Разберем ситуацию, когда зарплату за месяц всем работникам выплатили вовремя, а одному сотруднику перечислили позже. На форуме 1С в ответе прозвучал совет сделать отдельный документ начисления и отдельную ведомость по такому сотруднику. Этот совет в целом правильный, но его важно дополнить актуальными правилами по НДФЛ и особенностями работы 1С:Бухгалтерии предприятия, редакция 3.0, чтобы не получить искажение в регистрах НДФЛ, уведомлениях и 6-НДФЛ. С 1 января 2023 года для зарплаты дата фактического получения дохода определяется как день выплаты, а не последний день месяца. В самой БП 3.0 НДФЛ по зарплате исчисляется с учетом даты выплаты, указанной в документе начисления, а удержание фиксируется документами выплаты. Именно поэтому при задержке одному сотруднику нельзя оставлять ситуацию «как есть» и рассчитывать, что программа все разнесет автоматически без разделения документов.
Сразу зафиксируем главный вывод. Если в одном документе Начисление зарплаты сидят все сотрудники, а фактическая дата выплаты у одного из них иная, то для чистого учета безопаснее и правильнее разнести начисление и выплату: отдельно по тем, кому зарплата выплачена вовремя, и отдельно по сотруднику, которому выплатили позже. Именно такой подход лучше всего согласуется и с логикой законодательства, и с механизмом БП 3.0.
Рассмотрим подробнее, откуда берется ошибка. В БП 3.0 документ начисления зарплаты не просто считает сумму оклада и налог. Он еще формирует данные для налогового учета по НДФЛ. В материалах 1С прямо указано, что НДФЛ с зарплаты в программе исчисляется на дату, указанную в поле Дата выплаты документа начисления. Одновременно в новых версиях БП появилась возможность указать общую дату выплаты сразу для всех сотрудников документа, то есть программа исходит из того, что внутри одного документа действует одна логика даты выплаты. Для ситуации, когда одному работнику реально выплатили позже, этого уже недостаточно.
Теперь посмотрим на вторую часть цепочки. Удержание НДФЛ в 1С происходит не документом начисления, а документами выплаты. Для БП 3.0 это ведомость и связанный с ней банковский или кассовый документ. В официальных материалах 1С указано, что суммы НДФЛ, отраженные в оплаченной ведомости, считаются удержанными, а дата удержания привязывается к дате документа оплаты ведомости. Значит, если зарплату одному сотруднику фактически перечислили позже, удержанный НДФЛ по нему тоже должен появиться позже.
Вот здесь и появляется разрыв. Если в начислении вы оставили одну общую дату выплаты, а реально одного человека заплатили позже, программа может исчислить налог на одну дату, а удержать на другую. Внутри одного квартала это не всегда заметно сразу, но на стыках отчетных периодов и особенно на границе года проблема становится критичной: у одного сотрудника доход и НДФЛ могут попасть не в тот период, который соответствует фактической выплате.
Прежде чем переходить к шагам в 1С, зафиксируем правило, на котором строится вся дальнейшая настройка. После изменений в Налоговом кодексе с 2023 года зарплата для целей НДФЛ считается полученной в день ее фактической выплаты. Из этого следуют несколько важных практических выводов.
Если сотруднику зарплату не выплатили, то его доход для целей НДФЛ еще не считается полученным, а НДФЛ с этой суммы не должен считаться удержанным.
Если зарплату начислили в одном месяце, а выплатили позже, то для НДФЛ ориентируемся не на месяц начисления, а на дату фактической выплаты.
Если один сотрудник получил зарплату позднее остальных, НДФЛ по нему нужно удержать именно в день его фактической выплаты, а не в день выплаты остальным.
Если зарплата выплачена уже в следующем отчетном периоде или году, она должна попасть в 6-НДФЛ именно того периода, когда произошла выплата. Например, декабрьская зарплата, выплаченная в январе, для НДФЛ относится уже к следующему году.
Отдельно посмотрим на важное уточнение. Не нужно смешивать дату удержания НДФЛ и дату перечисления налога в бюджет. Для заполнения 6-НДФЛ ключевым является факт выплаты дохода и удержания налога. Если налог перечислили в бюджет позже установленного срока, это само по себе не меняет дату отражения дохода и удержания в 6-НДФЛ, хотя может создать отдельные риски по срокам уплаты. 1С отдельно разъясняет, что запоздалая уплата налога в бюджет не влияет на заполнение 6-НДФЛ.
