← На главную

В практической работе бухгалтера часто возникает необходимость распределить затраты на оплату труда сотрудников по разным счетам учета. Например, заработная плата основных производственных рабочих должна отражаться на счете 20, административного персонала — на счете 26, а сотрудников отдела продаж — на счете 44. Однако при попытке настроить индивидуальный учет расходов в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8» (редакция 3.0) пользователи часто сталкиваются с тем, что система упорно начисляет зарплату всем сотрудникам на один и тот же счет (например, 20.01), игнорируя указанные в карточке сотрудника настройки.

В рамках этой статьи мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, изучим внутреннюю иерархию приоритетов программы 1С при выборе счетов затрат, а также рассмотрим пошаговый алгоритм настройки и исправления проводок, в том числе за прошлые периоды.

Понимание иерархии (приоритетов) выбора счетов учета зарплаты

Для того чтобы понять, почему программа игнорирует ваши настройки в карточке сотрудника, необходимо разобраться, как именно «1С:Бухгалтерия» ищет счет затрат при проведении документа Начисление зарплаты. В системе реализована строгая трехуровневая иерархия приоритетов. Программа запрашивает способ отражения сверху вниз:

1. Приоритет №1 (Высший) — Способ отражения в самом виде начисления. Если в настройках конкретного начисления (например, Оплата по окладу или Премия) заполнено поле «Способ отражения», программа полностью проигнорирует любые другие настройки. Все суммы по этому начислению всегда будут уходить на указанный там счет (например, на счет 20.01), у кого бы из сотрудников оно ни рассчитывалось.
2. Приоритет №2 (Средний) — Способ отражения в карточке сотрудника. Если в виде начисления поле «Способ отражения» оставлено пустым, программа спускается на уровень ниже и проверяет индивидуальную карточку сотрудника (поле «Учет расходов»). Именно здесь настраивается уникальный счет затрат для конкретного человека (например, счет 44.01 для менеджера по продажам или 26 для бухгалтера).
3. Приоритет №3 (Низший) — Общие настройки по умолчанию для организации. Если способ отражения не указан ни в самом начислении, ни в карточке сотрудника (там установлено значение «Авто»), программа обращается к глобальным настройкам учета зарплаты для всей организации в целом.

Проанализируем ситуацию автора темы: у всех сотрудников начисления шли на счет 20.01, хотя в глобальных настройках организации был задан счет 26, а в карточке конкретного сотрудника — счет 44.01. Исходя из описанной иерархии, становится очевидно, что в самом виде начисления (вероятнее всего, в предопределенном элементе Оплата по окладу) был жестко прописан способ отражения со счетом 20.01. Это перекрывало и настройки организации, и настройки сотрудника.

Шаг 1. Очистка способа отражения в виде начисления

Выяснив причину проблемы, перейдем к ее практическому решению. Нам необходимо убрать жесткую привязку счета из вида начисления, чтобы программа смогла спуститься на второй уровень приоритета — к индивидуальным настройкам сотрудников.

Выполним следующие действия по шагам:

1. Перейдем в раздел меню Зарплата и кадры.
2. В блоке Справочники и настройки выберем пункт Настройки зарплаты.
3. Раскроем подраздел Расчет зарплаты и перейдем по гиперссылке Начисления.
4. В открывшемся списке видов начислений найдем то, которое используется для расчетов (как правило, это Оплата по окладу или Оплата по окладу (по часам)), и откроем его двойным кликом.
5. Найдем поле Способ отражения. Если в нем указан конкретный счет (например, «Отражение начислений по умолчанию (20.01)»), то это и есть источник нашей проблемы.
6. Очистим это поле, нажав на крестик в конце строки, или выберем пустое значение. Поле должно остаться незаполненным.
7. Нажмем кнопку Записать и закрыть.

Важно: после очистки этого поля в виде начисления программа больше не будет автоматически отправлять расходы всех сотрудников на один счет. Теперь она начнет искать настройки в карточках сотрудников, а при их отсутствии — в общих настройках организации.

Шаг 2. Настройка индивидуального счета в карточке сотрудника

Теперь мы можем задать персональный счет затрат для конкретного сотрудника, которому требуется начислять зарплату на отличный от общего счет (в нашем примере — на счет 44.01).

