Мы рассмотрим распространенную ситуацию, когда у клиента есть интернет-магазин, интегрированный с 1С:УТ 11.4, и покупатели могут забирать заказы, оплачивая их непосредственно в физическом магазине. Перед нами стоит задача правильно оформить такую продажу и пробить фискальный чек в соответствии с требованиями законодательства.
Изначально у клиента была практика оформлять такие продажи как обычные розничные операции в магазине, используя Приходные кассовые ордера (ПКО) или Эквайринговые операции. Однако с развитием возможностей оплаты возникает вопрос, как правильно отражать заказы с сайта, особенно если они оплачиваются на кассе, но без прямой интеграции онлайн-кассы с сайтом. Автор темы предлагает использовать схему с документом Поступление безналичных денежных средств (ПБДС) для пробития чека. Давайте проанализируем эту идему и предложим оптимальное решение.
Предположим, у вас есть интернет-магазин на платформе, например, Bitrix, который интегрирован с 1С:УТ 11.4.13.57. Заказы с сайта выгружаются в 1С. До недавнего времени все было просто: покупатель забирал товар самовывозом и оплачивал его в магазине. Соответственно, в 1С оформлялись документы Приходный кассовый ордер или Эквайринговая операция, и через них пробивался чек. Это стандартная и правильная схема для розничных продаж.
Однако, когда речь заходит о заказах с сайта, которые уже числятся в 1С как Заказ покупателя, возникает вопрос, как корректно пробить по ним чек. Были попытки интегрировать сайт с физической кассой через модули Bitrix, но они оказались безуспешными. Также рассматривался вариант с облачной кассой, но он является более затратным.
Автор темы предлагает схему: по заказу с сайта создавать документ Поступление безналичных денежных средств, а затем пробивать через него чек. Чем такая схема плоха, кроме того, что покупатель в момент оплаты не получает чек по онлайн-кассе? Именно этот вопрос является ключевым, так как он затрагивает прямое нарушение 54-ФЗ.
Прежде всего, давайте разберем, почему предложенная автором схема с Поступлением безналичных денежных средств для оплаты в магазине является некорректной. Документ Поступление безналичных денежных средств предназначен для отражения поступлений на расчетный счет организации, то есть для безналичной оплаты от юридических или физических лиц через банк. Если оплата происходит в физическом магазине наличными или банковской картой, то это розничная продажа, и чек должен быть пробит непосредственно в момент оплаты. Отсутствие чека у покупателя в этот момент является нарушением 54-ФЗ.
Согласно требованиям 54-ФЗ, при получении оплаты за товары или услуги продавец обязан выдать покупателю кассовый чек. Информация о пробитии чека должна быть передана в ОФД. За невыдачу чека предусмотрен штраф.
Правильная и рекомендуемая схема действий в 1С:УТ 11.4 для заказов с сайта, оплачиваемых в физическом магазине, выглядит следующим образом:
Когда покупатель оформляет заказ на вашем сайте, этот заказ должен быть автоматически выгружен в 1С:УТ 11.4 и создан как документ Заказ покупателя. Убедимся, что интеграция работает корректно и все необходимые данные (список товаров, количество, цены, данные покупателя) передаются в 1С.
После того как товары собраны и готовы к выдаче, а также непосредственно перед моментом оплаты, на основании документа Заказ покупателя необходимо ввести документ Реализация товаров и услуг. Этот документ фиксирует факт отгрузки товаров со склада и их переход в собственность покупателя.
Это самый критичный шаг, где мы обеспечиваем соблюдение 54-ФЗ. Оформление оплаты зависит от способа, которым покупатель расплачивается в магазине:
Если покупатель оплачивает заказ наличными, мы создаем документ Приходный кассовый ордер (ПКО). Этот документ следует создать на основании уже оформленной Реализации товаров и услуг. В форме документа ПКО будет доступна кнопка для пробития фискального чека. Пробиваем чек через подключенный фискальный регистратор. Чек будет содержать тип оплаты "Оплата наличными".
