Разберем ситуацию, когда в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8», редакция 3.0, сначала начисляют и выплачивают зарплату за первую половину октября, затем начисляют окончательный расчет за октябрь, а при заполнении ведомости на выплату второй части зарплаты программа показывает НДФЛ полностью за месяц.
В нормальной ситуации НДФЛ, удержанный при выплате аванса, не должен удерживаться повторно при окончательной выплате зарплаты. Поэтому в ведомости на выплату зарплаты за вторую половину месяца должна отражаться только та сумма НДФЛ, которая еще не была удержана с сотрудника.
Если в ведомости на окончательную выплату программа повторно удерживает весь НДФЛ за месяц, а не остаток после аванса, это не является нормальным расчетом. Такая ситуация может быть вызвана ошибкой релиза, сохраненными некорректными движениями в регистрах НДФЛ, неверной последовательностью документов или неправильным видом операции в документах начисления и выплаты.
Рассмотрим подробнее, как должен работать расчет НДФЛ, почему обновление программы иногда не исправляет уже созданные документы и какие действия помогут устранить ошибку без ручного искажения учета.
С 2023 года зарплата за первую половину месяца признается доходом работника на дату ее фактической выплаты. Поэтому при выплате аванса организация должна исчислить и удержать НДФЛ.
В «1С:Бухгалтерии 8» для этого используется документ Начисление зарплаты с видом операции Аванс. После расчета аванса создается документ выплаты — например, Ведомость в банк или Ведомость в кассу. Именно ведомость фиксирует факт удержания НДФЛ при выплате дохода сотруднику.
В конце месяца организация вводит второй документ Начисление зарплаты с видом операции Окончательный расчет. Программа должна определить общую сумму НДФЛ за весь месяц, учесть налог, который уже был удержан при выплате аванса, и рассчитать остаток НДФЛ для удержания при окончательной выплате.
Посмотрим на условный пример. Допустим, сотруднику начислена зарплата за октябрь в сумме 100 000 рублей. Для упрощения примера примем ставку НДФЛ 13 процентов и предположим, что у сотрудника нет вычетов и иных доходов.
Проверим итоговую логику. Работник должен получить за месяц 87 000 рублей: 100 000 рублей минус 13 000 рублей НДФЛ. Из них 34 800 рублей он уже получил в виде аванса, поэтому при окончательной выплате ему причитается 52 200 рублей.
Если же программа в окончательной ведомости удерживает все 13 000 рублей повторно, работник получает меньше положенной суммы. При этом общий удержанный НДФЛ за месяц становится больше налога, исчисленного с его дохода.
В ведомости на окончательную выплату должен отражаться остаток НДФЛ, а не вся сумма налога за месяц.
Перед исправлением документов обязательно выясним, в каком именно месте программы отображается полная сумма налога. В «1С:Бухгалтерии 8» нужно различать исчисленный НДФЛ и удержанный НДФЛ.
Исчисленный НДФЛ показывает сумму налога, рассчитанную с дохода сотрудника. Удержанный НДФЛ показывает сумму налога, которую организация фактически удерживает при выплате дохода.
В документе Начисление зарплаты программа может показывать данные, связанные с общим расчетом НДФЛ за месяц. Само по себе отображение полной суммы налога в документе начисления еще не всегда подтверждает ошибку.
Но если именно в документе Ведомость в банк, Ведомость в кассу или другой ведомости окончательной выплаты в колонке НДФЛ отражается вся месячная сумма налога, это необходимо проверить особенно внимательно.
Разберем по шагам, что нужно сравнить:
Аванс.Если в ведомости на окончательный расчет сумма НДФЛ равна полной сумме налога за месяц, а НДФЛ с аванса уже удержан отдельной ведомостью, значит программа не учла ранее удержанный налог или повторно сформировала записи по НДФЛ.
В 2023 году в «1С:Бухгалтерии 8» была зарегистрирована ошибка БЗКБ 60008207. Она проявлялась при начислении аванса и последующем окончательном расчете зарплаты.
