← На главную

Проанализируем ситуацию, с которой регулярно сталкиваются бухгалтеры: сотруднику выдали деньги под отчет, он потратил их, но кассового чека нет (потерялся, не выдали, выдали «не то», чек не читается и т. п.). При этом по счету 71 «висит» дебетовое сальдо, авансовый отчет не собирается, а закрыть подотчет надо.

Разберем по шагам, что можно сделать, какие есть законные варианты подтверждения расходов вместо кассового чека, и какие «технические» способы закрыть задолженность по счету 71 в 1С, если документов так и не удалось получить. Будем действовать так, чтобы одновременно соблюсти учетную логику и минимизировать налоговые риски.

Сначала выясним: что именно означает «закрыть подотчет»

Посмотрим на базовую механику учета подотчета. Обычно подотчет закрывается одним из трех событий:

1. Сотрудник отчитался документами (авансовый отчет с подтверждающими документами) — тогда подотчет списывается в расходы/на активы (материалы, товары, услуги и т. д.).
2. Сотрудник вернул остаток — тогда подотчет закрывается возвратом денег в кассу или на расчетный счет.
3. Сотрудник не отчитался (или документы не подходят) — тогда подотчет превращается в задолженность сотрудника или в его доход (с НДФЛ и взносами), либо оформляется иным способом (например, как заем).

Важно: сам по себе факт утверждения авансового отчета руководителем помогает для бухгалтерского оформления, но не заменяет первичные документы для безопасного признания расходов в налоговом учете и для вычета НДС. Поэтому дальше будем разделять: закрыть 71 в бухгалтерском учете и подтвердить расходы для налогов — это не всегда одно и то же.

Решение 1. Восстановим подтверждающие документы вместо кассового чека

Рассмотрим подробнее самый правильный путь: не «списывать без чека», а восстановить документ, который подтверждает оплату и содержание покупки. На практике кассовый чек — частый, но не единственный вариант. Давайте разберем, чем его можно заменить, и как это потом корректно «приземлить» в 1С.

1) Получим электронный чек (если покупка была по онлайн-ККТ)

Если сотруднику отправляли электронный чек (на телефон или email) — попросим его найти письмо/сообщение. Если не сохранилось, попробуем запросить у продавца повторную отправку электронного чека. Во многих случаях продавец может повторно отправить чек по тем же реквизитам или выдать копию.

Дальше действуем так:

1. Сохраняем электронный чек в формате, который можно распечатать или приложить к авансовому отчету в электронном архиве.
2. Проверяем обязательные реквизиты чека (продавец, дата/время, сумма, состав покупки, ФН/ФД/ФП, признак расчета и т. п.).
3. Вводим авансовый отчет в 1С как обычно, прикладывая чек к комплекту первички (внутренним порядком — в бумаге или в ЭДО/архиве).

2) Запросим у продавца дубликат/копию чека или иной платежный документ

Если продавец — организация/ИП и контакт известен, попросим:

1. Дубликат кассового чека (если технически возможно).
2. Документы по сделке: счет, накладную/акт, УПД, товарный чек, квитанцию, подтверждение оплаты.

Здесь полезно помнить: в реальной жизни иногда выдают не кассовый чек, а квитанцию к приходному кассовому ордеру (если расчеты оформлялись через кассу контрагента), либо БСО (если услуга/работа оформлялась бланком строгой отчетности). Такие документы часто позволяют подтвердить расход лучше, чем «ничего».

3) Используем БСО вместо кассового чека (когда это допустимо)

Проанализируем ситуацию с БСО. Сейчас БСО часто формируется с применением автоматизированных систем (по сути — аналог онлайн-ККТ), и при корректном оформлении может быть равнозначен чеку. Если сотрудник оплатил услугу и ему выдали БСО, обычно этого достаточно для подтверждения расходов (при условии, что БСО содержит обязательные реквизиты и позволяет идентифицировать продавца и предмет покупки).

