Ситуация, когда ошибка в налоговом учете обнаруживается уже после перехода в новую информационную базу, является достаточно распространенной. Одной из самых сложных задач в этом случае становится корректное оформление возврата излишне удержанного НДФЛ за прошлые годы (например, когда учет в новой базе начат с 2021 года, а ошибка найдена в расчетах за 2020 год). Рассмотрим подробно, как решить эту проблему, обеспечив правильное заполнение регистров и регламентированной отчетности 6-НДФЛ.
Когда мы создаем документ Возврат НДФЛ, программа анализирует остатки по специализированным регистрам накопления. Если база данных «чистая» (начата с нового года без переноса полных оборотов), система «не знает» о том, что в прошлом периоде налог был удержан в излишнем объеме. В результате документ возврата либо не заполняется автоматически, либо делает некорректные движения, которые приводят к возникновению задолженности за сотрудником или появлению «неудержанного налога» в справках и отчетах.
Для исправления ситуации нам необходимо искусственно создать в системе запись о наличии излишне удержанного налога, используя технический документ Перенос данных. Разберем этот процесс по шагам.
Проанализируем работу с документом Перенос данных. Нам необходимо создать записи в регистрах, которые «подскажут» программе, что за сотрудником числится переплата по налогу.
Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛВзаиморасчеты с сотрудникамиУчет доходов для исчисления НДФЛ (опционально, для корректной работы перерасчетов)Рассмотрим подробнее заполнение регистра Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Здесь крайне важно правильно указать вид движения и суммы. Выясним причину: чтобы сумма попала в Возврат НДФЛ, она должна числиться как излишне удержанная.
В документе Перенос данных на соответствующей вкладке введем строку:
Налог к зачету/возврату.Посмотрим на ситуацию со стороны выплаты зарплаты. В регистре Взаиморасчеты с сотрудниками нам нужно отразить, что у организации есть задолженность перед сотрудником на сумму этого НДФЛ. Если этого не сделать, после возврата налога в расчетном листке возникнет долг сотрудника перед организацией, так как выплата (расход) будет, а начисления (прихода) — нет.
В том же документе Перенос данных на вкладке Взаиморасчеты с сотрудниками создадим запись:
После того как мы «наполнили» регистры информацией о переплате за прошлый год, перейдем к стандартной процедуре возврата. Разберем последовательность действий:
Возврат НДФЛ (раздел Налоги и взносы).Переносе данных.Важный нюанс: Если документ автоматически не заполняется, проверьте дату получения дохода. Проанализируем ситуацию: программа сопоставляет месяц налогового периода из документа Перенос данных и текущие настройки налогового учета. Иногда требуется указать в Переносе данных текущий месяц налогового периода, но в аналитике (поле «Налоговый период») оставить прошлый год.
Для того чтобы сумма фактически была выплачена сотруднику, необходимо создать Ведомость (в банк или в кассу). В ведомости обязательно должен быть выбран вид выплаты Возврат НДФЛ. Если выплата производится вместе с зарплатой, убедитесь, что в расшифровке сумм к выплате документ Возврат НДФЛ присутствует в качестве документа-основания.
Выясним, как эти действия отразятся в отчетности. Возврат налога за прошлые периоды, производимый в текущем году, отражается в отчете 6-НДФЛ текущего периода.
Раздел 1: Сумма возвращенного налога должна попасть в строки 030, 031 и 032. Дата возврата определяется датой выплаты по Ведомости. Если строки пусты, проверим, проведена ли Ведомость и указан ли в ней корректный документ-основание.
Раздел 2: Сумма возврата отражается в строке 190 («Сумма налога, возвращенная налоговым агентом»). Обратите внимание, что эта сумма НЕ уменьшает показатели удержанного налога в других строках раздела 2, она указывается справочно для расчета итоговой суммы к перечислению.
В отличие от ручных операций в бухгалтерской программе, в 1С:ЗУП 3.1 проводки формируются документом Отражение зарплаты в бухучете. Рассмотрим, как это работает:
Когда вы сформируете Отражение зарплаты за месяц возврата, на вкладке Начисленная зарплата и взносы (или Выплаченная зарплата в некоторых версиях) появится строка с видом операции Возврат НДФЛ.
Проанализируем проводку: программа сформирует запись Дт 68.01 Кт 70 на сумму возврата. Это увеличит сумму к выплате сотруднику (по кредиту 70) и уменьшит задолженность организации перед бюджетом (по дебету 68.01).
Важно: Не делайте сторнировочных проводок Дт 70 Кт 68 вручную в 1С:Бухгалтерии, так как это приведет к расхождению между данными бухгалтерского учета и регистрами накопления НДФЛ в ЗУП. Все корректировки должны идти через документ Возврат НДФЛ.
Если вы опытный пользователь или программист, вы можете воспользоваться прямой записью в регистр через Перенос данных. Пример заполнения структуры регистра Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ для имитации излишнего удержания может выглядеть так:
ЗаписьРегистра.ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления.Приход; // Создаем "начисление" излишка
ЗаписьРегистра.Сотрудник = ВыбранныйСотрудник;
ЗаписьРегистра.НалоговыйПериод = Дата(2020, 1, 1);
ЗаписьРегистра.МесяцНалоговогоПериода = Дата(2020, 12, 1);
ЗаписьРегистра.Сумма = -1300; // Отрицательное удержание = излишек
ЗаписьРегистра.КатегорияДохода = Перечисления.КатегорииДоходовНДФЛ.ОплатаТруда;
После такой записи документ Возврат НДФЛ «увидит» сумму 1300 рублей как доступную к возврату налогоплательщику.
Подведем итог. Для корректного отражения возврата НДФЛ за прошлые периоды в новой базе нам необходимо:
Перенос данных для ввода начальных остатков по регистрам НДФЛ и взаиморасчетов.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ сумма зафиксирована именно как излишне удержанная.Возврат НДФЛ.Ведомости с соответствующим видом операции.6-НДФЛ.Такой подход гарантирует отсутствие «хвостов» в расчетных листках и полное соответствие данных в налоговых регистрах и регламентированной отчетности.