В практике работы бухгалтера нередко возникает ситуация, когда один и тот же человек работает в организации как штатный сотрудник (по трудовому договору) и одновременно выполняет разовые работы по договору гражданско-правового характера (ГПХ). При попытке рассчитать и выплатить аванс (зарплату за первую половину месяца) такие пользователи часто сталкиваются с неприятным сюрпризом: НДФЛ в ведомости на аванс автоматически становится равным нулю, хотя доход у сотрудника явно есть.
В данной статье мы подробно разберем, почему программа ведет себя именно так, как работают внутренние регистры 1С:ЗУП 3.1 в условиях современного налогового законодательства и как правильно оформить документы, чтобы избежать ошибок в учете и отчетности 6-НДФЛ.
Разберем ситуацию изнутри. С 2023 года учет НДФЛ строится на принципе «оплаты»: датой получения дохода считается дата фактической выплаты денег сотруднику. В системе 1С это движение отражается в регистре накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.
Для корректного отражения налога в системе должны произойти два события:
Проанализируем ситуацию, описанную в обращении. Если мы выплатили вознаграждение по ГПХ в начале месяца, а документ начисления зарплаты (где рассчитан этот ГПХ) у нас проведен концом месяца (31-м числом), возникает временной разрыв. На дату выплаты аванса (например, 15-е число) система видит, что налог уже «удержан» (ведомостью по ГПХ), но еще не «исчислен» (так как общее начисление зарплаты будет только 31-го числа).
Программа интерпретирует это как «излишне удержанный налог». Когда мы рассчитываем аванс по этому же сотруднику, система пытается автоматически «вернуть» или «зачесть» этот мнимый излишек, обнуляя текущую сумму НДФЛ к удержанию. В итоге сумма «К выплате» в аванс увеличивается, а налог пропадает.
Выясним, почему начисление ГПХ попадает на конец месяца. По умолчанию многие расчетчики привыкли, что все начисления (и оклад, и ГПХ) рассчитываются одним итоговым документом Начисление зарплаты и взносов. Однако этот документ всегда делает движения по регистру НДФЛ последним числом месяца.
Если в документе Договор (работы, услуги) или Акт выполненных работ стоит дата начала месяца, но сам расчет происходит в общем документе в конце месяца, мы гарантированно получаем конфликт дат в регистрах. Для системы выплата в начале месяца становится «авансом по налогу», который перекрывает реальный налог с зарплаты за первую половину месяца.
Рассмотрим правильный алгоритм работы, который позволяет избежать описанной коллизии. В программе 1С:ЗУП 3.1 существует отдельный документ, предназначенный именно для таких случаев — Начисление по договорам. Найти его можно через меню «Зарплата» — «Начисления по договорам» или через функции технического специалиста:
e1cib/list/Документ.НачислениеПоДоговорам
Преимущества этого способа:
Посмотрим на ситуацию с точки зрения последовательности действий. Для правильного учета НДФЛ документы должны вводиться и проводиться в строгом соответствии с датами фактических выплат. Если вы планируете выплатить ГПХ раньше аванса, цепочка действий должна быть следующей:
Акт выполненных работ (если это предусмотрено договором).Начисление по договорам. Указываем в нем планируемую дату выплаты (например, 05.03.2024). Проводим его.Ведомость на выплату этого ГПХ. Дата ведомости должна совпадать или быть позже даты из начисления (например, 05.03.2024). Проводим и выплачиваем.Начисление за первую половину месяца (Аванс). Дата документа — например, 15.03.2024.В этом случае при расчете аванса программа увидит, что по данному физическому лицу за текущий налоговый период все начисления и удержания по ГПХ сбалансированы (сальдо по налогу на 15.03 равно нулю), и НДФЛ с аванса рассчитается в полном объеме без обнуления.
Проанализируем, как должны выглядеть движения, чтобы всё работало корректно. Если мы используем правильный документ Начисление по договорам, запись в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ будет выглядеть примерно так (упрощенная логика):
// Запись при проведении Начисления по договорам от 05.03
ВидДвижения: Приход
ДатаПолученияДохода: 05.03.2024
Сумма: 1300 (Исчислено)
// Запись при проведении Ведомости от 05.03
ВидДвижения: Расход
ДатаПолученияДохода: 05.03.2024
Сумма: 1300 (Удержано)
Если же вы используете общее Начисление зарплаты, то запись «Приход» (Исчислено) появится только 31.03, а «Расход» (Удержание в ведомости) — 05.03. В промежутке между этими датами (когда мы считаем аванс 15.03) у сотрудника висит «отрицательное» исчисление, что и приводит к обнулению налога в авансе.
Если вы уже столкнулись с нулевым НДФЛ в авансе и не хотите переделывать все документы с начала месяца, разберем возможные варианты исправления:
Начисление зарплаты (если месяц еще не закрыт) и ввести его через Начисление по договорам датой фактической выплаты. Затем пересчитать НДФЛ в документе аванса.Для стабильной работы 1С:ЗУП 3.1 в части учета НДФЛ при наличии договоров ГПХ, запомним основные правила:
Начисление зарплаты и взносов для начисления сумм по ГПХ, которые выплачиваются в межрасчетный период (до конца месяца).Соблюдение этого простого регламента позволит вам навсегда забыть о «пропавшем» НДФЛ и обеспечит корректное заполнение отчетности 6-НДФЛ, где даты получения дохода по ГПХ и зарплате будут разнесены по соответствующим периодам удержания.