Ситуация, когда сотрудника приходится отзывать из отпуска по производственной необходимости, — не редкость. Однако в программе 1С:УПП 1.3 (или ЗУП 2.5) этот процесс имеет свои методологические особенности, особенно если период начисления уже закрыт, а помимо изменения сроков отпуска требуется еще и корректировка среднего заработка. Разберем пошагово, как правильно отразить эти операции, чтобы избежать ошибок в регистрах налогового учета по НДФЛ и корректно сформировать отчетность.
Предположим, что в мае сотруднику были начислены и выплачены отпускные за период с 01.06 по 29.06. В июне выясняется, что сотрудник был отозван 03.06 на один день, а также обнаружено, что средний заработок при расчете в мае был занижен. Поскольку май уже закрыт ("ушел" в отчетность и расчетные листки), все корректировки мы обязаны проводить в июне.
Проанализируем работу с документом Начисление отпуска. В 1С:УПП 1.3 не существует отдельного документа «Отзыв из отпуска». Единственный верный путь — это использование ссылки "Исправить" в нижней части исходного майского документа.
При нажатии этой ссылки программа создает новый документ-исправление. Рассмотрим важные параметры заполнения:
Июнь. Это обеспечит попадание корректировок в расчетный листок июня и текущий свод.Выясним причину недоплаты. Если средний заработок был занижен в исходном документе, то при создании документа-исправления программа автоматически пересчитает суммы. На вкладке Оплата мы увидим сторнирование старых (майских) сумм по старому среднему заработку и начисление новых сумм по уточненному расчету.
Проанализируем ситуацию: сторно произойдет по тем суммам, которые были начислены в мае, а новое начисление пройдет уже с учетом верного среднего. Итоговая разница (доплата или удержание) отразится в июне.
Это самый ответственный этап, вызывающий больше всего путаницы. В программе 1С:УПП 1.3 для отпускных Дата фактического получения дохода в целях НДФЛ совпадает с датой выплаты денег.
Рассмотрим, как заполнить поле "Дата выплаты дохода" в июньском документе-исправлении:
Дата выплаты дохода следует поставить дату, когда эта доплата фактически будет произведена (например, дата выплаты зарплаты за июнь).Регистре налогового учета по НДФЛ и некорректному заполнению 6-НДФЛ.Начисление зарплаты сотрудникам организации за июнь.Если после отзыва на один день (03.06) сотрудник продолжает отпуск с 04.06, у нас образуется разрыв. В 1С:УПП 1.3 это можно оформить двумя способами:
Способ А (в одном документе): В документе-исправлении на вкладке "Оплата" или "Условия" (в зависимости от настроек) указать два периода: с 01.06 по 02.06 и с 04.06 по 30.06 (если отпуск продлен). Программа корректно рассчитает оба периода.
Способ Б (разными документами): Исправить исходный отпуск, указав только период до отзыва (01.06–02.06). А на оставшуюся часть отпуска после отзыва создать новый документ Начисление отпуска. Однако помните, что общая сумма сторно и новых начислений должна в итоге соответствовать реальности. Первый способ через исправление предпочтительнее, так как он сохраняет связь с первичным расчетом среднего заработка.
После проведения всех документов за июнь, обязательно проанализируем отчет "Анализ начисленного НДФЛ" и проверьте расчетный листок.
Важные моменты для проверки:
Таким образом, мы видим, что правильная последовательность действий заключается в создании июньского документа-исправления с актуальной датой и правильным указанием периодов нахождения в отпуске. Главное — не пытаться "подправить" майские документы датой их создания, так как это полностью разрушит последовательность учета в закрытом периоде.