Разберем ситуацию, которая на практике вызывает сразу несколько вопросов. Руководитель купил алкоголь и подарочный пакет для контрагента, оплатил покупку своей личной картой, затем организация возмещает расходы через авансовый отчет. В кассовом чеке выделен НДС. Бухгалтер отражает покупку через Авансовый отчет, выделяет сумму налога, а затем списывает ее. После этого при вручении подарка возникает еще один вопрос: почему нужно начислять НДС и почему формируется счет-фактура в книге продаж, хотя подарок передается без оплаты.
Рассмотрим подробнее, как решить эту задачу с точки зрения налогового учета, бухгалтерского учета и практики работы в 1С. Сразу зафиксируем главный вывод: в такой ситуации нужно разделять входной НДС при покупке и НДС, начисляемый при безвозмездной передаче подарка. Это два разных налога в рамках одной операции, и именно их смешение обычно приводит к путанице.
Начнем с ключевой нормы. Для целей главы 21 НК РФ безвозмездная передача товара признается реализацией. Это прямо следует из пункта 1 статьи 146 НК РФ: объектом обложения НДС признается реализация товаров, а безвозмездная передача права собственности на товары для целей НДС приравнивается к реализации.
Именно поэтому передача подарка контрагенту — даже если организация не получает от него деньги — рассматривается как операция, облагаемая НДС. Иными словами, подарок в гражданско-правовом смысле безвозмездный, но для НДС это реализация.
Отсюда вытекает первое практическое следствие: при вручении подарка организация должна начислить выходной НДС. Налоговую базу при безвозмездной передаче определяют по правилам статьи 154 НК РФ — исходя из стоимости передаваемого имущества. Если подарок куплен специально для передачи, на практике ориентируются на его покупную стоимость без НДС.
Теперь становится понятнее, почему в книге продаж появляется счет-фактура. Он возникает не потому, что организация что-то продала за деньги, а потому, что для целей НДС произошла реализация в форме безвозмездной передачи.
Разберем по шагам, зачем нужен счет-фактура при вручении подарка. При любой облагаемой НДС реализации продавец должен оформить счет-фактуру. В случае безвозмездной передачи это правило тоже действует. Если одаряемое лицо не является плательщиком НДС или если оформлять отдельный документ на каждого получателя неудобно, на практике допускается составление счета-фактуры в одном экземпляре для себя с последующей регистрацией в книге продаж.
Для книги продаж такая операция отражается как безвозмездная передача. В методических материалах и разъяснениях по заполнению книги продаж для таких операций используется код вида операции 10, то есть передача товаров, работ, услуг или имущественных прав на безвозмездной основе.
Поэтому ответ на вопрос из форума «почему создается счет-фактура в книге продаж?» звучит так: потому что вручение подарка контрагенту — это объект обложения НДС, а значит, операцию нужно оформить как реализацию для целей главы 21 НК РФ.
Теперь перейдем к самому важному вопросу: куда списывать входной НДС, если алкоголь и пакет куплены по кассовому чеку, а счет-фактура от продавца на организацию не получен.
Здесь нужно посмотреть на условия вычета входного НДС. По общему правилу статьи 171 и статьи 172 НК РФ для принятия НДС к вычету необходимы одновременно несколько условий:
товары должны быть приобретены для операций, облагаемых НДС;
товары должны быть приняты на учет;
у покупателя должен быть правильно оформленный счет-фактура продавца.
В нашей ситуации первое условие потенциально выполняется. Подарок передается безвозмездно, но такая передача облагается НДС, следовательно, сам по себе характер использования подарка не запрещает вычет.
Но возникает проблема со вторым блоком документов: есть только кассовый чек, а счета-фактуры, выставленного на организацию, нет. Именно этот момент и определяет судьбу входного НДС.
Официальная позиция финансового ведомства на протяжении длительного времени сводится к следующему: если по покупке через подотчетное лицо у организации есть только кассовый чек с выделенной суммой НДС, но нет счета-фактуры, то принять этот налог к вычету нельзя. Исключения существуют для отдельных специальных ситуаций, например по некоторым командировочным документам, но покупка алкоголя в подарок контрагенту к таким случаям не относится.
