При настройке совместной работы программ 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 и 1С:Бухгалтерия предприятия (БП) 3.0 пользователи часто сталкиваются с проблемой: после синхронизации все суммы по заработной плате выгружаются общей суммой по организации (сводно), без разделения по конкретным работникам. При этом в самой программе 1С:ЗУП все настройки могут быть выставлены верно, а вот в 1С:Бухгалтерии заветный переключатель «По каждому сотруднику» в настройках зарплаты бесследно исчезает.
Давайте подробно разберем, почему так происходит, где скрыты нужные параметры в актуальных версиях программ и как правильно переключить учет на детальный режим без вреда для уже накопленной бухгалтерской базы.
Проанализируем логику работы программы. Когда в 1С:Бухгалтерии предприятия устанавливается режим ведения учета зарплаты во внешней программе (то есть в 1С:ЗУП), интерфейс настроек динамически меняется. Разработчики скрывают стандартный переключатель детализации из раздела параметров зарплаты, так как кадровый и расчетный учет фактически делегирован внешней системе.
Однако аналитика счетов бухгалтерского учета никуда не исчезает. Чтобы включить детализацию по сотрудникам, нам потребуется обратиться напрямую к настройкам плана счетов.
Рассмотрим по шагам, как правильно выставить настройки в обеих информационных базах для достижения нужного результата.
Шаг 1. Настройка в 1С:Бухгалтерии предприятия (БП 3.0):
Шаг 2. Настройка в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1):
Важно понимать технические последствия изменения данных параметров. Простое переключение галочек в настройках не изменит уже существующие документы в базе задним числом. Проанализируем, какие действия необходимо предпринять далее:
Отражение зарплаты в бухучете, которые уже были загружены в 1С:Бухгалтерию до изменения настроек, по-прежнему будут содержать сводные проводки. Чтобы обновить их, нам потребуется заново запустить процесс синхронизации данных за нужный период, а затем обязательно перепровести обновленные документы в 1С:Бухгалтерии.1С:ЗУП в бухгалтерскую программу передаются исключительно документы Отражение зарплаты в бухучете и Резервы по оплате труда. Ведомости на выплату зарплаты при этом вообще не переносятся, так как детальная информация о выплатах конкретным физлицам в бухгалтерии не требуется.Ведомости на выплату зарплаты, документы по Депонированию, а также сопутствующую регламентированную отчетность.Переход со сводного учета на детальный посреди отчетного периода неизбежно приводит к появлению ошибок в аналитике на счете 70 («Расчеты с персоналом по оплате труда»). Разберем этот механизм подробнее.
В момент включения детального учета на счете 70 активируется субконто «Работники организаций». Поскольку ранее этот разрез учета не велся, все накопленное на данный момент сальдо (начальные остатки) окажется зафиксировано за «пустым» значением сотрудника (пустым субконто). При проведении новых документов выплаты зарплаты конкретным физическим лицам в текущем периоде программа начнет закрывать задолженность по конкретным людям, в то время как старый долг так и останется висеть на пустом сотруднике. В результате Оборотно-сальдовая ведомость начнет «двоиться», появится некорректная краснота по дебету и кредиту.
Выясним, как эффективно исправить эту ситуацию:
Вариант решения А (для открытых периодов): Если период, за который велся сводный учет, еще открыт для редактирования, наиболее правильным решением будет полная перегрузка данных. Нам необходимо пересинхронизировать документы Отражение зарплаты в бухучете с самого начала ведения учета или с начала текущего года и перепровести их. Программа автоматически распределит суммы по сотрудникам.
Вариант решения Б (для закрытых периодов): Если прошлые периоды уже закрыты и изменять их нельзя, необходимо выполнить ручной перенос остатков на дату перехода. Рассмотрим порядок действий:
Операция, введенная вручную на дату, предшествующую первому дню детального учета.70 висит кредитовое сальдо по пустому сотруднику, проводка будет выглядеть следующим образом:
70, субконто «Работник» — оставляем пустым.70, субконто «Работник» — указываем конкретного сотрудника компании.Особое внимание на данную настройку следует обратить организациям, применяющим упрощенную систему налогообложения (УСН) с объектом «Доходы минус расходы». Проанализируем, почему для них сводный учет противопоказан.
Для признания расходов на оплату труда в Книге учета доходов и расходов (КУДиР) программа 1С:Бухгалтерия должна четко сопоставить два события: начисление зарплаты конкретному человеку и фактическую выплату денежных средств этому же человеку. При ведении учета в режиме «Сводно» персонифицированная связь между начислением и выплатой в бухгалтерии полностью теряется. Программа не может определить, чья именно зарплата была выплачена, и, как следствие, расходы на оплату труда и страховые взносы перестают автоматически приниматься в КУДиР.
В такой ситуации бухгалтеру придется вручную формировать записи КУДиР с помощью специализированного документа Запись книги учета доходов и расходов УСН, что многократно увеличивает трудозатраты и риск совершения ошибок. Настоятельно рекомендуем при использовании УСН (Доходы минус расходы) настраивать обмен только «С детализацией по сотрудникам».
Посмотрим на особенности синхронизации нормативно-справочной информации. Многие пользователи ошибочно полагают, что при детальной синхронизации в 1С:Бухгалтерию переносится весь кадровый справочник Сотрудники со всеми кадровыми сведениями (должностями, окладами, приказами). На самом деле это не так.
При обмене данными переносится только справочник Физические лица. Из-за этого в 1С:Бухгалтерии у сотрудников не заполняются кадровые сведения, такие как занимаемая должность или подразделение. Это может вызывать неудобства при формировании некоторых печатных форм внутри бухгалтерии (например, авансовых отчетов или доверенностей). Для решения этой проблемы бухгалтерам приходится либо дозаполнять кадровые сведения вручную непосредственно в карточке физлица в БП, либо привлекать программистов для внедрения расширений, подтягивающих должности напрямую из базы 1С:ЗУП.
В завершение проанализируем аспект безопасности информации. Иногда сводный учет настраивается руководством компании умышленно. Если в базе 1С:Бухгалтерия работает широкий круг специалистов (младшие бухгалтеры, менеджеры по закупкам, внешние аудиторы), показ детальных зарплат каждого сотрудника может нарушить политику конфиденциальности компании.
Переход на детализированный учет сделает информацию о доходах каждого конкретного сотрудника доступной всем пользователям, имеющим доступ к просмотру документов по заработной плате в БП. Если защита персональных данных является приоритетом, рекомендуется оставить сводный учет, а все расчеты и анализ ФОТ производить исключительно в закрытой базе 1С:ЗУП.