В повседневной работе бухгалтера часто возникает ситуация, когда покупатель запрашивает одну накладную (или УПД) по нескольким ранее выставленным счетам. Если в счетах много позиций номенклатуры, ручной ввод данных превращается в трудоемкий процесс с высоким риском ошибок. В программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 предусмотрено несколько механизмов, позволяющих автоматизировать эту задачу и сохранить корректную связь между документами.
В данной статье мы подробно разберем, как объединить счета в одну реализацию, как добиться автоматического изменения статуса счета на «Отгружено» и как настроить структуру подчиненности (иерархию), чтобы все счета были «привязаны» к одной накладной.
Этот способ является универсальным и подходит для случаев, когда документ Реализация (акт, накладная, УПД) уже создан или когда вам нужно добавить позиции из второго и последующих счетов в уже частично заполненный документ. Рассмотрим этот алгоритм по шагам:
Реализация (раздел Продажи — Реализация (акты, накладные, УПД)).Организация, Контрагент, Договор. Поле Счет на оплату в шапке документа можно оставить пустым или выбрать там первый из счетов.Важно помнить, что при использовании этого метода программа просто копирует строки номенклатуры. Прямая ссылка на документ-основание в реквизитах шапки реализации может установиться только для одного счета (первого), что иногда приводит к проблемам со статусами.
Проанализируем более современный и эффективный подход, который доступен в актуальных релизах 1С:8.3. Этот метод позволяет системе сразу «понять», что реализация относится к группе счетов.
Ctrl на клавиатуре, выделим мышью все счета, которые необходимо объединить в одну накладную.Программа автоматически сформирует документ реализации, собрав в него всю номенклатуру из выделенных счетов. Преимущество этого метода в том, что связь со всеми счетами фиксируется на уровне метаданных более корректно, чем при обычном копировании строк через форму «Изменение таблицы товаров».
Часто пользователи сталкиваются с тем, что после «скрещивания» нескольких счетов в одной реализации статус счета в списке не меняется автоматически на Отгружено. Выясним причину: программа отслеживает отгрузку по регистрам, ориентируясь на документ-основание. Если реализация была создана пустой, а потом в нее «подтянули» товары, система может не увидеть связи.
Для исправления статуса вручную:
В списке счетов выделите нужный документ, нажмите правую кнопку мыши и выберите Установить статус — Отгружено. Однако, если мы хотим автоматизации, следует обратить внимание на настройки связей.
Рассмотрим ситуацию, когда при просмотре «Связанных документов» виден только один счет, хотя в реализации товары из нескольких. Чтобы счета корректно отображались в структуре подчиненности, разберем следующий прием:
Реализация в правой верхней части формы найдем гиперссылку Расчеты (там обычно указан способ зачета аванса).После выполнения этих действий и проведения документа, при нажатии на кнопку Связанные документы (пиктограмма «дерево»), вы увидите все счета, включенные в данную реализацию. Это происходит потому, что 1С начинает отслеживать цепочку расчетов именно в разрезе указанных документов.
Если у вас отсутствуют кнопки «Добавить из документа» или не отображаются статусы, проанализируем настройки функциональности. Перейдите в раздел Главное — Настройки — Функциональность. На вкладке Торговля обязательно должен быть установлен флаг Счета покупателям, а на вкладке Дополнительно — флаг Отслеживание статусов документов. Без этих опций многие автоматизированные механизмы работы со счетами будут скрыты из интерфейса Такси.
Также стоит учесть нюанс с печатными формами. Помните, что в Счет-фактуре или УПД в строке 5 («К платежно-расчетному документу») по правилам заполнения указываются только данные о платежах (авансах), а не номера счетов на оплату. Сами же номера счетов как основания отгрузки могут выводиться в строке «Основание» в ТОРГ-12, если они правильно выбраны в качестве документов-оснований в базе.
Таким образом, комбинируя метод группового создания документов из списка счетов и настройку зачета авансов «По документам», мы получаем полностью прозрачную и корректную цепочку документооборота в 1С.