← На главную

В процессе работы бухгалтера или специалиста по кадрам в программах 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) или 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (ЗКГУ) часто возникает задача проанализировать отсутствие сотрудников по болезни в разрезе конкретных отделов или цехов. Стандартные настройки журналов документов не всегда выводят поле «Подразделение» по умолчанию, а типовые отчеты могут требовать дополнительной корректировки. В данной статье мы разберем несколько эффективных способов получения этой информации: от быстрой фильтрации в журнале до настройки гибких аналитических отчетов.

Способ 1. Настройка фильтрации и отображения в журнале документов

Если нам необходимо быстро просмотреть список документов без вывода сложных суммовых показателей, воспользуемся журналом Больничные листы. По умолчанию колонка с подразделением в нем часто скрыта, что вызывает затруднения у пользователей. Разберем, как это исправить.

Для начала откроем журнал документов. Если в списке нет колонки Подразделение, выполним следующие действия:

1. Нажмем кнопку Ещё в правом верхнем углу формы и выберем пункт Изменить форму.
2. В открывшемся окне найдем элемент Список, раскроем его и выделим строку Объект (или сразу найдем в списке полей Подразделение).
3. Установим галочку напротив поля Подразделение. Нажмем «ОК».

Теперь, когда колонка появилась в списке, мы можем использовать стандартный механизм поиска или настроить отбор. Нажмем Ещё — Настроить список. На вкладке Отбор добавим поле Подразделение, укажем вид сравнения «Равно» и выберем нужное нам значение. После применения настроек в журнале останутся только те больничные, которые относятся к выбранному отделу.

Способ 2. Использование отчета «Полный свод начислений, удержаний и выплат»

Когда целью является не просто список документов, а анализ начисленных сумм (например, части за счет работодателя), нам поможет отчет Полный свод. Рассмотрим, как настроить его для нашей задачи:

1. Перейдем в раздел Выплаты — Отчеты по выплатам (или Зарплата — Отчеты по зарплате).
2. Выберем Полный свод начислений, удержаний и выплат.
3. Зайдем в Настройки и переключимся в режим Расширенный.
4. На вкладке Фильтры (Отборы) добавим новое поле. Нам нужно выбрать поле Начисление.
5. В качестве условия выберем «В списке» и подберем все виды расчетов, относящиеся к болезням: Больничный лист, Больничный лист за счет работодателя, Больничный лист (продолжение) и т.д.
6. На вкладке Структура убедимся, что установлена группировка по полю Подразделение. Если ее нет, добавим новую группировку выше уровня сотрудника.

Этот метод позволяет увидеть итоговые суммы по каждому подразделению, что полезно для контроля затрат предприятия на оплату первых трех дней болезни.

Способ 3. Настройка «Универсального отчета»

Проанализируем ситуацию, когда стандартных отчетов недостаточно. Универсальный отчет — это мощный инструмент, позволяющий вытащить данные напрямую из документов. Выясним, как настроить его для реестра больничных:

1. Откроем Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Универсальный отчет.
2. В шапке отчета выберем тип объекта Документ, далее выберем Больничный лист и таблицу Основные данные.
3. Нажмем Настройки (режим Расширенный).
4. На вкладке Поля и сортировки нам нужно добавить подразделение. Поскольку в самом документе подразделение является реквизитом, ищем путь: Ссылка -> Подразделение.
5. Там же можно добавить поля Номер листка нетрудоспособности, Дата начала, Дата окончания и Причина нетрудоспособности.
6. На вкладке Отборы добавим условие: Проведен Равно Да, чтобы исключить черновики и помеченные на удаление объекты. Также добавим отбор по подразделению, если нужен конкретный отдел.

Преимущество универсального отчета в том, что его можно сохранить (кнопка Варианты отчета — Сохранить как) и использовать в дальнейшем как полноценный реестр.

Способ 4. Отчет «Отсутствия сотрудников» для кадрового учета

Если суммы начислений нас не интересуют, а важен именно факт отсутствия человека на рабочем месте, разберем работу с кадровыми отчетами. В разделе Кадры — Кадровые отчеты найдем отчет Отсутствия сотрудников.

Посмотрим на алгоритм его доработки:

1. В настройках отчета выберем период.
2. Через Изменить вариант (в меню «Ещё») добавим группировку Подразделение на самый верхний уровень иерархии.
3. В полях вывода оставим Сотрудник, Вид отсутствия, Начало и Окончание.
4. В фильтрах установим отбор по полю Вид отсутствия, выбрав значения, связанные с болезнью.

Этот отчет удобен для руководителей подразделений, так как он наглядно показывает периоды отсутствия без лишней финансовой информации.

Особенности при переходе на проактивные выплаты (СФР/ФСС)

Важно учитывать, что в современных редакциях 1С:ЗУП 3.1 данные о больничных теперь тесно связаны с электронными листками нетрудоспособности (ЭЛН) и ответами на запросы фонда. Проанализируем возможности отчета Сведения о пособиях. Он находится в разделе Выплаты — Отчеты по выплатам.

В этом отчете реализована возможность группировки по подразделениям «из коробки». Он позволяет отслеживать статус выплаты пособия со стороны СФР. Если вы видите, что по какому-то подразделению много «зависших» больничных, это повод проверить, отправлены ли Ответы на запросы СФР для расчета пособия.

Решение проблем с загрузкой настроек (XDTO)

При обмене настройками между пользователями (как упоминалось в обсуждении на форуме) может возникнуть ошибка преобразования данных XDTO. Выясним причину: она чаще всего кроется в разнице релизов программ или разных конфигурациях (например, ЗУП и ЗКГУ). Если вы получили файл настроек, который не загружается, не пытайтесь исправить код файла. Лучше всего воссоздать настройки вручную по шагам, описанным выше в разделе «Универсальный отчет», так как структура метаданных может незначительно отличаться, что и вызывает программный конфликт.

Резюмируя: для оперативного контроля используйте фильтры в журнале документов, для финансовой отчетности — модифицированный «Полный свод», а для создания детального реестра с уникальными полями — «Универсальный отчет».