Теперь разберем по шагам рабочее решение. Для БП 3.0 самым аккуратным способом будет такой сценарий:
начислим зарплату тем сотрудникам, кому она выплачена в обычный срок, отдельным документом с их фактической датой выплаты;
начислим зарплату задержанному сотруднику отдельным документом с его реальной датой выплаты;
создадим отдельную Ведомость в банк или Ведомость в кассу по этому сотруднику;
оформим отдельный документ оплаты ведомости — Списание с расчетного счета или кассовый документ — именно той датой, когда деньги реально ушли сотруднику;
проверим отражение по НДФЛ в регистрах и в 6-НДФЛ.
Именно этот подход на практике лучше всего реализует форумный совет «сделайте отдельное начисление и отдельную ведомость», но уже не на уровне предположения, а на уровне понятной логики: в БП 3.0 дата выплаты в начислении влияет на налоговый учет, а документ выплаты фиксирует удержание. Поэтому по сотруднику с задержкой безопаснее строить отдельную цепочку документов полностью, а не только отдельную ведомость.
Посмотрим на типовую ситуацию. Допустим, зарплата за февраль выплачивается 10 марта. Всем сотрудникам ее перечислили 10 марта, а одному работнику — 18 марта. Наша задача — сделать так, чтобы НДФЛ по большинству сотрудников остался на дате 10 марта, а по одному работнику встал на 18 марта.
Откроем раздел Зарплата и кадры и создадим документ Начисление зарплаты по всем сотрудникам, которым зарплата выплачена вовремя. В поле Дата выплаты укажем 10 марта. Заполним документ обычным способом и проведем его. Для этих работников программа исчислит НДФЛ исходя из указанной даты выплаты.
Затем создадим второй документ Начисление зарплаты только по задержанному сотруднику. В поле Дата выплаты укажем уже 18 марта — то есть реальную дату, когда сотрудник получил деньги. Именно этот шаг чаще всего упускают, когда ограничиваются только отдельной ведомостью. Но если оставить сотрудника в общем документе начисления с датой 10 марта, налоговый учет может начать жить по дате 10 марта, а удержание произойдет 18 марта. Поэтому для чистого результата лучше разделить начисления.
После этого создадим отдельную Ведомость в банк либо Ведомость в кассу на этого сотрудника. Факт выплаты зарплаты через банк в БП 3.0 оформляется именно документом ведомости и ее оплатой. При заполнении ведомости программа подтянет сумму к выплате и сумму НДФЛ.
На основании ведомости оформим оплату — Списание с расчетного счета либо кассовый документ. Для НДФЛ критична именно эта дата, потому что удержание налога в учете фиксируется датой документа оплаты ведомости. Значит, если деньги сотруднику ушли 18 марта, и документ оплаты поставлен 18 марта, именно эта дата и должна стать датой удержания НДФЛ по сотруднику.
Затем проверим, что задержанный сотрудник не остался в общей ведомости от 10 марта. Если он там остался, у нас получится задвоение взаиморасчетов или лишние движения по НДФЛ. Поэтому по основной ведомости оставим только тех сотрудников, кто реально получил деньги вовремя.
Такой порядок позволяет добиться самого важного результата: по задержанному сотруднику в программе совпадут дата дохода, дата удержания НДФЛ и фактическая дата выплаты. А значит, и 6-НДФЛ, и уведомления по НДФЛ будут строиться корректнее.
Теперь проанализируем ситуацию, из-за которой многие бухгалтеры попадают в ошибку. На форуме часто советуют просто сделать отдельную ведомость по задержанному сотруднику. В простых случаях внутри одного периода этого действительно может хватить для отражения фактической выплаты. Но в БП 3.0 у зарплаты есть еще дата выплаты в документе начисления. Если общий документ начисления уже создан с единой датой, программа может успеть сформировать налоговую картину исходя именно из нее. Поэтому отдельная ведомость без отдельного начисления — это не всегда полноценное решение.
Рассмотрим подробнее, когда риск особенно высокий:
если задержка уходит в другой месяц и особенно в другой квартал;
если задержка переходит на следующий календарный год;
если вы уже формировали 6-НДФЛ или уведомление по НДФЛ, а потом выяснилось, что сотруднику фактически не выплатили;
если в общем начислении стоит дата выплаты внутри отчетного периода, а фактическая выплата задержанного сотрудника будет уже после его окончания.
Поэтому рабочее правило можно сформулировать так: если у одного сотрудника своя дата выплаты, строим по нему отдельную документальную цепочку начиная с начисления. Это не «перестраховка», а способ синхронизировать налоговый и расчетный контур программы.
