При ведении учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) бухгалтеры и расчетчики часто сталкиваются с необходимостью отражения доходов сотрудников в натуральной форме. Это могут быть бесплатные обеды, оплата мобильной связи, проезда, проживания или обучения. На практике нередко возникает ситуация, когда один и тот же доход рассчитывается в программе дважды: сначала специальным документом Доход в натуральной форме, а затем повторно попадает в общий документ Начисление зарплаты и взносов.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает данная методическая ошибка, проанализируем внутренние механизмы работы программы с плановыми начислениями и периодическими показателями, а также предоставим пошаговый алгоритм правильной настройки системы для корректного расчета.
Для начала проанализируем ситуацию, описанную пользователем на форуме. Сотрудникам компании предоставляются бесплатные обеды. Стоимость обеда индивидуальна для каждого работника (зависит от графика работы, смены и т.д.) и фиксируется при приеме на работу или кадровом переводе. Расчет должен производиться ежемесячно по формуле: СтоимостьОбеда * КоличествоОтработанныхДней.
Пользователь попытался решить эту задачу следующим образом:
Доход в натуральной форме, в котором успешно рассчиталась сумма.Начисление зарплаты и взносов обнаружил, что это же начисление рассчиталось там повторно.В чем заключается системная ошибка такой настройки?
В программе 1С:ЗУП 3.1 существует жесткая логическая связь между настройкой способа выполнения начисления и тем, как система обрабатывает его при расчете зарплаты:
Доход в натуральной форме), назначение его в качестве планового ломает эту логику. Программа начинает двоить расчет: сначала регистрирует доход специализированным документом, а затем повторно начисляет его при общем расчете за месяц.Попытки исправить ситуацию "в лоб" — например, отменить плановое начисление документом Изменение оплаты труда и одновременно попытаться зафиксировать показатель стоимости обеда через ту же форму — часто приводят к конфликтам в регистре сведений Значения периодических показателей расчета зарплаты (для сотрудников). Программа путается в приоритетах записей и начинает считывать устаревшие или нулевые значения тарифов.
---
Чтобы реализовать корректный расчет, при котором индивидуальный тариф (показатель) сотрудника задается кадровым документом, но само начисление рассчитывается строго в одном документе Доход в натуральной форме и никогда не попадает в документ Начисление зарплаты и взносов, выполним последовательно следующие шаги.
Нам необходим индивидуальный показатель для хранения стоимости обеда (или любого другого натурального блага) по каждому сотруднику. Перейдем в раздел Настройка — Показатели расчета зарплаты и создадим новый показатель:
СтоимостьОбеда (латиницей, без пробелов).Перейдем в раздел Настройка — Начисления и создадим новое начисление (или отредактируем существующее):
Доход в натуральной форме.СтоимостьОбеда * ВремяВФактическихДнях
*(Вместо ВремяВФактическихДнях вы можете использовать показатель ВремяВДнях или другой подходящий показатель времени в зависимости от ваших задач).*
По умолчанию в кадровых документах 1С:ЗУП 3.1 правая табличная часть для ввода независимых показателей скрыта, если в левой табличной части не выбрано соответствующее начисление. Нам необходимо включить этот функционал.
Теперь рассмотрим, как правильно зафиксировать стоимость обеда для конкретного сотрудника кадровым документом:
Прием на работу или Кадровый перевод.Стоимость обеда (натур. доход) и указываем индивидуальное значение (например, 150 рублей для сотрудника со стандартной сменой или 300 рублей для сотрудника с длинной сменой).Благодаря такой схеме программа запишет индивидуальное значение тарифа в регистр сведений, но не свяжет его с плановым начислением. Это значит, что при расчете общего документа Начисление зарплаты и взносов программа проигнорирует этот показатель, так как для него нет активного планового начисления.
В конце расчетного периода, когда табель учета рабочего времени полностью заполнен и проведен, расчетчик регистрирует натуральный доход:
Натуральные доходы).Обеды (доход в натуральной форме).СтоимостьОбеда, актуальное на текущий месяц, перемножит их и рассчитает итоговую сумму дохода в натуральной форме, а также сразу исчислит НДФЛ с этого дохода.---
Рассмотрим ситуацию, с которой столкнулся автор темы во второй части своего обращения на форуме. Он уже назначил начисление как плановое, затем попытался его отменить документом Изменение оплаты труда и одновременно зафиксировать показатель в дополнительной таблице. В результате программа при расчете документа Доход в натуральной форме начала подтягивать старое (отмененное) значение показателя вместо нового.
Почему так происходит?
В 1С:ЗУП 3.1 записи в регистры сведений делаются в разрезе документов-регистраторов и дат. Когда в одном документе Изменение оплаты труда происходит одновременная отмена планового начисления (которое содержало этот показатель) и ввод этого же показателя через таблицу доп. тарифов, движения документа в регистре Значения периодических показателей... начинают накладываться друг на друга. Программа считает, что значение показателя было обнулено в связи с отменой начисления, и игнорирует запись из таблицы доп. тарифов.
Как исправить эту коллизию по шагам:
Если период еще не закрыт, лучше всего вернуться в первичный кадровый документ (например, Прием на работу или Начальная штатная расстановка), с которого все началось:
Изменение оплаты труда, которые вы создавали для исправления этой ошибки — они больше не понадобятся.Если прошлые периоды закрыты и менять первичные кадровые документы нельзя, разнесите действия по отмене начисления и установке нового показателя в разные документы или хотя бы на разные даты:
Изменение оплаты труда (например, от 01.03.2024), в котором только отмените плановое начисление "Обеды". Таблицу доп. тарифов при этом оставьте пустой. Проведите документ.Изменение оплаты труда или специализированный документ Установка значений тарифов следующим днем (например, от 02.03.2024). В нем добавьте показатель СтоимостьОбеда в таблицу доп. тарифов и укажите его новое значение.Доход в натуральной форме за март без проблем подтянет актуальную стоимость обеда.Используя данный методический подход, вы сможете гибко управлять любыми периодическими показателями ваших сотрудников через кадровые приказы, не перегружая при этом документ начисления заработной платы лишними строками и избегая досадных ошибок с двойным расчетом доходов.