Рассмотрим специфическую ситуацию, с которой могут столкнуться бухгалтеры по расчету заработной платы. Есть начисление в натуральной форме (например, оплата компанией каких-либо услуг для сотрудника), которое облагается НДФЛ. Однако по внутренней схеме учета этот НДФЛ не должен удерживаться из основной зарплаты сотрудника, а вносится им отдельно и перечисляется в бюджет. Задача — корректно отразить эту операцию в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3», чтобы налог был исчислен, попал во все отчеты, но не влиял на сумму к выплате в зарплатной ведомости.
Проанализируем, как стандартно работает программа и какие есть способы для реализации такой нестандартной схемы.
Прежде чем перейти к решению, разберем стандартный алгоритм работы 1С:ЗУП. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 226), при получении сотрудником дохода в натуральной форме налоговый агент обязан исчислить НДФЛ и удержать его из любых последующих денежных выплат этому сотруднику (например, из аванса или зарплаты).
В программе для этого используется вид начисления с назначением Доходы в натуральной форме. Когда вы проводите документ с таким начислением, 1С:ЗУП исчисляет НДФЛ. Далее, при формировании ведомости на выплату зарплаты, программа видит этот «висящий» долг по НДФЛ и автоматически включает его в удержания, уменьшая сумму на руки. При этом сумма удержания не может превышать 50% от суммы денежной выплаты.
Наша цель — обойти этот автоматический механизм для конкретного начисления.
Это самый простой и безопасный способ «обмануть» программу, показав ей, что НДФЛ по данному натуральному доходу уже был удержан, хотя фактической денежной выплаты не происходило. Суть метода в том, чтобы создать отдельную ведомость специально для этого начисления. В ней будет отражен сам доход и исчисленный налог, но сумма к выплате будет равна нулю.
Рассмотрим пошаговый алгоритм действий.
Начисление дохода. Сначала, как обычно, отразите доход в натуральной форме. Для этого создайте документ Начисление зарплаты и взносов или специальный документ для разовых начислений, где укажите сотрудника и сумму натурального дохода с соответствующим видом расчета.
Создание отдельной ведомости. Перейдите в раздел Выплаты → Все ведомости (или Ведомости в кассу / банк).
Важный момент: не нажимайте кнопку «Выплатить» непосредственно из документа начисления. Для доходов в натуральной форме эта команда не сработает. Вместо этого создайте новую, пустую ведомость.
Заполнение ведомости. В созданной пустой ведомости не используйте автозаполнение. Вместо этого вручную добавьте нужного сотрудника с помощью кнопки «Подобрать» или «Добавить».
Проверка сумм. Программа заполнит строку для этого сотрудника. Вы увидите сумму начисленного натурального дохода, исчисленный с него НДФЛ, но в колонке «К выплате» будет стоять 0,00 руб. Это именно тот результат, который нам нужен.
Проведение ведомости. Проведите и закройте эту «нулевую» ведомость. С точки зрения программы, это будет означать, что расчеты по данному натуральному доходу завершены, и исчисленный НДФЛ считается удержанным.
Результат: После проведения такой ведомости исчисленный НДФЛ больше не будет «висеть» как долг сотрудника. Когда вы будете формировать основную ведомость на выплату зарплаты за месяц, этот налог уже не будет автоматически добавляться к удержанию. При этом он корректно отразится во всех налоговых регистрах и отчетах (например, в 6-НДФЛ).
Существует и другой, более сложный инструмент для ручной корректировки данных — документ Операция учета НДФЛ. Он позволяет вносить записи напрямую в регистры накопления по НДФЛ, минуя стандартные документы начисления и выплаты.
Как это может работать в нашем случае:
Операция учета НДФЛ (находится в разделе Налоги и взносы → См. также).Внимание! Этот метод требует глубокого понимания структуры регистров НДФЛ в 1С:ЗУП. Неправильное использование документа Операция учета НДФЛ может привести к серьезным ошибкам в учете, которые будет сложно найти и исправить. Рекомендуем использовать его только в исключительных случаях и с полным пониманием последствий.
Стоит отметить, что сама схема, при которой сотрудник вносит сумму НДФЛ наличными в кассу, а не работодатель удерживает ее из дохода, является предметом дискуссий. С формальной точки зрения Налогового кодекса, налоговый агент обязан удержать налог из выплачиваемых доходов. Внесение сотрудником собственных средств не является удержанием в прямом смысле слова.
Тем не менее, на практике, если налог в итоге перечислен в бюджет в полном объеме и в установленные сроки, претензий со стороны налоговых органов может и не быть. Главное для них — своевременное поступление налога. Однако перед применением такой схемы рекомендуется проконсультироваться с аудиторами.