Рассмотрим ситуацию, в которой арендатор перечислил деньги за аренду будущего периода, организация получила платеж, признала его авансом, выставила авансовый счет-фактуру и отразила НДС в книге продаж. Затем арендатор отказался продлевать договор, попросил вернуть сумму как ошибочно перечисленную, а организация перечислила деньги обратно.
Основной вопрос здесь состоит не в самом факте возврата денег, а в том, какой экономический смысл имел платеж на дату его получения. От этого зависит, нужно ли оставлять начисленный НДС в первом квартале и принять его к вычету после возврата во втором квартале либо необходимо аннулировать ранее выставленный авансовый счет-фактуру и скорректировать отчетность за первый квартал.
Разберем по шагам, как выбрать правильный вариант, какие документы подготовить, как оформить НДС и как отразить операцию в учете и в программе 1С.
На первый взгляд письмо арендатора о возврате ошибочно перечисленных средств кажется удобным: деньги поступили, услуги не оказаны, деньги вернули. Однако для целей НДС нужно проанализировать не только формулировку письма, но и фактические обстоятельства операции.
Авансом признают оплату, которую покупатель перечисляет в счет предстоящей поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг. Для арендодателя таким будущим оказанием услуг будет предоставление имущества в аренду в следующем периоде. Если арендатор перечислил деньги именно за апрель, а организация первоначально восприняла платеж как оплату будущей аренды, выставила авансовый счет-фактуру и отразила сумму в книге продаж, у налоговой инспекции могут возникнуть вопросы при последующем утверждении, что платеж с самого начала был ошибочным.
Проанализируем ситуацию с позиции налогового органа. Если в платежном поручении указано назначение вроде «Арендная плата за апрель», «Оплата аренды за следующий месяц», «Предоплата по договору аренды», а между сторонами ранее сложилась практика ежемесячной предоплаты, то поступление имеет признаки аванса. Даже если на дату перечисления новый договор или дополнительное соглашение еще не подписаны, платеж может быть связан с намерением сторон продолжить арендные отношения.
В такой ситуации последующее решение арендатора не заключать договор не делает поступление автоматически ошибочным с момента его получения. Более корректно рассматривать операцию как возврат ранее полученной предоплаты вследствие отказа от продолжения договорных отношений, изменения условий или прекращения обязательства.
Именно этот вариант обычно является более безопасным, если:
Если перечисленные признаки присутствуют, не следует задним числом оформлять поступление как ошибочное. Лучше документально подтвердить, что денежные средства были получены в счет предполагаемой аренды будущего периода, но затем обязательство прекратилось и предоплата подлежит возврату.
Это основной вариант для ситуации, когда платеж за апрель можно обоснованно связать с предполагаемым продолжением аренды. Рассмотрим подробнее порядок действий.
При получении предоплаты в счет будущего оказания услуг продавец определяет налоговую базу по НДС на дату поступления денежных средств. В обычной ситуации организация выставляет авансовый счет-фактуру не позднее пяти календарных дней со дня получения оплаты, регистрирует его в книге продаж и исчисляет НДС с суммы аванса.
Если впоследствии условия договора изменились, договор расторгнут либо стороны отказались от дальнейшего исполнения обязательств, а предоплата возвращена покупателю, у продавца возникает право принять к вычету НДС, который ранее был исчислен и уплачен с полученного аванса.
Для такого вычета важны два условия:
Само письмо арендатора без фактического возврата денег не дает права на вычет. Аналогично недостаточно просто принять внутреннее решение о возврате. Необходимо провести платеж с расчетного счета и сохранить платежное поручение, банковскую выписку и документы, подтверждающие основание возврата.
В рассматриваемой ситуации не требуется сторнировать авансовый счет-фактуру первого квартала, если на дату поступления денежных средств у организации имелись основания считать платеж предоплатой за будущую аренду. НДС с аванса был исчислен правомерно в первом квартале, а право на вычет появляется позднее — в квартале, когда организация вернула деньги арендатору и отразила корректировку расчетов.
Таким образом, если деньги получены в марте, а возвращены в апреле, порядок будет следующим:
Уточненную декларацию по НДС за первый квартал в таком случае подавать не нужно. В первом квартале налоговая база возникла на дату получения аванса, а возврат состоялся уже во втором квартале. Следовательно, вычет относится к налоговому периоду возврата.
Разберем комплект документов, который поможет подтвердить, что речь идет именно о возврате предоплаты в связи с прекращением аренды, а не о произвольном движении денежных средств.
