Как сделать корректировку поступления или реализации, если документ-основание находится до даты свертки или ввода остатков в 1С:КА 2 и ERP

При переносе данных, свертке информационной базы или переходе на новые конфигурации (например, с 1С:КА 1.1 на 1С:Комплексная автоматизация 2.4/2.5) бухгалтеры и технические специалисты часто сталкиваются со следующей проблемой. База свернута или учет начат с чистого листа, например, с 01.01.2020. Все начальные остатки введены, прошлые периоды отрезаны. Вдруг в текущем периоде (например, в апреле 2020 года) возникает необходимость сделать корректировку реализации или поступления, оригинал которого остался в далеком 2018 или 2019 году.

Поскольку в оперативных контурах систем ERP-класса (1С:ERP, 1С:КА 2, 1С:УТ 11) документы корректировки жестко привязаны к своим основаниям, стандартная попытка ввести корректировку сталкивается с отсутствием исходного документа в базе. В этой статье мы подробно разберем, как решать эту задачу в современных версиях программных продуктов, а также рассмотрим надежные обходные пути для более старых релизов (таких как КА 2.4).

Метод 1. Официальное типовое решение (для версий КА 2.5 / ERP 2.5 / УТ 11.5 и новее)

Если вы работаете в обновленной конфигурации (начиная с релизов линейки 2.5.11 / 11.5.11), разработчики фирмы «1С» добавили специализированный штатный инструмент. Он позволяет отражать операции исправления и корректировок до даты начала ведения учета без необходимости создавать фиктивные складские документы.

Рассмотрим по шагам, как работает этот механизм:

1. Создание Первичного документа. Вместо реального документа продажи или закупки за прошлые годы в системе создается специальный ссылочный объект — Первичный документ (раздел «Продажи» или «Закупки» — «Первичные документы»). В нем вручную фиксируются ключевые параметры старой сделки: контрагент, организация, договор, сумма и направление деятельности.
2. Регистрация исторического НДС. На основании созданного первичного документа система позволяет зарегистрировать исходный счет-фактуру (даже если он относится к периоду до свертки). Это необходимо для соблюдения корректной цепочки НДС.
3. Ввод документа корректировки. В текущем периоде создается стандартный документ Корректировка приобретения или Корректировка реализации. В качестве хозяйственной операции выбирается тип «Корректировка до ввода остатков».
4. Формирование корректировочного счета-фактуры. На основании этой корректировки выписывается корректировочный счет-фактура (или УКД). Он делает стандартные движения текущим периодом и корректно попадает в Книгу покупок или Книгу продаж.

Важные нюансы официального механизма:

• При уменьшении продаж (когда товар фактически возвращается на склад) программе неоткуда взять историческую себестоимость списания партии. В этом случае вам придется рассчитать и вручную указать себестоимость возвращаемого товара непосредственно в табличной части корректировки.
• При использовании метода оценки запасов ФИФО может возникнуть ошибка проведения из-за партионного учета. Если дата начала действия учетной политики в свернутой базе совпадает с датой ввода остатков (например, 01.01.2020), система может не справиться с распределением партий. Специалисты рекомендуют сдвинуть дату начала действия учетной политики на один месяц назад (например, установить с 01.12.2019). Это позволит механизму партионного учета штатно отработать движения корректировки.

Метод 2. Обходной путь с «техническим» документом-основанием (для КА 2.4 и старых релизов)

Если ваша база работает на платформе КА 2.4 и возможности быстрого обновления до 2.5 нет, придется использовать обходные технические сценарии. Наиболее популярный и рабочий вариант — создание временного документа-основания.

Проанализируем этот алгоритм подробно:

1. Выясняем параметры исходного документа за прошлые периоды (номенклатуру, количество, цены).
2. Создаем в базе документ Реализация товаров и услуг или Приобретение товаров и услуг. Дату документа устанавливаем на одну секунду до момента ввода остатков (например, 31.12.2019 23:59:59).
3. Для того чтобы этот документ провелся (ведь на складе на этот момент физически может не быть остатков или у партнера превышен лимит кредита), временно отключаем в настройках программы контроль остатков и лимитов взаиморасчетов. Альтернативно можно временно увеличить остатки в документах ввода остатков.
4. На основании этого технического документа в текущем рабочем периоде (например, в апреле 2020 года) вводим документ Корректировка реализации или Корректировка приобретения.
5. В документе корректировки на вкладке «Расчеты» обязательно устанавливаем флаг «Бухгалтерский учет прошлого года закрыт для корректировки (отчетность подписана)». Это критически важно: программа отразит все корректировки доходов, расходов и НДС текущим периодом, не пытаясь залезть в закрытый прошлый год.
6. После проведения корректировки нам необходимо вернуть состояние учета «до свертки» в исходный вид, убрав движения нашего искусственного документа-основания. Просто так распровести его программа не даст, выдав ошибку: «Нельзя распроводить документ, так как на его основании введена корректировка».
7. Чтобы обойти это ограничение, используем любую универсальную обработку (например, «Групповое изменение реквизитов» или специальный редактор объектов), которая умеет записывать объекты в режиме ОбменДанными.Загрузка = Истина.

