Проанализируем ситуацию: сотрудник организации купил за свои личные деньги подарок для поставщика, например алкоголь, а теперь организация хочет вернуть ему потраченную сумму. Возникает практический вопрос: можно ли перечислить сотруднику деньги на карту как подотчетную сумму, а саму покупку провести в 1С через Авансовый отчет и указать расходы как непринимаемые для налогового учета?
Разберем ответ сразу: оформлять такую операцию как обычную выдачу под отчет неправильно, потому что подотчет предполагает, что деньги выдаются сотруднику заранее, до совершения расхода. В рассматриваемой ситуации сотрудник уже потратил собственные деньги. Значит, перед нами не классический подотчет, а возмещение работнику расходов, произведенных с согласия или ведома работодателя в интересах организации.
Основная правовая логика здесь строится на статье 188 ТК РФ: если работник использует личное имущество или личные средства с согласия или ведома работодателя и в интересах работодателя, организация возмещает ему связанные с этим расходы. Поэтому безопаснее оформить не «выдачу под отчет задним числом», а именно компенсацию расходов работнику на основании заявления, подтверждающих документов и распоряжения руководителя.
При этом в 1С есть несколько способов отражения такой операции. Самый аккуратный вариант — провести компенсацию через расчеты с персоналом по прочим операциям или через прочие расчеты, например с использованием счета 73.03 или 76.09. Более привычный для многих бухгалтеров вариант — использовать Авансовый отчет как технический документ для отражения приобретения, но не называть выплату предварительной выдачей под отчет. Разберем оба подхода подробно.
Сначала рассмотрим, что такое подотчет в классическом смысле. Подотчетная сумма — это деньги, которые организация выдает сотруднику заранее на определенные хозяйственные нужды. Например, работнику перечислили 10 000 рублей на карту, он купил канцтовары, принес чеки и отчитался авансовым отчетом. В этом случае все логично: сначала была выдача денег, затем расход, затем отчет.
В нашей ситуации последовательность другая:
Сотруднику заранее деньги не выдавались.
Сотрудник самостоятельно купил подарок за свои личные средства.
Подарок предназначен не для личных нужд сотрудника, а для поставщика от имени организации.
Организация хочет возместить сотруднику понесенные расходы.
Значит, формально сотрудник не получил деньги под отчет. Он стал лицом, которому организация должна компенсировать согласованные расходы. Поэтому фраза «выдать под отчет после покупки» некорректна: задним числом подотчет не возникает.
Правильнее формулировать операцию так: работник понес расходы в интересах работодателя за счет собственных средств, а работодатель возмещает эти расходы на основании подтверждающих документов. В 1С это можно отразить либо через документ Авансовый отчет как технический инструмент, либо через документы по прочим расчетам. Но юридически это не предварительная выдача под отчет.
Разберем по шагам, какие документы нужно подготовить, чтобы компенсация работнику выглядела обоснованной и не была переквалифицирована в доход сотрудника.
Получите от сотрудника заявление на возмещение расходов. В заявлении сотрудник указывает, что он по поручению или с согласия организации приобрел подарок для поставщика за счет собственных средств, просит возместить фактически понесенные расходы и перечислить сумму на банковскую карту.
Приложите подтверждающие документы. Это может быть кассовый чек, товарный чек, чек ККТ, накладная, квитанция, электронный чек или иной документ, подтверждающий покупку. Если подарок — алкоголь, в документах должно быть понятно, что именно куплено, на какую сумму и у какого продавца.
Оформите согласование руководителя. Руководитель должен подтвердить, что расход был произведен в интересах организации. Это можно сделать визой на заявлении, отдельным распоряжением, приказом или служебной запиской.
Подготовьте документ о передаче подарка. Если подарок передан поставщику или представителю поставщика, оформите акт передачи, ведомость вручения, отчет о представительском мероприятии или иной внутренний документ. Это особенно важно, если подарок дорогостоящий.
Определите налоговый статус расхода. Если подарок поставщику не соответствует критериям представительских или рекламных расходов, в налоговом учете отразите его как непринимаемый расход.
Главный принцип: компенсация работнику должна быть подтверждена не только чеком, но и деловой целью. Если есть только перевод на карту и чек на алкоголь, но нет заявления, согласования и объяснения, зачем покупка нужна организации, проверяющие могут задать вопросы.
