← На главную

Прием на работу нового сотрудника всегда накладывает на бухгалтера по расчету заработной платы дополнительную ответственность. Один из наиболее частых вопросов, вызывающих споры как среди расчетчиков, так и на профильных форумах: как правильно выплатить аванс новому сотруднику в его первый месяц работы?

Особенно острая ситуация возникает, когда сотрудник принимается в первой половине месяца (например, с 1 по 15 число), а в компании даты выплаты распределены стандартным образом: 15-го числа выплачивается окончательный расчет (зарплата) за прошлый месяц, а 30-го (или 25-го) числа — аванс за текущий месяц. Получается, что 15-го числа все "старые" сотрудники получают зарплату, а новый сотрудник еще ничего не заработал за прошлый месяц. Должен ли работодатель выплачивать ему что-то 15-го числа, и как технически реализовать это в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1)? Давайте детально разберем эту проблему.

Законодательный контекст: требования Роструда и Минтруда

Перед тем как перейти к настройкам в программе 1С, проанализируем нормативную базу. Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. Конкретные даты устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором.

Роструд в своих многочисленных разъяснениях (в том числе на официальном портале «Онлайнинспекция.рф») указывает на следующие правила для новых сотрудников:

1. Сотрудник принят в первой половине месяца (с 1 по 15 число): Первой выплатой для него должен стать аванс (за первую половину текущего месяца), который выплачивается в установленный в организации день (например, 25 или 30 числа). Выплачивать ему зарплату 15-го числа за предыдущий месяц нет оснований, так как в том периоде он еще не состоял в трудовых отношениях. При этом интервал между приемом на работу и первой выплатой может превысить 15 дней — Роструд не считает это нарушением, так как расчет производится за фактически отработанное время.
2. Сотрудник принят во второй половине месяца (с 16 по 30/31 число): Первой выплатой для него будет окончательный расчет за месяц, который производится в следующем месяце (например, 10 или 15 числа). За первую половину текущего месяца у него нет отработанного времени, поэтому аванс ему не начисляется.
3. Запрет на фиксированные авансы: С 2023 года расчет аванса "фиксированной суммой" или "процентом от оклада" нецелесообразен и несет в себе риски штрафов. Аванс (зарплата за первую половину месяца) должен рассчитываться строго исходя из фактически отработанного времени с обязательным удержанием НДФЛ в день выплаты.

Тем не менее, многие работодатели лояльно относятся к новым сотрудникам и стремятся выплатить им определенную сумму раньше установленного срока (например, выдать часть средств уже 15-го числа). Проанализируем, как реализовать стандартный и альтернативные сценарии в программе 1С:ЗУП 3.1.

Вариант 1. Стандартный расчет аванса в общие сроки (рекомендуемый)

Рассмотрим наиболее правильный с точки зрения методологии 1С и законодательства вариант. Новый сотрудник принят, например, 5-го числа. До 15-го числа он отработал часть времени. В общую дату выплаты аванса (например, 30-го числа) ему должен быть выплачен аванс, рассчитанный за период с 5 по 15 число.

Для реализации этого сценария выполним следующие шаги:

1. Убедимся, что при оформлении документа Прием на работу на вкладке "Оплата труда" для сотрудника установлен способ расчета аванса "Расчетом за первую половину месяца". В современных версиях программы 1С:ЗУП этот способ является основным и устанавливается автоматически.
2. В установленный срок расчета аванса создадим документ Начисление за первую половину месяца (находится в разделе Зарплата — Все начисления).
3. При заполнении документа по кнопке "Заполнить" программа автоматически определит дату приема сотрудника и рассчитает сумму начисления пропорционально отработанным дням (в нашем примере — с 5 по 15 число). Также автоматически рассчитается сумма НДФЛ к удержанию.
4. После проведения начисления перейдем к выплате. Создадим документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу) с видом выплаты "Аванс". При автоматическом заполнении новый сотрудник попадет в документ с суммой за вычетом рассчитанного НДФЛ.