Суть ошибки заключалась в том, что НДФЛ с аванса мог повторно отражаться при проведении окончательного расчета зарплаты. В результате сумма налога в ведомости на выплату второй части зарплаты и в бухгалтерском учете могла оказаться завышенной.
Для оперативного устранения этой ошибки выпускалось исправление для отдельных релизов конфигурации. При этом одного обновления программы было недостаточно: после установки исправления требовалось пересчитать НДФЛ и перепровести документы начисления и выплаты.
Это особенно важно для ситуации, когда программа была обновлена уже после того, как документы по авансу и окончательному расчету были проведены с ошибкой.
Обновление конфигурации исправляет алгоритм расчета для новых или повторно проведенных документов, но не всегда автоматически исправляет ранее записанные движения в регистрах НДФЛ.
Поэтому ситуация, при которой пользователь обновил программу, перезаполнил ведомость, но проблема сохранилась, может быть связана не с текущим релизом, а с некорректными данными, которые уже были записаны в регистрах учета НДФЛ.
В указанной ситуации версия платформы 8.3.23.1865 обычно не является основной причиной. Важнее версия конфигурации Бухгалтерия предприятия, история обновлений и состояние ранее проведенных документов.
Если ошибка начала проявляться не только в октябре, а раньше — например, с января, февраля или июня, — простого перепроведения документов за октябрь может быть недостаточно.
Программа ведет учет НДФЛ нарастающим итогом. В течение года в регистрах сохраняются сведения о доходах, исчисленном налоге, удержанном налоге, вычетах, датах получения дохода и датах выплаты.
Если в одном из предыдущих месяцев программа неправильно зарегистрировала НДФЛ с аванса, последующие документы могут использовать уже неверные данные. Поэтому ошибка способна переноситься из месяца в месяц.
Например, в январе НДФЛ с аванса мог быть отражен неправильно. В феврале программа использует январские данные при анализе взаиморасчетов и исчисленного налога. Затем аналогичная цепочка продолжается в марте, апреле и последующих месяцах.
В таком случае правильным будет не случайное перепроведение отдельных документов, а последовательное восстановление расчета с первого месяца, в котором возникло расхождение.
Рассмотрим принцип исправления:
Если проблема проявилась только за октябрь, проверим и пересчитаем документы октября. Если расхождение наблюдается с начала года, восстановление учета лучше начинать с января.
Перед любыми массовыми действиями с документами зарплаты создадим резервную копию информационной базы. Это особенно важно, если документы по зарплате уже оплачены через банк, по ним сформированы платежные поручения, сданы уведомления по НДФЛ или представлен расчет 6-НДФЛ.
В «1С:Бухгалтерии 8» резервное копирование обычно выполняется через раздел Администрирование и сервисы обслуживания программы. Сначала создадим копию базы, затем проверим исправление на копии и только после этого повторим действия в рабочей базе.
Не начинайте исправление с ручного изменения суммы НДФЛ в ведомости. Такой способ может визуально уменьшить сумму удержания, но не исправит данные учета.
Если вручную изменить НДФЛ только в ведомости, могут возникнуть новые расхождения:
68.01.Исправлять нужно причину — документы начисления и движения по регистрам НДФЛ, а не только цифру в ведомости.
Сначала проверим, корректно ли оформлена выплата зарплаты за первую половину месяца. Для этого рассмотрим стандартную последовательность работы в «1С:Бухгалтерии 8».
Начисление зарплаты.Аванс.Аванс.Если аванс перечисляется на банковские карты, после ведомости может формироваться документ Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление зарплаты по ведомостям. Если аванс выдается наличными, используется документ выдачи наличных по ведомости.
Проверим важный момент: документ выплаты должен быть проведен именно как выплата аванса. Если в ведомости по ошибке выбран вид выплаты Зарплата, программа может неправильно определить назначение платежа и не связать удержанный НДФЛ с выплатой за первую половину месяца.
Также проверим месяц начисления. Если аванс за октябрь оформлен с месяцем начисления сентябрь или ноябрь, окончательный расчет за октябрь может не увидеть нужную сумму аванса и не уменьшить НДФЛ к удержанию.