Теперь разберем ситуацию, когда документы уже созданы, но вы еще не успели окончательно закрыть вопрос с отчетностью. Здесь важно действовать аккуратно, потому что изменение оплаченной ведомости влияет на учет НДФЛ. 1С отдельно предупреждает: прежде чем редактировать уже оплаченную ведомость, нужно сначала отменить проведение документа оплаты — например, Списание с расчетного счета или кассового документа.
Сначала отменим проведение документа оплаты по общей ведомости, если он уже оформлен. Без этого редактирование ведомости может оставить некорректные движения по НДФЛ.
Затем откроем общую ведомость и уберем из нее задержанного сотрудника. Если ведомость была уже оплачена и программа сформировала движения по НДФЛ, после распроведения оплаты и правки ведомости проведем документы заново.
После этого оценим документ начисления. Если в общем Начислении зарплаты стояла дата выплаты, одинаковая для всех, а у задержанного сотрудника она фактически иная, безопаснее распровести общий документ начисления, создать новый документ по основной массе сотрудников и отдельный документ по задержанному работнику с его фактической датой выплаты. Да, это чуть дольше, но в вопросах НДФЛ такой способ обычно чище, чем точечные ручные коррекции.
Далее заново проведем основное начисление и выплату по сотрудникам, которым заплатили вовремя, а потом отдельно начисление и выплату по задержанному сотруднику. После этого проверим отчеты по НДФЛ.
Если же вопрос касается уже закрытого периода и большого объема последующих документов, иногда возникает соблазн «подправить только регистры». Теоретически в 1С это возможно через сложные технические приемы, но для обычного пользовательского учета такой путь хуже: он затрудняет последующую проверку и ломает прозрачность цепочки документов. В зарплатных вопросах по НДФЛ почти всегда правильнее заново собрать корректную документальную последовательность, чем чинить последствия вручную. Эту же практику часто рекомендуют специалисты 1С на форумах: перепроводить начисление и выплату по конкретному сотруднику или по месяцу целиком.
Теперь посмотрим на отчетность. Здесь действует ключевое правило: в 6-НДФЛ зарплата и НДФЛ попадают по дате получения дохода, то есть по дате фактической выплаты. Если зарплата начислена, но не выплачена, она не должна показываться в 6-НДФЛ как выплаченный доход. В материалах 1С прямо говорится, что если доходы по документам начисления не выплачены, нужно обращать внимание на дату выплаты: если указать ее после отчетного периода, такие суммы не будут попадать в расчет. Если же невыплаченный доход все-таки попал в первичную форму 6-НДФЛ, следует представить уточненный расчет.
Это означает следующее. Если всем сотрудникам зарплату выплатили, например, 10 апреля, а одному работнику только 25 апреля, то в 6-НДФЛ у вас по сути будет две даты дохода и две даты удержания внутри одного квартала. Если же основная выплата прошла в марте, а задержанному сотруднику заплатили уже в апреле, то по нему доход и НДФЛ уйдут уже в следующий квартал. Если это декабрьская зарплата, выплаченная в январе, она перейдет уже в следующий год.
Поэтому в БП 3.0 особенно важно правильно указать дату выплаты в документе начисления именно по задержанному сотруднику. Иначе программа может включить этот доход в 6-НДФЛ раньше, чем нужно. Отдельное начисление с отдельной датой выплаты как раз и решает эту проблему на корню.
Разберем по шагам исправление, если отчет уже заполнили, а позже выяснилось, что один сотрудник фактически зарплату не получил в срок.
Проверим, не попал ли этот сотрудник в 6-НДФЛ как получивший доход раньше фактической выплаты. Ориентироваться будем по его суммам дохода и НДФЛ в отчете и в регистре налогового учета по НДФЛ.
Если выясним, что невыплаченная зарплата попала в отчет раньше времени, исправим документы начисления и выплаты так, чтобы по сотруднику стояла реальная дата выплаты. После этого заново заполним 6-НДФЛ.
Если неправильный 6-НДФЛ уже отправлен, подготовим уточненный расчет. 1С прямо указывает, что если в первичной форме отражен невыплаченный доход, нужно сдать уточненку.
Здесь полезно помнить еще одну деталь. На заполнение 6-НДФЛ не влияет тот факт, что налог мог быть перечислен в бюджет позже установленного срока. Поэтому при исправлении сначала добиваемся корректной даты дохода и даты удержания, а уже отдельно контролируем срок уплаты налога.
Теперь разберем, какими объектами 1С удобнее всего контролировать результат. Для подобных ситуаций лучше не ограничиваться только обороткой по счету 70 или просмотром самой ведомости. Правильнее проверить регистры, на которых держится учет НДФЛ. В БП 3.0 для этого особенно полезны следующие объекты.
