Проанализируем ситуацию: договор аренды расторгнут 31.12.2025, а в январе бывший арендатор перечислил деньги с назначением «аренда за январь, без НДС». Затем арендатор «пропал», а через месяц прислал письмо «вернуть денежные средства на основании акта сверки» и приложил акт сверки, где фигурирует эта сумма. Нас волнует главный вопрос: должны ли мы были выставлять авансовый счет-фактуру и начислять НДС с этой суммы, если в итоге деньги возвращаем?
Разберем по шагам, как налоговые органы обычно оценивают такие платежи, какие документы помогут доказать «ошибочность», и какие варианты действий дают минимальные риски. Параллельно посмотрим, как это корректно отразить в учете и в 1С, чтобы не «создать» аванс там, где его по сути нет.
Ключ к ответу — назначение платежа не всегда решающее. Важнее, существовало ли на дату платежа действующее обязательство (договор, дополнительное соглашение, фактическое пользование помещением, новый договор и т. п.). Если договор расторгнут и помещение возвращено, то у бывшего арендатора нет правового основания платить «аренду за январь». Тогда поступившие деньги логично квалифицировать как ошибочно перечисленные и подлежащие возврату как неосновательное обогащение.
Почему это важно для НДС:
Следовательно, наша задача — доказуемо показать, что это не «предоплата по аренде», а «ошибочный платеж после расторжения договора».
Теперь разберем ваш страх: «налоговая увидит акт сверки по расторгнутому договору и скажет, что платеж был в рамках договора, значит нужен авансовый счет-фактура».
Рассмотрим подробнее юридическую роль акта сверки:
Вывод: сам по себе акт сверки не делает платеж «авансом». Но формулировки в письме и акте сверки могут создать двусмысленность. Поэтому нам важно правильно оформить возврат и сопроводительные документы.
Это решение соответствует сути ситуации: нет договора на январь — нет аванса. Но чтобы оно было «железобетонным» при проверке, разберем по шагам, какие действия и документы нужны.
Соберем «пакет доказательств», что договор прекращен и услуги в январе не оказывались:
Соглашение о расторжении/уведомление и документ о расторжении (если есть).
Акт возврата помещения/акт приема-передачи при прекращении аренды (если оформляли).
Переписку, где подтверждается, что аренда завершена 31.12.2025 (письма, сообщения, служебные записки).
Отсутствие счетов/актов оказанных услуг за январь, отсутствие начислений аренды за январь.
Уточним и «обезвредим» письмо от бывшего арендатора:
Если в письме прямо сказано «ошибочно перечисленные денежные средства» — это хорошо.
Если формулировка размытая («вернуть по акту сверки» без слова «ошибочно») — лучше дополнить документально: оформим наш ответ (письмо) и внутренний акт.
Практический шаг: подготовим ответное письмо (исходящее) в адрес плательщика, где зафиксируем: договор расторгнут 31.12.2025, услуги в январе не оказываются, платеж от (дата/номер) получен ошибочно, будет возвращен как ошибочно перечисленные средства. Даже если они уже прислали письмо, наше исходящее письмо закроет двусмысленность.
Правильно оформим назначение платежа при возврате:
В платежном поручении на возврат укажем максимально однозначно: «Возврат ошибочно перечисленных денежных средств по платежному поручению №…, дата…, сумма…; договор аренды расторгнут 31.12.2025; НДС не облагается/без НДС». Нам важно, чтобы по банковской выписке было видно: это не «возврат аванса по аренде», а именно «возврат ошибочного платежа».
Не выставляем авансовый счет-фактуру:
Если платеж квалифицирован как ошибочный, он не является оплатой в счет предстоящих услуг. Значит не возникает обязанность начислить НДС с аванса и выставить авансовый счет-фактуру.
Что сказать себе для уверенности: если договора нет, услуги не оказываются, и обе стороны документально подтверждают «ошибочность», то у вас нет объекта для авансового НДС. Возврат средств по письму и акту сверки в таком случае — это нормальное урегулирование ошибочного поступления.
Теперь посмотрим на учетную сторону. Частая ошибка — провести поступление как оплату от покупателя/арендатора на счет расчетов по реализации (например, 62.02 «авансы полученные»). Тогда 1С начнет считать это авансом, подтянет НДС и потребует счет-фактуру на аванс. Нам это не нужно.
Разберем по шагам безопасный путь (на примере типовой логики 1С:Бухгалтерия 3.0):
Отражаем поступление как «прочее поступление» (не как оплата реализации):
В документе Поступление на расчетный счет выбираем вид операции, который не привязан к реализации (обычно это «Прочее поступление» или аналогичный вариант, зависящий от вашей конфигурации и настроек). Счет учета расчетов выбираем из группы прочих расчетов (часто используют 76.*), а не 62.02.
