← На главную

Ситуация, когда необходимо задним числом скорректировать расчет среднего заработка из-за "президентских" нерабочих дней, является довольно распространенной. Однако прежде чем приступать к техническим манипуляциям в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), необходимо четко разделить методологическую базу и техническую реализацию. Рассмотрим детально, в каких случаях мы имеем право исключать эти дни из расчета и как это правильно сделать в программе.

Анализируем правовое обоснование: позиция Минтруда

Прежде всего, разберем главный вопрос: нужно ли вообще исключать эти периоды? В соответствии с письмом Минтруда России от 18.05.2020 № 14-1/В-585, порядок учета этих дней зависит от фактического выхода сотрудника на работу:

1. Сотрудник НЕ работал: Если организация приостанавливала деятельность, а за сотрудником сохранялась заработная плата, то согласно подпункту «е» пункта 5 Положения № 922, это время и начисленные за него суммы исключаются из расчета среднего заработка. Это логично, так как сотрудник был освобожден от работы с сохранением оплаты.
2. Сотрудник РАБОТАЛ: Если ваша организация относится к непрерывно действующим (аптеки, продуктовые магазины, службы жизнеобеспечения) и сотрудники фактически выполняли свои обязанности, то такие дни и суммы учитываются в расчете среднего в общем порядке.

Важно: Если вы решите исключить из расчета среднего заработка те дни, когда сотрудники фактически находились на рабочих местах и получали зарплату, это приведет к искажению суммы отпускных. В большинстве случаев это будет признано нарушением трудового законодательства, так как искусственное исключение рабочих дней может занизить базу для расчета последующих выплат.

Техническая настройка в 1С:ЗУП 8.3

Рассмотрим по шагам, как настроить программу для корректного отражения этих периодов. Для начала нам необходимо активировать функционал в настройках системы.

Перейдем в раздел Настройки — Расчет зарплаты. Здесь находим блок «Нерабочие дни в связи с коронавирусом». Нам доступны следующие опции:

• Флаг «Нерабочие дни в связи с коронавирусом»: включает саму возможность выделять эти периоды.
• Флаг «Выполнять оплату и учитывать отсутствие в фактически отработанном времени»: если этот флаг НЕ стоит, программа будет классифицировать время как ОН (Оплачиваемые нерабочие дни), и они автоматически будут исключаться из среднего заработка при расчете отпусков и больничных.

После установки настроек проанализируем состояние графиков работы. В графиках появятся новые настройки, позволяющие автоматически заполнять дни кодом ОН. Если вы уже рассчитали зарплату за март, апрель и май как обычную явку (код Я), простое изменение настроек не пересчитает регистры среднего заработка автоматически.

Как обновить данные для среднего заработка без пересчета всей зарплаты

Проанализируем ситуацию: зарплата уже начислена, налоги уплачены, отчетность сдана. Полный пересчет документов Начисление зарплаты и взносов за прошлые периоды крайне нежелателен, так как это может повлечь за собой изменение копеек в налогах и необходимость подачи уточненных расчетов 6-НДФЛ и РСВ.

Для того чтобы система «увидела» изменения в правилах расчета среднего заработка, воспользуемся специализированным сервисом:

1. Переходим в раздел Зарплата — Сервис — Обновить данные для расчета среднего заработка.
2. Выбираем необходимый период (в нашем случае — весенние месяцы 2020 года).
3. Выбираем сотрудников или подразделение.
4. Запускаем процесс обновления.

Этот механизм пересчитывает данные в регистрах накопления Данные о времени для расчета среднего заработка (общий) и Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) без изменения самих документов начисления. Это наиболее безопасный способ корректировки.

Почему меняется сумма заработной платы при пересчете?

Разберем ситуацию, упомянутую в обсуждении, когда при пробном пересчете зарплаты за март или апрель суммы у некоторых сотрудников изменились. Это происходит по следующим причинам:

• Стоимость часа/дня: Если в настройках включено исключение нерабочих дней из отработанного времени, это меняет показатель ВремяВЧасах или ВремяВДнях. Если у сотрудника есть начисления, зависящие от фактически отработанного времени (например, доплата за ночные часы или праздничные, которые рассчитываются через стоимость часа), база для расчета может сдвинуться.
• Норма времени: Изменение графиков влияет на норму времени по производственному календарю. Если сотрудник отработал меньше нормы из-за новых настроек, расчет оклада может измениться, если неверно настроены приоритеты начислений.

Именно поэтому мы рекомендуем не пересчитывать саму зарплату, если сотрудники работали. Если же они НЕ работали, но получили полную оплату, то необходимо убедиться, что вид начисления в эти дни соответствует коду ОН, а не Я.

Пошаговый алгоритм действий для исправления данных «задним числом»

Если вы твердо решили, что данные периоды должны быть исключены из среднего (так как люди действительно не работали), выполните следующие действия:

1. Корректировка графиков: Перезаполните графики работы сотрудников за нужные месяцы. Проверьте, чтобы в днях «карантина» стоял вид времени ОН.
2. Проверка настроек: В настройках расчета зарплаты убедитесь, что снят флаг «Учитывать оплачиваемое нерабочее время в среднем заработке как отработанное».
3. Перепроведение без пересчета: В некоторых релизах ЗУП 3.1 достаточно выделить документы Начисление зарплаты и взносов за прошлые периоды и нажать кнопку «Провести». Важно: не нажимайте «Пересчитать», если не хотите изменить итоговые суммы к выплате.
4. Обновление регистров: Используйте сервис Обновить данные для расчета среднего заработка, как было описано выше.
5. Контроль: Создайте тестовый документ Отпуск и на вкладке «Расчет среднего» проверьте, исключаются ли теперь суммы и дни за спорный период.

Проанализировав все риски, можно сделать вывод: если сотрудники фактически работали (как в сообщении №5 форума), то лучше оставить все как есть и не вносить изменения. Требование руководства «захотели исключить» в данном случае противоречит разъяснениям Минтруда. Если же вы все-таки решите следовать этому требованию, используйте сервис обновления среднего заработка, чтобы минимизировать риски искажения налоговой отчетности.