Прежде всего оформим документ, который объясняет, почему аренда за апрель не состоится. В зависимости от фактических обстоятельств это может быть соглашение о расторжении договора, соглашение о непродлении договора, письмо арендатора об отказе от заключения договора на новый срок или двустороннее соглашение о прекращении арендных отношений.
Если срок старого договора закончился 31 марта и новый договор не подписан, можно оформить двусторонний документ, в котором стороны подтвердят следующие обстоятельства:
Практически удобным документом будет соглашение о возврате предоплаты в связи с отказом от продолжения аренды. В нем не следует без необходимости использовать формулировку «ошибочно перечисленные денежные средства», если из платежного поручения и предыдущих отношений сторон очевидно, что деньги перечислялись за аренду будущего периода.
Дополнительно составим акт сверки взаимных расчетов. В акте можно показать, что на дату окончания договора за арендатором отсутствует задолженность по аренде за март, а на стороне арендодателя числится кредиторская задолженность по полученной предоплате за будущий период. После возврата денег задолженность должна быть закрыта.
Также подготовим:
В назначении платежа при возврате денег рекомендуем использовать понятную формулировку, например: «Возврат предоплаты за аренду за апрель в связи с отказом от заключения договора аренды» или «Возврат аванса по договору аренды в связи с прекращением договорных отношений».
Такая формулировка связывает возврат с первоначальным поступлением, объясняет причину перечисления и подтверждает основание для вычета НДС.
После возврата денег зарегистрируем в книге покупок тот авансовый счет-фактуру, который ранее был выставлен и зарегистрирован в книге продаж при получении предоплаты.
Для этой операции используется код вида операции 22. Этот код применяют, когда продавец принимает к вычету НДС, который ранее был начислен с полученного аванса, в связи с возвратом предоплаты, изменением условий договора или расторжением договора.
Рассмотрим, какие сведения обычно отражают в книге покупок.
22.Если возвращается вся сумма аванса, к вычету принимаем весь НДС, ранее начисленный с этой предоплаты. Если возвращается только часть предоплаты, к вычету принимаем НДС только в сумме, относящейся к возвращенной части.
Посмотрим на условный пример. Арендатор перечислил в марте 120 000 рублей за апрель, включая НДС. Организация выставила авансовый счет-фактуру и начислила НДС. В апреле договор не продлили, а вся сумма 120 000 рублей была возвращена арендатору.
Во втором квартале организация зарегистрирует авансовый счет-фактуру в книге покупок с кодом 22 и заявит к вычету всю сумму НДС, начисленную в первом квартале с 120 000 рублей.
Если бы организация вернула, например, только 60 000 рублей, а оставшаяся сумма была зачтена в погашение задолженности арендатора за март или по другому обязательству, к вычету можно было бы принять НДС только с возвращенных 60 000 рублей. Для оставшейся части нужно отдельно проанализировать основание зачета и наличие реализации.
Право на вычет возникает после выполнения условий для возврата аванса: обязательство прекращено или изменено, возврат отражен в учете, деньги фактически перечислены покупателю.
В рассматриваемой ситуации деньги возвращены в апреле, следовательно, вычет НДС нужно отразить во втором квартале. Он попадет в декларацию по НДС за второй квартал.
Не следует переносить такой вычет произвольно на более поздние периоды. Для вычета НДС при возврате аванса действует специальный срок: его можно заявить не позднее одного года с момента возврата предоплаты. При этом безопаснее заявить вычет в том квартале, в котором произведен возврат и сформированы все подтверждающие документы.
В декларации по НДС сумму вычета отражают в разделе 3 по строке, предназначенной для налоговых вычетов, связанных с возвратом авансов. При заполнении декларации через программу 1С данные обычно подставляются автоматически после корректного формирования записей книги покупок.
Разберем типовую схему учета у арендодателя. Конкретные субсчета могут отличаться в зависимости от рабочего плана счетов и настроек учетной политики, однако общий экономический смысл проводок будет одинаковым.
При получении предоплаты от арендатора обычно отражают поступление денег на расчетный счет и возникновение кредиторской задолженности по авансу:
Дебет 51Кредит 62.02
После выставления авансового счета-фактуры начисляют НДС с полученного аванса:
Дебет 76.АВКредит 68.02
При возврате денег арендатору закрывают задолженность по полученному авансу:
Дебет 62.02Кредит 51
После регистрации авансового счета-фактуры в книге покупок принимают к вычету НДС, ранее начисленный с аванса:
Дебет 68.02Кредит 76.АВ
Рассмотрим логику этих проводок. На счете 62.02 учитывают полученные авансы от покупателей и заказчиков. На счете 76.АВ обычно отражают НДС с полученных авансов. После возврата денег обязательство перед арендатором прекращается, а сумма НДС, ранее начисленная в бюджет, принимается к вычету.