Выполним настройку по шагам:

1. Перейдем в раздел Зарплата и кадры и откроем справочник Сотрудники.
2. Найдем в списке нужного сотрудника и откроем его карточку.
3. В карточке сотрудника найдем поле Учет расходов (в более ранних версиях или при определенных настройках интерфейса эта ссылка может находиться в разделе Выплаты и учет затрат).
4. По умолчанию там установлено значение «Авто» (что означает наследование настроек организации). Нажмем на это поле и выберем нужный нам способ отражения расходов (например, способ, соответствующий счету 44.01 или 26).
5. Если нужного способа отражения нет в списке, мы можем создать его прямо оттуда, указав требуемый счет дебета (например, 44.01 или 25) и соответствующую аналитику (субконто: Номенклатурные группы, Статьи затрат).
6. Сохраним изменения в карточке сотрудника, нажав кнопку Записать и закрыть.

Шаг 3. Учет технической особенности дат при изменении настроек

Проанализируем важный нюанс, связанный с датами, из-за которого изменения могут не вступить в силу сразу. В программе 1С существует строгое системное ограничение: информация о способе отражения расходов сотрудника считывается строго на 1-е число расчетного месяца.

Если вы вносите изменения в историю учета расходов сотрудника посреди месяца (например, устанавливаете новый способ отражения с датой действия от 15 октября), то при расчете заработной платы за весь октябрь программа продолжит использовать старый счет затрат. Новый счет применится автоматически только при расчете за ноябрь.

Чтобы изменения заработали в текущем расчетном месяце, необходимо перейти в историю изменений поля Учет расходов в карточке сотрудника (ссылка История рядом с полем) и убедиться, что дата в колонке «Действует с...» установлена либо на 1-е число текущего месяца, либо на последнее число предыдущего месяца.

Шаг 4. Исправление проводок и перерасчет прошлых периодов

Часто бухгалтеры сталкиваются с ситуацией, когда после изменения настроек в справочниках простое перепроведение ранее созданных документов Начисление зарплаты не приносит результата — счета в проводках остаются прежними. Выясним, почему так происходит.

При обычном проведении документа программа не производит повторный расчет сумм и долей распределения. Она лишь заново записывает в регистры те данные, которые уже были ранее рассчитаны и сохранены в табличной части документа. Чтобы заставить систему применить новые счета учета, данные внутри документа необходимо пересчитать.

Разберем по шагам, как правильно применить изменения «задним числом»:

1. Откроем документ Начисление зарплаты за тот прошлый период, который требует корректировки.
2. Выделим строчку с сотрудником, для которого мы меняли счет учета.
3. Нажмем на кнопку Еще, расположенную непосредственно над табличной частью (на панели табличной части, а не в самом верху формы), и выберем команду Пересчитать сотрудника.
4. Альтернативный вариант: если вам требуется обновить данные по всем сотрудникам сразу, нажмите на кнопку Заполнить в шапке документа и выберем команду Обновить начисления или Пересчитать документ.
5. После выполнения перерасчета дважды кликните по сумме начисления сотрудника в колонке «Начислено» — в открывшемся окне подробного расчета вы сможете наглядно убедиться, что поле «Способ отражения» заполнилось новым, измененным значением.
6. Нажмем кнопку Провести и закрыть. Программа сформирует новые проводки по корректным счетам затрат.

Анализ последствий корректировок в закрытых периодах

Проанализируем возможные риски, связанные с изменением счетов учета заработной платы «задним числом». Смена счета затрат (например, перенос расходов со счета 20 «Основное производство» на счет 44 «Расходы на продажу» или счет 26 «Общехозяйственные расходы») меняет структуру затрат предприятия. Прямые производственные расходы могут превратиться в косвенные или коммерческие расходы.

Это неминуемо приведет к следующим последствиям:

• Изменение себестоимости: Потребуется обязательное повторное выполнение регламентных операций в рамках обработки Закрытие месяца за все последующие периоды, начиная с месяца корректировки.
• Налоговый учет: В декларации по налогу на прибыль прямые и косвенные расходы отражаются в разных строках. Если декларация за корректируемый период уже сдана в налоговый орган, вам может потребоваться подготовка и отправка уточненной налоговой декларации во избежание разногласий при камеральных проверках.

Если прошлый период закрыт окончательно и внесение изменений в первичные документы нежелательно или запрещено политикой организации, мы рекомендуем воспользоваться альтернативным безопасным вариантом: оставить прошлые периоды без изменений, настроить новые счета в карточках сотрудников с 1-го числа текущего открытого месяца, а корректировку затрат за прошлые месяцы выполнить текущим периодом с помощью документа Операция, введенная вручную (перебросить затраты бухгалтерской справкой дебетом нужного счета и кредитом ошибочного).