В работе бухгалтера и расчетчика заработной платы часто возникает необходимость детального анализа отработанного времени, особенно когда речь идет о доплатах за работу в ночное время. Типовой отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» по умолчанию настроен на отображение стоимостных показателей, однако информация о количестве оплаченных часов зачастую остается «за кадром». Кроме того, пользователи нередко сталкиваются с технической проблемой, когда в месяце приема сотрудника на работу или при изменении его кадровых данных количество часов в отчетах начинает некорректно суммироваться, увеличиваясь в два или три раза.
В этой статье мы подробно разберем, как настроить отчет для вывода ночных часов, проанализируем причины возникновения дублей и найдем способ их устранения с помощью штатных средств настройки компоновки данных.
Разберем ситуацию, когда в отчете видны только суммы доплат, но не видно количество часов, за которые эти суммы начислены. Для того чтобы вывести данные о времени, нам необходимо обратиться к расширенным настройкам отчета. Выполним следующие действия:
Оплачено часов. Если этого поля нет в списке выбранных, его нужно добавить из левой колонки (Доступные поля), развернув группу Начисление или Показатели.Важное примечание: Почему мы выбираем именно Оплачено часов, а не Отработано часов? В системе ЗУП 3.1 эти показатели имеют разную природу. Отработано часов — это фактически зафиксированное время явки или ночных смен в регистрах учета времени (например, из документа «Табель»). А Оплачено часов — это количественный показатель, который напрямую привязан к результату расчета в документе «Начисление зарплаты и взносов». Для доплат (которыми обычно и являются «Ночные») именно этот показатель гарантированно покажет то время, которое было использовано в формуле расчета.
Проанализируем ситуацию, описанную пользователями: у сотрудника в месяце приема на работу количество часов (и ночных, и по окладу) задваивается или затраивается, при этом итоговая сумма начисления остается верной. Это классическая проблема механизма компоновки данных в ЗУП 3.1, связанная с детализацией записей в регистрах накопления.
Рассмотрим подробнее, как данные попадают в отчет. Основным источником для «Свода» является регистр накопления НачисленияУдержанияПоСотрудникам. В этом регистре данные хранятся в разрезе не только сотрудников и видов расчета, но и так называемых «периодов действия», подразделений и других кадровых атрибутов. Если сотрудник принят в середине месяца или у него в течение месяца изменился график/подразделение, система создает несколько строк в регистре. Например:
Если в настройках отчета включен вывод всех показателей, система пытается соединить данные о начислениях с данными об отработанном времени. В некоторых релизах (особенно ветки 3.1.14) запрос отчета составлен таким образом, что при наличии нескольких записей о стаже за месяц показатели времени начинают суммироваться по каждой «микрозаписи», хотя сумма начисления корректно распределена. В итоге мы видим правильную сумму, но умноженные часы.
Для решения проблемы задвоения не требуется программирование или внесение изменений в конфигурацию. Решение кроется в правильной настройке параметров вывода показателей. Проанализируем, как изменить поведение отчета:
Выводить только основной показатель начислений (удержаний) и установим для него значение «Да».Выводить все показатели начислений и удержаний и установим значение «Нет».Что это дает? Когда мы устанавливаем вывод только основного показателя, система перестает «разворачивать» строку начисления по всем составляющим её формулы и связанным записям регистра. Она берет только то значение, которое определено как основное (в данном случае — часы оплаты). Это позволяет агрегировать данные корректно, игнорируя лишние связи в запросе, которые приводили к арифметическому умножению часов на количество кадровых изменений в месяце.
Часто пользователи замечают, что если часы задваиваются в своде, то они могут задваиваться и в «Расчетном листке». Посмотрим на ситуацию глубже: оба эти отчета строятся на базе одного и того же универсального набора данных (запроса) под названием «Анализ зарплаты по сотрудникам».
Если в расчетном листке также не отображаются ночные часы, необходимо проверить настройку Выводить отработанное оплаченное время в параметрах отчета. Если же и там наблюдается задвоение, следует применить те же настройки параметров (Выводить только основной показатель = Да), что мы рассматривали выше. Для более наглядной проверки выплат и времени подойдёт альтернативная форма расчетного листка.
Если вышеописанные настройки не помогли, нам стоит проверить, не заведены ли данные о времени дважды разными документами. Рассмотрим, как это сделать:
Отработанное время по сотрудникам. Для этого можно воспользоваться универсальным отчетом или перейти в «Функции для технического специалиста» (если есть права).Если ночные часы указаны в графике, и при этом бухгалтер вводит их еще раз через «Данные для расчета зарплаты», в регистре возникнет избыточность. Однако, как показывает практика обсуждения, чаще всего проблема в месяце приема связана именно с настройками компоновки в старых релизах программы (таких как 3.1.14.129). Для контроля и сопоставления графиков и факта можно использовать отчет для сверки и анализа отработанного времени сотрудников.
Для корректного отображения ночных часов и устранения их задвоения в ЗУП 3.1 мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:
Во-первых, всегда добавляйте поле Оплачено часов в настройках полей отчета, так как именно оно отражает количественную базу для расчета доплаты.
Во-вторых, используйте флаг Выводить только основной показатель в параметрах отчета. Это «золотое правило» для борьбы с задвоением количественных данных в типовых сводах и анализах зарплаты, особенно если в информационной базе много кадровых перемещений или сотрудников, принятых не с начала месяца.
В-третьих, если вы работаете на релизе 3.1.14 или более ранних, рассмотрите возможность обновления конфигурации, так как многие ошибки соединения таблиц в запросах отчетов были исправлены разработчиками в последующих версиях (3.1.18, 3.1.23 и далее).