Почему плановый ФОТ отличается от оклада при сменном графике в 1С:ЗУП 3.1 и как это исправить?

Приветствуем вас! При работе в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.1) многие пользователи сталкиваются с непонятной на первый взгляд проблемой: при назначении сотруднику обычного оклада (например, 19 850 рублей) плановый фонд оплаты труда (ФОТ) в кадровых документах рассчитывается иначе и составляет, к примеру, 20 287,73 рублей. При этом никаких дополнительных надбавок, премий или компенсаций сотруднику не назначено.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает такое расхождение, по какому принципу программа производит расчет, на какие показатели это влияет и как настроить систему так, чтобы плановый ФОТ строго соответствовал установленному оклада.

Выясняем причину: как «1С:ЗУП 3.1» рассчитывает плановый ФОТ

Для начала давайте разберемся в методологии программы. В отличие от старых версий (например, редакции 2.5), в «1С:ЗУП 3.1» понятие ФОТ — это не просто арифметическая сумма всех назначенных сотруднику плановых начислений. ФОТ в новой редакции представляет собой модель ожидаемой среднемесячной заработной платы сотрудника.

Если сотруднику назначен вид начисления Оплата по окладу (по часам), то его фактический заработок рассчитывается по формуле:

Результат = Оклад * ВремяВЧасах / НормаЧасов;

При расчете планового ФОТ программа не знает, сколько часов сотрудник отработает в конкретном месяце. Чтобы получить «ожидаемый» ФОТ, система использует показатели среднегодового значения. Расчет вклада начисления в ФОТ происходит по следующей формуле:

ВкладВФОТ = Оклад * (СреднемесячноеЧислоЧасовПоГрафикуСотрудника / СреднемесячноеЧислоЧасовПоГрафикуНормы)

Здесь и кроется главная причина расхождения:

1. Если сотрудник работает по обычной пятидневной рабочей неделе (40 часов), то среднемесячное число часов по его графику полностью совпадает со среднемесячным числом часов нормы по производственному календарю. Соотношение равно 1, и плановый ФОТ равен окладу.
2. Если сотруднику назначен сменный график работы (например, «сутки через трое» или «два через два»), то среднегодовое количество часов по его графику за год будет отличаться от стандартной пятидневки. Например, по графику сотрудника выходит в среднем 167,5 часов в месяц, а норма по пятидневке составляет 164,17 часов. Программа умножает оклад на этот коэффициент (167,5 / 164,17) и получает завышенный ФОТ.

На что влияет искажение планового ФОТ?

Неверный размер ФОТ — это не просто эстетическая проблема в кадровых отчетах. Искажение этого показателя напрямую ведет к ошибкам в расчетах:

• Совокупная тарифная ставка (СТС): Применяется для расчета стоимости часа или дня при оплате праздничных, выходных дней, а также сверхурочных часов и ночного времени. Если ФОТ завышен, то и стоимость часа сотрудника будет рассчитана неверно.
• Оплата ночных и праздничных: Программа начнет переплачивать сотруднику за работу в ночные смены или праздничные дни, поскольку база расчета (тарифная ставка) окажется выше реального оклада.
• Районный коэффициент и северные надбавки: Если данные надбавки рассчитываются процентом от ФОТ, их плановый размер также исказится.

Рассмотрим по шагам, какими способами мы можем решить эту проблему и вернуть плановый ФОТ в соответствие с реальным окладом.

Способ 1. Корректировка параметров сменного графика (Рекомендуемый)

Самый правильный и методически верный способ решить проблему — изменить настройки заполнения сменного графика работы сотрудника. Нам необходимо сделать так, чтобы при расчете ФОТ программа приравнивала норму графика сотрудника к норме пятидневки.

Выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Настройки — Графики работы сотрудников.
2. Откроем карточку нужного сменного графика работы и нажмем ссылку Изменить свойства графика.
3. В открывшемся окне найдем раздел настроек, отвечающий за определение нормы времени.
4. Обратим внимание на переключатель «При расчете пересчета тарифной ставки использовать» или параметры расчета среднемесячного числа часов.
5. В поле «Среднемесячное число часов» необходимо переставить переключатель в положение, приравнивающее расчет к пятидневке (например, выбрать вариант «По производственному календарю» или вручную указать среднемесячное количество часов по пятидневной рабочей неделе для текущего года).
6. Сохраним настройки графика нажатием кнопки ОК и запишем сам график.

После изменения настроек графика плановый ФОТ автоматически не пересчитается в ранее созданных кадровых документах. Для обновления данных нам потребуется запустить специальную обработку:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Сервис — Пересчет планового ФОТ (или найдем ее через функции технического специалиста / Все функции).
2. Выберем организацию, при необходимости укажем конкретного сотрудника.
3. Нажмем кнопку Пересчитать ФОТ.

После выполнения обработки соотношение среднемесячных часов в формуле станет равным 1 (164,17 / 164,17), и плановый ФОТ сотрудника приравняется к его окладу — 19 850 рублей.

Способ 2. Перевод сотрудника на начисление «Оплата по окладу» (по дням)

Если специфика учета вашей организации позволяет вести учет рабочего времени в днях, а не в часах, мы можем изменить сам вид планового начисления для сотрудника.

Для этого проанализируем настройки начислений:

• Вид расчета Оплата по окладу (по часам) всегда производит расчет через часовую норму и часовую ставку, что заставляет программу сопоставлять часы графиков при расчете ФОТ.
• Вид расчета Оплата по окладу ориентируется на отработанные дни. Формула расчета планового ФОТ для дневного оклада не дает погрешностей из-за разницы часов в сменном графике и пятидневке. Вклад в ФОТ для дневного оклада всегда строго равен самому окладу.

Чтобы применить этот способ, выполните кадровый перевод сотрудника (или измените плановые начисления), прекратив начисление Оплата по окладу (по часам) и назначив обычную Оплату по окладу.

Способ 3. Ручная корректировка ФОТ (Альтернативный временный вариант)

Если вам требуется срочно скорректировать плановый ФОТ для конкретного сотрудника без изменения глобальных настроек графиков, программа позволяет сделать это в ручном режиме непосредственно в кадровом документе (например, в документах «Прием на работу» или «Кадровый перевод»):

1. Откроем кадровый документ сотрудника на вкладке Оплата труда.
2. Рядом с показателем ФОТ найдем и нажмем кнопку с изображением зеленого карандаша («Редактировать ФОТ»).
3. В появившемся окне снимем флажок автоматического расчета ФОТ.
4. Вручную введем требуемое значение, равное окладу (например, 19 850).
5. Проведем документ.

Важное предупреждение: Данный способ является временным решением. При последующем проведении групповых пересчетов (например, при индексации заработка на предприятии или запуске регламентной обработки Пересчет планового ФОТ) ручные корректировки могут сброситься, и программа вернет расчетные значения на основе алгоритмов графиков. Поэтому настоятельно рекомендуем использовать Способ 1 как основной.

Резюме

Мы выяснили, что расхождение планового ФОТ и оклада при сменных графиках — это не системная ошибка программы, а заложенный разработчиками «1С» алгоритм моделирования будущих доходов сотрудника на основе планового баланса рабочего времени. Чтобы ФОТ всегда равнялся окладу, достаточно скорректировать параметр «Среднемесячное число часов» в свойствах используемого сменного графика, приравняв его к графику нормы (пятидневке), и выполнить пересчет планового ФОТ.