Посмотрим на содержание заявления. Отдельный код 1С здесь не нужен, но сам текст заявления лучше сделать понятным и конкретным.
В заявлении укажите:
ФИО и должность работника.
Наименование организации.
Дату покупки.
Что именно было куплено.
Для какой цели произведен расход.
Сумму к возмещению.
Реквизиты подтверждающих документов.
Просьбу перечислить компенсацию на банковскую карту.
Пример формулировки можно использовать такой:
«Прошу возместить мне расходы в сумме 5 000 руб., произведенные за счет собственных денежных средств на приобретение подарка для представителя поставщика в интересах организации. Подтверждающие документы прилагаю. Прошу перечислить сумму компенсации на мою банковскую карту».
На заявлении руководитель может поставить резолюцию: «Расход согласован. Бухгалтерии возместить сумму работнику. Расходы в налоговом учете не принимать». Такая резолюция помогает сразу определить и бухгалтерский, и налоговый подход.
Теперь разберем налоговый учет. В вопросе автор предлагает указать расходы как непринимаемые для НО. Для подарка поставщику это часто действительно наиболее безопасный вариант.
Расходы на подарки контрагентам могут вызывать споры. Если организация просто дарит подарок поставщику, особенно алкоголь, то такой расход сложно обосновать как направленный на получение дохода в смысле налогового учета. Для налога на прибыль безвозмездно переданное имущество и расходы, связанные с такой передачей, как правило, не уменьшают налоговую базу.
Рассмотрим возможные варианты:
Обычный подарок поставщику. Если это именно подарок, который передается контрагенту без встречного предоставления, безопаснее отразить расходы как непринимаемые для налогового учета.
Представительские расходы. Если подарок связан с официальным приемом, переговорами, встречей представителей сторон, и есть полный комплект документов, часть затрат может рассматриваться в составе представительских расходов. Но алкогольный подарок сам по себе не всегда можно обосновать как представительский расход. Нужны приказ, программа встречи, смета, отчет о мероприятии, список участников, подтверждение деловой цели.
Рекламные расходы. Если подарок распространяется среди неопределенного круга лиц, содержит логотип организации и соответствует рекламной цели, можно анализировать рекламный подход. Но подарок конкретному поставщику обычно не относится к рекламе для неопределенного круга лиц.
Подарок конкретному физическому лицу. Если подарок получает не организация-поставщик, а конкретный представитель поставщика как физическое лицо, дополнительно проанализируйте НДФЛ у получателя подарка, особенно если стоимость подарков этому лицу за год превышает необлагаемый лимит.
Безопасный вариант для рассматриваемой ситуации: отразите стоимость подарка в бухгалтерском учете как расход организации, но в налоговом учете установите признак не принимается. В 1С это обычно делается через статью затрат с видом расхода для налогового учета Не учитываемые в целях налогообложения или через ручную корректировку налогового учета, в зависимости от выбранного способа отражения.
Рассмотрим важный юридический нюанс. Если подарок передается именно от одной коммерческой организации другой коммерческой организации, нужно учитывать ограничение по дарению между коммерческими организациями. Гражданское законодательство запрещает дарение между коммерческими организациями, за исключением обычных подарков небольшой стоимости.
Поэтому перед оформлением подарка поставщику уточните, кому фактически передается подарок:
если подарок передается организации-поставщику как юридическому лицу, проверьте стоимость и основание передачи;
если подарок передается конкретному представителю поставщика как физическому лицу, проверьте НДФЛ и документальное оформление вручения;
если подарок используется в рамках деловой встречи, оформите документы по представительскому мероприятию;
если подарок является рекламной продукцией, проверьте наличие логотипа, рекламной цели и круга получателей.
Практический вывод: не называйте любой расход на контрагента подарком автоматически. Сначала определите правовую природу операции: подарок, представительские расходы, рекламная продукция или прочий непринимаемый расход. От этого зависит учет, налоги и комплект документов.
Теперь посмотрим на компенсацию работнику. Если организация возмещает сотруднику документально подтвержденные расходы, произведенные в интересах работодателя, такая выплата не является экономической выгодой работника. Сотрудник не получает доход, а лишь возвращает свои деньги, которые потратил на нужды организации.
Следовательно, при правильном оформлении:
НДФЛ с компенсации работнику удерживать не нужно, потому что работник не получает личного дохода.
Страховые взносы на сумму компенсации работнику начислять не нужно, если выплата является именно возмещением документально подтвержденных расходов в интересах работодателя.