Если покупатель оплачивает заказ банковской картой, мы создаем документ Эквайринговая операция. Как и в случае с наличными, этот документ создается на основании Реализации товаров и услуг. Через документ Эквайринговая операция пробиваем фискальный чек. В чеке будет указан тип оплаты "Оплата безналичными".
Как мы уже выяснили, документ Поступление безналичных денежных средств предназначен для отражения поступлений на расчетный счет организации, то есть когда денежные средства приходят непосредственно на банковский счет предприятия. В ситуации, когда покупатель производит оплату наличными или банковской картой в момент получения товара в физическом магазине, необходимо использовать документы Приходный кассовый ордер или Эквайринговая операция соответственно.
Использование ПБДС для таких операций приводит к тому, что:
Для еще большей оптимизации процесса в 1С:УТ 11.4 реализована возможность обработки заказов покупателей непосредственно в Рабочем месте кассира (РМК). Для этого необходимо включить соответствующую опцию в настройках программы:
После включения этой настройки кассир сможет находить заказы покупателей в РМК, принимать по ним оплату и пробивать чеки. Это упрощает процесс и минимизирует количество ручных операций, а также обеспечивает выдачу чека в момент оплаты.
Хотя вышеописанная схема является правильной для текущего сценария, рассмотрим также альтернативные и более современные подходы, которые могут быть полезны для автоматизации и соответствия законодательству в будущем.
Типовая интеграция 1С с сайтами на Bitrix позволяет выгружать базу товаров, цены, остатки и получать информацию о заказах в 1С. Однако, как показал опыт автора, интеграция самого сайта с физической кассой (для автоматического пробития чека в момент онлайн-оплаты) может быть сложной и не всегда успешной.
Тем не менее, существуют различные сервисы и решения для интеграции онлайн-касс с сайтом и 1С, такие как:
Эти решения часто предоставляют API для автоматического формирования чеков при получении онлайн-оплаты, что позволяет полностью автоматизировать процесс и отправлять электронный чек покупателю.
Одним из наиболее прогрессивных и часто используемых решений, особенно для интернет-магазинов, являются облачные кассы. Они позволяют формировать фискальные чеки для покупателей без необходимости использования "обычной" физической кассы в каждом магазине или у каждого курьера.
Принцип работы:
Преимущества облачных касс:
Фирма "1С" также предлагает собственное решение "1С-Облачная касса", которое позволяет формировать чеки в программах 1С без дополнительной оплаты за сам сервис (при наличии действующего договора ИТС).
Подключение облачной кассы к 1С зависит от выбранного провайдера, модели ККТ и версии конфигурации 1С. Однако многие типовые конфигурации (УТ, Розница, УНФ, БП) имеют встроенные возможности для интеграции.
В случаях, когда покупатель вносит частичную предоплату, а затем оплачивает оставшуюся сумму, необходимо пробивать два чека:
Если при пробитии чека была допущена ошибка (например, вместо "безналичными" пробили "наличными"), порядок исправления зависит от версии формата фискальных данных (ФФД) вашей кассы:
Важно своевременно и корректно исправлять ошибки, чтобы избежать штрафов и искажения данных.
Для вашего сценария, когда заказ поступает с сайта, а оплата производится в физическом магазине, наиболее правильной и соответствующей 54-ФЗ схемой в 1С:УТ 11.4 является последовательность документов: Заказ покупателя -> Реализация товаров и услуг -> Приходный кассовый ордер (для наличных) или Эквайринговая операция (для карт) -> Пробитие фискального чека. Мы категорически не рекомендуем использовать документ Поступление безналичных денежных средств для оплаты в магазине, поскольку это не соответствует требованиям выдачи чека в момент расчета.
Рассмотрите также возможности Рабочего места кассира для упрощения обработки заказов с сайта и обеспечения выдачи чеков в момент оплаты. В долгосрочной перспективе, если объемы продаж растут и вы хотите максимально автоматизировать процесс, инвестиции в интеграцию с облачной кассой могут стать выгодным и перспективным решением.