При работе в 1С:Управление автотранспортом (УАТ) часто возникает необходимость использования одного и того же транспортного средства (ТС) несколькими юридическими лицами внутри одной информационной базы. Пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда машина, введенная в эксплуатацию одной организацией, становится недоступной для выбора в документах другой организации. Давайте разберем, как правильно решить эту задачу, не нарушая методологию учета.
Прежде всего, важно уяснить, что 1С:УАТ — это система, построенная на строгом учете затрат и путевых листов. Документ Путевой лист жестко привязан к конкретной организации. Если вы просто попытаетесь «выбрать» ТС, которое закреплено за Организацией №1, в путевом листе Организации №2, система заблокирует эту возможность из соображений бухгалтерской и налоговой дисциплины.
Простое переключение или «виртуальное» использование ТС недопустимо, так как это приводит к искажению данных о расходах на топливо, амортизацию и техническое обслуживание. Поэтому мы должны двигаться путем легального оформления передачи прав пользования имуществом.
Наиболее корректным способом для разделения эксплуатации одного ТС между несколькими компаниями является оформление договора аренды между ними. Рассмотрим пошагово, как это реализовать:
Организацией №1 (владельцем) и Организацией №2 (арендатором) должен быть заключен договор аренды ТС. Это дает законные основания для отражения расходов Организации №2 на содержание арендованного имущества (согласно Гражданскому кодексу РФ).1С:УАТ предусмотрены механизмы учета привлеченных и арендованных ТС. Когда вы переводите машину в статус «Арендованное», программа позволяет корректно привязывать путевые листы к той организации, которая выступает арендатором.Организации №2, все документы на заправку ГСМ, прохождение технического осмотра или ремонтные работы должны оформляться от лица Организации №2. Поскольку ТС оформлено как арендованное, система позволит выбирать данное ТС в документах этой организации.Разберем детали, которые помогут вам избежать ошибок при ежедневной работе:
Организации №1 завершена, путевой лист должен быть закрыт, после чего ТС может быть задействовано в Организации №2.1С:УАТ успешно справляется с учетом ГСМ и ТО, если вы корректно заполнили Путевой лист. Убедитесь, что в поле «Организация» указана именно та компания, которая несет расходы в текущий период.Работа с несколькими организациями в одной базе требует дисциплины в документах. Если вы попытаетесь обойти требования системы «черными» схемами, вы столкнетесь с проблемами при формировании регламентированной отчетности. Применение договора аренды — это единственный правильный путь, который позволит вам полноценно использовать функционал 1С:УАТ: вы сможете формировать путевые листы, вести учет заправок, контролировать расходы на запчасти и техническое обслуживание для каждого юридического лица отдельно, сохраняя при этом целостность истории транспортного средства.
Если в процессе настройки у вас возникают сложности с выбором ТС, проверьте, корректно ли настроены права доступа для пользователей, работающих в разных организациях, и проверьте, не остались ли открытыми путевые листы, препятствующие смене владельца (эксплуатанта) транспортного средства в системе.