← На главную

В процессе ведения учета в программе 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1.0 расчетчики часто сталкиваются с ситуацией, когда по общему итогу задолженность перед сотрудником закрыта, но в разрезе кодов финансового обеспечения (КФО) и кодов классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) висят взаимные остатки. Например, по КОСГУ 211 числится долг за учреждением, а по КОСГУ 213 или 266 — долг за работником. Проанализируем, почему возникает такая ситуация и какими способами можно свести остатки во взаиморасчетах к единому значению.

Причины возникновения перекосов по статьям финансирования

Выясним, какие факторы приводят к разрыву сальдо по статьям бюджетной классификации:

1. Перерасчеты и сторнирование прошлых периодов. Самый частый сценарий: сотруднику в прошлом расчетном периоде была начислена зарплата по КОСГУ 211, а в текущем введен больничный лист. В результате образуется сторно по КОСГУ 211 и начисление пособия по КОСГУ 213 или 266. Межрасчетная или итоговая ведомость не позволяет провести отрицательную сумму по отдельной строке, поэтому программа выплачивает только начисленный плюс, оставляя минус незакрытым.
2. Пропорциональное распределение НДФЛ и удержаний. При расчете зарплаты исчисленный налог на доходы физических лиц и удержания (профсоюзные взносы, исполнительные листы) распределяются между статьями пропорционально базе начислений текущего месяца. Если пропорция начислений не совпадает с распределением предыдущих выплат, возникают расхождения в копейках или целых суммах.
3. Натуральные доходы и матвыгода. Если доход начисляется по одной статье (например, КОСГУ 212 или 290) без фактической денежной выплаты, то удержание НДФЛ с него производится из выплат по заработной плате (КОСГУ 211), что сразу образует перекос.
4. Ручное вмешательство в ведомости на выплату. Корректировка сумм или статей вручную в документе Зарплата к выплате организаций без синхронного изменения документов-оснований неминуемо разрывает цепочку движений.

В архитектуре бюджетных конфигураций 1С отсутствует автоматическое перекрытие («схлопывание») долгов между КФО и КОСГУ. Это связано с тем, что кассовый расход жестко регламентирован статьями бюджета, и программа не вправе самостоятельно переносить обязательства с одной статьи на другую без прямого действия бухгалтера.

Способ 1. Создание «технической» ведомости с нулевым итоговым сальдо

Рассмотрим наиболее безопасный регламентный способ выравнивания долгов, не требующий прямого редактирования служебных регистров программы. Для этого используем документ Зарплата к выплате организаций:

1. Создадим новый документ Зарплата к выплате организаций. В качестве способа выплаты выберем Через кассу.
2. Выберем сотрудника, по которому образовался перекос статей.
3. В табличной части вручную добавим две строки по данному физлицу:
   • По первой строке укажем КФО и КОСГУ, по которым образовался положительный долг учреждения, и введем сумму со знаком плюс.
   • По второй строке укажем КФО и КОСГУ, по которым висит отрицательное сальдо (долг за сотрудником), и введем ту же самую сумму со знаком минус.
4. Проверим, чтобы общая сумма к выплате по ведомости была строго равна 0,00 руб.
5. Проведем документ. При проведении программа сформирует движения по взаиморасчетам, которые закроют взаимные долги по статьям финансирования, не повлияв на кассовые выплаты.

Способ 2. Корректировка движений регистров накопления

Если нулевая ведомость не решает задачу из-за давности периодов или сложного состава перерасчетов, воспользуемся штатным документом Корректировка записей регистров накопления.

Разберем по шагам правила работы с регистрами при ручном сведении остатков:

1. Создадим новый документ Корректировка записей регистров накопления.
2. В настройке состава регистров обязательно выберем связанную пару:
   • Взаиморасчеты с сотрудниками организаций
   • Зарплата за месяц организаций
   Важно: эти два регистра всегда необходимо корректировать одновременно и зеркально. Если изменить движения только по одному из них, отчеты Расчетные листки и Свод начисленной зарплаты перестанут сходиться, порождая расхождения между сальдо на начало/конец месяца и фактической задолженностью.
3. На вкладке каждого регистра внесем две записи с видом движения Расход (или сторнировочные записи):
   • Списываем сумму долга с одного КФО/КОСГУ.
   • Приходуем или гасим отрицательный остаток по второму КФО/КОСГУ.

Особенности корректировки регистров НДФЛ

Проанализируем вопрос, который часто вызывает споры: нужно ли корректировать регистры НДФЛ расчеты с бюджетом и НДФЛ к зачету при устранении пересортицы?

Опытные расчетчики рекомендуют воздержаться от правки регистров НДФЛ, за исключением следующих ситуаций:

1. Налог изначально был неверно исчислен или удержан не по тому источнику финансирования, из-за чего искажается налоговый учет в разрезе статей.
2. Выполнялся перенос остатков из устаревших версий (например, 1С 7.7), в результате которого образовались зависшие остатки по налогу.

Если общая сумма удержанного НДФЛ за период верна, ручная правка записей регистра НДФЛ расчеты с бюджетом крайне нежелательна. Некорректные изменения неизбежно приведут к ошибкам при автоматическом заполнении форм налоговой отчетности (включая справки 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ).

Способ 3. Использование специализированных обработок

Когда пересортица носит регулярный или массовый характер, ручное заполнение документов корректировки регистров отнимает слишком много времени. В таких случаях применяются внешние обработки по закрытию долгов для 1С:ЗКБУ 1.0.

Типовой функционал таких решений выполняет следующие действия:

1. Анализирует остатки по регистрам Взаиморасчеты с сотрудниками организаций и Зарплата за месяц организаций на указанную дату среза.
2. Предоставляет отбор по конкретному физическому лицу, списку сотрудников или подразделению.
3. Автоматически формирует документ Корректировка записей регистров накопления, рассчитывая взаимные суммы перекрытия по КФО и КОСГУ без образования общего сальдо.
4. При наличии явных расхождений по учету налога предлагает опциональное выравнивание остатков по регистрам НДФЛ расчеты с бюджетом и НДФЛ к зачету.

Синхронизация с бухгалтерским учетом (1С:БГУ)

Обратим внимание на важный аспект: исправление взаиморасчетов в зарплатной базе решает проблему только внутри 1С:ЗКБУ. Если пересортица возникла на уровне расчетных листков, то аналогичный перекос по дебету и кредиту счетов расчетов с персоналом (счет 302.00) образуется и в бухгалтерской базе (1С:БГУ).

Для закрытия межстатейной задолженности в бухгалтерском учете необходимо ввести документ Операция (бухгалтерская):

1. При пересортице внутри одного КФО по разным КОСГУ: выполняется внутренняя проводка между субсчетами счета 302.00 по соответствующим кодам экономической классификации.
2. При пересортице между разными КФО: межстатейный зачет между различными источниками финансового обеспечения выполняется исключительно с применением счета 304.06 («Расчеты с прочими кредиторами»).