Что делаем на практике:

1. Проверяем, что в БСО есть реквизиты продавца, дата, сумма, наименование услуги/работы и иные обязательные поля.
2. Вводим авансовый отчет в 1С по закладке «Прочее» (если это услуги/командировочные) или «Товары» (если это ТМЦ), в зависимости от содержания.

4) Разберем вариант «есть товарный чек, но нет кассового»

Частая история: сотруднику дали товарный чек (или накладную), а кассовый чек не выдали. В учете это разбирают так:

Для бухгалтерского учета товарный чек/накладная могут подтвердить сам факт приобретения и содержание покупки, особенно если документ оформлен корректно и есть идентификация продавца.

Для НДС нужно помнить: выделенный в товарном чеке НДС сам по себе не означает автоматический вычет. Обычно для вычета НДС требуется корректный комплект документов (как минимум счет-фактура/УПД, когда это обязательно). Поэтому в таких случаях мы чаще всего:

1. Оприходуем ТМЦ/услуги в бухучете по документам, которые есть.
2. НДС к вычету не принимаем, если нет оснований и документов.

5) Подтвердим оплату выпиской/чеком по карте (если платили безналом)

Иногда сотрудник платит не наличными, а картой (в том числе личной). Тогда кассовый чек все равно важен, но дополнительно можно подтвердить оплату:

1. Слипом терминала (чек эквайринга).
2. Выпиской по карте/счету (если покупка была за счет сотрудника и организация возмещает).
3. Подтверждением списания в банковском приложении (как минимум для внутреннего контроля).

В 1С это обычно оформляется либо через авансовый отчет (если выдавали подотчет), либо как возмещение расходов сотруднику (если он платил своими). Важно не смешивать эти сценарии: подотчет — это когда организация заранее дала деньги, возмещение — когда организация компенсирует сотруднику уже потраченное.

Итог по решению 1: если удается получить любой документ, который позволяет идентифицировать продавца, предмет покупки, сумму и факт оплаты, мы закрываем 71 «нормально» — через авансовый отчет с подтверждающими документами, а налоговые последствия (расходы/НДС) определяем по качеству комплекта первички.

Решение 2. Закроем подотчет частично: оформим возврат остатка, а спорную часть разберем отдельно

Посмотрим на практичный компромисс: часто часть денег сотрудник готов вернуть, а часть «подвисла» без документов. Тогда разделим задачу на два потока: возврат остатка и разбор неподтвержденных трат.

Шаг 1. Оформим возврат денег в кассу/на расчетный счет

В 1С обычно действуем так:

1. Если возвращают наличные — оформляем поступление в кассу (операция «Возврат подотчетным лицом» или аналогичный вид операции).
2. Если возвращают на расчетный счет — оформляем поступление на расчетный счет от сотрудника с назначением «Возврат подотчетных средств».

Шаг 2. Оставшуюся сумму не «притягиваем» к расходам без оснований

Дальше мы не пытаемся закрыть 71 фиктивной первичкой. Вместо этого выбираем один из корректных вариантов из следующего раздела.

Решение 3. Если чека нет и восстановить документы не удалось: выберем легальный способ закрыть счет 71

Теперь разберем по шагам, что делать, если документов нет совсем или они не подходят. Здесь важно честно ответить на вопрос: готова ли организация признать сумму долгом сотрудника, его доходом или оформить отдельным договором? От этого зависит проводка и последствия по НДФЛ/взносам.

Вариант 3.1. Перенесем сумму на задолженность сотрудника (73) и будем удерживать частями

Этот вариант удобен, когда сотрудник признает долг и согласен погашать его из зарплаты или иным способом. Тогда мы превращаем «подотчет» в «долг сотрудника».

Что делаем организационно

1. Фиксируем факт непредставления документов и сумму задолженности.
2. Получаем согласие сотрудника на удержание (если удерживаем из зарплаты) и соблюдаем ограничения по удержаниям.

