В работе бухгалтера при подготовке регламентированной отчетности нередко возникают ситуации, когда автоматическое заполнение форм в 1С выдает неожиданные результаты. Одной из таких проблем в конфигурации «Управление производственным предприятием 1.3» (УПП) является некорректное заполнение строки 130 раздела 2 в форме 6-НДФЛ (в редакциях, где эта строка использовалась для отражения суммы фактически полученного дохода). Рассмотрим ситуацию, когда в данную строку вместе с межрасчетной выплатой, например, премией, ошибочно подтягивается сумма аванса, хотя налог в строке 140 рассчитан верно только с суммы премии.
Для начала проанализируем нормативную базу, чтобы понимать логику программы. Согласно статье 223 НК РФ, датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который она была начислена. Аванс сам по себе не является доходом в момент его выплаты в середине месяца. Он становится частью дохода только в последний день месяца. Следовательно, если мы выплачиваем премию в середине месяца, в блоке строк 100–140 должна фигурировать только сумма этой премии. Если туда попадает аванс, это искажает данные о доходе, фактически полученном на указанную в строке 100 дату.
Выясним причину, почему 1С «решает» включить аванс в этот блок. В системе УПП 1.3 механизм сбора данных для 6-НДФЛ завязан на движении по регистрам накопления, а не на простых записях в документах начисления. Основным «виновником» чаще всего становится регистр НДФЛ сведения о доходах.
Рассмотрим основные факторы, которые приводят к «захвату» аванса в строку 130:
Зарплата к выплате организаций) указан другой документ или вовсе не указан, программа может посчитать этот аванс «незакрытым» доходом. При выплате следующего дохода (премии) система пытается «подтянуть» все неоплаченные хвосты.Принимать исчисленный налог как удержанный, это меняет логику распределения сумм. Программа может автоматически закрывать выплату аванса датой ближайшей выплаты любого другого дохода, что и приводит к появлению лишних сумм в строке 130.По характеру выплаты, программа могла ошибочно захватить сальдо по взаиморасчетам.Для диагностики проблемы нам необходимо заглянуть «под капот» системы. Посмотрим на записи регистров. Для этого воспользуемся Универсальным отчетом по регистру накопления НДФЛ сведения о доходах. Настроим детализацию по регистратору и налоговому периоду. Нам нужно найти записи, где дата фактического получения дохода совпадает с датой выплаты премии, но в сумме дохода присутствует аванс.
Также проанализируем регистр НДФЛ расчеты с бюджетом. Именно из него берется информация для строки 140. Если в 140-й строке налог верный, значит, по этому регистру записи прошли корректно, а проблема локализована именно в учете самих доходов (регистр НДФЛ сведения о доходах).
Разберем, как исправить ситуацию непосредственно в документах, вызвавших ошибку. Перейдем в документ Зарплата к выплате организаций, которым выплачивалась премия. Нам нужно проверить расшифровку суммы к выплате.
Найдем колонку Отметка о выплате и нажмем на кнопку с изображением лупы (или «Изменить налог», в зависимости от версии релиза). В открывшемся окне мы увидим распределение сумм по документам-основаниям и периодам. Если там присутствуют строки с суммами аванса или пустыми периодами регистрации, их необходимо удалить. Сумма в расшифровке должна строго соответствовать сумме начисленной премии, с которой удерживается налог.
После внесения правок в ведомость, необходимо перезаполнить отчет 6-НДФЛ. В большинстве случаев этого достаточно, чтобы строка 130 очистилась от лишних сумм.
Проанализируем последовательность проведения документов. В УПП 1.3 критически важно, чтобы цепочка документов выглядела следующим образом:
Начисление зарплаты (или межрасчетное начисление премии);Зарплата к выплате организаций;Расходный кассовый ордер или Выписка из банка (Платежное поручение исходящее).Если банковская выписка или РКО проведены по времени раньше, чем ведомость Зарплата к выплате, алгоритм распределения НДФЛ может сработать непредсказуемо, «выхватывая» остатки из прошлых периодов или авансы.
Если ручная правка ведомостей не помогает, рассмотрим вариант использования документа Корректировка учета НДФЛ, страховых взносов. Этот документ позволяет напрямую внести исправления в регистры накопления, не затрагивая документы начисления и выплаты. Мы можем «сторнировать» ошибочный доход на дату выплаты премии и «восстановить» его на дату окончательного расчета зарплаты за месяц.
Также стоит обратить внимание на совет из практики: строка 130 в старых редакциях формы 6-НДФЛ не являлась строго контролируемой налоговыми органами. Основное внимание инспекторы уделяют строке 140 (сумма налога) и строке 120 (срок перечисления). Если налог удержан и перечислен верно, а в 130-й строке висит техническое завышение из-за аванса, это не приведет к штрафам, так как не вызывает недоимки по налогу. Однако для идеальной чистоты учета лучше добиться корректного отражения, следуя описанным выше шагам.
Подведем итог: чтобы исправить попадание аванса в 130-ю строку, нам нужно проверить настройки учетной политики, убедиться в правильности заполнения расшифровок в ведомостях на выплату и контролировать хронологическую последовательность проведения документов в системе.