Разберем ситуацию, которая на практике встречается очень часто: у некоммерческой организации основная зарплата сотрудников выплачивается за счет субсидии, гранта или иного целевого финансирования, а дополнительную премию нужно выплатить уже за счет предпринимательской деятельности. На этом этапе обычно и возникает вопрос: как настроить программу так, чтобы оклад остался на некоммерческой деятельности, премия ушла на предпринимательскую, а налоги и взносы отразились корректно.
Сразу выясним главное. В 1С:Бухгалтерии некоммерческой организации такую задачу нельзя решать одной общей настройкой «на всю зарплату сразу», если у сотрудника разные источники финансирования выплат. Нужно либо сразу разделять начисления по способам отражения, либо учитывать зарплату как общие расходы и распределять ее в конце месяца. Какой вариант выбрать, зависит от того, знаете ли вы заранее, какая именно сумма относится к предпринимательской деятельности, или распределение должно выполняться пропорционально по итогам месяца.
В вопросе из темы как раз описана первая, наиболее понятная ситуация: оклад выплачивается за счет субсидии, а премия — за счет приносящей доход деятельности. Значит, логичнее не распределять все автоматически по долям, а создать отдельный вид начисления для премии и отдельный способ учета зарплаты для ПД. Рассмотрим это подробнее.
Прежде чем переходить к шагам, проанализируем причину, из-за которой настройка часто «не получается».
В программе есть несколько уровней, на которых можно задать способ отражения зарплаты в учете:
для организации в целом — как способ по умолчанию;
для конкретного сотрудника — через карточку сотрудника и историю изменения способа отражения расходов;
для конкретного начисления — когда отдельный вид начисления должен идти на другой счет, другую статью затрат или другое направление деятельности.
Если указать способ отражения только в карточке сотрудника, программа будет считать, что все начисления этого сотрудника нужно отражать одинаково. Но в нашей ситуации это неверно, потому что:
оклад должен остаться на некоммерческой деятельности;
премия должна уйти на предпринимательскую деятельность;
налоги и взносы при этом рассчитываются не как по двум разным физлицам, а по одному сотруднику с совокупным доходом.
Именно поэтому простого указания одного способа учета в карточке сотрудника обычно недостаточно. Нужно разнести начисления по разным правилам отражения.
Теперь разберем самую частую ошибку в постановке задачи. Вопрос обычно формулируют так: «Хотим отдельно удержать налоги с суммы премии от ПД». Здесь нужно уточнить, что именно мы ожидаем от программы.
НДФЛ удерживается не “по источнику финансирования”, а с дохода физического лица. То есть для сотрудника программа рассматривает его суммарный доход за месяц, применяет правила по НДФЛ, удержаниям и вычетам, а не ведет два независимых расчета НДФЛ: отдельно по субсидии и отдельно по предпринимательской деятельности.
То же касается и страховых взносов: они рассчитываются по сотруднику исходя из совокупной базы, а не как изолированные налоги по каждому внутреннему источнику финансирования.
Поэтому если под «отдельно удержать налоги с ПД» понимается буквально отдельный самостоятельный НДФЛ только с премии, то выясним причину, почему программа не дает получить полностью независимый налоговый расчет: это не соответствует логике расчета зарплаты в 1С. Программа правильно считает налоги по физлицу в целом.
Но если задача стоит бухгалтерская, а именно:
отразить саму премию как расход по предпринимательской деятельности;
правильно показать затраты на оплату труда по ПД;
добиться корректных проводок по расходам и закрытию месяца;
— тогда это как раз настраивается штатными средствами.
Рассмотрим основной рабочий вариант для ситуации из темы. Он подходит, если:
оклад уже начисляется и отражается как некоммерческая деятельность;
премия выплачивается отдельно, разово или периодически;
заранее известно, что именно премия относится к ПД.
В этом случае нам нужно выполнить две разные настройки:
создать отдельный способ учета зарплаты для премии по ПД;
создать отдельный вид начисления «Премия за счет ПД» и привязать к нему этот способ отражения.
Именно такая схема обычно решает задачу чище всего.
Сначала посмотрим на базовую логику учета в программе. В Учетная политика и в настройках учета затрат НКО важно, чтобы программа вообще вела раздельный учет по видам деятельности.
Разберем по шагам, что нужно проверить:
Откройте раздел Главное и перейдите в Учетная политика.