После выплаты аванса оформим окончательный расчет за месяц. Для этого создадим новый документ Начисление зарплаты за октябрь и выберем вид операции Окончательный расчет.
В документе окончательного расчета программа должна учесть:
После проведения окончательного расчета создадим документ Ведомость в банк, Ведомость в кассу или другой документ выплаты. В поле вида выплаты выберем Зарплата.
В этой ведомости должны появиться данные по окончательному расчету. НДФЛ к удержанию должен быть уменьшен на налог, удержанный при выплате аванса.
Если программа предлагает удержать НДФЛ за весь месяц повторно, сначала не проводим окончательную ведомость. Проверим документы начисления и выплаты аванса, а затем пересчитаем НДФЛ.
Рассмотрим основные причины, по которым программа может не уменьшать НДФЛ в окончательной ведомости.
Первая причина — неправильно выбран вид операции в документе начисления.
Документ расчета первой половины месяца должен быть оформлен с видом операции Аванс. Документ начисления в конце месяца должен быть оформлен с видом операции Окончательный расчет.
Если оба документа оформлены как окончательный расчет или один из документов создан с неправильным видом операции, программа может неверно сформировать расчет дохода и НДФЛ.
Вторая причина — ведомость на аванс не проведена.
НДФЛ считается удержанным при проведении документа выплаты. Если начисление аванса создано, но ведомость не проведена, программа может считать НДФЛ исчисленным, но не удержанным.
В результате при окончательной выплате программа может предложить удержать всю сумму налога за месяц.
Третья причина — в ведомости на аванс указан неправильный вид выплаты.
В документе выплаты должен быть указан вид выплаты Аванс. Если по ошибке указан вид Зарплата, Межрасчетная выплата или иной вариант, связь с авансовым расчетом может быть нарушена.
Четвертая причина — разные месяцы начисления в документах.
Например, расчет аванса выполнен за октябрь, а ведомость создана с месяцем начисления ноябрь. Или окончательный расчет выполнен за октябрь, но ведомость создается за сентябрь. В такой ситуации программа не сможет правильно сопоставить документы.
Пятая причина — изменена дата выплаты после расчета.
Дата выплаты влияет на учет дохода и удержание НДФЛ. Если аванс рассчитан с одной датой выплаты, а ведомость проведена другой датой, необходимо проверить, выполнила ли программа перерасчет НДФЛ.
Шестая причина — документы были введены не в хронологическом порядке.
Сначала нужно оформить начисление аванса, затем ведомость на аванс, затем окончательный расчет и только потом ведомость на окончательную выплату. Если документы создавались или проводились в другом порядке, программа могла сформировать неверные записи в регистрах.
Седьмая причина — ранее введенные ручные корректировки.
Проверьте, не использовались ли документы Операция, введенная вручную, ручные корректировки регистров, документы по возврату НДФЛ, исправления начислений или ручное редактирование ведомостей. Такие операции могут повлиять на расчет и удержание налога.
Чтобы не ориентироваться только на сумму в ведомости, проверим регистры и стандартные отчеты по НДФЛ.
В «1С:Бухгалтерии 8» для анализа удобно использовать отчет Анализ НДФЛ по месяцам. В нем можно увидеть начисленный доход, исчисленный налог, удержанный налог и взаиморасчеты с сотрудником по месяцам.
Для детальной проверки по конкретному работнику используем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику или Регистр налогового учета по НДФЛ.
В отчетах проверим следующие показатели:
Рассмотрим правильный результат. Если с дохода сотрудника за месяц исчислено 13 000 рублей НДФЛ, то общая сумма удержанного НДФЛ по авансовой и окончательной ведомости должна также составить 13 000 рублей.
Например, 5 200 рублей должно быть удержано при выплате аванса, а 7 800 рублей — при окончательной выплате зарплаты.
Если отчет показывает удержание 5 200 рублей с аванса и еще 13 000 рублей с окончательной выплаты, общий удержанный НДФЛ составит 18 200 рублей. Это означает, что налог удержан сверх исчисленной суммы.
