← На главную

При работе в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются с неприятной ситуацией. У сотрудника помимо оклада есть начисления, которые не облагаются НДФЛ (например, компенсация за использование личного транспорта, суточные в пределах нормы или пособия). Эти начисления регистрируются в общем документе Начисление зарплаты и взносов.

При выплате таких доходов через банк закон требует разделять их по видам доходов исполнительного производства. Для этого создаются отдельные документы Ведомость в банк: одна для зарплаты (код дохода 1), другая — для компенсации (код дохода 2, 4 или 5). Однако при автоматическом заполнении ведомости на необлагаемую компенсацию программа неожиданно подтягивает сумму НДФЛ, которая к этой компенсации не имеет никакого отношения. Давайте детально разберем, почему так происходит, проанализируем внутренние механизмы программы и выясним, как решить эту проблему правильно и без негативных последствий для учета.

Выясняем причину: архитектурное ограничение учета НДФЛ в 1С:ЗУП

Для того чтобы понять природу этой ошибки, нам необходимо заглянуть «под капот» программы. Нам важно знать два ключевых момента:

1. Учет НДФЛ в программе ведется строго в разрезе физических лиц, налоговых органов (ИФНС), ставок налога, категорий доходов и, что самое главное, документов-оснований (регистраторов).
2. Механизм исчисления и удержания НДФЛ в программе никак не связан со справочником Виды доходов исполнительного производства (кодами 1, 2, 3, 4, 5 для банковских платежей). Для НДФЛ важен только сам факт облагаемости дохода налогом.

Когда мы начисляем и оклад (облагаемый доход), и компенсацию (необлагаемый доход) в одном общем документе Начисление зарплаты и взносов, программа формирует для них единый документ-основание. В регистре накопления Зарплата к выплате создаются две записи с разными кодами исполнительного производства, но с одинаковой ссылкой на один и тот же документ-начисление.

В момент заполнения ведомостей программа видит общую сумму налога, привязанную к этому документу-начислению. Алгоритм автоматического заполнения НДФЛ в ведомости работает по пропорциональному принципу: он распределяет сумму НДФЛ пропорционально суммам к выплате в каждой ведомости, независимо от того, облагается ли конкретный вид дохода налогом или нет. В результате в ведомость по необлагаемому коду дохода попадает часть НДФЛ с оклада, а в ведомости по заработной плате сумма НДФЛ, наоборот, занижается.

Это приводит к серьезным искажениям в налоговых регистрах и неверному отражению удержанного налога в регламентированном отчете 6-НДФЛ.

Способ 1. Официальный обходной путь от техподдержки 1С (ручная корректировка)

Рассмотрим вариант решения, который официально рекомендует техническая поддержка разработчиков 1С. Метод заключается в ручном изменении расшифровки выплаты в ведомостях, чтобы принудительно разорвать связь с общим документом-основанием для необлагаемой суммы.

Выполним процедуру по шагам:

1. Создаем документ Ведомость в банк с видом дохода, на который не может быть обращено взыскание (например, код 2 или 5). Программа автоматически заполнит сумму компенсации и добавит туда пропорциональную сумму НДФЛ.
2. Дважды кликаем по сумме к выплате сотрудника, чтобы открыть окно «Расшифровка суммы».
3. В открывшемся окне находим колонку Документ-основание и полностью очищаем это поле (удаляем ссылку на документ Начисление зарплаты и взносов). Нажимаем «ОК».
4. Переходим в колонку НДФЛ к перечислению в этой же ведомости и полностью очищаем сумму налога (или нажимаем кнопку «Обновить налог», после чего он должен обнулиться). Проводим ведомость.
5. Создаем вторую ведомость с видом дохода «Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания» (код 1).
6. При автоматическом заполнении в эту ведомость также подтянется только пропорциональная часть НДФЛ. Нам необходимо принудительно отразить здесь удержание всей суммы налога. Для этого заходим в расшифровку суммы к выплате, корректируем ее до правильного значения и обновляем сумму налога в соответствующей колонке, чтобы она соответствовала полному исчисленному НДФЛ за месяц.