Посмотрите, включено ли ведение предпринимательской деятельности в функциональности программы.
Проверьте, какие счета и аналитики используются для затрат: чаще всего в НКО расходы на содержание организации собираются на счете 26, а затраты по целевым мероприятиям — на счете 20.03 или в иной настроенной аналитике.
Убедитесь, что в учете используются Направления деятельности и Статьи затрат с корректным назначением расходов.
Это важно потому, что если в программе не подготовлена аналитика по видам деятельности, то даже правильно настроенная премия может «смешаться» с общей некоммерческой зарплатой.
Практический вывод: перед настройкой премии убедимся, что в базе уже можно отличать некоммерческую деятельность, содержание организации и предпринимательскую деятельность.
Теперь перейдем к ключевой настройке. В теме форума уже был дан правильный ориентир: нужно открыть Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Способы учета зарплаты и создать отдельный способ для предпринимательской премии.
Рассмотрим подробнее, что именно здесь нужно сделать.
Перейдите в раздел Зарплата и кадры.
Откройте Настройки зарплаты.
Найдите ссылку Способы учета зарплаты.
Создайте новый элемент справочника.
Задайте ему понятное наименование, например: Премия ПД, Премия за счет предпринимательской деятельности или Премия коммерческая деятельность.
На этом этапе важно не просто придумать название, а правильно заполнить реквизиты способа отражения. В зависимости от вашей учетной модели там будут участвовать:
счет учета затрат;
статья затрат;
направление деятельности;
при необходимости — подразделение, номенклатурная группа, иная аналитика.
Если премия относится именно к предпринимательской деятельности, то в этом способе учета зарплаты нужно указать такую аналитику, чтобы проводки попадали на расходы ПД, а не на расходы по субсидии или по целевым средствам.
Посмотрим на логику выбора:
если у вас предпринимательская деятельность отражается отдельным направлением, выбирайте направление с видом Предпринимательская деятельность;
если у вас затраты ПД учитываются на отдельной статье затрат, выбирайте именно ее;
если для ПД в вашей базе используется отдельный счет или субсчет затрат, задайте его в способе учета;
если в учетной политике для общехозяйственных расходов применяется счет 26, а разделение идет по аналитике, то главным будет именно верное направление деятельности.
Ключевая мысль: способ учета зарплаты — это не просто «галочка», а правило, по которому программа формирует бухгалтерское отражение начисления.
Теперь одного способа отражения мало. Если мы просто поменяем общий способ учета сотруднику, у нас туда уйдет не только премия, но и оклад. Поэтому следующим шагом создадим отдельное начисление.
Перейдите в:
Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Начисления.
Далее создайте новый вид начисления. Например:
Премия за счет ПД;
Разовая премия ПД;
Премия предпринимательская деятельность.
Разберем, какие параметры здесь важны:
Назначение начисления. Укажите, что это премия, если в вашей форме есть такой выбор.
Периодичность. Если премия разовая, настройте ее как разовое начисление; если ежемесячная — задайте соответствующий вариант.
НДФЛ. Проверьте, чтобы начисление облагалось НДФЛ корректно. Если это премия, входящая в систему оплаты труда, как правило, она облагается как доход по оплате труда.
Страховые взносы. Проверьте, чтобы начисление входило в базу страховых взносов, если для вашей премии нет законного исключения.
Способ отражения. Здесь и нужно выбрать созданный нами способ учета зарплаты для предпринимательской деятельности.
Именно на этом шаге программа получает команду: данное конкретное начисление отражать как расход по ПД.
Если вид начисления настроить небрежно, можно получить типичную проблему: премия начислится правильно по сумме, но в учете уйдет туда же, куда и основной оклад. Поэтому обязательно проверьте именно реквизит отражения в учете.
Здесь разберем важный методический момент. В 1С приоритеты могут быть разными в зависимости от конфигурации и конкретной настройки, но общий практический подход такой:
если нужно, чтобы все начисления сотрудника шли одинаково — задаем способ в карточке сотрудника;
если нужно, чтобы только отдельная выплата отражалась иначе — задаем способ через вид начисления или прямо в документе начисления, если форма это позволяет.
Для нашей ситуации второй вариант почти всегда правильнее.
Разберем пример:
оклад — по субсидии, то есть по некоммерческой деятельности;
премия — по ПД;
один и тот же сотрудник;
месяц один и тот же.