В расходы на оплату труда такую сумму не включайте, потому что это не зарплата, не премия и не вознаграждение за труд.
Но для такого подхода нужны документы. Если нет чека, нет заявления и нет согласования руководителя, выплата на карту может выглядеть как доход сотрудника. Тогда возникают риски по НДФЛ и страховым взносам.
Важно: в назначении платежа не пишите «материальная помощь», «премия», «доплата» или «подотчет». Лучше указать: «Возмещение расходов по заявлению от __.__.____, чек от __.__.____». Такая формулировка соответствует сути операции.
Разберем НДС отдельно. Если организация применяет ОСНО и передает подарок поставщику безвозмездно, такая передача может рассматриваться как реализация для целей НДС. В этом случае может возникнуть обязанность начислить НДС с безвозмездной передачи.
Практически рассмотрим несколько вариантов:
Подарок куплен в рознице по кассовому чеку, счета-фактуры нет. Входной НДС к вычету обычно не принимается. Но вопрос начисления НДС при безвозмездной передаче все равно нужно проанализировать, если организация является плательщиком НДС.
Подарок приобретен по счету-фактуре и принят к вычету. При безвозмездной передаче риск начисления НДС выше. Нужно оформить передачу и начислить НДС в общеустановленном порядке, если нет оснований для иной квалификации расхода.
Подарок оформлен как часть представительского мероприятия. В этом случае налоговый подход зависит от документов и фактической сути операции. Если фактической безвозмездной передачи самостоятельного подарка нет, а затраты входят в представительские расходы, подход может отличаться.
Организация применяет УСН. НДС обычно не начисляется, если организация не является налоговым агентом и не выставляет счет-фактуру с НДС. Но налоговый расход по подарку все равно чаще всего безопаснее сделать непринимаемым.
Главное правило: НДС зависит не от того, кто оплатил покупку — работник или организация, а от того, кто является фактическим приобретателем и как затем передается подарок. Если подарок приобретен в интересах организации и передан контрагенту, анализируйте НДС как операцию организации.
Рассмотрим первый способ — наиболее аккуратный с точки зрения правовой сути. Мы не используем обычную выдачу под отчет, потому что деньги заранее не выдавались. Вместо этого отражаем задолженность организации перед работником по компенсации расходов.
В 1С:Бухгалтерии можно использовать счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям» или счет 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Выбор зависит от вашей учетной политики и привычной аналитики. Для работника чаще логично использовать 73.03, потому что это расчеты с персоналом по прочим операциям.
Разберем по шагам:
Получите от сотрудника заявление и подтверждающие документы.
Оформите распоряжение руководителя о возмещении расходов.
В 1С отразите приобретение подарка и задолженность перед сотрудником.
Сумму подарка отнесите на счет затрат, например 91.02, 44.01 или 26, в зависимости от учетной политики и характера расхода.
В налоговом учете укажите, что расход не принимается.
Перечислите компенсацию сотруднику на карту документом Списание с расчетного счета.
Проверьте закрытие задолженности по счету 73.03 или 76.09.
Пример бухгалтерской логики может быть таким:
Дт 91.02 Кт 73.03 — признаны прочие расходы организации и задолженность перед работником по возмещению затрат.
Дт 73.03 Кт 51 — перечислена компенсация работнику на банковскую карту.
Если подарок сначала нужно принять как материальную ценность, а затем списать при передаче, можно использовать промежуточный учет:
Дт 10.09 Кт 73.03 — отражено приобретение подарка как материальной ценности за счет работника.
Дт 91.02 Кт 10.09 — подарок списан при передаче поставщику.
Дт 73.03 Кт 51 — сотруднику возмещены личные расходы.
Какой вариант выбрать? Если подарок куплен и сразу передан поставщику, часто достаточно отразить расход напрямую на 91.02 или другой счет затрат. Если подарок сначала хранится в организации, лучше принять его на 10.09, а затем списать отдельным документом передачи или списания.
Теперь рассмотрим практическую реализацию в 1С. Если типового документа для такой компенсации в вашей базе нет или вы не хотите использовать Авансовый отчет, примените документ Операция, введенная вручную.
Разберем по шагам:
Откройте раздел Операции.
Выберите Операции, введенные вручную.
Создайте новую операцию.