Важное предупреждение о последствиях! Хотя этот способ позволяет быстро решить проблему «здесь и сейчас» и правильно отразить удержанный налог в отчете 6-НДФЛ, он имеет серьезные побочные эффекты. Очистка поля Документ-основание приводит к возникновению пересортицы во взаиморасчетах. В регистрах накопления Взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате зависают виртуальные остатки: по пустому документу-основанию будет числиться переплата, а по документу Начисление зарплаты и взносов останется долг организации перед сотрудником. В будущем это может привести к путанице в расчетных листках и аналитических отчетах.

Способ 2. Лучшее решение проблемы без ручных правок и пересортицы

Чтобы избежать ручных корректировок ведомостей и последующих ошибок во взаиморасчетах, мы рекомендуем использовать наиболее правильный с точки зрения архитектуры 1С подход. Проанализируем ситуацию: корень проблемы кроется в том, что облагаемый и необлагаемый доходы начисляются в одном документе.

Следовательно, лучшим решением будет начисление необлагаемых доходов отдельными межрасчетными документами. Разберем, как это настроить по шагам:

1. Переходим в меню Настройки — Начисления и создаем (или корректируем) вид расчета для нашей компенсации (например, «Компенсация за использование личного транспорта»).
2. На вкладке Основное в поле «Назначение начисления» указываем, что начисление выполняется «По отдельному документу» (в качестве документа-регистратора выбираем Разовое начисление).
3. На вкладке Налоги, взносы, бухучет проверяем, что в поле «НДФЛ» установлен переключатель «Не облагается».
4. Для начисления компенсации сотруднику в течение месяца теперь используем специализированный документ Разовое начисление (раздел Зарплата — Разовые начисления).
5. Расчет оклада и облагаемых начислений по-прежнему производим в конце месяца стандартным документом Начисление зарплаты и взносов.

Посмотрим, что мы получили в результате этой настройки. Теперь у облагаемого дохода (оклад) и необлагаемого (компенсация) будут абсолютно разные документы-основания в системе. Оклад привязан к документу Начисление зарплаты и взносов, а компенсация — к документу Разовое начисление.

Когда мы будем создавать ведомости на выплату:

• Ведомость с кодом дохода 2 автоматически подтянет в качестве основания только документ Разовое начисление. Так как в нем нет исчисленного НДФЛ, колонка налога останется абсолютно пустой. Никакого ложного распределения не произойдет!
• Ведомость с кодом дохода 1 подтянет в качестве основания документ Начисление зарплаты и взносов и заберет оттуда 100% причитающегося НДФЛ.

Этот метод гарантирует идеальную чистоту взаиморасчетов, отсутствие пересортицы в регистрах и полностью автоматическое заполнение всех документов без ручного вмешательства бухгалтера.

Как контролировать состояние НДФЛ и взаиморасчетов

Для регулярного контроля правильности распределения НДФЛ и выявления возможных ошибок рекомендуем использовать специализированные отчеты программы:

• Отчет «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» (раздел Налоги и взносы — Отчеты по НДФЛ). Настройте группировку по регистраторам. В отчете не должно быть строк с пустым документом-основанием или ситуаций, когда налог удержан по документу, который не начислял этот налог.
• Отчет «Задолженность в разрезе видов доходов исполнительного производства» (раздел Выплаты — Отчеты по выплатам). Он наглядно покажет, нет ли у вас скрытой пересортицы, когда по коду дохода 1 висит долг за организацией, а по коду дохода 2 — долг за сотрудником.

Если пересортица по кодам доходов исполнительного производства все же образовалась и ее нужно закрыть в регистрах без отправки лишних файлов в банк, вы можете воспользоваться документом Ведомость в кассу. Этот документ позволяет провести техническое выравнивание взаиморасчетов внутри программы, так как для кассовых выплат жесткие банковские контроли по кодам доходов не применяются.