Учет доходов для исчисления НДФЛ. Здесь можно увидеть дату дохода, от которой программа отталкивается для НДФЛ. Если у задержанного сотрудника стоит старая дата, значит, проблема начинается уже на уровне начисления.
Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Этот регистр помогает проверить исчисленный и удержанный налог по сотруднику. Документ начисления формирует в нем записи по исчисленному налогу.
Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ. Этот регистр нужен для контроля удержанного и перечисленного налога налоговым агентом.
Зарплата к выплате. Если после исправлений у вас остаются непонятные хвосты в ведомостях, этот регистр помогает проверить остатки и документы-основания. Практики 1С часто используют его для поиска зависших сумм к выплате.
Практически проверку удобнее организовать так. Сначала сформируем документ начисления по задержанному сотруднику и убедимся, что в нем стоит верная Дата выплаты. Затем проверим отдельную ведомость и документ оплаты. После этого сформируем регистр налогового учета по НДФЛ или универсальный отчет по указанным регистрам и посмотрим, что у сотрудника доход и удержание стоят фактической датой выплаты. Такой контроль особенно важен, если вы исправляете период задним числом.
Посмотрим на еще один момент, который часто забывают. После того как одному сотруднику выплатили зарплату позже, НДФЛ по нему нужно отнести в правильный период для уведомления и уплаты. В 2026 году налоговые агенты представляют уведомление по НДФЛ дважды в месяц: по суммам, удержанным с 1 по 22 число, и по суммам, удержанным с 23 числа по последнее число месяца. Для этих двух частей различаются сроки уведомления и уплаты. Значит, если одному сотруднику вы выплатили зарплату, например, 24 числа, его НДФЛ пойдет уже во вторую половину месяца, даже если остальным зарплату заплатили 10 числа.
Для практики это означает следующее. Мало просто сделать отдельную ведомость по задержанному сотруднику. Нужно еще проверить, в какую половину месяца попала его фактическая выплата. Если она попала в другой период уведомления, чем по основной массе сотрудников, у вас будет отдельная сумма НДФЛ в другом уведомлении. Именно поэтому правильная дата документа выплаты в БП 3.0 так важна: от нее зависит не только удержание, но и дальнейшая налоговая цепочка.
Проанализируем ситуацию на понятном примере. Зарплата за февраль начислена в марте. Всем сотрудникам выплата должна была пройти 10 марта. Всем перечислили 10 марта, кроме одного работника, которому перечислили 24 марта.
По основной группе сотрудников создадим Начисление зарплаты с датой выплаты 10 марта, затем ведомость и оплату этой ведомости 10 марта. НДФЛ по ним удержится 10 марта.
По задержанному сотруднику создадим отдельное Начисление зарплаты с датой выплаты 24 марта. Затем оформим отдельную ведомость и отдельное Списание с расчетного счета от 24 марта. НДФЛ по нему удержится 24 марта.
В 6-НДФЛ обе суммы, скорее всего, останутся в одном квартале, потому что обе даты попали в март. Но для уведомлений это уже могут быть разные периоды, если по основной массе сотрудников выплата была в первой половине контрольного периода, а по задержанному сотруднику — во второй.
Из этого примера хорошо видно, почему бухгалтеру иногда кажется, что «ошибки нет, ведь квартал один и тот же». Формально квартал один, но даты удержания разные, а значит, могут по-разному заполняться уведомления и внутренние регистры НДФЛ.
Теперь разберем самую показательную ситуацию. Зарплата за декабрь начислена в декабре, большинству сотрудников ее выплатили 29 декабря, а одному сотруднику — только 12 января следующего года.
По сотрудникам, получившим деньги 29 декабря, доход и НДФЛ относятся к декабрю текущего года.
По сотруднику, которому заплатили 12 января, дата фактического получения дохода — 12 января. Значит, для НДФЛ эта зарплата относится уже к следующему году. Она должна попасть в отчетность следующего года, а не текущего.
Если оставить этого сотрудника в общем декабрьском начислении с декабрьской датой выплаты, вы рискуете включить его доход в прошлый год ошибочно. Именно в таких переходных ситуациях раздельное начисление особенно важно.
Это, по сути, лучший аргумент в пользу раздельных документов: при переходе года ошибка уже становится не косметической, а отчетной.
Иногда ситуация выглядит немного иначе: работнику выплатили часть суммы, а оставшуюся часть задержали. Тогда логика остается той же самой: НДФЛ удерживается по мере фактической выплаты дохода. В таком случае нужно разнести частичную и окончательную выплату по отдельным документам выплаты и внимательно проверить, как программа распределила НДФЛ. Для БП 3.0 такие сценарии лучше оформлять отдельными ведомостями по фактическим датам выплат, а после этого проверять регистр налогового учета по НДФЛ. Если же частичная выплата оформлена неверно, исправление снова начинаем с распроведения документа оплаты ведомости.