Укажите дату, когда руководитель утвердил компенсацию или когда документы были приняты бухгалтерией.
В первой строке укажите дебет счета затрат, например 91.02, и кредит 73.03 или 76.09.
В аналитике по дебету выберите статью затрат, например Подарки контрагентам, не принимаемые для НУ.
В аналитике по кредиту укажите сотрудника.
Установите признак непринимаемого расхода в налоговом учете, если он доступен в выбранной аналитике.
Проведите операцию.
Затем отразите выплату:
Откройте раздел Банк и касса.
Создайте документ Списание с расчетного счета.
Выберите вид операции Прочее списание или другой подходящий вид, который позволяет указать счет расчетов 73.03 или 76.09.
Укажите получателя — сотрудника.
Укажите счет расчетов, который использовали при признании задолженности.
В назначении платежа напишите: «Возмещение расходов по заявлению от __.__.____, чек от __.__.____, без НДФЛ и страховых взносов».
Проведите документ.
После проведения сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.03 или 76.09. Остаток по сотруднику должен закрыться в ноль.
Теперь рассмотрим второй способ, который часто используют на практике. В 1С документ Авансовый отчет удобен тем, что позволяет отразить покупку по чекам, указать номенклатуру, счета учета, НДС, статьи затрат и затем показать перерасход перед сотрудником. Однако юридически нужно понимать: если деньги заранее не выдавались, это не классический подотчет.
Возможная схема в 1С выглядит так:
Создайте документ Авансовый отчет на сотрудника.
На вкладке Авансы не указывайте выданные суммы, потому что их не было.
На вкладке Товары или Прочее отразите приобретенный подарок по чеку.
Укажите счет затрат или счет учета материальных ценностей.
Для налогового учета выберите статью затрат, которая не принимается для налога на прибыль или УСН.
Проведите документ. В 1С появится задолженность организации перед сотрудником как перерасход.
Затем перечислите сумму работнику на карту документом Списание с расчетного счета.
При таком подходе возможны проводки:
Дт 91.02 Кт 71.01 — отражен расход по авансовому отчету при отсутствии выданного аванса.
Дт 71.01 Кт 51 — работнику перечислена сумма перерасхода.
В чем риск: счет 71.01 традиционно связан с подотчетными лицами. Если проверяющие будут анализировать правовую суть операции, они могут спросить, почему оформлен подотчет, если деньги не выдавались заранее. Поэтому, если используете Авансовый отчет, закрепите в документах, что это не предварительная выдача под отчет, а возмещение работнику фактически понесенных расходов. Внутреннее положение организации может предусматривать порядок возмещения таких расходов через авансовый отчет как учетную форму.
Безопаснее: использовать 73.03 или 76.09. Практически удобнее: использовать Авансовый отчет, если в вашей базе 1С так настроен учет и бухгалтерия понимает риски. Но выплату не называйте «выдачей под отчет», если деньги перечисляются после покупки.
Рассмотрим банковскую выплату. Перечислить деньги сотруднику на карту можно, но важно правильно указать вид операции и назначение платежа.
Если отражаете расчеты через 73.03 или 76.09, используйте документ Списание с расчетного счета с видом операции, который позволяет списать прочую задолженность перед сотрудником. В некоторых базах это будет Прочее списание. В других — отдельный вид для расчетов с сотрудниками по прочим операциям.
Если отражаете через Авансовый отчет и счет 71.01, выплата может пройти как погашение перерасхода по авансовому отчету. Но в назначении платежа все равно лучше указать, что это именно возмещение расходов по документам, а не новая выдача денег под отчет.
Примеры корректных назначений платежа:
«Возмещение расходов на приобретение подарка для контрагента по заявлению от __.__.____, чек от __.__.____».
«Компенсация документально подтвержденных расходов, произведенных в интересах организации, без НДФЛ».
«Возмещение расходов работнику по распоряжению руководителя от __.__.____».
Избегайте формулировок:
«Аванс», если деньги уже потрачены.
«Под отчет», если заранее подотчетная сумма не выдавалась.
«Премия», потому что это создаст риск НДФЛ и страховых взносов.
«Материальная помощь», потому что это другая правовая природа выплаты.
Теперь разберем, как в 1С настроить непринимаемые расходы. Конкретные названия полей зависят от версии программы и режима налогообложения, но общая логика такая: создайте отдельную статью затрат, чтобы не смешивать подарки контрагентам с обычными коммерческими расходами.
