Каждый бухгалтер, работающий в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП), хотя бы раз сталкивался с ситуацией, когда сотруднику необходимо начислить и выплатить отпускные на следующий месяц. При этом программа автоматически предлагает рассчитать заработную плату за текущий (еще не завершенный) месяц непосредственно в документе Отпуск. На первый взгляд, это очень удобно: средний заработок рассчитывается с учетом актуальных данных текущего месяца, и сотрудник получает точный расчет.
Однако проблемы начинаются на этапе выплаты. При попытке заполнить документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу) со способом выплаты «Отпуска» программа автоматически «подтягивает» туда не только саму сумму отпускных, но и рассчитанную в документе Отпуск заработную плату за отработанные дни. Попытки вручную «вычистить» ведомость приводят к критическим ошибкам в учете НДФЛ, которые впоследствии ломают отчеты 6-НДФЛ и справки о доходах.
В этой статье мы подробно разберем, почему программа ведет себя именно так, к каким последствиям ведут ручные корректировки ведомостей, и рассмотрим два методологически верных способа решения этой задачи без ущерба для налогового учета.
Давайте проанализируем внутренние механизмы конфигурации. В документе Отпуск предусмотрен флаг Рассчитать зарплату за.... Он автоматически устанавливается в том случае, если дата начала отпуска приходится на первые числа следующего месяца. Это сделано для того, чтобы в расчете среднего заработка были учтены начисления текущего месяца, которые еще не были проведены плановым документом Начисление зарплаты и взносов.
Когда мы устанавливаем этот флаг, программа регистрирует в рамках одного документа-основания два совершенно разных вида доходов:
Для системы документ Отпуск становится единым неделимым источником начислений. Официальная позиция разработчиков фирмы «1С» (зафиксированная в обращениях техподдержки, например, под номером SW1296347) однозначна: не предполагается начислять и зарплату, и отпускные одним документом, если вы не планируете выплачивать их одновременно одной ведомостью. Если вы разделяете выплаты, то и начисления должны быть разделены.
Часто бухгалтеры пытаются решить проблему «в лоб»: создают ведомость на выплату отпуска, а затем вручную удаляют из табличной части строки, относящиеся к начисленной заработной плате, корректируя итоговую сумму к выплате и сумму НДФЛ. Рассмотрим подробнее, почему так делать категорически нельзя.
В программе 1С:ЗУП 3.1 учет начисленного, удержанного и перечисленного налога ведется в жесткой привязке к документам-основаниям через специальные регистры накопления (такие как Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и НДФЛ к перечислению). Когда вы вручную удаляете строки из ведомости или правите суммы НДФЛ, связь между начислением и выплатой разрушается.
В результате возникают следующие критические ошибки:
6-НДФЛ.Рекомендуемый фирмой «1С» способ исключает ручные корректировки ведомостей и базируется на механизме автоматического перерасчета среднего заработка. Разберем этот процесс по шагам.
Шаг 1. Первичное начисление отпуска (без зарплаты)
При оформлении документа Отпуск снимите флаг Рассчитать зарплату за.... Программа рассчитает только сумму отпускных. При этом средний заработок будет рассчитан на основе уже имеющихся в базе данных за предыдущие периоды (без учета текущего месяца). Проведите документ.
Шаг 2. Выплата отпускных
Создайте документ Ведомость в банк (или кассу) со способом выплаты «Отпуска». Укажите ваш документ Отпуск в качестве документа-основания. В ведомость попадет исключительно сумма отпускных и относящийся к ней НДФЛ. Выплатите деньги сотруднику в установленный законом межрасчетный период.
Шаг 3. Расчет зарплаты в конце месяца
В конце текущего месяца проведите плановый расчет заработной платы по всей организации с помощью документа Начисление зарплаты и взносов. Теперь данные о реальном заработке сотрудника за этот месяц официально зафиксированы в информационной базе.
Шаг 4. Перерасчет среднего заработка
Вернитесь в исходный документ Отпуск. Если расчетный период (месяц начисления) еще не закрыт, вы можете просто нажать кнопку Пересчитать документ (круглая стрелка на панели документа). Программа увидит начисленную в конце месяца зарплату, включит ее в базу расчета среднего заработка и автоматически доначислит разницу.
Если же период уже закрыт для редактирования, воспользуйтесь ссылкой Исправить в нижней части документа Отпуск. Будет создан документ-исправление текущим открытым месяцем, который зафиксирует доначисление.
Шаг 5. Выплата доначисленной суммы
Полученную сумму доначисления (разницу в среднем заработке) выплатите сотруднику вместе с окончательным расчетом по заработной плате за месяц. Программа корректно распределит НДФЛ и зафиксирует выплату в регистрах без ручного вмешательства.
Что делать, если сотруднику критически важно выплатить точные отпускные (сразу рассчитанные по актуальному среднему заработку с учетом текущего месяца), но при этом вы не хотите смешивать выплату зарплаты и отпускных в одной ведомости? Для этой ситуации существует удобный практический лайфхак. Разберем его по шагам.
Шаг 1. Создание чернового начисления зарплаты
Перед тем как создавать документ Отпуск, перейдите в раздел «Зарплата» и создайте новый документ Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц. С помощью кнопки Подбор добавьте в документ только одного этого сотрудника и рассчитайте его. Нам нужно, чтобы программа предварительно зафиксировала его заработок за отработанные дни текущего месяца.
Важно: документ необходимо только записать (нажать кнопку с дискетой или «Записать»), но ни в коем случае не проводить. Он должен остаться в статусе черновика.
Шаг 2. Расчет отпуска
Теперь создайте документ Отпуск. Обратите внимание: флаг Рассчитать зарплату за... ставить не нужно! Благодаря тому, что в базе сохранен (хоть и не проведен) черновик начисления зарплаты за этот месяц, алгоритм расчета среднего заработка автоматически «увидит» эти плановые начисления и включит их в расчетную базу среднего заработка.
Программа сразу рассчитает точную, окончательную сумму отпуска с учетом текущего месяца. Проведите документ Отпуск.
Шаг 3. Чистая выплата отпускных
Создайте ведомость на выплату со способом «Отпуска». Поскольку в самом документе Отпуск зарплата не рассчитывалась, в ведомость подтянется только чистая сумма отпускных. НДФЛ рассчитается корректно и без раздвоения строк в регистрах. Выплатите отпускные.
Шаг 4. Окончательный расчет месяца
В конце месяца вернитесь к ранее созданному документу Начисление зарплаты и взносов. Отпустите его из режима черновика: откройте, заполните по всей организации (или просто перезаполните табличную часть) и теперь уже полноценно проведите его в системе. Все расчеты встанут на свои места, а средний заработок для отпуска останется абсолютно верным.
Подводя итоги, важно запомнить главное правило работы в 1С:ЗУП 3.1: никогда не корректируйте суммы НДФЛ и состав начислений в платежных ведомостях вручную. Это неизбежно приведет к ошибкам в регламентированной отчетности 6-НДФЛ.
Для бесконфликтной работы программы выбирайте один из двух рассмотренных путей:
Оба этих метода гарантируют идеальное состояние ваших налоговых регистров, беспроблемную сдачу квартальной отчетности и избавят вас от необходимости вручную выверять справки о доходах сотрудников.