Каждый бухгалтер, работающий в программах 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия или 1С:ЗГУ, рано или поздно сталкивается с неприятной ситуацией: при заполнении текущей ведомости на выплату зарплаты или аванса программа начинает «притягивать» прошлые периоды. Самое странное в этой ситуации то, что реального долга перед сотрудником за эти месяцы нет — все давно выплачено в ноль, а в ведомости красуются строки с суммами «плюс на минус» по одним и тем же сотрудникам за давние даты.
Простое перепроведение документов начисления и выплаты в этом случае, как правило, не помогает. В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, чем опасна рекомендация «просто забить и проводить как есть», и рассмотрим пошаговые сценарии полного устранения этой системной ошибки.
Выясняем причину: откуда берется «пересортица» во взаиморасчетах?
Программы 1С ведут учет расчетов с персоналом не просто по общей сумме долга, а в разрезе сложной многомерной аналитики. Чтобы понять, почему программа считает суммы прошлых периодов невыплаченными, проанализируем структуру регистров. Расчеты фиксируются параллельно в трех ключевых регистрах накопления:
Взаиморасчеты с сотрудниками — этот регистр отвечает за формирование расчетного листка и общую сумму долга за предприятием или сотрудником.
Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками — регистр, контролирующий проводки по 70 счету.
Зарплата к выплате — именно этот регистр отвечает за автоматическое заполнение ведомостей.
Когда вы заполняете очередную ведомость, программа обращается к регистру Зарплата к выплате и ищет там незакрытые остатки. Если в прошлых периодах возникла так называемая пересортица, то в регистре зависают записи с одинаковыми суммами, но разными аналитическими признаками — одна с плюсом (приход), другая с минусом (расход). Для расчетного листка итоговый баланс равен нулю, но для алгоритма заполнения ведомости это две разные, неперекрытые записи.
Рассмотрим подробнее основные причины возникновения такой пересортицы:
Разные подразделения. Сотрудник в течение года был переведен из одного отдела в другой. Начисление зарплаты прошло по новому подразделению, а выплату бухгалтер провел (или заполнил вручную) по старому. На одном подразделении повис плюс, на другом — минус.
Разные статьи финансирования или статьи расходов (КОСГУ). Это критично для бюджетных организаций. Если начисление прошло по одному источнику финансирования, а выплата — по другому, программа будет бесконечно пытаться перекрыть эти суммы в последующих ведомостях.
Способы выплаты зарплаты. Если в одном месяце выплата шла через банк (зарплатный проект), а в другом — на личные счета сотрудников или через кассу, и документы были оформлены некорректно, аналитика расходится.
Документы-основания. В настройках программы может быть включен строгий учет в разрезе документов-начислений. Если вы сначала выплатили аванс или зарплату, а затем перепровели, изменили или создали заново исходный документ начисления, связь между ними теряется.
Ручные корректировки в ведомостях. Самый частый источник проблем. Если бухгалтер вручную менял суммы к выплате или НДФЛ непосредственно в табличной части ведомости, нарушается цепочка распределения сумм по регистрам.
Почему нельзя игнорировать нулевые строки: скрытая угроза для 6-НДФЛ
Среди бухгалтеров популярно мнение: «Если итоговая сумма к выплате в ведомости верна, а прошлые периоды схлопываются в ноль — можно не обращать внимания и проводить документ». Так делать категорически нельзя!
Сворачивание «плюс на минус» в ноль по деньгам почти никогда не проходит бесследно для учета НДФЛ. Программа 1С производит расчет и удержание налога в момент проведения ведомости на выплату. Когда в ведомость попадают строки прошлых периодов, программа пытается пересчитать налог по этим записям. Минусовые строки сторнируют налог прошлых периодов, а плюсовые — регистрируют его удержание в текущем периоде.
В результате в регистры учета НДФЛ записываются некорректные данные. При формировании регламентированного отчета 6-НДФЛ вы столкнетесь с тем, что:
Сторнированные минусы программа отбросит (так как отрицательного удержанного налога в отчете быть не может).
Положительные суммы попадут во второй раздел отчета как вновь удержанный налог текущего периода.
Взаиморасчеты по налогу окончательно «поплывут», и вам придется вручную выправлять отчетность или подавать корректировки за старые периоды.
Для выявления сотрудников с незакрытыми остатками программисты часто используют запросы к базе данных. Посмотрим на пример простого запроса к регистру остатков, который помогает быстро локализовать проблемные записи:
ВЫБРАТЬ
Взаиморасчеты.Сотрудник КАК Сотрудник,
Взаиморасчеты.Подразделение КАК Подразделение,
Взаиморасчеты.СтатьяФинансирования КАК СтатьяФинансирования,
Взаиморасчеты.СуммаВзаиморасчетовОстаток КАК Остаток
ИЗ
РегистрНакопления.ВзаиморасчетыССотрудниками.Остатки КАК Взаиморасчеты
ГДЕ
Взаиморасчеты.СуммаВзаиморасчетовОстаток <> 0
Разбираем по шагам эффективные методы исправления проблемы
Выяснив причины, перейдем к практическим действиям по исправлению ситуации. Рассмотрим три основных метода — от простых пользовательских до более глубоких технических.