Программный код для снятия проведения с технического документа выглядит следующим образом:

ДокОбъект = ТехническийДокументСсылка.ПолучитьОбъект();
ДокОбъект.ОбменДанными.Загрузка = Истина;
// Отменяем проведение без проверки ссылочной целостности оперативным контуром
ДокОбъект.Записать(РежимЗаписиДокумента.ОтменаПроведения);

Если в вашей базе включена функциональная опция онлайн-взаиморасчетов, программа также формирует технические движения по регистру Регистратор расчетов. С помощью универсального редактора записей регистров необходимо очистить движения этого регистра, датированные периодом до начала ведения учета.

В итоге мы получаем идеальное состояние: корректировка проведена в текущем периоде и формирует правильные проводки, а исходный технический документ находится в состоянии «Не проведен» и не двоит остатки на начало ведения учета.

Метод 3. Точечный перенос документов без движений

Этот метод часто используется непосредственно в процессе свертки баз данных или при переносе остатков силами программистов:

Мы переносим документы Реализация товаров и услуг (РТУ) из старой базы с признаком «Проведен», но полностью очищаем все их движения по регистрам накопления и бухгалтерии. Документ в базе присутствует физически как объект-ссылка, что позволяет пользователю беспрепятственно вводить на его основании корректировки.

Однако при таком подходе возникает сложность с автоматическим заполнением аналитики. При проведении корректировки система не сможет автоматически определить ключи аналитики учета номенклатуры. Нам придется вручную дозаполнять на лету колонку «Склад-отправитель» и виды запасов в табличной части документа корректировки, иначе документ откажется проводиться.

Метод 4. Корректировка остатков через регистры (схема компенсации дельты)

Если мы знаем о наличии документов, которые будут корректироваться в будущем, еще на этапе свертки базы, мы можем применить математический метод компенсации остатков:

Обычно при свертке создается документ Корректировка регистров (или специализированные документы ввода остатков), который фиксирует остатки на конец старого периода (например, на 31.12.2019). Если мы оставляем в базе действующие документы-регистраторы (те же поступления, которые планируется корректировать), мы должны уменьшить остатки в документе ввода остатков на величину ресурсов этих сохраняемых документов.

Формула расчета выглядит следующим образом:

Итоговый остаток по регистру = (Остаток по документу ввода остатков) - (Количество/Сумма по оставленным документам-основаниям)

Таким образом, когда в новом периоде проведется корректировка, она сделает свои движения, и общая сумма остатков (складских или взаиморасчетов) сойдется с реальной без задвоения данных.

Метод 5. Альтернативное решение без использования документов корректировки

Если технические манипуляции с программированием и очисткой движений кажутся вам слишком рискованными или трудоемкими, можно полностью отказаться от стандартных документов корректировок и отразить хозяйственные операции другими инструментами:

• Корректировка взаиморасчетов: Если меняется только сумма долга контрагента, используйте документ Корректировка задолженности. С его помощью можно списать долг или перенести задолженность на статьи доходов/расходов напрямую, минуя складской учет.
• Возврат товаров: Если клиент возвращает продукцию по старой сделке, оформите документ Возврат товаров от клиента. В отличие от корректировки, этот документ в ERP/КА можно провести без обязательного указания документа-основания (в режиме «Без документа отгрузки»). Себестоимость вернувшегося товара вносится вручную.
• Корректировка НДС: Для отражения корректировочного НДС в Книгах покупок и продаж воспользуйтесь ручными регламентными документами Отражение начисления НДС или Отражение вычета НДС. Они позволяют напрямую сделать проводки по НДС и сформировать нужные записи в регламентированных отчетах без жесткой привязки к товарной цепочке прошлых лет.

Резюме

Мы проанализировали различные варианты решения проблемы. Выбор конкретного метода зависит от версии вашей конфигурации:

• На современных версиях (КА 2.5 / ERP 2.5) всегда используйте штатный режим «Корректировка до ввода остатков» совместно с механизмом «Первичный документ».
• На старых версиях (КА 2.4) оптимальным решением является создание технического документа-основания с последующим его принудительным программным распроведением через режим ОбменДанными.Загрузка = Истина.