Смысл: показать, что это не аванс покупателя, а сумма к возврату.
Проверяем, что в регистрах НДС ничего не сформировалось:
После проведения документа анализируем движения: не должно быть записей в регистрах, связанных с НДС по авансам (книга продаж по авансам, счета-фактуры на аванс, начисление НДС с полученных авансов и т. п.).
Возврат оформляем как «прочий расход/прочее списание»:
Через документ Списание с расчетного счета с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» (или аналогично) закрываем задолженность по счету прочих расчетов, а в назначении платежа прописываем «возврат ошибочно перечисленных денежных средств».
Акт сверки используем как подтверждение расчетов, но не как «первоисточник аренды»:
Акт сверки можно приложить в архив документов по контрагенту и использовать как подтверждение, что стороны согласны: на стороне арендодателя есть сумма к возврату. Но в учетных документах 1С избегаем привязки к реализации аренды за январь.
Итог по 1С: если провести поступление и возврат через «прочие расчеты», вы не создадите аванс по реализации, а значит не появится требование выставлять авансовый счет-фактуру и начислять НДС.
Иногда компании выбирают более «консервативную» позицию, если есть сомнения, что платеж удастся доказать как ошибочный (например, нет акта возврата помещения, есть фактическое пользование в январе, есть переписка о возможном продлении, или письмо/акт сверки написаны так, будто это действительно оплата аренды).
Разберем, как этот вариант работает логически:
Поступление трактуем как оплату в счет предстоящих услуг (аванс).
Выставляем авансовый счет-фактуру (пусть и с опозданием относительно «5 дней»).
Начисляем НДС с аванса в том периоде, когда аванс получен (по правилам НДС по авансам).
Когда возвращаем деньги — получаем право на вычет НДС, ранее начисленного с аванса, при наличии возврата и корректного отражения (по правилам вычетов при возврате аванса).
Что важно понять: в этом варианте вы фактически говорите: «Да, это был аванс». Тогда НДС-логика становится стандартной, но возникает лишняя бюрократия и риск по срокам выставления счета-фактуры.
Когда этот вариант имеет смысл:
Есть существенная вероятность, что налоговая убедительно докажет «связь платежа с реализацией», а вы не сможете документально опровергнуть.
Вы хотите минимизировать спорность, даже ценой лишних операций и возможных последствий по срокам документооборота.
Минусы такого подхода:
Вы добровольно создаете налоговую базу по НДС там, где по сути мог быть ошибочный платеж.
Появляется вопрос: почему счет-фактура на аванс не выставлен вовремя (в течение 5 календарных дней). Это может привести к претензиям по документообороту.
Потом нужно корректно «снять» НДС через вычет при возврате, и важно не ошибиться с отражением периодов.
Если все же выбираем консервативный путь, действуем аккуратно и последовательно, чтобы 1С правильно сформировала книги продаж/покупок и декларацию по НДС.
Поступление отражаем как аванс от покупателя/арендатора:
Проводим через Поступление на расчетный счет как оплату от контрагента по расчетам с покупателями (обычно с попаданием на 62.02).
Формируем счет-фактуру на аванс:
В 1С используем механизм выставления авансовых счетов-фактур (в типовых конфигурациях это делается через список счетов-фактур на аванс и команду заполнения/создания). Важно, чтобы документ попал в нужный квартал получения аванса.
Проверяем отражение в книге продаж:
Убедимся, что авансовый счет-фактура зарегистрирован в книге продаж и НДС рассчитан по применяемой ставке (в вашем случае — 5%).
Возвращаем деньги и заявляем вычет НДС с аванса:
Оформляем Списание с расчетного счета на возврат. После возврата 1С должна дать возможность принять к вычету НДС, ранее исчисленный с аванса (в рамках правил вычета при возврате аванса). Обычно это отражается через регистрацию авансового счета-фактуры в книге покупок в периоде возврата.
Практический смысл: в итоге по НДС вы выйдете «в ноль», но усложните цепочку документов и создадите риск по срокам выставления счета-фактуры.
Чтобы выбрать вариант без лишних эмоций, зададим себе контрольные вопросы и вместе примем решение:
Есть ли хоть какое-то основание, что аренда могла продолжаться в январе?
Если был фактический доступ/пользование, недооформленный возврат помещения, переговоры о продлении, не закрыты ключи/доступ, есть акт передачи только «на словах» — риск трактовки как аренды выше.
Есть ли документ о возврате помещения и прекращении обязательств?
