В кадровой и бухгалтерской практике встречаются ситуации, когда штатный сотрудник по решению суда привлекается к обязательным работам. Особенность этого процесса заключается в том, что эти работы выполняются в свободное от основной деятельности время и не оплачиваются работодателем. Тем не менее, организация обязана вести строгий учет этих часов для предоставления отчетности в Уголовно-исполнительную инспекцию (УИИ). Рассмотрим подробно, как настроить программу «1С:Зарплата и Управление Персоналом», чтобы корректно зафиксировать эти часы в табеле и расчетном листке, не нарушая при этом алгоритмы расчета среднего заработка и налоговую базу.
Прежде чем приступать к техническим настройкам в 1С, выясним юридическую природу обязательных работ. Согласно УК РФ и КоАП РФ, обязательные работы — это наказание, которое выполняется осужденным в свободное от основной работы или учебы время. Работодатель, у которого трудится такой сотрудник, выступает в роли «контролера»: он должен выделять рабочее место (если работы проходят у него) и фиксировать отработанное время.
Важно помнить о лимитах: в рабочие дни продолжительность таких работ не может превышать 2 часов (в исключительных случаях — 4 часов), а в выходные — до 4 часов. Эти часы не являются частью трудового договора, поэтому на них не начисляется заработная плата, страховые взносы и НДФЛ. Также это время не должно включаться в страховой стаж для назначения пенсий и пособий.
Для начала нам необходимо выделить эти 2 часа в табеле учета рабочего времени отдельным кодом, чтобы они не суммировались с основной явкой (код «Я»).
Обязательные работы (неоплачиваемые).ОР.Рабочее время или Дополнительное время в пределах нормы. Это позволит программе видеть данный вид времени в табеле.Если мы просто проставим время в табеле без привязки к начислению, программа может выдать ошибку или не вывести эти данные в расчетный листок. Рассмотрим, как создать техническое начисление, которое зафиксирует факт работы, но не приведет к выплатам.
Зайдем в раздел Настройка — Начисления и создадим новое начисление со следующими параметрами:
Вкладка «Основное»:
Прочие начисления и выплаты.Ежемесячно (или Только если введен вид учета времени).Проанализируем формулу. Нам нужно, чтобы результат всегда был равен нулю, но система учитывала отработанные часы. Самый простой и надежный вариант — просто прописать цифру 0 в редакторе формул:
0
Иногда специалисты рекомендуют использовать более сложную конструкцию, чтобы избежать программных коллизий при проверке полноты отработки нормы:
0 * ОтработаноЧасов
Такая запись гарантирует, что даже при вводе 100 часов результат в рублях останется нулевым.
Вкладка «Учет времени»:
ОР.Вкладка «Налоги, взносы, бухучет»:
Теперь разберем ситуацию, когда сотрудник работает 6 часов по основному графику (оплачиваемому) и 2 часа отрабатывает повинность. Нам нужно совместить эти два вида времени в один день.
Наиболее гибким инструментом для этого является Индивидуальный график (раздел Зарплата — Индивидуальные графики):
Я 6 / ОР 2.Теперь при начислении зарплаты программа увидит 6 часов явки и рассчитает оплату по окладу исходя из этого времени, а 2 часа ОР зафиксирует как отработанные, но применит к ним нашу «нулевую» формулу. Для распечатки и согласования утвержденного расписания подойдет печатная форма документа «Индивидуальный график».
После проведения документа «Начисление зарплаты и взносов», посмотрим на расчетный листок. В нем должна появиться строка «Обязательные работы» с указанием количества часов, но с нулевой суммой. Это подтверждает прозрачность учета перед сотрудником и контролирующими органами.
Что касается отчетности для судебных приставов или УИИ, типовой печатной формы «Отчет для УИИ» в 1С нет. Однако вы можете использовать стандартный Табель учета рабочего времени (Т-13). Поскольку мы создали отдельный вид времени ОР, он корректно отобразится в печатной форме табеля. Именно копию этого табеля, заверенную печатью организации, необходимо ежемесячно направлять инспектору. Для расширенного анализа и вывода итогов по видам времени можно использовать отчет план-факта отработанного времени с детализацией в формах Т-12 и Т-13.
Выясним причину, по которой нельзя просто «добавить» эти 2 часа к основной явке. Если мы увеличим время явки (например, будем ставить «Я 8» вместо «Я 6»), то эти неоплачиваемые часы попадут в расчет среднего заработка (для отпусков и больничных), что приведет к занижению среднего дневного заработка сотрудника в будущем.
Использование отдельного вида времени и начисления с видом дохода «не является объектом обложения» гарантирует, что эти периоды не будут учитываться в стаже в подразделе 1.2 формы ЕФС-1. Проверьте, чтобы в настройках начисления на вкладке «Налоги» не стоял признак включения в страховой стаж.
Мы рассмотрели наиболее стабильный способ отражения неоплачиваемых работ в 1С:ЗУП 3.1. Создание связки «Вид времени + Нулевое начисление» позволяет:
Этот алгоритм подходит для любых видов «отработки» (обязательные, исправительные работы с удержанием и т.д.), с той лишь разницей, что при исправительных работах сумма начисления будет отличной от нуля, а в программе потребуется настроить удержание в доход государства.