Перед формированием отчетности обязательно проверим, чтобы сальдо по счетам 62.02 и 76.АВ по этому платежу было закрыто. Если аванс возвращен полностью, остатка по данной операции остаться не должно.
Рассмотрим общий порядок работы в программе 1С. Названия разделов и отдельных команд могут незначительно отличаться в зависимости от редакции конфигурации, версии программы и настроек учета, но логика оформления сохраняется.
На дату поступления денег обычно используют документ ПоступлениеНаРасчетныйСчет с видом операции, соответствующим оплате от покупателя. В документе указывают контрагента, договор, сумму платежа и счет учета расчетов, например 62.02.
После проведения поступления программа может предложить оформить счет-фактуру на аванс. Для этого используют документ СчетФактураВыданный либо команду создания счета-фактуры из документа поступления. Важно проверить, что документ сформирован именно как авансовый счет-фактура и попал в книгу продаж того квартала, в котором деньги поступили.
Когда стороны приняли решение не продолжать аренду и оформить возврат предоплаты, обычно используют документ СписаниеСРасчетногоСчета с видом операции возврата покупателю. В документе укажем:
62.02;После проведения возврата сформируем документ ФормированиеЗаписейКнигиПокупок. В зависимости от версии программы в нем может использоваться вкладка или раздел, связанный с вычетом НДС с полученных авансов.
Разберем по шагам контроль действий в 1С:
ФормированиеЗаписейКнигиПокупок за второй квартал.22.КнигаПокупок и убедимся, что авансовый счет-фактура отражен с правильной суммой и реквизитами платежного поручения на возврат.Если автоматическое заполнение не включило счет-фактуру в книгу покупок, не следует сразу вводить запись вручную без анализа причины. Сначала проверим:
62.02;После проверки сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счетам 62.02, 76.АВ и 68.02. Это позволит убедиться, что возврат денег, вычет НДС и расчет с арендатором отражены согласованно.
При варианте возврата аванса в связи с прекращением аренды исправлять авансовый счет-фактуру не нужно. Он был оформлен на дату получения денег и отражал фактическую хозяйственную операцию того периода — получение предоплаты в счет предполагаемого оказания услуг.
Не нужно оформлять исправленный счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру или сторнировать запись в книге продаж только потому, что позже стороны отказались от аренды. Корректировочный счет-фактуру применяют при изменении стоимости уже реализованных товаров, работ или услуг, а в рассматриваемой ситуации реализации за апрель не было. Здесь применяется иной механизм: возврат аванса и вычет НДС по ранее выставленному авансовому счету-фактуре.
В первом квартале авансовый счет-фактура остается в книге продаж с кодом операции, применяемым для полученных авансов. Во втором квартале этот же документ отражается в книге покупок с кодом 22.
Такой порядок обеспечивает корректную последовательность налогового учета:
Теперь рассмотрим второй вариант. Он возможен, но применять его нужно только тогда, когда организация может доказать, что деньги изначально не были связаны с оплатой аренды, будущей реализацией или иными обязательствами между сторонами.
Например, платеж можно обоснованно считать ошибочным, если:
Если платеж действительно был ошибочным, он не образует аванс для целей НДС. Тогда начислять НДС с такой суммы и выставлять авансовый счет-фактуру не требовалось.
Однако в рассматриваемой ситуации организация уже выставила авансовый счет-фактуру и, вероятно, включила его в книгу продаж первого квартала. Поэтому при выборе варианта с ошибочным платежом придется исправить не только бухгалтерскую запись, но и налоговые регистры.
Разберем по шагам, что потребуется сделать.
Если НДС с ошибочного платежа уже был включен в декларацию первого квартала и уплачен в бюджет, организация фактически завысила налоговые обязательства. Чтобы уменьшить налоговую базу и вернуть или зачесть переплату, потребуется представить уточненную декларацию за первый квартал.
Аннулирование записи в книге продаж прошлых периодов оформляют через дополнительный лист книги продаж. В декларации корректировка отражается в приложении к разделу 9 за тот налоговый период, который исправляется.
Важно понимать, что этот вариант может вызвать дополнительные вопросы. Налоговый орган увидит, что в первом квартале организация выставила авансовый счет-фактуру, отразила НДС, а позднее утверждает, что объекта налогообложения не было. Поэтому документы должны быть особенно убедительными.
Если арендатор получил авансовый счет-фактуру и заявил по нему вычет НДС, ему также потребуется восстановить или скорректировать ранее заявленный вычет. В противном случае между данными продавца и покупателя могут возникнуть расхождения.