Дополнительно проверим счет 68.01 и счет 70. Завышенная сумма удержанного НДФЛ может привести к расхождению между расчетами с сотрудниками и расчетами с бюджетом.
Если ведомость на окончательную выплату еще не проведена либо деньги сотрудникам еще не перечислены, исправление обычно выполняется проще.
Разберем безопасный порядок действий:
Аванс.Аванс.При пересчете не нужно вручную переписывать сумму НДФЛ в строках начисления. Используем штатную команду пересчета налога в документе Начисление зарплаты.
После исправления обязательно сформируем отчет Анализ НДФЛ по месяцам и убедимся, что итог удержанного налога за октябрь равен сумме исчисленного НДФЛ.
Ситуация сложнее, если окончательная ведомость уже проведена, деньги отправлены сотрудникам и НДФЛ фактически удержан в завышенной сумме.
В таком случае не следует просто перепроводить ведомость и менять сумму выплаты задним числом без анализа банковских документов. Фактическая выплата уже состоялась, поэтому учет должен отражать реальную сумму, перечисленную сотруднику.
Сначала определим, что произошло фактически:
Если из-за ошибки с сотрудника действительно удержали НДФЛ сверх исчисленной суммы, образуется излишне удержанный НДФЛ. Такой налог нужно вернуть сотруднику в порядке, установленном статьей 231 Налогового кодекса РФ.
Как правило, работника уведомляют об излишнем удержании, получают от него письменное заявление на возврат и перечисляют сумму возврата на банковский счет работника. В «1С:Бухгалтерии 8» для отражения такой операции используется документ Возврат НДФЛ.
Не заменяйте возврат НДФЛ простой доплатой заработной платы без отражения налоговой сути операции. Иначе программа может показать, что работнику доплатили доход, а не вернули излишне удержанный налог.
Рассмотрим общий порядок действий, если ошибка уже повлияла на фактические выплаты:
Если отчетность уже сдана, не исправляйте документы выборочно без анализа 6-НДФЛ и уведомлений по НДФЛ. В противном случае можно исправить ведомость, но создать расхождение между бухгалтерской базой и данными, ранее отправленными в ИФНС.
Если причина связана с известной ошибкой релиза, обновление конфигурации нужно сочетать с пересчетом и перепроведением документов.
Правильная логика действий выглядит следующим образом:
Если ошибка наблюдалась только в октябре, начнем с октября. Если расхождения появились с начала года, пересчет и перепроведение документов может потребоваться с января.
Не нужно без необходимости удалять уже проведенные банковские документы. Сначала проверим, допускает ли программа перепроведение без изменения фактических сумм. Если платежи уже были исполнены, исправление выполняем только после анализа фактических выплат и последствий для отчетности.
При проблемах с НДФЛ часто возникает желание открыть ведомость и вручную уменьшить сумму налога. Такой подход допустим только как временная диагностика до проведения документа, но не как окончательное исправление учета.
Не рекомендуется вручную изменять следующие данные без понимания последствий:
68.01 через документ Операция, введенная вручную.Ручная корректировка проводок может исправить остаток по счету, но не исправит налоговый учет НДФЛ. В итоге в программе могут одновременно существовать правильные бухгалтерские проводки и неправильные сведения для 6-НДФЛ.
Если требуется техническая корректировка регистров, ее лучше выполнять только после полного анализа базы и желательно на копии информационной базы. Для обычной ситуации достаточно штатного пересчета документов Начисление зарплаты, повторного заполнения ведомостей и последовательного перепроведения документов.
Дата выплаты влияет не только на платежный календарь, но и на НДФЛ. В документах начисления и ведомостях должна быть указана фактическая дата, когда организация выплачивает доход сотрудникам.
Рассмотрим типовую схему:
Если дата выплаты в документе начисления аванса не совпадает с датой фактической выплаты, программа может пересчитать налог при проведении ведомости. Поэтому после изменения даты выплаты обязательно проверим НДФЛ в документах и отчетах.