Способ 1. Последовательное пересоздание ведомостей (Рекомендация с форума)
Этот способ отлично подходит, если сбой в аналитике произошел недавно (в пределах 1–3 месяцев) и вы еще не сдали отчетность по НДФЛ за этот период.
Найдите самый первый месяц, который начинает «подтягиваться» в текущую ведомость.
Пометьте на удаление абсолютно все ведомости на выплату (в банк, в кассу, на счета), начиная с этого проблемного месяца и до текущего момента. Важно: документы начисления зарплаты трогать и распроводить не нужно.
Перейдите в первый проблемный месяц и создайте новую ведомость. Используйте исключительно кнопку «Заполнить». Ни в коем случае не редактируйте табличную часть руками. Программа должна сама правильно перераспределить остатки по аналитике.
Проверьте, чтобы в созданной ведомости не было лишних строк за предыдущие периоды. Проведите документ.
Последовательно, месяц за месяцем, создайте и заполните новые ведомости до текущего периода. В 95% случаев такая последовательная перезаполняемость полностью очищает регистры от накопившейся пересортицы.
Способ 2. Создание «технической» (нулевой) ведомости
Что делать, если проблемные периоды относятся к прошлому году, отчетность сдана, периоды закрыты для редактирования, и распроводить старые ведомости нельзя? В этом случае мы применим метод создания корректирующей «нулевой» ведомости в текущем периоде.
Создайте новую ведомость на выплату (например, Ведомость в кассу). В поле «Месяц выплаты» укажите текущий рабочий месяц.
Вместо кнопки «Заполнить» воспользуйтесь кнопкой «Подобрать» и выберите из списка проблемного сотрудника.
В колонке «К выплате» вы увидите ненулевую сумму. Дважды щелкните по ней мышью, чтобы открыть окно расшифровки платежа.
В открывшемся окне вы увидите детальные строки: здесь будут присутствовать строки с плюсом за текущий период и строки с минусом за прошлые периоды (или наоборот).
Внимание: удалите из этого списка все строки, которые относятся к начислениям текущего месяца (те деньги, которые вы действительно должны выплатить сейчас).
Оставьте только строки прошлых периодов, которые в сумме дают ровно 0,00 рублей (например, строка за январь: -1500 руб., и строка за февраль: +1500 руб.).
Нажмите «ОК». Итоговая сумма к выплате по сотруднику в ведомости станет равной нулю.
Аналогично зайдите в расшифровку НДФЛ в этой ведомости. Убедитесь, что там тоже либо пусто, либо строки с налогом дают в сумме ноль. Все лишние строки по налогу текущего периода удалите.
Проведите ведомость. Поскольку сумма к выплате равна нулю, никаких реальных кассовых или банковских движений этот документ не вызовет, но он успешно «схлопнет» и закроет пересортицу в регистре Зарплата к выплате. При заполнении следующей рабочей ведомости старые периоды больше не появятся.
Способ 3. Прямая корректировка регистров через документ «Перенос данных»
Для опытных пользователей и технических специалистов самым чистым и быстрым решением является корректировка регистров напрямую. Это позволяет избежать создания лишних документов выплаты.
Перейдите в раздел Администрирование — Перенос данных (или найдите этот документ через меню «Функции для технического специалиста»).
Создайте новый документ Перенос данных. Дату документа установите последним числом месяца, в котором вы хотите навести порядок.
Нажмите кнопку «Настройка состава регистров» и отметьте флажками два регистра накопления: Взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате.
На вкладке регистра Зарплата к выплате добавьте две строки по проблемному сотруднику:
Первая строка: Вид движения — Расход, укажите аналитику старого периода (которая висела с плюсом) и сумму.
Вторая строка: Вид движения — Приход, укажите аналитику старого периода (которая висела с минусом) и ту же сумму.
Аналогичные компенсирующие записи сделайте на вкладке регистра Взаиморасчеты с сотрудниками.
Проведите документ. Регистры очищены, прошлые периоды больше не побеспокоят вас при автоматическом заполнении документов.
Как предотвратить появление проблемы в будущем?
Чтобы раз и навсегда обезопасить базу данных от появления пересортицы по взаиморасчетам, рекомендуем выполнить следующие настройки в программе:
Перейдите в меню Настройка — Расчет зарплаты.
Установите флажок на опции «Проверять соответствие начислений и выплат». Это встроенный механизм платформы, который заблокирует проведение ведомости, если сумма выплаты превышает начисленные суммы по конкретной аналитике, предохраняя базу от случайных ошибок ручного ввода.
По возможности активируйте опцию «Контроль выплаты зарплаты в разрезе документов-оснований». Это заставит программу жестко связывать каждую выплату с конкретным документом начисления, исключая расхождения в регистрах.
Старайтесь полностью отказаться от ручной правки сумм в ведомостях. Если сумма к выплате не сходится с вашими ожиданиями, найдите причину в исходном документе начисления (например, в Начислении зарплаты и взносов или Разовом начислении), исправьте ее там, а ведомость просто перезаполните автоматически.
Применяя предложенные методики контроля и исправления регистров, вы сможете содержать базу данных 1С в идеальном порядке, гарантируя легкое заполнение текущих выплат и беспроблемную сдачу регламентированной отчетности по форме 6-НДФЛ.