Как рассчитать примерную сумму отпускных для формирования графика отпусков в 1С:ЗУП 3.1

← На главную

При планировании графика отпусков кадровые службы и руководство часто запрашивают прогнозные суммы выплат. Это необходимо для оценки финансовой нагрузки на предприятие в разные периоды года. Однако расчет «будущих» отпускных сопряжен с рядом сложностей: мы не знаем точного дохода сотрудника за месяцы, которые еще не наступили. Рассмотрим, как реализовать этот функционал в виде внешнего отчета, какие алгоритмы использовать и к каким объектам системы 1С:ЗУП 3.1 стоит обращаться.

Методология: от простого к сложному

Прежде чем приступать к написанию кода, разберем концептуальные подходы к расчету. Существует три основных способа получить прогнозную сумму:

Расчет по плановому ФОТ. Это самый быстрый и логичный способ для долгосрочного прогнозирования. Если мы считаем отпуск на декабрь в январе, исторические данные за прошлый год могут быть неактуальны из-за индексации или изменения позиций. Мы берем текущий ПлановыйФОТ сотрудника и делим его на среднемесячное количество дней.
Расчет по историческим данным. Мы анализируем реальный доход сотрудника за последние 12 месяцев. Это дает точную картину «здесь и сейчас», но теряет актуальность для отпусков в конце года.
Использование оценочных обязательств (резервов). В 1С:ЗУП уже есть механизмы, которые ежемесячно считают средний заработок для формирования резервов. Проанализируем, как использовать эти готовые данные.

Алгоритм расчета среднего заработка

Классическая формула расчета среднедневного заработка выглядит так:

Среднедневной заработок = Доход за расчетный период (12 месяцев) / 12 / 29,3

Однако для внешнего отчета этого недостаточно. Разберем по шагам нюансы, которые делают расчет «живым»:

Учет неполных месяцев. Если сотрудник болел или был в отпуске, количество дней в этом месяце не будет равно 29,3. Нам необходимо применить формулу: 29,3 / КоличествоКалендарныхДнейМесяца * КоличествоОтработанныхКалендарныхДней. Игнорирование этого правила приведет к занижению суммы отпускных, так как знаменатель будет искусственно завышен.

Индексация заработка. Это критический момент. Если в компании произошло массовое повышение окладов, суммы за периоды до индексации должны быть увеличены на соответствующий коэффициент. В противном случае ваш прогноз будет значительно ниже фактических выплат.

Программная реализация: где искать данные

Выясним, из каких регистров 1С:ЗУП 3.1 эффективнее всего извлекать данные для отчета. Проанализируем структуру хранения информации:

Основным источником является Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий)». В отличие от общих регистров расчета, здесь данные уже предварительно классифицированы. Система сама определяет, какие начисления входят в базу для среднего заработка. Нам не нужно вручную отсекать материальную помощь или социальные выплаты.

Посмотрим на пример запроса к этому регистру (схематично):


ВЫБРАТЬ
    ДанныеОНачислениях.Сотрудник КАК Сотрудник,
    СУММА(ДанныеОНачислениях.Сумма) КАК СуммаДохода,
    СУММА(ДанныеОНачислениях.ДанныеДляРасчетаСреднего) КАК ОтработаноДней
ИЗ
    РегистрНакопления.ДанныеОНачисленияхДляРасчетаСреднегоЗаработкаОбщий КАК ДанныеОНачислениях
ГДЕ
    ДанныеОНачислениях.Период МЕЖДУ &ДатаНачала И &ДатаКонца
ГРУППИРОВАТЬ ПО
    ДанныеОНачислениях.Сотрудник

Использование готовых функций БСП и ЗУП

Программисту не всегда нужно изобретать велосипед. В общем модуле ЗарплатаИКадры существует функция СведенияОбОтпускахСотрудниковДляРасчетаОценочныхОбязательств. Рассмотрим ее подробнее. Эта функция возвращает структуру данных, включая уже рассчитанный средний заработок.

Преимущество этого метода в том, что система сама учитывает все законодательные нюансы, включая исключаемые периоды и премии. Если в организации настроено ведение резервов отпусков, то данные можно брать из регистра сведений РасчетныеДанныеДляФормированияРезервов. Там хранится значение СреднийЗаработок, которое актуально на дату последнего закрытия месяца.

Учет премий в прогнозе

Премии — «подводный камень» любого отчета по отпускам. Разберем, как их учитывать:

Годовые премии: Учитываются, если они начислены за предыдущий год. При расчете среднего они делятся на 12 и прибавляются к ежемесячному доходу.
Квартальные премии: Учитываются в размере не более одной выплаты за каждый показатель за расчетный период.

Для примерного (прогнозного) расчета допустимо брать 1/12 от суммы всех премий за прошлый год и добавлять эту константу к прогнозируемому ежемесячному доходу.

Прогноз на базе Планового ФОТ

Если кадровик хочет видеть суммы на год вперед, использование исторических данных за прошлый год может быть ошибочным. Рассмотрим стратегию использования Планового ФОТ. В ЗУП 3.1 плановый ФОТ сотрудника — это совокупность всех его действующих начислений (оклад, надбавки, премии процентом).

Для реализации такого алгоритма:

Получаем текущий плановый ФОТ сотрудника из регистра сведений ПлановыйФОТ или через срез последних.
Рассчитываем примерный среднедневной заработок: ПлановыйФОТ / 29,3.
Умножаем полученное значение на количество дней отпуска из графика.

Важный нюанс: Такой расчет будет наиболее точным для сотрудников на окладной системе. Для сдельщиков этот метод неприменим — для них придется использовать только исторические данные или средние показатели по подразделению.