← На главную

В процессе эксплуатации программы 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) часто возникают ситуации, когда методология учета меняется. Одной из сложных задач является перевод начисления из статуса «планового» (которое начисляется ежемесячно всем назначенным сотрудникам) в статус «событийного» (которое срабатывает только при наличии определенного вида времени в табеле). Рассмотрим, как правильно реализовать такой переход для большого количества сотрудников, минимизировав риски некорректного расчета среднего заработка и ошибок в прошлых периодах.

Анализ проблемы и выбор стратегии

Представим ситуацию: начисление Оплата по дневному тарифу уже несколько месяцев используется как основное плановое начисление. Однако возникла необходимость сделать так, чтобы оно начислялось только в те дни, когда в учете времени (табеле) проставлен специфический код. Перед нами встает выбор: отредактировать текущее начисление или создать новое.

Почему редактирование старого начисления — это плохая практика:

1. История изменений: Если вы измените настройки уже используемого начисления, программа может инициировать массовые перерасчеты за прошлые периоды. Это приведет к появлению «хвостов» в документах Начисление зарплаты и взносов.
2. Прозрачность учета: При анализе расчетного листка сотрудника за прошлый год будет невозможно понять, по каким правилам тогда работал этот вид расчета, так как его настройки в базе данных изменены глобально.
3. Риск потери данных: Изменение способа выполнения начисления напрямую влияет на то, как заполняются регистры расчета (например, Основные начисления).

Поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать метод создания копии начисления с новыми настройками.

Шаг 1. Создание и настройка нового вида начисления

Проанализируем настройки нового вида начисления. Вместо редактирования старого, создадим новое начисление (копированием существующего), чтобы сохранить формулу и базовые настройки, но изменим ключевые параметры:

• На вкладке Основное установим переключатель Начисление выполняется в положение Только если введен вид учета времени.
• В поле Вид времени выберем тот код из справочника Виды использования рабочего времени, при заполнении которого в табеле должно срабатывать начисление (например, Явка или ваш пользовательский код).

Проанализируем ситуацию с «правой» и «левой» колонками в кадровых приказах. В ЗУП 3.1 основные начисления отображаются в левой части формы Оплата труда, а дополнительные тарифы и коэффициенты — в правой. Если начисление должно зависеть от времени, оно остается плановым, но его расчетная база будет формироваться на основе фактически введенных данных.

Шаг 2. Настройка приоритетов и вытеснения

Это критически важный этап, который часто упускают. Перейдем на вкладку Приоритет в карточке начисления. Чтобы избежать «двойных» начислений и корректно рассчитывать время, необходимо:

• В левую колонку (начисления, которые вытесняют данное) добавить все отсутствия: Больничный, Отпуск, Отсутствие по болезни и т.д.
• Если это начисление заменяет оклад, проверьте, чтобы оно само стояло в правой колонке для тех видов расчета, которые оно должно вытеснять.

Как отмечалось в обсуждении, правильная настройка приоритетов позволяет фактическому периоду действия корректно разбиваться, что исключает наложение сумм.

Шаг 3. Массовое изменение начислений у сотрудников

Когда новое начисление готово, нужно перевести на него сотрудников (в нашем примере — 300 человек). Вместо создания индивидуальных кадровых переводов, мы рекомендуем использовать специализированный документ Изменение плановых начислений.

Разберем алгоритм работы с документом:

1. Создадим новый документ Изменение плановых начислений.
2. Установим дату, с которой изменения вступают в силу (обычно это первое число нового месяца).
3. Используем кнопку Подбор, чтобы добавить всех 300 сотрудников.
4. Для массового изменения выделим всех сотрудников (Ctrl+A) и нажмем Изменить начисления.
5. В появившемся окне выберем старое начисление и установим действие Прекратить.
6. Добавим новое начисление и установим действие Назначить (или Добавить), указав необходимый тариф или формулу.

Шаг 4. Оценка рисков для среднего заработка

Рассмотрим подробнее предостережение о фактическом периоде действия. В 1С:ЗУП расчет среднего заработка (для отпусков и командировок) напрямую зависит от календарных дней, приходящихся на отработанное время.

Если ваше новое начисление выполняется «по дням» и вы вводите его «рваными» периодами (например, только за конкретные даты выхода, исключая выходные дни), программа может интерпретировать это так, будто сотрудник работал меньше календарных дней, чем на самом деле. В результате знаменатель при расчете среднего заработка уменьшится, а сумма отпускных необоснованно завысится.

Чтобы этого избежать, убедитесь, что:

• Вид времени, по которому срабатывает начисление, правильно классифицирован (например, как Рабочее время).
• В настройках начисления на вкладке Средний заработок корректно указано, как учитывать это время.

Итог реализации

При использовании метода с созданием нового начисления и документа Изменение плановых начислений, мы получаем:

• Чистую историю кадровых изменений без лишних Кадровых переводов.
• Отсутствие нежелательных перерасчетов за прошлые периоды.
• Возможность гибко управлять начислением через табель или документ Данные для расчета зарплаты.

Рассмотрим пример настройки формулы, если начисление должно считаться как доплата:

Результат = ТарифнаяСтавкаДневная * ВремяВКалендарныхДнях

В этом случае, даже если начисление стоит в «правой колонке» (как доп. тариф), оно будет корректно рассчитываться исходя из фактически введенного времени указанного вида.