← На главную

Каждый бухгалтер, работающий в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом, рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда сотруднику приходится пересчитывать отпускные в сторону уменьшения. Причиной тому может стать отзыв из отпуска, внезапный больничный лист, пересекающийся с периодом отдыха, или обнаружение счетной ошибки при расчете среднего заработка. После проведения исправлений программа сторнирует начисления, и у пользователя возникает закономерный вопрос: почему уменьшилась налоговая база по НДФЛ и страховым взносам именно исправляемого (прошлого) периода, а не текущего? Из-за этого показатели учета могут «поплыть», вызывая расхождения между исчисленным и удержанным налогом.

В этой статье мы подробно разберем логику программы 1С:ЗУП, проанализируем законодательную базу, регулирующую данный вопрос, и выясним, как правильно проверить учет и сдать регламентированную отчетность без штрафов и ошибок.

1. Разбираем учет НДФЛ: почему сторно относится к прошлому периоду?

Для того чтобы понять логику программы 1С:ЗУП, обратимся к нормам Налогового кодекса РФ. Согласно подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, дата фактического получения дохода в виде отпускных определяется как день их фактической выплаты (в отличие от обычной оплаты труда, которая фиксируется последним днем месяца начисления).

Когда мы проводим документ-исправление отпуска в меньшую сторону (сторнирование), программа уменьшает доход сотрудника. Поскольку этот доход изначально был получен в месяце выплаты отпускных, программа обязана скорректировать налоговую базу именно «задним числом» — то есть на дату первоначальной выплаты дохода.

Рассмотрим пример: Сотруднику в январе были выплачены отпускные. В феврале средний заработок пересчитали в меньшую сторону. Программа сторнирует доход. Этот сторно-доход уменьшает налоговую базу января (месяца выплаты), а не февраля. Соответственно, уменьшается и исчисленный НДФЛ за январь.

Если бы программа уменьшила доход текущего месяца (февраля), возникло бы искажение в разрезе кодов доходов (код отпускных отличается от кода оклада). Налоговая инспекция трактует уменьшение базы прошлых периодов как излишне исчисленный налог в том самом прошедшем периоде. Поэтому поведение 1С:ЗУП в данном случае абсолютно корректно и полностью соответствует законодательству.

2. Как ведут себя страховые взносы при сторнировании отпуска

В отличие от НДФЛ, для страховых взносов действуют совершенно иные правила определения даты получения дохода. Здесь датой получения признается месяц начисления дохода, а не дата его выплаты сотруднику.

Давайте проанализируем, как ведет себя программа 1С:ЗУП при перерасчете взносов. Поведение системы зависит от наличия других начислений у сотрудника в текущем месяце:

1. В месяце перерасчета у сотрудника есть другие доходы: Если в текущем месяце (например, в феврале) сотруднику начислен оклад или иные выплаты, которые перекрывают сумму сторнируемых отпускных, то общая облагаемая база по взносам за февраль останется положительной. В этом случае программа отразит сторно в текущем периоде (в феврале). Сдавать корректировочные отчеты по взносам за прошлый период (январь) не потребуется.
2. В месяце перерасчета у сотрудника нет других доходов (или их недостаточно): Если сумма сторно превышает текущие начисления сотрудника, база по взносам за текущий месяц становится отрицательной. Налоговые органы не принимают расчеты по страховым взносам (РСВ) с отрицательными показателями в Разделе 3. Программа 1С:ЗУП автоматически отслеживает этот момент и переносит отрицательное сторно в месяц первоначального начисления отпускных. Это приводит к уменьшению облагаемой базы прошлых периодов и обязывает работодателя подать уточненный расчет за тот период.

3. Пошаговая инструкция: как проверить исчисление и удержание НДФЛ после сторнирования

Когда база НДФЛ занижается прошлым периодом, удержанный налог за этот прошлый период фактически остается прежним (ведь мы уже выплатили деньги и удержали налог). В результате образуется излишне удержанный НДФЛ. Проверим правильность расчетов, выполнив следующие шаги:

1. Откройте отчет "Анализ НДФЛ по месяцам" или "Подробный анализ НДФЛ по сотруднику". Настраивайте отчет не за один конкретный месяц, а в целом за весь налоговый период (календарный год).
2. Проанализируйте равенство исчисленного и удержанного налога. На дату перерасчета вы увидите, что исчисленный налог уменьшился, а удержанный остался больше исчисленного.
3. В текущем месяце при начислении следующей заработной платы (документом Начисление зарплаты и взносов) программа автоматически попытается зачесть этот «минус» (уменьшить исчисленный налог текущего месяца).
4. Если налог не перекрылся текущими начислениями (или если перерасчет перешел на новый налоговый период/год, когда автоматический зачет запрещен), сумму излишне удержанного налога необходимо вернуть сотруднику в соответствии со ст. 231 НК РФ.
5. Для этого оформите документ Возврат НДФЛ на основании письменного заявления сотрудника. Выплатите возвращенную сумму по отдельной ведомости. Только после этого удержанный налог в учете приравняется к исчисленному.

4. Как правильно заполнить регламентированную отчетность: 6-НДФЛ и РСВ

Сторнирование доходов напрямую влияет на порядок заполнения и сдачи квартальной отчетности. Рассмотрим правила формирования деклараций:

Особенности заполнения 6-НДФЛ

Если первоначальная выплата отпускных и их последующий перерасчет пришлись на разные отчетные периоды (например, выплата в январе — это 1 квартал, а исправление в апреле — это полугодие), показатели первого квартала изменились. Вам необходимо выполнить следующие действия:

• Сформируйте и отправьте уточненный расчет 6-НДФЛ за прошлый период (период выплаты отпускных).
• В Разделе 2 уточненного расчета строки 120 (кол-во физлиц), 131 (налоговая база) и 140 (исчисленный налог) должны быть уменьшены на сумму сторнирования.
• Важно: Строку удержанного налога (строки 160-166) в уточненном расчете уменьшать нельзя! На момент выплаты налог действительно был удержан в полной сумме.
• Сумма возвращенного налога (после проведения документа Возврат НДФЛ) отразится в строках 030–036 Раздела 1 и строке 190 Раздела 2 в периоде фактического возврата денег сотруднику.

Особенности заполнения РСВ (Единый расчет по страховым взносам)

Для страховых взносов корректировка зависит от итоговой базы за месяц перерасчета:

• Если база текущего месяца осталась положительной — корректировка отражается в текущем расчете РСВ. Никаких «уточнёнок» сдавать не нужно.
• Если база текущего месяца из-за сторно ушла в минус — программа перенесет этот минус в прошлый период. Вам потребуется сдать уточненный расчет РСВ за прошлый квартал, так как в Разделе 3 изменятся персональные данные по доходам и взносам конкретного сотрудника.

Используя этот алгоритм и понимая разницу в учете дат получения доходов для НДФЛ и страховых взносов, вы всегда сможете точно контролировать состояние расчетов с бюджетом в программе 1С:ЗУП и успешно проходить любые проверки контролирующих органов.