Разберем по шагам:
Откройте справочник Статьи затрат или Прочие доходы и расходы, в зависимости от выбранного счета учета.
Создайте новую статью, например Подарки контрагентам, не принимаемые для НУ.
Укажите вид расхода для налогового учета: Не учитываемые в целях налогообложения.
Если используете счет 91.02, настройте статью прочих расходов так, чтобы она не принималась в налоговом учете.
Если используете счет 44.01 или 26, проверьте поле налогового назначения расходов.
Сохраните статью и используйте ее в документах по подарку.
Практический совет: не используйте для подарков поставщикам стандартную статью «Представительские расходы», если нет полного комплекта документов по представительскому мероприятию. Иначе расход может попасть в налоговый учет, а это создаст налоговый риск.
Компенсация работнику — это только первая часть операции. Вторая часть — нужно оформить сам подарок, потому что организация должна показать, что приобретенная ценность не осталась у сотрудника и не исчезла без документов.
Рассмотрим возможные документы:
Акт передачи подарка. Укажите дату, наименование подарка, стоимость, получателя, основание передачи и подписи ответственных лиц.
Служебная записка. Ответственный сотрудник объясняет, кому и зачем был передан подарок.
Приказ или распоряжение руководителя. Руководитель утверждает приобретение и передачу подарка поставщику.
Отчет о представительском мероприятии. Используйте его, если подарок связан с официальной встречей или переговорами.
Ведомость вручения. Подходит, если подарков несколько и нужно зафиксировать получателей.
Если подарок передан конкретному физическому лицу, желательно указать ФИО получателя и стоимость подарка. Это поможет оценить вопрос НДФЛ по подарку физическому лицу. Если получатель отказывается подписывать акт, оформите внутренний акт с подписями сотрудников организации, участвовавших в передаче.
Важно: если подарок — алкоголь, дополнительно проверьте внутренние правила организации и ограничения по деловой этике. Для налогового учета алкогольный подарок особенно сложно обосновать как экономически оправданный расход, поэтому непринимаемый налоговый учет часто является самым осторожным решением.
Рассмотрим отдельную ситуацию. Иногда говорят «подарок поставщику», но фактически подарок получает конкретный менеджер, директор или представитель поставщика. Тогда получателем является физическое лицо, а не организация.
В этом случае проанализируйте НДФЛ. Стоимость подарков физическому лицу в пределах установленного необлагаемого лимита за год не облагается НДФЛ. Если стоимость подарков этому лицу от организации за год превышает лимит, с превышения может возникнуть НДФЛ. Если удержать налог невозможно, организации может потребоваться сообщить об этом в налоговый орган в установленном порядке.
Разберем практический порядок:
Определите, кому фактически передан подарок: организации или физическому лицу.
Если получатель — физическое лицо, зафиксируйте его ФИО и стоимость подарка.
Проверьте, были ли этому лицу другие подарки в течение года.
Оцените необходимость НДФЛ с превышения необлагаемого лимита.
Если налог удержать невозможно, проверьте порядок отражения в отчетности.
Практический вывод: чем точнее оформлен получатель подарка, тем меньше вопросов при проверке. Не ограничивайтесь общей фразой «подарок поставщику», если фактически подарок вручен конкретному человеку.
Теперь разберем альтернативный вариант. Иногда подарок поставщику пытаются оформить как представительские расходы. Это возможно не всегда. Представительские расходы связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах, заседаниях, деловых встречах. Просто купленный алкогольный подарок сам по себе обычно не подтверждает представительское мероприятие.
Чтобы рассматривать расходы как представительские, подготовьте документы:
приказ руководителя о проведении деловой встречи;
программу мероприятия;
смету представительских расходов;
список участников от организации и от поставщика;
отчет о результатах встречи;
первичные документы, подтверждающие расходы;
акт списания или отчет ответственного лица.
Даже при наличии этих документов стоимость подарка может не быть признана представительским расходом, если он не связан с официальным приемом и обслуживанием. Поэтому, если нет уверенности, лучше не включайте такой расход в налоговую базу. В бухгалтерском учете расход можно показать, а в налоговом учете сделать непринимаемым.
Главное правило: представительские расходы — это не любой подарок контрагенту. Это расходы на официальное деловое мероприятие, подтвержденное документами и деловой целью.