Если поставить сотруднику общий способ отражения «ПД», тогда и оклад уйдет в ПД, что неверно. Если оставить сотруднику только некоммерческий способ, тогда и премия уйдет в НКО, что тоже неверно. Следовательно, разделять нужно именно по начислениям.
После настройки можно переходить к расчету. Обычно это делается в документе Начисление зарплаты.
Посмотрим на пример логики начисления:
оклад начисляется стандартным образом;
дополнительно вносим строку или отдельное начисление по виду Премия за счет ПД;
проводим документ;
проверяем бухгалтерские проводки и аналитику.
Здесь важно понимать следующее: сотрудник в расчетной части один, а вот в бухгалтерском отражении программа должна сформировать разные расходы по разным основаниям. Именно поэтому после проведения документа обязательно откройте движения или проводки.
Проверяйте не только сумму начисления, но и:
на какой счет легла премия;
какая статья затрат подставилась;
какое направление деятельности указано;
не смешалась ли премия с некоммерческим окладом;
как отражены страховые взносы по этому начислению.
Теперь разберем типичную проблему, из-за которой пользователи пишут, что «не получается настроить».
Если премия по сумме начисляется верно, но отражение все равно идет как у обычной зарплаты, обычно причина одна из следующих:
у вида начисления не заполнен собственный способ отражения в учете;
программа берет общий способ из карточки сотрудника, а отдельный способ у начисления не задан;
не создана или неверно заполнена статья затрат для предпринимательской деятельности;
неверно выбрано Направление деятельности;
в базе не включена или не используется аналитика по ПД;
после обновления или изменения настроек используются старые исторические записи отражения расходов.
Рассмотрим подробнее, как проверять:
Откройте созданный вид начисления премии и убедитесь, что способ отражения заполнен именно там.
Откройте карточку сотрудника и посмотрите, не задан ли для него общий способ учета, который перекрывает ожидаемую логику.
Проверьте историю изменения способа отражения расходов по сотруднику. Если в карточке есть ссылка История, посмотрите, с какой даты действует каждая запись.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету и убедитесь, что премия уходит в нужную аналитику.
Особенно важно: если способ отражения расходов меняется в течение месяца, программа может ориентироваться на дату начала действия записи. Поэтому неправильная дата в истории — очень частая причина некорректного распределения.
Теперь рассмотрим второй вариант, который тоже поддерживается в 1С:Бухгалтерии НКО. Он нужен в другой ситуации: когда зарплата или часть зарплаты относится сразу к двум видам деятельности, и вы не хотите вручную заранее делить сумму.
Это уже не история про отдельную премию, а про распределяемые общие расходы.
Например:
сотрудник одновременно работает по уставной и предпринимательской деятельности;
заранее нельзя точно определить, какая часть оклада относится к какому виду деятельности;
в учетной политике НКО закреплено распределение общехозяйственных расходов пропорционально поступлениям или иной базе.
Тогда можно использовать механизм распределения расходов в конце месяца.
Разберем логику этого механизма.
Программа позволяет в Учетная политика установить вариант, при котором общие расходы не относятся сразу только на некоммерческую деятельность, а распределяются между предпринимательской и некоммерческой деятельностью.
Тогда в течение месяца зарплата и иные общие расходы накапливаются как расходы на содержание организации, а при выполнении операции Закрытие месяца программа:
рассчитывает долю предпринимательской деятельности;
выполняет операцию Расчет долей списания косвенных расходов;
распределяет затраты между НКО и ПД;
списывает их на нужные счета и направления.
Этот вариант хорош, когда нужно распределять именно общие общехозяйственные расходы, а не заранее известную разовую премию.
Поэтому для задачи из вопроса этот способ обычно является не основным, а дополнительным. Если премия уже точно относится к ПД, проще отнести ее туда сразу отдельным начислением, а не ждать автоматического распределения.
Чтобы не запутаться, сведем выбор решения в понятную схему.
Используйте отдельный вид начисления и отдельный способ учета, если точно знаете, что конкретная выплата относится к ПД. Это лучший вариант для разовой или ежемесячной премии.
Используйте распределение в учетной политике и закрытии месяца, если речь идет об общих расходах, которые невозможно заранее однозначно привязать к одному виду деятельности.