По этой причине вариант с ошибочным платежом лучше использовать только при реальной ошибке. Не стоит применять его исключительно для того, чтобы избежать отражения вычета во втором квартале.
Сравним оба варианта по ключевым критериям.
Возврат аванса подходит, когда деньги были перечислены в связи с предполагаемой арендой, но аренда в будущем не состоялась. В этом случае авансовый счет-фактура первого квартала остается действительным, НДС принимается к вычету во втором квартале после возврата денег, уточненная декларация за первый квартал не нужна.
Возврат ошибочного платежа подходит, когда деньги не имели отношения к аренде и не являлись оплатой будущих услуг с самого начала. Тогда авансовый счет-фактура был выставлен ошибочно, запись в книге продаж прошлого периода нужно аннулировать, а налоговую отчетность за этот период — при необходимости уточнить.
В рассматриваемой ситуации наиболее обоснованным и безопасным обычно будет первый вариант — возврат аванса в связи с отказом арендатора от продолжения аренды. Несмотря на то что новый договор на апрель не был подписан, сам характер платежа, сложившаяся практика предоплаты и назначение платежа могут подтверждать, что деньги поступили именно в связи с предполагаемыми арендными отношениями.
Рассмотрим, как изменить формулировку письма арендатора, чтобы она соответствовала фактическим обстоятельствам и не создавала противоречий в налоговом учете.
Вместо формулировки «Просим вернуть ошибочно перечисленные денежные средства» безопаснее использовать формулировку, отражающую прекращение обязательства. Например:
«В связи с отказом от заключения договора аренды на период с 1 апреля и отсутствием потребности в аренде помещения просим вернуть ранее перечисленную предоплату за аренду за апрель в размере ______ рублей по следующим реквизитам».
Либо:
«В связи с прекращением договорных отношений и отсутствием основания для оказания услуг аренды в апреле просим возвратить сумму предварительной оплаты, перечисленную платежным поручением от ______ № ______».
Такая формулировка не противоречит ранее выставленному авансовому счету-фактуре. Она показывает, что деньги были получены в счет предполагаемой будущей аренды, но обязательство по оказанию услуг не возникло или прекратилось до начала периода аренды.
Дополнительно можно оформить соглашение между сторонами. Рассмотрим содержание такого соглашения:
Если договором предусмотрено автоматическое продление, отдельно проанализируем, было ли оно прекращено надлежащим уведомлением. В таком случае формулировка документов должна учитывать не просто отсутствие нового договора, а прекращение или отказ от пролонгации действующего договора.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда арендатор формально отказался от нового договора, но фактически продолжил пользоваться помещением в апреле. В таком случае возврат всей суммы как аванса может быть неправильным.
Если помещение использовалось после 31 марта, передавалось по акту, ключи не возвращались, коммунальные услуги потреблялись или арендатор фактически занимал объект, необходимо отдельно определить, возникли ли отношения по аренде или пользованию имуществом. Тогда часть полученной суммы может относиться не к возвратному авансу, а к оплате фактически оказанных услуг.
В такой ситуации разберем расчеты отдельно:
Не следует оформлять полный возврат аванса, если фактически услуги были оказаны. Иначе документы, бухгалтерский учет и фактические обстоятельства будут противоречить друг другу.
Перед формированием декларации за второй квартал проведем итоговую проверку.
22.62.02 и 76.АВ по возвращенному авансу.Проанализируем исходные обстоятельства: арендатор обычно платил аренду заранее, в марте перечислил деньги за апрель, организация выставила авансовый счет-фактуру, в апреле арендатор отказался продолжать договор и деньги были возвращены.
При таких обстоятельствах наиболее логично оформить операцию как возврат ранее полученной предоплаты в связи с отказом от продолжения аренды или прекращением договорных отношений.
Для этого не нужно сторнировать авансовый счет-фактуру за первый квартал и подавать уточненную декларацию по НДС за первый квартал. Авансовый счет-фактура остается в книге продаж первого квартала, а после возврата денег регистрируется в книге покупок второго квартала с кодом вида операции 22. НДС, ранее начисленный с аванса, принимается к вычету в периоде фактического возврата денежных средств.
Чтобы снизить риск споров, не ограничивайтесь письмом об ошибочном платеже. Оформите письмо о возврате предоплаты, соглашение о непродлении или прекращении аренды, акт сверки и платежное поручение с назначением платежа, подтверждающим возврат аванса. Такой комплект документов покажет последовательную экономическую логику операции и позволит обосновать вычет НДС.
Информация носит справочный характер