Если организация применяет УСН, подход также требует осторожности. Для УСН «Доходы» расход вообще не влияет на налоговую базу, поэтому вопрос налогового признания подарка обычно не имеет практического значения для расчета налога. Но бухгалтерский учет и документы все равно нужны.
Если организация применяет УСН «Доходы минус расходы», учитывайте закрытый перечень расходов. Подарок поставщику обычно сложно включить в расходы при УСН. Поэтому безопаснее отразить его как расход, не уменьшающий налоговую базу.
Разберем по шагам:
Компенсируйте работнику расходы на основании заявления и чеков.
В бухгалтерском учете отразите расход организации.
В налоговом учете УСН не включайте стоимость подарка в расходы, если нет уверенного основания.
В 1С используйте статью затрат, которая не попадает в КУДиР.
Проверьте, чтобы операция не уменьшила налоговую базу по УСН.
Практический совет: после проведения документа сформируйте Книга учета доходов и расходов и проверьте, не попала ли стоимость подарка в расходы УСН. Если попала ошибочно, исправьте статью затрат или налоговое назначение расхода.
Если организация применяет ОСНО, нужно отдельно рассмотреть налог на прибыль и НДС. Для налога на прибыль подарок поставщику обычно безопаснее отразить как непринимаемый расход. Для НДС нужно определить, была ли безвозмездная передача и принимался ли входной НДС к вычету.
Разберем по шагам:
Определите, есть ли счет-фактура от продавца. Если подарок куплен в рознице по чеку, счета-фактуры обычно нет.
Если входной НДС к вычету не принимался, проверьте вопрос начисления НДС при безвозмездной передаче отдельно.
Если входной НДС принимался к вычету, при безвозмездной передаче риск начисления НДС выше.
Стоимость подарка в налоговом учете по налогу на прибыль не принимайте, если нет уверенного основания для представительских или рекламных расходов.
В 1С используйте статью прочих расходов с признаком непринимаемого расхода для налогового учета.
Практический вывод: на ОСНО не ограничивайтесь только компенсацией работнику. Обязательно проверьте, как операция влияет на налог на прибыль и НДС.
Теперь соберем типовые проводки. Выберите вариант, который соответствует вашей учетной политике и фактическому документообороту.
Вариант 1. Расход сразу признается как прочий непринимаемый расход:
Дт 91.02 Кт 73.03 — признана задолженность перед работником по возмещению расходов на подарок, расход не принимается для НУ.
Дт 73.03 Кт 51 — компенсация перечислена сотруднику на карту.
Вариант 2. Подарок сначала принимается как материальная ценность:
Дт 10.09 Кт 73.03 — подарок принят к учету по подтверждающим документам сотрудника.
Дт 91.02 Кт 10.09 — подарок списан при передаче поставщику, расход не принимается для НУ.
Дт 73.03 Кт 51 — сотруднику перечислена компенсация.
Вариант 3. Используется авансовый отчет как технический документ:
Дт 91.02 Кт 71.01 — по авансовому отчету отражены расходы сотрудника за счет личных средств.
Дт 71.01 Кт 51 — сотруднику возмещен перерасход.
Самый безопасный с точки зрения сути операции вариант — первый или второй, потому что они не создают видимость предварительного подотчета. Третий вариант удобен в 1С, но требует аккуратного документального оформления.
Разберем выбор счета подробнее.
71.01 используйте, когда организация работает через механизм подотчетных лиц и допускает отражение перерасхода по авансовому отчету. Этот вариант удобен, но менее чистый юридически, если деньги заранее не выдавались.
73.03 используйте, если хотите показать расчеты с работником по прочим операциям. Это хороший вариант для компенсации расходов сотруднику, не являющихся зарплатой и не являющихся классическим подотчетом.
76.09 используйте, если организация ведет такие компенсации как прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами. Этот вариант тоже допустим, но аналитика по сотрудникам может быть менее удобной.
Рекомендуемый подход: если в учетной политике или внутренних правилах нет обязательного использования счета 71.01 для таких случаев, используйте 73.03. Так учет лучше соответствует сути операции: организация компенсирует работнику документально подтвержденные расходы.
Теперь рассмотрим налоговые риски. Главная опасность — проверяющие могут посчитать, что сотруднику выплатили доход, если не доказано, что он действовал в интересах организации.
Чтобы снизить риск, выполните следующие действия:
Оформите заявление сотрудника.
Приложите кассовый чек или иной подтверждающий документ.