Что делаем в 1С (Бухгалтерия предприятия)

Чаще всего удержание в зарплатных документах в 1С отражается в расчетных листках, но проводки по бухучету может потребоваться сделать отдельно. Поэтому действуем так:

1. Создаем документ для ручных проводок (обычно это документ вида «Операция» или «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)» — название зависит от конфигурации).
2. Делаем проводку переноса долга: Дт 73 (расчеты с персоналом по прочим операциям) Кт 71.
3. Дальше, когда удерживаем из зарплаты — отражаем погашение долга: Дт 70 Кт 73 (или аналогично через кассу/банк, если сотрудник возвращает деньги напрямую).

На что обратим внимание

Такой подход не создает «расходов» организации и не подменяет первичку. Мы просто закрываем 71 корректным способом: подотчет «не подтвердился» → значит, организация имеет право требовать возврат, и это отражается как дебиторская задолженность сотрудника.

Вариант 3.2. Перенесем сумму на счет 94 как недостачу и удержим из зарплаты (если нужно закрыть быстро и одной суммой)

Рассмотрим подробнее вариант, который часто применяют, когда нужно закрыть подотчет оперативно, и предполагается удержание в полном объеме (или почти в полном) в ближайшую выплату.

Логика: неподтвержденная сумма рассматривается как ущерб/недостача, затем удерживается.

Шаги в учете

1. Переносим сумму с 71 на 94: Дт 94 Кт 71.
2. Удерживаем из зарплаты: Дт 70 Кт 94.

Когда этот вариант уместен

Когда есть внутреннее решение/акт, что сумма признана неподтвержденной и подлежит возмещению сотрудником. Этот путь дисциплинирует учет: мы не «рисуем» расходы, а отражаем проблему как недостачу, которая закрывается удержанием.

Вариант 3.3. Признаем сумму доходом сотрудника (натуральный/иной доход) и начислим НДФЛ и страховые взносы

Проанализируем ситуацию, когда организация не будет взыскивать деньги (или фактически «простила» их), либо когда удержать невозможно, а закрыть 71 нужно корректно. Тогда неподтвержденная сумма может быть квалифицирована как доход сотрудника.

Суть: раз сотрудник получил деньги и не подтвердил расход и не вернул остаток, это может рассматриваться как его экономическая выгода. Тогда возникают обязанности по НДФЛ и, как правило, по страховым взносам (в зависимости от квалификации выплаты и позиции контролирующих органов).

Как действуем по шагам

1. Оформляем внутренний документ/решение, что сумма признается доходом сотрудника (либо что организация не требует возврат).
2. Начисляем доход сотруднику и рассчитываем НДФЛ; удерживаем НДФЛ из ближайших денежных выплат с учетом ограничений по удержаниям.
3. Отражаем сумму в бухучете как расходы на оплату труда/прочие расходы в зависимости от выбранной квалификации (здесь важно действовать в соответствии с учетной политикой и практикой организации).
4. Закрываем 71 проводкой через счет расчетов с персоналом (часто через 70/73 — зависит от принятой схемы).

Ключевой момент: этот вариант «дороже», потому что появляются налоги и взносы. Зато он позволяет закрыть подотчет без «липовых» документов и без бесконечного зависания долга.

Вариант 3.4. Оформим беспроцентный заем сотруднику в счет погашения подотчетной задолженности

Посмотрим на еще один легальный инструмент: если компания и сотрудник договорились, что неподтвержденная сумма будет возвращаться не как «возврат подотчета», а как возврат займа, можно оформить заем.

Логика: подотчет закрываем, но вместо него появляется заем сотруднику с графиком возврата.

Как действуем

1. Оформляем договор займа (сумма, срок, порядок возврата, процентность).
2. Переносим задолженность с 71 на счет расчетов по займам с сотрудниками (обычно используется счет 73 с соответствующей аналитикой по займу).
3. Отражаем погашение займа по мере удержания/платежей сотрудника.

Этот вариант особенно удобен, когда нужно растянуть возврат на длительный период и формализовать отношения понятным документом.

