← На главную

При ведении розничной торговли через интернет-магазин, многие пользователи сталкиваются с типовой проблемой в 1С Розница 2.3, когда оплата и пробитие фискального чека происходят непосредственно на сайте. Это ставит перед нами две основные задачи: корректно списать товары со склада и учесть оплату, не допуская повторной фискализации чека. Рассмотрим подробнее, как эффективно решить эту ситуацию.

Типичные сложности, с которыми мы сталкиваемся при выгрузке заказов с сайта в 1С Розница:

1. При попытке создать документ Реализация товаров и услуг на основании заказа, система выдает ошибку: Документ реализация не предназначен для работы с физическими лицами. Это связано с тем, что документ Реализация товаров и услуг ориентирован на оптовые операции и работу с юридическими лицами (контрагентами), а не на розничные продажи физическим лицам.
2. Если мы пытаемся создать документ Чек ККМ, система требует указать кассу, хотя чек уже был пробит через интернет-кассу на сайте и все данные уже отражены в ОФД (Операторе фискальных данных). Повторное пробитие чека приведет к дублированию фискальных данных, что является недопустимым.

Наша основная задача — собрать заказ, списать остатки товаров со склада, учесть оплату, которая уже поступила, и сохранить информацию о покупателе (имя, телефон, адрес доставки) без повторной фискализации.

Настройка кассы ККМ для интернет-заказов

Первый шаг к решению проблемы — это правильная настройка кассы в 1С Розница, которая позволит нам формировать чеки для учета продаж, не задействуя физическую фискализацию и не требуя подключения к оборудованию ККМ. Это критически важный момент, так как основной фискальный чек уже пробит на стороне сайта.

1. Почему документ Реализация товаров и услуг не подходит?
   Как уже было отмечено, Реализация товаров и услуг в 1С Розница 2.3 не предназначен для прямых продаж физическим лицам. Он служит для оформления отгрузок юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям в рамках оптовой торговли. Попытка его использования для розничных интернет-заказов приведет к ошибке, даже если мы попытаемся создать контрагента для каждого физического лица.
2. Решение: используем «Кассу без подключения оборудования».
   Для корректного оформления розничных продаж, в том числе по интернет-заказам, где чек уже пробит онлайн, нам необходимо настроить кассу ККМ в 1С Розница специальным образом. Мы создадим так называемую Кассу без подключения оборудования. Этот режим позволяет формировать Чеки ККМ для учета продаж, не инициируя печать фискального чека на физическом оборудовании и не отправляя данные в ОФД повторно.
3. Как настроить «Кассу без подключения оборудования»:
   1. Перейдите в раздел НСИ и Администрирование.
   2. Выберите Настройка НСИ, затем Кассы ККМ.
   3. Создайте новую кассу ККМ, нажав кнопку Создать.
   4. В поле Тип кассы ККМ выберите значение Касса без подключения оборудования.
   5. Присвойте кассе понятное наименование, например, "Интернет-касса для онлайн-оплат" или "Касса без фискализации".
   6. Сохраните изменения.

   Теперь у нас есть касса, которую мы можем использовать для оформления Чеков ККМ по интернет-заказам. Это позволит нам фиксировать факт продажи и списание товаров, а также зачитывать уже поступившую оплату, не нарушая требования законодательства о фискализации.

Использование документов «Заказ покупателя» и «Чек ККМ»

Для эффективной работы с интернет-заказами в 1С Розница 2.3, когда оплата и фискализация происходят на сайте, мы будем использовать связку документов: Заказ покупателя и Чек ККМ, сформированный на его основании.

1. Документ Заказ покупателя: основа для интернет-заказа.

   Первоначальный документ, который мы получаем из интернет-магазина при выгрузке данных, — это Заказ покупателя. Этот документ является центральным звеном в обработке интернет-заказов и выполняет следующие функции:

   • Загрузка данных: Заказы из интернет-магазина загружаются в 1С Розница именно как Заказы покупателя. В них содержится вся необходимая информация о составе заказа, ценах и, что важно, о покупателе и адресе доставки.
   • Резервирование товаров: Заказ покупателя может использоваться для резервирования товаров на складе, что позволяет гарантировать наличие позиций для отправки клиенту. Это особенно актуально при работе с большим ассортиментом или ограниченными остатками.
   • Отражение информации о покупателе: В Заказе покупателя мы храним данные о физическом лице, оформившем заказ: его ФИО, контактный телефон, адрес доставки. Обновленные версии 1С Розница 2.3 (например, 2.3.4 и старше) имеют улучшенную карточку Заказа покупателя, что обеспечивает удобство работы с такими данными.
2. Документ Чек ККМ на основании Заказа покупателя: списание и зачет оплаты.