Комбинируйте оба способа, если часть расходов заранее известна, а часть является общей и должна распределяться пропорционально.
Для НКО это нормальная практика: одни расходы относятся сразу на конкретное направление, а другие распределяются в конце месяца.
Рассмотрим еще одно решение, которое может подойти в ряде случаев. Оно полезно, если сотрудник действительно выполняет две разные функции:
одна должность — по некоммерческой деятельности;
вторая — по предпринимательской деятельности.
Тогда можно оформить вторую занятость как внутреннее совместительство. В этом случае у одного физлица появляются два кадровых основания начисления, и по каждой записи можно задать свой способ отражения расходов.
Когда этот вариант оправдан:
есть фактическое разделение трудовой функции;
есть отдельные условия работы, отдельная ставка или отдельный объем работ;
это соответствует кадровым документам и трудовому договору.
Когда этот вариант не стоит использовать:
если нужно только выплатить разовую премию за счет ПД;
если фактически отдельной второй трудовой функции нет;
если задача сугубо бухгалтерская, а кадрового разделения не предполагается.
То есть внутреннее совместительство — это не универсальный способ «обмануть» программу, а отдельная кадровая модель учета.
Теперь разберем контрольные действия. После того как вы создали способ учета, начисление и провели зарплату, обязательно проверьте результат не только по документу, но и по отчетам.
Откройте документ Начисление зарплаты и посмотрите итоговые суммы.
Перейдите в просмотр проводок или движений документа.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету по тому счету, куда должна была попасть премия.
При необходимости сформируйте расшифровку по аналитике: статья затрат, направление деятельности, основание финансирования.
Если используется распределение общих расходов, выполните Закрытие месяца и проверьте результат после регламентных операций.
Проверять нужно не только сам факт начисления премии, но и то, как она «живет» в учете дальше — особенно при закрытии месяца и формировании отчетности НКО.
Соберем в одном месте те объекты и настройки 1С, которые чаще всего определяют успех настройки.
Способы учета зарплаты — здесь хранится правило бухгалтерского отражения начислений.
Начисления — здесь создается отдельный вид премии с нужным налоговым и учетным поведением.
Начисление зарплаты — документ, в котором выполняется расчет и формируются данные для отражения в учете.
Учетная политика — определяет общую модель учета затрат и распределения расходов.
Направления деятельности — разделяют некоммерческую, предпринимательскую деятельность и содержание организации.
Статьи затрат — обеспечивают нужную аналитику расходов.
История в карточке сотрудника — определяет, с какой даты действует способ отражения расходов.
Закрытие месяца — выполняет распределение косвенных расходов, если используется соответствующий механизм.
Расчет долей списания косвенных расходов — регламентная операция, которая участвует в распределении общих затрат между ПД и НКО.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету — основной контрольный отчет для проверки результата.
Как видим, задача решается не одной кнопкой, а связкой из нескольких объектов программы.
Теперь соберем решение в компактный, но полный алгоритм именно для случая из вопроса: оклад за счет субсидии, премия за счет ПД.
Проверьте, что в базе включен учет предпринимательской деятельности и настроены направления деятельности.
Убедитесь, что оклад сотрудника уже отражается по некоммерческой деятельности корректно.
Создайте в Способы учета зарплаты новый способ отражения для премии по ПД.
Укажите в этом способе нужный счет затрат, статью затрат и направление деятельности, относящиеся к предпринимательской деятельности.
Создайте новый вид начисления, например Премия за счет ПД.
Настройте для него НДФЛ и страховые взносы так, как требуется для премии в вашей системе оплаты труда.
Укажите для этого начисления созданный способ отражения в учете.
В документе Начисление зарплаты начислите сотруднику обычный оклад и отдельно премию новым видом начисления.
Проведите документ и проверьте проводки.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету и убедитесь, что премия попала в расходы ПД, а оклад остался в расходах по субсидии или иной некоммерческой аналитике.
Этот алгоритм в большинстве случаев закрывает задачу без доработок программы.
Иногда по формулировке вопроса видно, что пользователю нужна не разовая премия, а именно пропорция между видами деятельности. Тогда разберем отдельно и эту ситуацию.
Если сотрудник реально обслуживает и некоммерческую, и предпринимательскую деятельность одновременно, можно организовать учет двумя способами:
заранее делить выплаты вручную по отдельным начислениям;
отражать их как общие расходы и распределять в конце месяца.