Значит, в рассматриваемой ситуации входной НДС по чеку не принимается к вычету. Его нужно списать в бухгалтерском учете в состав прочих расходов. Именно поэтому бухгалтер и выделяет НДС в авансовом отчете, а затем списывает его.
Разберем этот момент отдельно, потому что именно он был главным в исходном вопросе. Если счет-фактура от продавца отсутствует, входной НДС по чеку:
не принимается к вычету по НДС;
не уменьшает налог на прибыль;
в бухгалтерском учете относится на прочие расходы.
Практически это означает, что сумму НДС, выделенную в кассовом чеке, организация списывает на счет 91.02 «Прочие расходы». Для налогового учета такую сумму обычно квалифицируют как расход, не принимаемый для целей налога на прибыль.
Именно этот подход и отражается в большинстве учетных систем, в том числе в 1С. Поэтому действия главбуха из обсуждения в целом соответствуют распространенной практике: НДС выделяется из чека, но затем не идет на счет 68 к вычету, а списывается на 91.02.
Иначе говоря, ответ на вопрос «куда списывается эта сумма НДС?» такой: в бухгалтерском учете — на 91.02, в налоговом учете — как сумма, не учитываемая в расходах по налогу на прибыль.
На практике встречаются два подхода. Первый — не выделять НДС из чека вообще и включать всю сумму покупки в стоимость подарка. Второй — выделить налог в авансовом отчете, а затем отдельной проводкой списать его в прочие расходы. Оба подхода нужно оценивать через возможности конкретной учетной системы и учетной политики, но в программах 1С чаще применяется именно второй вариант, потому что чек содержит налоговую ставку и сумму НДС, а типовой механизм документа Авансовый отчет умеет этот налог показать отдельно.
С точки зрения практики 1С это удобно по двум причинам:
видно, что НДС по документу был предъявлен продавцом;
видно, что он не принят к вычету, а списан на прочие расходы из-за отсутствия счета-фактуры.
Такой способ помогает избежать путаницы при проверке оборотов по счетам 19 и 91.02.
Чтобы не смешивать операции, посмотрим на весь процесс целиком.
Руководитель покупает алкоголь и подарочный пакет за свои деньги.
Организация принимает документы через авансовый отчет и возмещает расходы подотчетному лицу.
Товар принимается к учету как имущество организации, предназначенное для последующей передачи.
НДС, выделенный в чеке, при отсутствии счета-фактуры не принимается к вычету.
Этот НДС списывается на счет 91.02 как прочий расход в бухгалтерском учете.
Когда подарок фактически передается контрагенту, организация отражает безвозмездную передачу.
На стоимость переданного подарка начисляется НДС к уплате.
По операции формируется счет-фактура и запись в книге продаж.
Если смотреть на ситуацию целиком, логика становится понятной: входной НДС по покупке не принят к вычету, зато выходной НДС по передаче подарка начислен.
Проанализируем ситуацию глубже. В подобных обсуждениях обычно сталкиваются две позиции:
«НДС по подарку к вычету нельзя принимать, потому что это непроизводственный расход»;
«НДС по подарку к вычету можно принять, потому что безвозмездная передача сама облагается НДС».
Обе позиции могут встречаться, но применять их нужно очень аккуратно. Современный подход сводится к тому, что если подарок приобретается для операции, которая сама облагается НДС, то входной НДС в принципе может участвовать в вычете. Однако это работает только при наличии полного комплекта документов, прежде всего счета-фактуры продавца.
Поэтому в нашей ситуации правильнее говорить так:
по характеру использования подарок не исключает вычет, потому что потом будет облагаемая НДС передача;
по документам вычет невозможен, потому что счет-фактура отсутствует.
Это и есть та развилка, которую важно увидеть. Иначе можно ошибочно решить, что входной НДС всегда запрещен по подаркам, либо наоборот — всегда разрешен. На самом деле решение зависит от сочетания налоговой природы операции и наличия подтверждающих документов.
Рассмотрим альтернативный сценарий. Допустим, руководитель купил подарок не просто по кассовому чеку, а продавец оформил на организацию счет-фактуру, а товар принят на учет. Тогда картина меняется.
В этом случае выполняются общие условия статей 171 и 172 НК РФ:
товар принят на учет;
есть счет-фактура;
товар используется в облагаемой НДС операции, поскольку будет передан безвозмездно с начислением НДС.
Тогда входной НДС по покупке подарка можно принять к вычету в общем порядке. Но при последующей передаче подарка все равно придется начислить выходной НДС и зарегистрировать счет-фактуру в книге продаж.
Иными словами, возможны два разных решения:
если счета-фактуры нет — входной НДС списываем на 91.02 и не принимаем к вычету;
если счет-фактура есть — входной НДС принимаем к вычету, а при передаче подарка начисляем выходной НДС.
Именно поэтому при подготовке документов по подаркам контрагентам так важно с самого начала решить, как оформляется покупка.
Посмотрим на пример в упрощенном виде. Предположим, алкоголь и пакет стоят 6 000 руб., включая НДС. Чек есть, счета-фактуры нет. Подарок потом передается контрагенту.
Далее возможна следующая учетная схема:
стоимость подарка без НДС принимается к учету как товар или иной материальный объект, предназначенный для передачи;
сумма НДС, выделенная в чеке, отражается обособленно и затем списывается на 91.02;
при передаче подарок списывается с учета на прочие расходы;
начисляется НДС с безвозмездной передачи и отражается по дебету 91.02 и кредиту 68.
Смысл в том, что по такой операции на счете 91.02 в итоге могут оказаться сразу несколько составляющих:
стоимость подарка, если организация учитывает передачу через прочие расходы;
входной НДС, не принятый к вычету из-за отсутствия счета-фактуры;
начисленный НДС с безвозмездной передачи.
Именно поэтому по итогам такой операции сумма прочих расходов может оказаться заметно выше, чем изначально ожидает бухгалтер.
Теперь разберем практическую часть, потому что для пользователей 1С именно она чаще всего важнее всего. В типовых решениях 1С:Бухгалтерия 8 и родственных конфигурациях подобная операция обычно проходит в два этапа: покупка через подотчетное лицо и последующая безвозмездная передача.
Если руководитель оплатил товар своей картой, обычно применяют документ Авансовый отчет. В нем можно заполнить сведения о приобретенных ценностях, указать сумму, ставку НДС и реквизиты подтверждающего чека.
Ключевой момент: если счет-фактура не получен, то в 1С не нужно отражать право на вычет. В типовом механизме это приводит к тому, что выделенный НДС не идет на счет 68 к вычету, а списывается в расходы.
Во многих типовых настройках и методических материалах 1С для этого используется предопределенная статья прочих доходов и расходов Списание выделенного НДС на прочие расходы. При проведении документа сумма может списываться на 91.02 именно по этой статье.
То есть программа фактически отвечает на ваш вопрос автоматически: НДС по чеку без счета-фактуры списывается на 91.02 как прочий расход.
Далее нужно обеспечить, чтобы сам подарок числился в учете организации до момента передачи. В зависимости от учетной модели и вида имущества это может быть отражено как товар, материалы или иной объект. На практике для подарков чаще всего используют номенклатурный учет.
Важно, чтобы передача контрагенту происходила уже от имени организации, а не как личное действие директора. Именно для этого покупку сначала заводят в учет через подотчетное лицо, а затем показывают, что имущество поступило организации.
Когда подарок передается контрагенту, в типовых решениях 1С часто используют документ Безвозмездная передача. В некоторых сценариях могут применяться и другие документы, но именно этот объект наиболее нагляден для рассматриваемой задачи.
При такой передаче программа обычно:
списывает стоимость подарка с учета;
начисляет НДС с безвозмездной передачи;
формирует запись в регистрах НДС;
подготавливает данные для книги продаж.