Особенно внимательно проверим документы, если аванс выплачивается в конце одного месяца, а окончательная зарплата — в начале следующего. Ошибка в месяце начисления, дате выплаты или виде выплаты может привести к тому, что программа не сопоставит удержанный налог с нужным расчетом.
Не всегда расхождение связано только с ошибкой программы. На итог НДФЛ могут влиять стандартные, социальные и имущественные вычеты, премии, отпускные, больничные, материальная помощь, выплаты по договорам ГПХ, доходы в натуральной форме и другие начисления.
Например, у сотрудника может появиться право на вычет уже после выплаты аванса. Тогда программа должна пересчитать НДФЛ по итогам месяца. В этом случае сумма НДФЛ в окончательной ведомости может отличаться от простого расчета по ставке 13 процентов.
Но даже при вычетах программа не должна повторно удерживать ту же сумму налога, которая уже была удержана с аванса.
Поэтому при проверке одного сотрудника проанализируем:
Для этого удобно использовать отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику за период с начала года по дату окончательной выплаты.
В «1С:Бухгалтерии 8» размер аванса может определяться фиксированной суммой, процентом от плановых начислений или индивидуальными настройками по сотрудникам.
Сам размер аванса не должен приводить к повторному удержанию НДФЛ. Однако неверная настройка может вызвать расхождение между расчетом аванса, ведомостью и окончательной зарплатой.
Проверим:
Начисление зарплаты с видом операции Аванс.Если аванс был выплачен вручную без документа начисления аванса или без ведомости, программа может не иметь данных для правильного удержания НДФЛ. В таком случае потребуется восстановить корректную документальную последовательность.
Помимо анализа НДФЛ проверим расчетные листки и взаиморасчеты с сотрудником. Это позволит понять, удержан ли налог дважды фактически или проблема отображается только в одном документе.
В расчетном листке за октябрь должны быть видны:
Если итоговая задолженность организации перед сотрудником меньше ожидаемой суммы на размер НДФЛ с аванса, это подтверждает повторное удержание налога.
Также проверим обороты по счету 70. Если с сотрудника удержали НДФЛ дважды, сумма выплаты по счету расчетов с персоналом будет меньше правильной суммы.
Одновременно проверим счет 68.01. Завышенное удержание НДФЛ может привести к излишнему обязательству перед бюджетом.
Если ошибка была обнаружена до сдачи расчета 6-НДФЛ, сначала исправим документы начисления и выплаты, затем сформируем отчет заново и проверим его показатели.
Если расчет 6-НДФЛ уже сдан, необходимость уточнения зависит от того, повлияла ли ошибка на представленные сведения.
Уточнение может потребоваться, если из-за ошибки были искажены:
Не формируйте уточненный расчет автоматически сразу после перепроведения документов. Сначала сравним первоначальный и исправленный варианты отчета, проверим уведомления по НДФЛ и фактически перечисленные суммы.
Если ошибка затронула только внутренний бухгалтерский учет, но не повлияла на удержанный и перечисленный налог, состав уточнений может отличаться от ситуации, когда организация действительно удержала с работников НДФЛ сверх положенного.
Если в «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0» в ведомости на окончательную выплату зарплаты за октябрь отражается полный НДФЛ за месяц, хотя НДФЛ с аванса уже удержан, сначала проверим, действительно ли полная сумма налога указана именно в ведомости на выплату, а не только в документе начисления.
Если полная сумма отражается в окончательной ведомости, программа, вероятно, не учла ранее удержанный НДФЛ с аванса или повторно сформировала записи по налогу.
Одной из возможных причин является известная ошибка БЗКБ 60008207, связанная с повторным отражением НДФЛ с аванса при окончательном расчете зарплаты. Обновление программы не всегда исправляет документы, которые были проведены до установки исправления.
Для устранения ошибки выполним следующий порядок:
Начисление зарплаты.Анализ НДФЛ по месяцам и Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.Если зарплата уже выплачена с повторным удержанием налога, отдельно проанализируем фактические суммы выплат, уведомления по НДФЛ, расчет 6-НДФЛ и порядок возврата излишне удержанного налога сотруднику через документ Возврат НДФЛ.
Информация носит справочный характер