   После того, как Заказ покупателя был загружен и, возможно, согласован, на его основании необходимо создать документ Чек ККМ. Однако, этот Чек ККМ будет выполнять специфическую роль:

   • Цель Чека ККМ: Основная задача этого документа — списать товары со склада по интернет-заказу и зачесть оплату, которая уже была произведена покупателем на сайте.
   • Важность нефискализации: Критически важно, чтобы этот Чек ККМ не приводил к повторной фискализации (то есть, не пробивался через физическую кассу и не отправлялся в ОФД). Для этого мы и настроили ранее Кассу без подключения оборудования. При формировании Чека ККМ на основании Заказа покупателя, мы указываем эту специально созданную кассу.
   • Отражение оплаты: В Чеке ККМ необходимо указать вид оплаты, соответствующий тому, как покупатель оплатил заказ на сайте (например, "Оплата по платежной карте", "Безналичная оплата" или "Оплата через СБП"). Поскольку оплата уже получена, система зачтет ее, не требуя фактического проведения через платежный терминал или онлайн-эквайринг 1С. Таким образом, в учете отражается, что товар отгружен, и оплата за него получена.

Учет клиентских данных и синхронизация

Для эффективного ведения бизнеса и персонализации работы с клиентами очень важно сохранять и использовать данные о покупателях, даже если они являются физическими лицами.

1. Информация о покупателях.
   Нам необходима информация об имени, контактном телефоне и адресе доставки каждого клиента. Эти данные, как правило, передаются с сайта вместе с заказом.
2. Автоматическое создание и обновление покупателей.
   1С Розница 2.3 обладает функционалом для работы с интернет-магазинами, включая автоматическую загрузку заказов и создание покупателей (физических лиц) на основе полученных данных. Рекомендуется настроить поиск существующих физических лиц по уникальным идентификаторам, таким как номер телефона или адрес электронной почты, чтобы избежать дублирования записей в справочнике Физические лица. Если покупатель с таким телефоном или email уже существует, система может обновить его данные, если нет — создать нового.

Рекомендуемый бизнес-процесс для интернет-заказов в 1С Розница 2.3

Давайте пошагово проанализируем оптимальный бизнес-процесс для оформления отгрузки интернет-заказов в 1С Розница 2.3, учитывая все вышеизложенные аспекты.

1. Загрузка заказа с сайта.

   Первым шагом является загрузка заказа из вашего интернет-магазина в 1С Розница. Система создаст документ Заказ покупателя, который будет содержать всю информацию о заказе: список товаров, их количество, цены, а также данные о покупателе (ФИО, контактные данные, адрес доставки) и информацию о том, что заказ уже оплачен.

   В этот момент, если покупатель является новым, система может автоматически создать новую запись в справочнике Физические лица, или, если покупатель уже совершал покупки, обновить его данные на основе уникальных идентификаторов (телефон, email).

2. Согласование и резервирование товаров.

   Документ Заказ покупателя позволяет пройти стадии согласования с клиентом (если это требуется бизнес-процессом) и, что крайне важно, зарезервировать товары на складе. Это гарантирует, что к моменту сборки и отгрузки заказа все необходимые позиции будут в наличии и не будут проданы другому клиенту.

3. Оформление отгрузки и зачет оплаты с помощью Чека ККМ.

   Как только заказ собран и готов к отгрузке, на основании Заказа покупателя мы создаем документ Чек ККМ.

   1. Выбор кассы: При создании Чека ККМ обязательно указываем ранее настроенную Кассу без подключения оборудования (например, "Интернет-касса для онлайн-оплат"). Это обеспечит, что документ будет зарегистрирован в системе 1С Розница для целей учета, но не вызовет повторную фискализацию через физическое оборудование ККМ или отправку данных в ОФД.
   2. Указание оплаты: В Чеке ККМ отражаем вид оплаты, который использовал покупатель на сайте (например, "Оплата по платежной карте" или "Безналичная оплата"). Важно, что система зачтет эту оплату как уже полученную, так как фактически деньги поступили на расчетный счет продавца через онлайн-платежную систему. Это позволяет корректно закрыть финансовую часть операции в учете.
   3. Списание товаров: Проведение Чека ККМ списывает товары, указанные в Заказе покупателя, со склада. Таким образом, мы получаем актуальные остатки товаров в системе 1С Розница.
4. Дальнейшие действия (доставка, передача).

   После создания Чека ККМ, физическая отгрузка товара может быть оформлена соответствующими внутренними документами или процессами, принятыми в вашей компании (например, печать стикеров для транспортной компании, передача курьеру и т.д.).

Таким образом, использование связки документов Заказ покупателя и Чек ККМ, сформированного через Кассу без подключения оборудования, является наиболее правильным и эффективным способом оформления отгрузки интернет-заказов в 1С Розница 2.3. Этот подход позволяет:

• Корректно учитывать движение товаров и денежных средств в системе 1С.
• Избежать проблем с дублированием фискальных чеков и нарушением законодательства.
• Сохранять полную информацию о покупателях для дальнейшего анализа и маркетинга.
• Оптимизировать бизнес-процессы по обработке онлайн-заказов.

Этот метод обеспечивает полную прозрачность операций и соответствие учетной политике, позволяя эффективно управлять интернет-торговлей в среде 1С Розница.