← На главную

При работе с исполнителями по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) часто возникает потребность выплачивать вознаграждение не одной суммой в конце срока, а частями — например, авансом в середине месяца и окончательным расчетом в конце. Однако в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 типовой функционал «Аванс», привычный для штатных сотрудников, для договорников не предусмотрен. Это связано с методологическими особенностями учета доходов физических лиц, не являющихся сотрудниками по трудовому договору.

В данной статье мы подробно разберем, как реализовать такую схему выплаты, рассмотрим юридические риски и проанализируем настройки программы для корректного отражения НДФЛ и страховых взносов.

Юридические риски и терминология

Прежде чем переходить к технической части в 1С, нам необходимо проанализировать ситуацию с точки зрения трудового и налогового законодательства. Само слово «аванс» является термином из Трудового кодекса РФ. Если мы пропишем в гражданско-правовом договоре выплату «аванса» в те же даты, что и зарплата штатных сотрудников, это станет веским поводом для переквалификации отношений в трудовые. Проверяющие органы (ГИТ и ФНС) могут усмотреть в этом признаки регулярной оплаты труда за процесс, а не за результат.

Рекомендация: В тексте договора лучше использовать термины «предварительная оплата» или «оплата за промежуточный этап работ». Выплаты должны быть привязаны к конкретным результатам, зафиксированным в промежуточных актах, а не к графику выплаты зарплаты в организации.

Налоговый учет и страховые взносы (изменения 2023-2024 гг.)

Проанализируем важные изменения в законодательстве, которые влияют на отражение выплат по ГПХ в 1С:ЗУП 3.1:

1. Дата получения дохода для НДФЛ: С 2023 года датой фактического получения дохода в виде вознаграждения по ГПХ считается день его выплаты. Это означает, что даже если мы платим «аванс» (предоплату), мы обязаны в этот же день исчислить и удержать НДФЛ.
2. Страховые взносы: Исполнители по ГПХ теперь являются застрахованными лицами в системе обязательного социального страхования. Суммы вознаграждений облагаются взносами по единому тарифу (включая взносы «на больничные»).

Поскольку 1С:ЗУП 3.1 ориентирована на автоматическое заполнение отчетности (6-НДФЛ, ЕФС-1, РСВ), любая выплата должна быть подтверждена документом-основанием, который зафиксирует сумму дохода и рассчитает налоги.

Решение №1: Использование промежуточных актов (Методологически верный способ)

Рассмотрим наиболее правильный вариант реализации выплаты частями через акты приемки выполненных работ. Этот способ позволяет программе автоматически рассчитать все налоги и взносы без ручных корректировок регистров.

Шаг 1. Настройка договора

При создании документа Договор (работы, услуги) в разделе «Оплата» выберем вариант «По актам выполненных работ». Это критически важно, так как именно акты будут служить распоряжением на выплату каждой части вознаграждения.

Шаг 2. Создание промежуточного акта

В середине месяца (или в дату предполагаемого «аванса») создаем документ Акт приемки выполненных работ. В нем указываем сумму, которую планируем выплатить исполнителю на данном этапе. В поле «Дата выплаты» обязательно ставим реальную дату, когда деньги будут перечислены, так как от этого зависит расчет НДФЛ.

Шаг 3. Начисление и выплата

После проведения акта сумма попадет в документ Начисление зарплаты и взносов. Программа увидит акт и рассчитает НДФЛ. После проведения начисления мы можем сформировать Ведомость в банк (или в кассу) с видом выплаты «Зарплата» или «Договоры ГПХ». Программа «подтянет» сумму к выплате за вычетом НДФЛ.

Шаг 4. Окончательный расчет

В конце месяца создаем второй акт на оставшуюся сумму. Повторяем процедуру начисления и выплаты. Таким образом, в системе будет два начисления и две выплаты, что полностью соответствует требованиям законодательства.

Решение №2: Настройка договора с ежемесячными авансовыми платежами

Выясним, как работает встроенная настройка программы для регулярных оплат. В документе Договор (работы, услуги) можно выбрать способ оплаты «В конце срока с ежемесячными авансовыми платежами».

Разберем, как это функционирует:

1. При выборе этой настройки в договоре появляется поле для ввода ежемесячной суммы.
2. Программа будет автоматически начислять указанную сумму каждый месяц при расчете зарплаты, даже если вы не ввели акт.
3. Важный нюанс: Этот способ хорошо подходит для длительных договоров, где оплата производится фиксированно раз в месяц. Но если вам нужно выплатить «аванс» и «расчет» внутри одного месяца, этот механизм не сработает автоматически для двух дат выплаты.

Решение №3: Разделение на два договора (Практический обход ограничений)

Проанализируем ситуацию, когда бухгалтеру нужно максимально упростить процесс, а оформление множества актов кажется трудоемким. Некоторые коллеги предлагают регистрировать два отдельных документа Договор (работы, услуги) на разные периоды или на разные суммы.

Плюсы:

• Полная автоматизация выплат в разные даты.
• Простота контроля остатков взаиморасчетов.

Минусы:

• Необходимость печати двух бумажных договоров (или один бумажный будет расходиться с данными в системе).
• Риск претензий от трудовой инспекции из-за дробления одного и того же предмета договора.

Мы рекомендуем использовать этот метод только в исключительных случаях, когда первый вариант с актами по каким-то причинам невозможен.

Отражение в отчетности ЕФС-1

Не забываем, что при заключении договора ГПХ мы обязаны подать сведения о начале и окончании договора в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после подписания. Выплата «авансов» внутри срока действия договора не требует подачи дополнительных форм ЕФС-1, так как договор продолжает действовать. Суммы выплат отразятся в ежемесячном персонифицированном отчете и квартальном РСВ в общем порядке по дате начисления.

Резюме

Для того чтобы выплатить аванс по ГПХ в 1С:ЗУП 3.1 максимально корректно, придерживаемся следующего алгоритма:

1. Устанавливаем в договоре способ оплаты «По актам выполненных работ».
2. Оформляем промежуточный Акт приемки выполненных работ на сумму аванса.
3. Рассчитываем налоги документом Начисление зарплаты и взносов.
4. Выплачиваем деньги через Ведомость, проверяя удержание НДФЛ.
5. В конце этапа работ оформляем финальный акт и производим окончательный расчет.

Именно такая последовательность действий гарантирует отсутствие «хвостов» по НДФЛ в регистрах накопления и корректное заполнение всей регламентированной отчетности.