← На главную

Типичная ситуация в практике бухгалтера: отпуск сотрудника начинается в начале следующего месяца (например, в октябре), а выплатить отпускные по закону необходимо за три дня до его начала (в сентябре). В программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 это часто приводит к тому, что база по 6-НДФЛ за 9 месяцев становится больше, чем база для начисления страховых взносов в отчете РСВ. Рассмотрим подробно, почему это происходит, является ли это ошибкой и как правильно настроить учет в программе.

Разберем причину расхождения: законодательный аспект

Для начала проанализируем разницу в подходах к определению даты получения дохода в Налоговом кодексе РФ. Именно в этом кроется корень проблемы, а не в ошибках программного обеспечения.

1. Для целей НДФЛ: Согласно статье 223 НК РФ (в редакции, актуальной на период обсуждаемого вопроса), датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты. Если деньги перечислены 30 сентября, то этот доход в полном объеме относится к сентябрю и должен быть отражен в 6-НДФЛ за 9 месяцев.
2. Для целей страховых взносов: Согласно статье 421 НК РФ, база для исчисления взносов определяется по месяцу начисления дохода в бухгалтерском учете. Если в документе Отпуск в поле Месяц указан "Октябрь", то и взносы будут исчислены в октябре. Следовательно, в отчет РСВ за 9 месяцев эти суммы не попадут.

Таким образом, расхождение баз между 6-НДФЛ и РСВ (а также ФСС) — это абсолютно нормальное и законное явление, обусловленное нормами НК РФ. Попытки искусственно "подогнать" эти базы друг под друга часто приводят к нарушению методологии учета.

Проанализируем работу в 1С:ЗУП 3.1 по шагам

Рассмотрим, как правильно отразить такую операцию в программе, чтобы отчетность сформировалась корректно. Выясним причину, по которой 1С разделяет эти периоды.

При создании документа Отпуск обратите внимание на два критически важных поля:

• Месяц: определяет период, в котором доход отразится в бухгалтерском учете и в котором будут начислены страховые взносы.
• Дата выплаты: (находится внизу документа) определяет дату получения дохода для НДФЛ и период попадания в отчет 6-НДФЛ.

Если мы установим Месяц — "Октябрь", а Дата выплаты — "30.09.2020", программа выполнит следующие действия:

1. Исчислит НДФЛ сентябрем.
2. Включит сумму отпускных в 1 и 2 разделы 6-НДФЛ за 9 месяцев (поскольку срок перечисления НДФЛ с отпускных — последний день месяца выплаты, т.е. 30.09).
3. Страховые взносы начислит только при расчете зарплаты за октябрь (или в самом документе отпуска, но с привязкой к октябрю).

Важный момент: В старых редакциях (например, ЗУП 2.5) такие переходы обрабатывались сложнее, но в ЗУП 3.1 механизм полностью автоматизирован. Главное — не менять Месяц начисления на сентябрь только ради "красоты" отчетов, если сам отпуск и его финансовое обеспечение относятся к октябрьским расходам.

Как избежать претензий со стороны налоговой инспекции?

Разберем ситуацию с точки зрения налогового контроля. Налоговая часто присылает требования о представлении пояснений, если база по взносам меньше базы по НДФЛ. В данном случае это неизбежно.

Проанализируем аргументацию для ответа на требование:

Нужно указать, что расхождение возникло вследствие применения разных норм НК РФ для определения даты получения дохода. Ссылка на статью 223 НК РФ для НДФЛ и статью 421 НК РФ для взносов является исчерпывающим объяснением. Налоговые органы знакомы с этой спецификой "переходящих" отпусков и принимают такие пояснения без санкций.

Использование оценочных обязательств (счет 96) для сближения учетов

Рассмотрим более продвинутый метод ведения учета, который позволяет сгладить разницы в бухгалтерском учете. Если организация применяет ПБУ 8/2010 и создает резервы (оценочные обязательства) по отпускам, то ситуация меняется.

При использовании 96 счета:

• Начисление отпускных производится за счет ранее созданного резерва.
• Это позволяет признавать расходы в БУ равномерно.
• В 1С:ЗУП настройка резервов производится в разделе Настройка — Организации — закладка Учетная политика и другие настройки — Резервы отпусков.

Хотя использование резервов не отменяет разницу в датах получения дохода для НДФЛ и взносов, оно делает финансовый результат компании более предсказуемым и логичным с точки зрения бухгалтерского учета.

Проблема сторнирования отпусков "авансом"

Выясним, что происходит, когда сотрудник увольняется, уже отгуляв отпуск авансом. Программа 1С произведет сторнирование начислений.

В этом случае возникает обратная ситуация:

1. Для страховых взносов: сторно отражается в месяце увольнения. Если сумма сторно больше текущей зарплаты, в РСВ может возникнуть отрицательная база, что недопустимо. В таком случае придется подавать уточняющий расчет за прошлый период.
2. Для НДФЛ: 1С:ЗУП 3.1 уменьшает налог текущего периода. Это также создает временный разрыв между базами в отчетах.

Совет: Всегда проверяйте отчет Анализ взносов в фонды и Подробный анализ НДФЛ по сотруднику перед подачей квартальной отчетности, чтобы четко понимать причины каждой копейки расхождения.

Резюме

Мы выяснили, что выплата отпускных в одном месяце, а их начисление в другом — это штатная ситуация для 1С:ЗУП 3.1. Основные правила для бухгалтера:

• Следите за полем Дата выплаты в документе Отпуск — оно первично для 6-НДФЛ.
• Не пугайтесь расхождений с РСВ — они обоснованы законодательно.
• Для проверки используйте типовые отчеты по налогам и взносам, которые в ЗУП 3.1 отлично показывают разбивку по категориям доходов.

Правильное понимание методологии работы программы позволит вам уверенно отвечать на вопросы главного бухгалтера и требования контролирующих органов.