Переход на 1С:Комплексная автоматизация 2.4 (КА 2.4) с версии 1.1 часто вызывает у пользователей определенные трудности. В старой редакции процесс закрытия месяца казался более линейным, в то время как в новой версии система требует выполнения множества регламентных операций, даже если предприятие занимается только торговлей. Разберем подробно, как можно оптимизировать этот процесс, отключив лишние блоки и настроив систему на автоматическую работу.
Если ваша организация не занимается выпуском продукции, наличие производственных настроек только усложняет расчет себестоимости и финансового результата. Проанализируем ситуацию: система по умолчанию может предлагать операции по распределению материалов и расчету этапов производства.
Первым делом нам необходимо исключить подразделения из производственного учета. Для этого выполним следующие действия:
СтруктураПредприятия (или "Подразделения").Это действие исключит необходимость проверки незавершенного производства (НЗП) при закрытии месяца. Далее рассмотрим глобальное отключение контура в настройках. Перейдем в раздел НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Производство. Если ваша учетная политика позволяет, полностью снимите флаг использования производства. Это уберет целый блок проверок из рабочего места «Закрытие месяца».
Часто пользователи жалуются, что система требует «Закрытия заказов», которые зависли из-за недопоставок или мелких расхождений в оплате. Если бизнес-процесс позволяет работать без строгого резервирования, использование заказов можно минимизировать или отключить.
Выясним причину сложности: каждый открытый ЗаказКлиента или ЗаказПоставщику анализируется системой на предмет завершенности. Если вы хотите упростить этот этап, выполните настройки:
Аналогичные действия проведем в разделе Закупки. Если заказы все же нужны для печати счетов, но вы не хотите, чтобы они влияли на закрытие месяца, убедитесь, что в настройках не стоит флаг «Заказ как обособленный объект учета себестоимости».
Одной из самых приятных особенностей КА 2.4 по сравнению с 1.1 является возможность системы готовить данные для закрытия месяца заранее. Разберем, как активировать этот механизм. Программа может выполнять предварительный расчет себестоимости и распределение затрат по расписанию, например, каждый час или ночью.
Посмотрим, где это настраивается: в разделе НСИ и администрирование — Финансовый результат и контроллинг — Учет товаров активируйте опцию "Выполнять регламентные задания закрытия месяца автоматически". Это позволит распределить нагрузку на сервер в течение месяца. К моменту финального закрытия 30-го числа большинство этапов уже будет отмечено зелеными галочками.
Для упрощения расчета себестоимости проанализируем параметры учетной политики организации. Рассмотрим два основных метода:
ПриобретениеТоваровУслуг и РеализацияТоваровУслуг.Если для вашего управленческого или бухгалтерского учета не критично списание конкретных партий, выберите метод «Средняя за месяц». Это значительно ускорит работу алгоритма РасчетСебестоимости.
Чтобы закрытие месяца не «спотыкалось» на распределении общехозяйственных расходов (аренда, связь), необходимо заранее настроить правила. В КА 1.1 мы часто делали это вручную, здесь же разберем автоматический подход.
Для каждой статьи расходов в справочнике СтатьиРасходов должно быть четко определено Правило распределения. Например, расходы на офис могут распределяться «На направления деятельности» пропорционально «Выручке от продаж». Если правила заданы верно, то в рабочем месте закрытия месяца этап «Распределение расходов» будет выполняться нажатием одной кнопки без необходимости заходить в каждый документ.
Главный «враг» закрытия месяца в 1С КА 2.4 — это отрицательные остатки (так называемые «красные» остатки). Если программа видит, что товара списано больше, чем пришло, она не сможет корректно рассчитать себестоимость.
Проанализируем ситуацию: часто пользователи разрешают списание в минус в настройках склада, чтобы не тормозить отгрузку. Однако при закрытии месяца это вернется ошибкой. Рекомендуем регулярно (раз в неделю) формировать отчет "Контроль оперативных остатков". Исправление ошибок по мере их возникновения — залог быстрого закрытия месяца в конце периода.
Посмотрим на интерфейс «Закрытие месяца». В отличие от КА 1.1, где нужно было запускать разные обработки, здесь всё собрано в одном месте. Чтобы максимально упростить процедуру, используйте кнопку "Выполнить операции".
Система сама определит последовательность:
Если мы заранее отключили заказы и производство, как обсуждали выше, список этих операций сократится вдвое, делая процесс практически идентичным по простоте с 1С:Бухгалтерией или старой версией КА.
Если в вашей базе ведется учет по нескольким организациям, упростим процесс передачи товаров. Настроим схему «Интеркампани» в разделе Финансовый результат и контроллинг. Правильно настроенная схема позволяет программе автоматически формировать документы ПередачаТоваровМеждуОрганизациями. Это избавляет бухгалтера от ручного сопоставления остатков и исключает ошибки, из-за которых себестоимость может не рассчитаться по одной из фирм.
Таким образом, мы выяснили, что для упрощения закрытия месяца в КА 2.4 не нужно «бороться» с программой. Достаточно один раз грамотно настроить функциональные опции, отключить неиспользуемые подсистемы и делегировать рутинные расчеты регламентным заданиям.