Именно на этом этапе становится видна логика с появлением счета-фактуры в книге продаж. Программа делает это не случайно, а потому что документ Безвозмездная передача отражает облагаемую НДС реализацию в специальном налоговом смысле.
Перечислим основные объекты и механизмы 1С, которые помогают правильно провести операцию:
Авансовый отчет — чтобы оформить расходы подотчетного лица и принять покупку к учету;
Безвозмездная передача — чтобы оформить передачу подарка контрагенту;
Счет-фактура выданный — если конфигурация формирует его отдельно или использует его для регистрации НДС;
Прочие доходы и расходы — чтобы использовать статью для списания НДС, не подтвержденного счетом-фактурой;
Книга продаж и регистры НДС — чтобы проверить, попала ли операция безвозмездной передачи в налоговый учет корректно.
Если программа автоматически подставляет статью вроде Списание выделенного НДС на прочие расходы, это как раз и означает, что механизм настроен на типовой сценарий: чек есть, а вычета нет.
Ниже приведем не универсальный шаблон для всех конфигураций, а именно логику, которую обычно нужно увидеть при анализе учета.
Дт 41 (или 10) Кт 71
— отражена стоимость подарка без НДС по авансовому отчету
Дт 19 Кт 71
— отражен НДС, выделенный в чеке
Дт 91.02 Кт 19
— списан НДС, не принятый к вычету из-за отсутствия счета-фактуры
Дт 91.02 Кт 41 (или 10)
— списана стоимость подарка при безвозмездной передаче
Дт 91.02 Кт 68.02
— начислен НДС с безвозмездной передачи подарка
Рассмотрим подробнее, что важно в этом примере. Самая принципиальная проводка для исходного вопроса — это Дт 91.02 Кт 19. Она и показывает, куда уходит входной НДС, который нельзя принять к вычету.
Но не менее важно увидеть и последнюю проводку Дт 91.02 Кт 68.02. Она отвечает уже на второй вопрос: почему появляется счет-фактура в книге продаж. Потому что при безвозмездной передаче возникает начисление НДС к уплате.
Попробуем свести все к понятной логике, без перегруза нормами. Когда руководитель покупает подарок в магазине и приносит только кассовый чек, организация видит, что в цене сидит НДС. Но для вычета по НДС одних сведений из чека недостаточно. Поэтому этот «входной» НДС не идет в уменьшение налога, а списывается в прочие расходы.
Потом организация вручает подарок контрагенту. Для НДС это уже реализация, пусть и без оплаты. Поэтому организация сама должна начислить НДС и показать эту операцию в книге продаж.
Именно поэтому бухгалтер делает сразу два действия, которые на первый взгляд кажутся противоречивыми:
не принимает входной НДС к вычету;
одновременно начисляет выходной НДС при передаче подарка.
На самом деле это не ошибка, а следствие разных правил для покупки и для последующей передачи.
Разберем еще один важный вопрос, без которого статья была бы неполной. По общему правилу стоимость обычных подарков контрагентам, не связанных напрямую с получением дохода и не оформленных как рекламная или представительская операция по соответствующим правилам, не учитывается в расходах по налогу на прибыль. Аналогично не учитывают и суммы НДС, начисленные при такой безвозмездной передаче, если речь идет о расходах, не соответствующих критериям статьи 252 НК РФ и подпадающих под ограничения статьи 270 НК РФ.
Поэтому на практике бухгалтерский и налоговый учет здесь расходятся:
в бухгалтерском учете прочие расходы отражаются;
в налоговом учете по прибыли эти суммы чаще всего не принимаются.
Из-за этого в 1С важно правильно проверить аналитику статей затрат и признак принятия к налоговому учету. Иначе можно случайно занизить налог на прибыль.
Рассмотрим подробнее возможные альтернативы, потому что именно здесь иногда появляется шанс на другой налоговый результат.
Если передаваемые вещи не являются личными подарками конкретному контрагенту, а используются в рамках рекламной акции, массового распространения сувенирной продукции или представительского мероприятия, налоговые последствия могут отличаться. Но в исходной ситуации речь идет именно о покупке алкоголя в подарок конкретному контрагенту. Это классическая безвозмездная передача имущества, а не рекламная раздача и не типичная представительская услуга.
