При переходе на программу 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) с других систем (например, Контур.Бухгалтерия или старые версии 1С) бухгалтеры и кадровики часто сталкиваются с необходимостью восстановить кадровую историю за несколько предыдущих лет. Это требуется для корректного формирования личных карточек Т-2, автоматического расчета стажа, определения прав на отпуск и правильного заполнения отчетности. Рассмотрим подробно, какими инструментами располагает программа для решения этой задачи и как избежать типичных ошибок.
Существует три основных подхода к заполнению данных за прошлые периоды. Выбор зависит от того, насколько детальная информация вам нужна и готовы ли вы тратить время на ручной ввод каждого приказа.
Прием на работу и Кадровый перевод реальными датами прошлого (например, с 2016 года). Это самый наглядный способ, который позволяет программе автоматически выстроить цепочку событий.Если ваша цель — идеальное заполнение карточки Т-2 с отражением всех переводов за 5 лет, придется использовать кадровые документы. Однако здесь есть важный нюанс: программа будет проверять соответствие штатному расписанию. Разберем по шагам, как упростить этот процесс.
Во-первых, проанализируем настройки штатного расписания. Чтобы программа не блокировала проведение исторических приказов из-за отсутствия «штатки» на 2016 год, перейдем в раздел Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания. На время ввода исторических данных рекомендуется временно снять галочки Ведется история изменений штатного расписания и Проверять соответствие штатному расписанию. Это позволит вносить документы любой датой, не создавая сотни версий штатных единиц под каждое изменение в прошлом.
Во-вторых, создадим документы Прием на работу. Указываем реальную дату приема (например, 2016 год). Важно понимать, что если вы вводите данные только для кадрового учета, то в начислениях можно указать актуальные на тот момент оклады, но программа не будет требовать их выплаты, если за те периоды не созданы документы Начисление зарплаты и взносов.
В-третьих, после ввода всех исторических данных, если вы ранее создавали документ Начальная штатная расстановка, его необходимо распровести, чтобы данные не дублировались.
Проанализируем ситуацию, когда создание сотен приказов нецелесообразно. В 1С:ЗУП 3.1 вся информация хранится в регистрах. Документ Перенос данных (раздел Администрирование) позволяет сделать записи в эти регистры напрямую.
Для корректной кадровой истории нам понадобятся следующие регистры сведений:
Кадровая история сотрудников — здесь фиксируются все приемы, перемещения и изменения статусов.Основные данные контракта, договора — необходимы для правильного заполнения печатных форм трудовых договоров и Т-2.Параметры периодов стажа — критически важны для расчета надбавок за выслугу лет.График работы сотрудников — если у сотрудников менялись графики, это нужно зафиксировать здесь, иначе программа не поймет, как считать норму времени в прошлых периодах.Этот способ требует более высокой квалификации, так как ошибка в заполнении регистра может привести к некорректному поведению программы в будущем.
Даже если мы ввели все кадровые приказы, программа не всегда может автоматически рассчитать «входящий» стаж для больничных и отпусков на дату начала учета. Рассмотрим, как это настроить правильно.
Зайдем в карточку сотрудника и перейдем по ссылке Трудовая деятельность. Здесь необходимо заполнить раздел Стажи. Важно указать дату, на которую фиксируется стаж (в нашем примере — 01.01.2021). Программа автоматически «открутит» стаж назад, исходя из этой даты. Однако, если в истории были периоды, которые не должны включаться в стаж (например, отпуск по уходу за ребенком или отпуск за свой счет более 14 дней в году для стажа на отпуск), их нужно отразить соответствующими документами или записями в регистрах.
Для ввода остатков отпусков лучше всего использовать специализированный инструмент Ввод остатков отпусков (находится в карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» или через раздел «Главное»). При вводе данных недостаточно указать общую сумму дней. Выясним причину: программа ведет учет отпусков в разрезе «рабочих лет». Поэтому крайне важно разбить остаток по периодам (например, за рабочий год 2019-2020 осталось 5 дней, за 2020-2021 — 28 дней). Это обеспечит правильное списание дней при оформлении будущих отпусков.
Особое внимание уделим отчетности в Социальный фонд (бывшие СЗВ-ТД, ныне ЕФС-1). В каждом кадровом документе есть флаг Отразить в трудовой книжке.
Важный момент: для документов, датированных периодом до 2020 года, этот флаг не должен стоять. Электронные трудовые книжки были введены с 2020 года, и первичные сведения по ним подавались по состоянию на 01.01.2020. Если вы случайно отметите этот флаг в приказе от 2016 года, программа может ошибочно включить это событие в текущую отчетность, что приведет к ошибкам при проверке фондом.
Хотя автор вопроса интересовался кадровыми изменениями, полноценная работа в 1С:ЗУП невозможна без данных о доходах. Если вы начали учет с 01.01.2021, то при расчете первого же отпуска в феврале 2021 года программа выдаст нулевую сумму, так как она «не видит» начислений за 2020 год.
Для решения этой проблемы воспользуемся документом Перенос данных. Нам нужно заполнить регистры накопления:
Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий);Данные о времени для расчета среднего заработка (общий).В эти регистры вносятся итоговые суммы начислений и количество отработанных дней/часов по месяцам за предшествующие 12 месяцев (для отпусков) или за 2 года (для больничных).
Мы рассмотрели основные способы внесения исторической информации в 1С:ЗУП 3.1. Если вам нужна юридически безупречная карточка Т-2, выбирайте путь кадровых документов с временным отключением проверок штатного расписания. Если же вы хотите максимально быстро начать считать зарплату и налоги, используйте Начальную штатную расстановку и Ввод остатков отпусков, не восстанавливая детальную историю перемещений за прошлые годы.