Если да — позиция «ошибочный платеж» становится очень сильной.
Что прямо написано в письме бывшего арендатора?
Если «ошибочно перечислено» — это плюс к Решению 1. Если «переплата по договору аренды» или «аванс по аренде» — это сигнал, что нужно переписать формулировку или рассмотреть Решение 2.
Как вы отразили поступление в учете изначально?
Если уже отразили на 62.02 как аванс — 1С могла сформировать НДС-логику. Тогда либо перепроводим/исправляем (переквалифицируем на прочие расчеты), либо «дожимаем» консервативный путь.
Практическая рекомендация по выбору:
Если договор однозначно прекращен, помещение возвращено, услуг в январе нет, а контрагент просит вернуть ошибочный платеж — выбираем Решение 1: не выставляем авансовый счет-фактуру и возвращаем деньги как ошибочно перечисленные, грамотно документируя основания.
Если же есть факты, которые позволяют спорить о том, что обязательство все-таки могло существовать (или документы слабые), тогда рассматриваем Решение 2 как способ снизить спорность, но принимаем его осознанно, понимая минусы.
Соберем конкретный план действий, чтобы закрыть вопрос максимально безопасно.
Проверяем комплект документов по расторжению:
Есть ли документ о расторжении (дата 31.12.2025)?
Есть ли акт возврата помещения?
Есть ли подтверждение отсутствия оказания услуг в январе?
Анализируем письмо и акт сверки от бывшего арендатора:
Есть ли слова «ошибочно перечисленные»?
Нет ли формулировок «аванс», «предоплата», «в счет аренды»?
Если формулировки слабые — делаем исходящее письмо от вас, где вы прямо фиксируете ошибочность платежа и отсутствие договора на январь.
Готовим возврат:
Оформляем платежку с назначением «Возврат ошибочно перечисленных денежных средств по платежному поручению…». Это простое действие сильно помогает при проверке.
Проверяем учет в 1С:
Если поступление уже провели как аванс (62.02) — оцениваем возможность исправить: перепровести как прочее поступление (76.*) и убрать НДС-движения.
Если поступление провели корректно как прочие расчеты — оставляем, возвращаем аналогично, НДС не трогаем.
Фиксируем результат внутренним документом:
Служебная записка/внутренний акт: «Поступление от контрагента после расторжения договора, обязательства отсутствуют, квалифицируем как ошибочный платеж, подлежит возврату». Это не обязательный по закону документ, но он полезен как внутренняя логика и «след» управленческого решения.
Если мы подтверждаем, что платеж ошибочный и не связан с оплатой предстоящей аренды (потому что договор расторгнут и услуги не оказываются), то авансовый счет-фактуру выставлять не нужно, и НДС с этой суммы не исчисляется.
Если же фактически платеж можно обосновать как оплату предстоящих услуг (или вы не можете доказать ошибочность, а документы выглядят как «аванс по аренде»), то у налоговых органов появляется аргумент считать это авансом — тогда формально возникает обязанность выставить авансовый счет-фактуру и начислить НДС, а при возврате — принять НДС к вычету.
Важно: страх «невозможно сделать авансовую счет-фактуру задним числом» обычно связан не с технической невозможностью, а с тем, что срок уже прошел и это неприятно. В 1С документ с датой прошлого периода создать можно, но это означает корректировки учета/книг/деклараций. Поэтому разумнее изначально выбрать правильную квалификацию (ошибочный платеж) и корректно ее документировать.
Провести поступление на 62.02 как аванс, а потом пытаться доказать, что это не аванс.
Вернуть деньги с назначением «возврат аванса по аренде» — этим вы сами признаете аванс.
Оставить письмо контрагента «вернуть по акту сверки» без уточнения «ошибочно перечислено» и не сделать исходящее письмо со своей квалификацией.
Не иметь акта возврата помещения (или другого следа прекращения пользования), когда договор расторгнут.
В вашем описании «в том то и дело, что договор расторгнут, как по нему может быть какой-то платеж?» — это правильная логика. Разберем итоговую позицию, которую удобнее всего защищать:
Квалифицируем поступление как ошибочный платеж после расторжения договора.
Оформляем возврат как возврат ошибочно перечисленных денежных средств.
Авансовый счет-фактуру не выставляем, потому что нет оплаты в счет предстоящих услуг.
В 1С отражаем через прочие расчеты (не через авансы по реализации), чтобы не создать НДС-аванс автоматически.
Закрепляем позицию документально: письмо контрагента + ваше исходящее письмо/служебная записка + документы о расторжении и возврате помещения.
Информация носит справочный характер и не заменяет анализ конкретных документов вашей организации и условий договора.