Поэтому пытаться автоматически перенести на такую операцию правила представительских расходов не стоит. Алкоголь в подарочном пакете, врученный конкретному контрагенту, обычно рассматривают именно как подарок с соответствующими последствиями по НДС и налогу на прибыль.
Еще один частый вопрос: раз покупка оплачена личной картой директора, может ли организация вообще учитывать такую операцию. Да, может, если расходы подтверждены и приняты организацией через подотчетную схему. В этом случае для учета важен не сам способ оплаты, а то, что:
работник действовал в интересах организации;
расход подтвержден документами;
организация утвердила авансовый отчет и возместила расходы.
Но здесь появляется дополнительный риск: если документы оформлены только на физическое лицо и никак не подтверждают связь покупки с организацией, налоговые органы могут поставить под сомнение сам факт приобретения товара для нужд компании. Поэтому чем лучше оформлен авансовый отчет и внутренние документы на выдачу подарка, тем устойчивее позиция организации.
Чтобы снизить вопросы при проверке, разберем по шагам, какие внутренние документы полезно подготовить:
служебную записку или распоряжение о приобретении подарка;
авансовый отчет с приложением кассового чека;
документ о принятии подарка к учету;
распоряжение руководителя о вручении подарка контрагенту;
акт или иной документ, подтверждающий факт передачи подарка;
счет-фактуру по безвозмездной передаче и запись в книге продаж.
Чем полнее документальная цепочка, тем проще объяснить и покупку через подотчетное лицо, и последующее начисление НДС.
Теперь сформулируем итог максимально четко.
Да, при передаче подарка контрагенту нужно начислить НДС, потому что безвозмездная передача признается реализацией для целей НДС по пункту 1 статьи 146 НК РФ.
Да, поэтому в книге продаж появляется счет-фактура, так как операция является облагаемой НДС реализацией.
Входной НДС из кассового чека при отсутствии счета-фактуры к вычету не принимается.
Такой входной НДС списывается на счет 91.02 как прочий расход в бухгалтерском учете.
Для налога на прибыль эта сумма обычно не принимается, как и стоимость самого подарка и начисленный при передаче НДС.
Чтобы было удобно применять вывод на практике, соберем решение в короткий алгоритм.
Примите документы от директора через Авансовый отчет.
Отразите стоимость подарка в учете организации.
Выделенный в чеке НДС не принимайте к вычету, если счета-фактуры нет.
Списывайте этот НДС на 91.02 как прочий расход.
При вручении подарка оформите Безвозмездная передача или аналогичный документ.
Начислите НДС с безвозмездной передачи.
Проверьте формирование счета-фактуры и запись в книге продаж.
Проконтролируйте, чтобы такие суммы не попали в принимаемые расходы по налогу на прибыль, если для этого нет специальных оснований.
Завершим статью практической проверкой, которую полезно сделать после проведения документов:
проверьте, что в Авансовый отчет НДС по чеку не ушел в вычет;
убедитесь, что сумма НДС списана именно на 91.02;
посмотрите аналитику по статье Списание выделенного НДС на прочие расходы, если используется типовой механизм;
проверьте, что при передаче подарка сформировалось начисление НДС;
убедитесь, что операция попала в книгу продаж как безвозмездная передача.
Если все эти условия выполнены, значит, учет выстроен логично: входной НДС без счета-фактуры не заявлен к вычету, а выходной НДС по безвозмездной передаче начислен корректно.
Итоговый ответ по сути вопроса: НДС, выделенный в кассовом чеке при покупке алкоголя в подарок контрагенту, если счет-фактура на организацию отсутствует, списывайте на 91.02 в бухгалтерском учете как прочий расход, не принимаемый для целей налога на прибыль. При последующей передаче подарка начисляйте НДС как при безвозмездной реализации и отражайте операцию через счет-фактуру в книге продаж.
Информация носит справочный характер.