Первый вариант удобен, если пропорция известна заранее и стабильна, например:
70% оклада относится к некоммерческой деятельности;
30% — к ПД.
Тогда можно создать отдельные начисления или отдельные кадровые основания.
Второй вариант удобнее, если доля должна определяться автоматически по поступлениям, выручке или иной базе, закрепленной в учетной политике. Тогда в течение месяца зарплата учитывается как общий расход, а в Закрытие месяца программа распределяет ее между видами деятельности.
Но для вопроса о премии от ПД обычно все же эффективнее первый подход — сразу относить премию на ПД.
В теме указана версия: 1С:Предприятие 8.3, Бухгалтерия некоммерческой организации базовая, редакция 3.0. Это важно, потому что пользователи часто сомневаются, доступен ли такой учет в базовой поставке.
Практически задача решается и в базовой версии, если использовать типовые механизмы:
Способы учета зарплаты;
Начисления;
Учетная политика;
Начисление зарплаты;
Закрытие месяца.
Но именно в базовой версии особенно важно не пытаться решить задачу «в обход» через сложные доработки, а опираться на стандартную логику конфигурации. То есть сначала правильно выстроить аналитику, потом создать отдельные способы отражения, потом развести начисления.
Посмотрим на наиболее частые ошибки и сразу разберем, как их предотвратить.
Ошибка: создают новый способ учета зарплаты, но не привязывают его к отдельному начислению.
Как избежать: после создания способа обязательно создайте отдельный вид начисления премии.
Ошибка: меняют способ отражения только в карточке сотрудника.
Как избежать: используйте карточку сотрудника только для общего способа, а для премии задавайте отдельное начисление.
Ошибка: ожидают, что НДФЛ будет считаться как два независимых налога — по субсидии и по ПД.
Как избежать: учитывайте, что НДФЛ и база взносов рассчитываются по сотруднику в целом.
Ошибка: не проверяют историю действия способа отражения расходов.
Как избежать: смотрите дату начала действия записи в История.
Ошибка: путают распределяемые общие расходы и заранее известные расходы ПД.
Как избежать: если выплата точно относится к ПД, относите ее сразу на ПД, не используйте для этого общий механизм распределения без необходимости.
Ошибка: проверяют только документ начисления, но не смотрят проводки и отчеты.
Как избежать: после настройки обязательно контролируйте результат через проводки и Оборотно-сальдовую ведомость по счету.
Подведем итог и сформулируем решение максимально прямо.
Если в НКО зарплата сотрудника начисляется за счет субсидии, а премию нужно выплатить за счет предпринимательской деятельности, не пытайтесь решать это одним общим способом отражения по сотруднику. Сделайте так:
оставьте оклад на текущем способе учета, который относится к некоммерческой деятельности;
создайте отдельный Способ учета зарплаты для предпринимательской премии;
создайте отдельный вид начисления премии;
укажите для него нужный способ отражения;
начислите премию этим отдельным начислением в документе Начисление зарплаты;
проверьте проводки и аналитику по счетам затрат.
Если же задача стоит шире, и сотрудник системно работает одновременно и по НКО, и по ПД, тогда дополнительно рассмотрите:
либо оформление отдельной занятости по внутреннему совместительству;
либо автоматическое распределение общих расходов через Учетная политика и Закрытие месяца.
Самое важное: отдельно отражать в учете расходы на премию по ПД можно и нужно, а вот НДФЛ и страховые взносы программа все равно считает по сотруднику как по одному физическому лицу. Поэтому решать задачу надо через разделение начислений и способов отражения расходов, а не через попытку «разбить» сотрудника на два независимых налоговых расчета внутри одного месяца.
Мы рассмотрели несколько рабочих вариантов и выяснили причину, почему стандартная настройка часто не дает нужного результата. Для задачи из темы оптимальным будет отдельный вид начисления премии плюс отдельный способ учета зарплаты для предпринимательской деятельности. Это позволяет сохранить оклад на субсидии, премию корректно отнести на ПД и получить правильные проводки в бухгалтерском учете.
Если после такой настройки сумма начисляется верно, но отражение все равно идет не туда, значит нужно дополнительно проверить История в карточке сотрудника, настройки аналитики по затратам, Направления деятельности, Статьи затрат и движения документа Начисление зарплаты.
Информация носит справочный характер.