
Информация носит справочный характер и не заменяет анализ условий конкретного договора и документов (допсоглашений, счетов-фактур, учетной политики и фактического движения денежных средств).