Решение 4. Правильно оформим авансовый отчет в 1С, чтобы не «сломать» проводки

Теперь давайте посмотрим на пример логики заполнения авансового отчета в 1С, чтобы закрытие 71 происходило автоматически и «по смыслу».

1) Используем документ «Авансовый отчет» и правильно подбираем закладки

Разберем по шагам:

1. На закладке «Авансы» подбираем документ выдачи денег: расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета (важно, чтобы вид операции был именно выдачей/перечислением подотчетному лицу).
2. Если сотрудник купил ТМЦ — отражаем на закладке «Товары» (чтобы сформировались движения по счетам учета запасов и закрытие 71).
3. Если это услуги/командировочные расходы — используем закладку «Прочее» (и внимательно заполняем счет затрат и аналитику).
4. Если подотчет ушел поставщику как оплата — используем закладку «Оплата» (в зависимости от ситуации, может сформироваться закрытие 71 через расчеты с поставщиками).

2) Не подменяем первичку «галочками» НДС

Если документов для вычета НДС нет, не ставим признаки счетов-фактур и не пытаемся получить вычет «по товарному чеку». Сначала обеспечим документальную базу, и только потом отражаем НДС корректно.

3) Если в конфигурации есть проверка/загрузка чеков

В ряде решений 1С реализованы механизмы, которые помогают подотчетникам и бухгалтерии работать с чеками аккуратнее (проверка валидности, автоматическое заполнение реквизитов). Если такие возможности у вас включены, используем их как элемент внутреннего контроля: чем меньше «потерянных чеков», тем меньше ручных закрытий 71.

Решение 5. Настроим внутренний регламент, чтобы проблема не повторялась

Чтобы не возвращаться к этому каждый месяц, давайте зафиксируем небольшой регламент — он реально экономит время.

1. Пропишем в положении о подотчете, что сотрудник обязан предоставить подтверждающие документы установленного формата, а при утрате — восстановить у продавца или вернуть деньги.
2. Установим срок сдачи авансового отчета и санкции/действия при нарушении (перевод в долг, удержание, признание дохода).
3. Разрешим альтернативные документы (БСО, квитанция к ПКО, УПД/акт/накладная + подтверждение оплаты), чтобы не упираться только в бумажный кассовый чек.
4. Разделим сценарии: подотчет (деньги выдали заранее) и возмещение (сотрудник оплатил сам). Для каждого сценария — свой набор документов.
5. Введем контроль при приемке авансового отчета: проверяем реквизиты документов, читаемость, возможность идентифицировать покупку и продавца.

Короткая памятка: какой вариант выбрать

Давайте сверим подходы и выберем оптимальный:

1. Если есть шанс восстановить документы — восстанавливаем (электронный чек/дубликат/БСО/квитанция/УПД/акт) и закрываем 71 через авансовый отчет.
2. Если часть денег можно вернуть — оформляем возврат, остаток разбираем отдельно.
3. Если документов нет и сотрудник согласен вернуть — переносим на 73 и удерживаем/получаем возврат.
4. Если нужно быстро закрыть и удержать одной суммой — переносим на 94 и удерживаем.
5. Если организация не взыскивает — признаем доход сотрудника и считаем НДФЛ/взносы.
6. Если нужен «длинный» возврат и формализация — оформляем заем.

Заключение

Итак, закрыть подотчетную сумму «без кассового чека» можно, но важно понять, что именно мы закрываем: счет 71 можно закрыть разными бухгалтерскими способами, а вот безопасно признать расходы для налогового учета без достаточной первички — гораздо сложнее и рискованнее. Поэтому в совместной работе с подотчетником сначала стараемся восстановить подтверждающие документы, а если это невозможно — выбираем легальный сценарий: долг сотрудника, удержание, недостача, доход или заем.

Информация носит справочный характер и не заменяет анализ конкретной ситуации с учетом вашей учетной политики, условий сделки и актуальных требований законодательства.