Здесь важно не пытаться «натянуть» всю сумму НДФЛ на первую выплату только потому, что начисление уже проведено. В 1С удержание должно идти в привязке к фактической выплате. Поэтому при частичных выплатах контроль по регистрам особенно обязателен.
Теперь отдельно посмотрим на компенсацию за задержку. По статье 236 ТК РФ работодатель обязан выплатить работнику денежную компенсацию за каждый день просрочки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты и по день фактического расчета включительно. Размер — не ниже 1/150 действующей ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки. Обязанность выплатить такую компенсацию возникает независимо от вины работодателя.
Для БП 3.0 важно понимать, что учет самой зарплаты и учет компенсации — это не одно и то же. В материалах 1С указано, что выплата компенсации регистрируется отдельным платежным документом. То есть ее не нужно смешивать с обычной ведомостью на выплату зарплаты как будто это та же самая выплата.
По налогообложению компенсации в последние годы позиция контролирующих органов изменилась и ужесточилась. ФНС и Минфин в актуальных разъяснениях указывают, что компенсация за задержку зарплаты облагается НДФЛ и страховыми взносами. При этом в старых консультациях можно встретить противоположный подход, поэтому по старым публикациям легко запутаться. Для текущей практической работы безопаснее ориентироваться на актуальную позицию ведомств.
Если в вашей задаче речь идет только о правильном отражении основной зарплаты и НДФЛ по ней, компенсацию можно учитывать отдельным блоком. Но если вы ее тоже начисляете, не смешивайте ее с обычной зарплатной выплатой одному документу и обязательно отдельно проверяйте НДФЛ и взносы по этой сумме.
Разберем и этот момент, потому что в вопросе указана УСН. Для самого НДФЛ режим налогообложения организации ничего принципиально не меняет: правила даты дохода, удержания налога, заполнения 6-НДФЛ и уведомлений для зарплаты действуют так же, как и у организаций на общем режиме. То есть при задержке одному сотруднику мы все равно ориентируемся на фактическую дату выплаты и строим отдельную цепочку документов.
Но если у вас УСН с объектом доходы минус расходы, полезно помнить еще одну программную особенность. 1С сообщает, что начиная с версии 3.0.155 удержанный с зарплаты НДФЛ учитывается в составе расходов на оплату труда вместе с зарплатой в день ее выплаты, отдельно НДФЛ в расходах не выделяется. Значит, при задержке одному сотруднику и расход по зарплате, и соответствующий НДФЛ для УСН «доходы минус расходы» фактически сдвинутся на дату его реальной выплаты. Для объекта «доходы» этот вопрос на расчет налога УСН не влияет, но на НДФЛ-учет влияет в любом случае.
Сведем решение в рабочую схему, которой удобно пользоваться каждый раз, когда зарплату одному сотруднику выплатили позже остальных.
Сначала выясним фактические даты выплат: общую дату по большинству сотрудников и отдельную дату по задержанному работнику.
Создадим отдельный документ Начисление зарплаты по основной группе сотрудников с их фактической датой выплаты.
Создадим отдельный документ Начисление зарплаты по задержанному сотруднику с его фактической датой выплаты.
Оформим отдельную Ведомость в банк или Ведомость в кассу по задержанному сотруднику.
Оформим отдельный документ оплаты ведомости датой фактического перечисления денег сотруднику.
Проверим регистры Учет доходов для исчисления НДФЛ, Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ.
Проверим, что в 6-НДФЛ сотрудник попадает именно в тот период, когда фактически получил деньги.
Проверим, в какую половину месяца попала фактическая выплата, чтобы правильно отразить сумму в уведомлении по НДФЛ.
Если ошибочный 6-НДФЛ уже отправлен, подготовим уточненный расчет.
Если отвечать по-человечески и без лишней теории, то правильное решение такое: по сотруднику, которому зарплату выплатили позже, в БП 3.0 лучше сделать отдельное начисление с его реальной датой выплаты и отдельную ведомость на выплату. Тогда НДФЛ по нему исчислится и удержится корректно, а в 6-НДФЛ и уведомления он попадет по правильной дате. Просто отдельной ведомости бывает недостаточно, потому что дата выплаты в документе начисления тоже влияет на учет НДФЛ. Если же невыплаченная сумма уже попала в 6-НДФЛ, исправим документы и сдадим уточненный расчет.
Информация носит справочный характер.