Вариант 2. Выплата "промежуточного" аванса вручную

Что делать, если руководство приняло решение поддержать нового сотрудника материально и выплатить ему определенную сумму денег 15-го числа (в день, когда остальные сотрудники получают окончательный расчет за прошлый месяц)?

Поскольку документ Начисление за первую половину месяца еще не может быть рассчитан в полной мере (или расчетный период по нему не закрыт), мы можем пойти путем проведения внеплановой выплаты.

Проанализируем шаги для технической реализации этого процесса:

1. Создаем документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу) с планируемой датой выплаты 15-го числа.
2. В поле "Выплачивать" выбираем значение "Аванс".
3. В табличную часть документа по кнопке "Подобрать" вручную добавляем нашего нового сотрудника.
4. Поскольку автоматического расчета за этот микропериод в программе еще не было, в колонке "К выплате" вручную указываем желаемую сумму (например, 10 000 рублей).
5. Важный нюанс: при ручном вводе суммы к выплате в межрасчетную ведомость необходимо обязательно заполнить колонку "НДФЛ к удержанию". Программа может не рассчитать его автоматически, если нет проведенного документа-основания. Вам потребуется рассчитать налог вручную (сумма к выплате / 0.87 * 0.13) и внести его в соответствующее поле ведомости, чтобы избежать расхождений в налоговом учете.

При итоговом расчете зарплаты за месяц или при расчете планового аванса в конце месяца программа автоматически учтет эту досрочно выплаченную сумму как авансовый платеж (за ним зафиксируется долг по выплате), и в последующих ведомостях сумма к получению уменьшится на выплаченную ранее величину.

Вариант 3. Двукратное начисление аванса в течение одного месяца

Иногда бухгалтеры спрашивают: можно ли разделить аванс на две части и официально провести два документа начисления за первую половину месяца? Например, рассчитать отработку с 1 по 7 число и выплатить ее 10-го, а затем рассчитать остаток с 8 по 15 число и выплатить его 25-го.

Выясним, как это сделать технически в программе 1С:ЗУП:

1. Программа позволяет создавать несколько документов Начисление за первую половину месяца в рамках одного расчетного периода (месяца).
2. При создании первого документа в поле "Расчет первой половины месяца до" укажем промежуточную дату (например, 7-е число). Программа рассчитает фактически отработанное время сотрудника с начала месяца (или с даты приема, если он устроился позже) по 7-е число включительно. Проводим документ и выплачиваем его по ведомости.
3. Для расчета второй части создаем второй документ Начисление за первую половину месяца. В поле "Расчет первой половины месяца до" указываем стандартную дату — 15-е число.
4. При заполнении второго документа программа проанализирует ранее начисленные суммы. Обратите внимание, что расчет будет произведен за весь период с начала месяца по 15-е число, но с зачетом уже начисленного в первом документе. Таким образом, сотруднику доначислится сумма за оставшиеся дни (с 8 по 15 число).

Предостережение для расчетчика: При использовании этого метода необходимо жестко контролировать итоговое сальдо сотрудника. Существует риск переплаты, если сотрудник во второй половине месяца уйдет на больничный или в отпуск за свой счет. В таком случае сумма фактически выплаченных авансов может превысить итоговую заработную плату за месяц, что приведет к возникновению неотработанного долга за сотрудником и усложнит учет НДФЛ.

Резюме

Мы подробно разобрали особенности работы с новыми сотрудниками в программе 1С:ЗУП 3.1. Наиболее безопасным и простым решением является выплата аванса в стандартные сроки, установленные локальными нормативными актами компании, с расчетом за фактически отработанное время с даты приема по 15-е число месяца. Если же требуется выплатить деньги раньше — используйте ручное заполнение ведомости с обязательным контролем удержания НДФЛ.