Получите согласование руководителя.
Оформите передачу подарка поставщику.
Проверьте, что сумма компенсации равна сумме подтвержденных расходов.
Не выплачивайте сотруднику больше, чем подтверждено документами, если это не оформлено отдельно.
В назначении платежа укажите именно возмещение расходов.
Не отражайте выплату как зарплату, премию или материальную помощь.
Особенно важно: если чек оформлен так, что невозможно определить покупку или сумму, запросите у сотрудника дополнительные пояснения. Если подтверждающих документов нет совсем, компенсация становится рискованной: ее могут признать доходом сотрудника с НДФЛ и страховыми взносами.
Отдельно рассмотрим алкоголь. Сам факт покупки алкоголя для подарка не означает, что работнику нельзя возместить расходы. Если руководитель согласовал покупку, чек есть, подарок передан в интересах организации, компенсацию работнику оформить можно.
Но алкоголь создает дополнительные вопросы:
сложнее доказать экономическую обоснованность расхода;
сложнее признать расход в налоговом учете;
могут возникнуть вопросы по деловой цели;
при передаче конкретному физическому лицу нужно проверить НДФЛ по подарку;
при передаче между коммерческими организациями нужно учитывать гражданско-правовые ограничения по дарению.
Поэтому безопасный подход такой: компенсацию работнику оформите по документам, а стоимость алкогольного подарка в налоговом учете не принимайте. В бухгалтерском учете отразите расход, в налоговом — постоянную разницу или непринимаемый расход, в зависимости от системы налогообложения и настроек 1С.
Теперь соберем практический алгоритм именно для ситуации из вопроса.
Попросите сотрудника написать заявление на возмещение расходов.
Приложите к заявлению кассовый чек на покупку подарка.
Получите резолюцию руководителя о согласовании расхода и возмещении суммы работнику.
Оформите внутренний документ о передаче подарка поставщику или его представителю.
Определите налоговый режим организации: ОСНО или УСН.
Примите решение, что расход не учитывается для целей налогообложения, если нет оснований для представительских или рекламных расходов.
В 1С создайте статью затрат Подарки контрагентам, не принимаемые для НУ.
Отразите задолженность перед работником через Операция, введенная вручную на счете 73.03 или 76.09.
Перечислите компенсацию сотруднику на карту документом Списание с расчетного счета.
Проверьте, что по сотруднику нет незакрытой задолженности.
Проверьте, что расход не попал в налоговую базу по налогу на прибыль или УСН.
Если организация на ОСНО, отдельно проанализируйте НДС при безвозмездной передаче подарка.
Таким образом, на вопрос «можно ли вернуть сотруднику деньги как выплату под отчет на карту» отвечаем так: деньги вернуть можно, но лучше не оформлять это как новую выдачу под отчет. Правильнее оформить компенсацию работнику за понесенные расходы. В 1С можно использовать Авансовый отчет как технический инструмент, но безопаснее провести операцию через 73.03 или 76.09 и документ Списание с расчетного счета.
В завершение проверим операцию по контрольному списку.
Есть заявление сотрудника на возмещение расходов.
Есть чек или другой подтверждающий документ.
Есть согласование руководителя.
Понятно, кому и зачем передан подарок.
Оформлен акт передачи, служебная записка или отчет.
Выплата сотруднику названа компенсацией расходов, а не премией и не материальной помощью.
НДФЛ и страховые взносы с компенсации работнику не начислены, потому что это возмещение подтвержденных расходов.
Расход на подарок отражен в бухгалтерском учете.
В налоговом учете расход не принят, если нет надежного основания для признания.
В 1С используется правильная статья затрат с признаком непринимаемого расхода.
Счет расчетов с работником закрыт после выплаты.
Если организация на ОСНО, отдельно проверен НДС по безвозмездной передаче.
Итоговое решение: оформляйте не выдачу денег под отчет задним числом, а компенсацию расходов работнику. Подготовьте заявление, чек, согласование руководителя и документ о передаче подарка. В 1С безопаснее отразить задолженность перед работником через 73.03 или 76.09, списать подарок на непринимаемые расходы и перечислить компенсацию на карту документом Списание с расчетного счета. Если используете Авансовый отчет, применяйте его только как учетный инструмент для отражения перерасхода, а не как подтверждение того, что деньги были выданы под отчет заранее.
Информация носит справочный характер