В редакционной деятельности часто встречается задача распределения фиксированного ежемесячного фонда (например, 1000 рублей) между авторами пропорционально объему их работы (количеству написанных строк). Основная сложность автоматизации этого процесса в 1С:ЗУП 3.1 заключается в том, что программа при расчете конкретного сотрудника «не видит» показатели его коллег. Следовательно, она не может автоматически вычислить общую сумму строк по всем сотрудникам «на лету» внутри формулы начисления.
В данной статье мы разберем наиболее эффективный и стандартный способ решения этой задачи, который минимизирует ручной труд бухгалтера и исключает ошибки при расчетах в сторонних таблицах.
Для реализации корректного расчета нам необходимо зафиксировать три ключевых параметра:
КоличествоСтрокСотрудника).ВсегоСтрокПоРедакции). Это значение будет знаменателем в нашей формуле.Рассмотрим подробнее процесс создания показателей в меню Настройка — Показатели расчета зарплаты.
Для показателя КоличествоСтрокСотрудника укажем следующие настройки:
Для показателя ВсегоСтрокПоРедакции настройки будут иными:
Теперь создадим новое начисление в меню Настройка — Начисления. Назовем его, например, «Гонорар за строки (распределяемый)». На вкладке «Основное» выберем назначение начисления «Прочие начисления» и укажем, что начисление выполняется, только если введены значения показателей.
Проанализируем структуру формулы. Стандартная математическая модель выглядит так: ЛичныеСтроки * Фонд / ВсегоСтрок. Однако, чтобы расчет был устойчив к ситуациям, когда данные еще не введены, и программа не выдавала ошибку «Деление на ноль», используем функцию условия.
Рекомендуемый вид формулы:
? (ВсегоСтрокПоРедакции = 0, 0, (КоличествоСтрокСотрудника * 1000) / ВсегоСтрокПоРедакции)
В этой формуле число 1000 является фиксированным фондом. Если сумма фонда меняется от месяца к месяцу, вместо числа 1000 следует создать еще один показатель ОбщийФондГонорара с назначением «Для организации».
Чтобы бухгалтер мог вводить все данные в одном окне, а не заходить в карточку каждого сотрудника, мы воспользуемся механизмом шаблонов. Перейдем в Настройка — Шаблоны ввода исходных данных и создадим новый шаблон.
В настройках шаблона выберем:
КоличествоСтрокСотрудника и ВсегоСтрокПоРедакции.После сохранения шаблона в разделе Зарплата — Данные для расчета зарплаты появится возможность создавать документ по этому шаблону. Бухгалтеру достаточно будет заполнить список сотрудников, проставить их строки, а в «шапке» документа или отдельном поле указать общую сумму строк. Проверить корректность ввода легко: сумма строк в табличной части должна совпадать со значением в поле «Всего строк».
Если данные по строкам уже ведутся в Excel, ручной ввод можно исключить полностью. Проанализируем стандартную возможность 1С: в документе «Данные для расчета зарплаты» на командной панели присутствует кнопка Загрузить из файла.
Посмотрим на алгоритм действий:
Выясним причину, по которой важно правильно настроить вкладку «Налоги, взносы, бухучет» и «Средний заработок». Поскольку гонорар является оплатой труда, он должен облагаться НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В поле «Категория дохода» следует выбрать «Оплата труда».
Что касается среднего заработка (для отпусков и больничных), проанализируем ситуацию: если эта доплата носит регулярный характер, ее следует включить в базу среднего заработка. На вкладке Средний заработок убедитесь, что флаг «Включать в базу начислений при расчете среднего заработка» установлен. Обычно такие выплаты классифицируются как премии, учитываемые частично или полностью, в зависимости от локальных нормативных актов организации.
Рассмотрим еще один способ, если использование шаблонов кажется сложным. В 1С:ЗУП существует документ «Премия». Если в настройках вида расчета «Гонорар» указать, что он рассчитывается как «Результат вводится фиксированной суммой», то в документе «Премия» появится кнопка Распределить по показателям.
Однако этот метод менее удобен для данной задачи, так как он требует, чтобы итоговая сумма к выплате уже была распределена на момент ввода, либо механизм распределения будет опираться на уже имеющиеся в базе данные (например, отработанное время или ФОТ). Для распределения именно по «строкам» первый вариант с двумя показателями и формулой является наиболее точным и прозрачным для последующего аудита.
Мы проанализировали процесс настройки распределяемой доплаты и убедились, что стандартные средства 1С:ЗУП 3.1 позволяют полностью автоматизировать этот процесс без привлечения программиста. Использование связки Показатель сотрудника + Показатель организации + Шаблон ввода данных обеспечивает: