При ведении бухгалтерского и налогового учета в программе 1С:Бухгалтерия организации, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН) с объектом «Доходы минус расходы», часто сталкиваются с ситуациями, когда стоимость реализованных товаров не признается в расходах. Давайте подробно рассмотрим одну из таких ситуаций и выясним, почему часть товара, а именно диваны, не была принята к затратам в 1 квартале 2019 года, несмотря на казалось бы выполненные условия. Мы разберем основные причины и предложим пошаговый алгоритм для диагностики и исправления.
Прежде чем углубляться в детали, давайте вспомним ключевые правила признания расходов на приобретение товаров для перепродажи при УСН «Доходы минус расходы». Налоговый кодекс Российской Федерации и логика программы 1С требуют одновременного выполнения трех важнейших условий для того, чтобы стоимость покупных товаров была учтена в расходах:
Поступление (акты, накладные, УПД)), отражающий факт получения товара и его постановки на учет. Этот документ формирует проводки по дебету счета 41.01 (Товары на складах) и кредиту счета 60.01 (Расчеты с поставщиками и подрядчиками).Списание с расчетного счета). Программа должна зачесть эту оплату в счет погашения задолженности по конкретной партии товаров. В идеале, это проводка Дт 60.01 Кт 51. Если оплата была произведена авансом, то сначала формируется проводка Дт 60.02 Кт 51 (Расчеты по авансам выданным), а затем при поступлении товара происходит зачет аванса: Дт 60.01 Кт 60.02.Реализация (акты, накладные, УПД)). Этот документ формирует проводки по дебету счета 90.02 (Себестоимость продаж) и кредиту счета 41.01.Только при выполнении всех трех условий программа 1С включает стоимость реализованного и оплаченного товара в расходы для целей налогового учета УСН (запись в Книгу учета доходов и расходов).
В вашем случае, товар поступил, был реализован, и оплата поставщику на общую сумму 839 000 рублей была произведена. Тем не менее, часть реализованных диванов на сумму 196 000 рублей не была принята к затратам в 1 квартале 2019 года. Давайте разберем наиболее вероятные причины такого поведения программы 1С.
Программа 1С, как правило, использует принцип ФИФО (первым пришел — первым ушел) или специальный механизм зачета оплат при расчетах с контрагентами. Это означает, что поступившая оплата сначала гасит самую раннюю (старую) задолженность перед поставщиком, если иное не указано в документе оплаты или настройках договора.
Суть проблемы: Несмотря на то, что общая сумма оплаты поставщику за квартал превышает себестоимость реализованного товара (839 000 рублей против 672 500 рублей), эти 839 000 рублей могли быть зачтены программой в счет погашения более ранних поставок от этого же поставщика. Таким образом, конкретная партия диванов, реализованная в 1 квартале, с точки зрения программы могла остаться неоплаченной. Следовательно, условие №2 (оплата поставщику) не было выполнено именно для этой партии.
Что мы можем сделать: Мы должны проверить, как именно была зачтена оплата. Для этого нам необходимо проанализировать движение по счету 60.01 в разрезе документов расчетов.
Еще одной распространенной причиной является некорректный зачет авансов. Если оплата поставщику (например, Списание с расчетного счета) была проведена раньше, чем документ поступления товаров, то сумма оплаты первоначально отражается как аванс на счете 60.02 (Расчеты по авансам выданным). При поступлении товаров программа должна автоматически зачесть этот аванс в счет погашения задолженности по конкретной поставке. Это происходит проводкой Дт 60.01 Кт 60.02.
Суть проблемы: Если по какой-то причине этот зачет не произошел (например, в документе оплаты и документе поступления указаны разные договоры с поставщиком, или есть другие неточности в оформлении), то для программы товар будет числиться как неоплаченный (кредитовое сальдо по 60.01), а на счете 60.02 продолжит «висеть» незачтенный аванс (дебетовое сальдо). В таком случае, условие №2 (оплата поставщику) также не будет выполнено для нужной партии товара.
Что мы можем сделать: Мы должны проверить наличие остатков по счету 60.02 и их корректность, а также удостовериться, что авансы были верно зачтены.
Программы 1С очень чувствительны к датам и времени проведения документов. Корректность признания расходов, особенно при УСН, напрямую зависит от правильной последовательности ввода и проведения документов.
Суть проблемы: Если документы поступления, оплаты или реализации были введены задним числом, или их хронологическая последовательность была нарушена (например, оплата проведена позже реализации, но в том же квартале, а затем документы не были перепроведены), это может привести к некорректному расчету себестоимости и признанию расходов. Операция Закрытие месяца, которая формирует большинство регламентных проводок, также чувствительна к хронологии. Если вы внесли изменения в документы после проведения Закрытия месяца, без его перепроведения результаты могут быть неверными.
Что мы можем сделать: Мы обязательно должны проверить последовательность проведения документов за период и, при необходимости, выполнить перепроведение.
Иногда причина может крыться в настройках программы, которые влияют на порядок зачета оплат и признания расходов.
Суть проблемы:
Способ ведения расчетов (или аналогичное) в договоре может быть установлено как «По договору в целом» (тогда оплата распределяется по всем документам поставки в хронологическом порядке, ФИФО) или «По документам расчетов» (в этом случае в платежном документе необходимо явно указывать, какую именно поставку вы оплачиваете). Если этот параметр некорректно настроен или используется не по назначению, это может вызвать путаницу в зачете оплат.Что мы можем сделать: Мы должны убедиться, что настройки учетной политики и договоров соответствуют вашим требованиям и не создают коллизий.
Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — это основной налоговый регистр для УСН. Она детально отражает все три этапа признания расхода: поступление, оплата и реализация. Если какой-либо из этапов не отражен для конкретной номенклатуры в 1 квартале, то и расход не будет признан.
Суть проблемы: Анализ КУДиР позволяет точно определить, какого из трех обязательных событий не хватает для признания расхода. Программа не просто формирует КУДиР; она анализирует движения по счетам бухгалтерского учета, определяет момент выполнения всех условий и только тогда делает запись в книгу.
Что мы можем сделать: Мы должны внимательно изучить записи в КУДиР по интересующему товару, чтобы выявить отсутствующее звено.
Теперь давайте перейдем к практическим шагам, которые помогут нам найти причину непризнания расходов и исправить ситуацию.
Начнем с анализа того, как программа отразила оплату поставщику.
Мы должны открыть документ, которым была произведена оплата поставщику (например, Списание с расчетного счета от 29.03.2019г. на сумму 839 000 рублей).
В этом документе найдем кнопку или ссылку Дт/Кт (часто находится вверху документа или в меню «Еще»)
Нажав на нее, мы увидим бухгалтерские проводки, сформированные этим документом.
На что мы должны обратить внимание:
Дт 60.01 Кт 51. Это означает, что программа уменьшила задолженность по конкретному договору или документу поставки.Дт 60.02 Кт 51. В этом случае, дальнейший зачет аванса должен произойти при поступлении товаров.Если в проводках по оплате мы видим только Дт 60.02 Кт 51 и не видим последующего зачета Дт 60.01 Кт 60.02 в 1 квартале, это уже указывает на проблему с авансами.
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) по счету 60 является одним из наиболее информативных отчетов для анализа расчетов с поставщиками.
Перейдем в раздел Отчеты -> Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
Установим следующие настройки:
60.Группировка установим галочку По субсчетам. Это позволит нам увидеть остатки и обороты отдельно по 60.01 и 60.02.Контрагенты и Документы расчетов с контрагентом. Это позволит детализировать информацию до конкретных поступлений и оплат.Отбор установим отбор по нужному контрагенту (поставщику).Что мы должны искать в отчете:
60.01: Если на конец квартала по счету 60.01 есть кредитовый остаток по интересующему нас документу поступления (с диванами), это означает, что товар числится как неоплаченный.60.02: Если на конец квартала по счету 60.02 есть дебетовый остаток, это означает, что у нас есть выданный поставщику аванс, который не был зачтен в счет оплаты товаров. Это может быть причиной того, что диваны не приняты к расходам, так как аванс не был конвертирован в оплату конкретной поставки.Сопоставляя данные ОСВ с общей суммой оплаты и реализованного товара, мы сможем понять, куда «ушла» оплата 839 000 рублей и почему диваны остались неоплаченными в учете.
Книга учета доходов и расходов является ключевым налоговым регистром для УСН. Ее анализ поможет нам увидеть, какого именно условия (поступление, оплата, реализация) не хватает для признания расхода.
Перейдем в раздел Отчеты -> Книга учета доходов и расходов (УСН).
Установим период отчета на 1 квартал 2019 года.
В настройках отчета (часто это кнопка «Показать настройки») можем детализировать его до интересующей номенклатуры или документа.
На что мы должны обратить внимание:
Разделе I. Доходы и расходы КУДиР мы должны увидеть записи, касающиеся реализованного товара. Каждая запись расхода должна сопровождаться указанием на документ поступления, документ оплаты и документ реализации.Расшифровку КУДиР, которая показывает более детальную информацию по каждому событию, влияющему на признание расхода.Если в КУДиР по диванам мы видим только поступление и реализацию, но не видим оплаты в 1 квартале, это будет прямым указанием на проблему с третьим условием.
Иногда настройки в карточке договора могут влиять на автоматический зачет авансов и распределение оплат.
Откроем карточку контрагента (поставщика) и перейдем на вкладку Договоры. Откроем договор, по которому производились расчеты и поставка диванов.
На что мы должны обратить внимание:
Способ ведения расчетов (или аналогичное):
Если вы обнаружите, что способ ведения расчетов не соответствует вашей фактической практике, это может быть причиной расхождений.
После всех проверок, если вы обнаружили какие-либо нарушения хронологии или внесли изменения в документы (например, скорректировали зачет авансов), обязательно необходимо выполнить перепроведение документов и регламентную операцию Закрытие месяца.
Последовательность действий:
Операции -> Групповое перепроведение документов укажите период (например, 1 квартал 2019 года) и выполните перепроведение. Это обеспечит корректную последовательность формирования проводок.Операции -> Закрытие месяца. Выберите 1 квартал 2019 года и выполните операцию. Особое внимание уделите пунктам, связанным с налоговым учетом УСН, такими как «Расчет налога УСН» и «Признание расходов УСН».После выполнения этих шагов снова сформируйте Книгу учета доходов и расходов за 1 квартал 2019 года и проверьте, были ли признаны расходы по диванам.
Наиболее вероятной причиной того, что стоимость диванов не была принята к расходам в 1 квартале 2019 года, является некорректный зачет поступившей оплаты. Программа 1С, скорее всего, отнесла оплату на погашение более ранних поставок или же аванс не был зачтен в счет конкретной поставки диванов. В результате, с точки зрения системы, условие оплаты для данной партии диванов не было выполнено в 1 квартале.
Мы предполагаем, что расходы по этим диванам, скорее всего, будут признаны во 2 квартале 2019 года, когда поступят следующие платежи, которые покроют задолженность за диваны, или когда будет произведен корректный зачет аванса. Тем не менее, выполнив предложенные шаги по диагностике, мы сможем точно установить причину и при необходимости вручную скорректировать зачеты или перепровести документы для достижения корректного результата.
Помните, что аккуратность в оформлении всех первичных документов и регулярная проверка расчетов с контрагентами в 1С помогут избежать подобных проблем в будущем.